すべてのプロジェクトマネージャーが必要とする主要なプロジェクトドキュメント

適切なプロジェクト文書は、プロジェクト管理の不可欠な部分です。 重要なプロジェクトプロセスと情報を文書化することは、効率的で理解しやすい方法でプロジェクトを設定するのに役立ち、最終的にはプロジェクトの成功を確実にします。

この投稿では、プロジェクトドキュメントが重要である理由を確認し、プロジェクトのライフサイクル全体で作成される重要なその他の有用なプロジェクトドキュメントについて説明します。 提供されるすべてのテンプレートはカスタマイズ可能です。 それらをクリックして編集を開始します。 以下のメニューを使用して、簡単にナビゲートしてください。

プロジェクトの開始

• プロジェクト計画
• プロジェクト計画書
• ビジネス要件ドキュメント
• 作業明細書

プロジェクト計画

• プロジェクト提案
• チーム憲章
• プロジェクト予算
• プロジェクトコミュニケーション計画
• プロジェクトスケジュール
• 作業分解図
• リスク登録
• プロジェクトスコープステートメント
• 利害関係者登録
• プロジェクト組織図

プロジェクトの実行と終了

• プロジェクトステータスレポート
• プロジェクトの終了
• 学んだ教訓

プロジェクトドキュメントとは何ですか？

プロジェクトドキュメントには、プロジェクトライフサイクルのさまざまなフェーズを通じてプロジェクト管理ドキュメントを作成および維持することが含まれます。 これらのプロジェクトドキュメントにより、プロジェクトマネージャーはプロジェクトを適切に管理、制御、および提供できます。

プロジェクト文書の重要性

したがって、プロジェクトの重要な詳細を文書化することは、実装されているアイデアが実際に意味があることをあなたとチームが確認するのに役立ちます。 プロジェクトのドキュメントは、プロジェクトの期待と目標の明確化、成果物の管理可能なタスクへの分解、リソースの管理、およびすべての利害関係者の同じページへの維持を簡素化します。

さらに、それはまた役立ちます、

• 過去のプロジェクトの過程で収集された知識を保持することで、新入社員や新しいプロジェクトチームメンバーのオンボーディングを合理化できます。
• チームワークフローの明確性と透明性が向上し、部門間のチームの連携が向上します。

トップ10の重要なプロジェクトドキュメント

以下は、プロジェクトライフサイクルの各フェーズで作成する必要のある重要なプロジェクト管理ドキュメントです。

プロジェクト計画

プロジェクト管理計画（またはプロジェクト計画）は、プロジェクトの実行、監視、および制御の方法を概説する包括的なドキュメントです。 これには、ベースライン、子会社の管理計画、およびその他の計画文書が含まれる場合があります。 期限、割り当て、主要なマイルストーンなどの重要なプロジェクト情報を強調表示し、通常はガントチャートの形式で表されます。

プロジェクト計画書

プロジェクト憲章は、プロジェクトの内容を説明する短い文書です。 プロジェクトの目標とは何か、関係者とその責任、および利害関係者について説明し、プロジェクトマネージャーの権限を定義します。 これは、プロジェクトスポンサーによって説明されているように、プロジェクトのビジネスケースに沿って作成されます。

ビジネス要件ドキュメント

ビジネス要件ドキュメントでは、ビジネスまたは顧客のニーズと要件に基づいて、プロジェクトのビジネスソリューションについて説明します。 プロジェクトの目的、プロジェクトが提供するビジネスソリューション、機能と機能、およびプロジェクトのタイムラインについて説明します。 利害関係者からの入力と現在のビジネス状況の分析を統合して、製品が何をすべきかについてのテクノロジーに中立な説明を提供します。

プロジェクト予算

プロジェクト予算は、プロジェクトの推定総コストです。 これには、人件費、資材調達コスト、運用コストなど、プロジェクトの各フェーズでプロジェクトタスクの完了中に発生する可能性のあるすべてのコストの詳細な見積もりが含まれます。 これは、支出の期待を確立し、利害関係者からプロジェクトの承認を得て、資金が適切なタイミングで準備できるようにし、パフォーマンスを測定するのに役立ちます。

プロジェクトスケジュール

プロジェクトスケジュールはプロジェクトのタイムラインであり、特定の時間枠内に完了する必要があるすべてのシーケンスされたタスク、アクティビティ、およびマイルストーンで構成されます。 プロジェクトスケジュールの作成は、実行する必要のあるすべてのタスクを伝達すると同時に、必要なリソースと時間枠を明確にする方法です。

リスク登録

リスク記録は、リスクログとも呼ばれ、リスクの性質、リスクのレベル、責任者、予防措置、是正措置など、特定されたリスクに関する情報を含む文書です。所定の位置に。 これは、リスクを確立するためのブレーンストーミングフレームワークとして、またリスクの可能性と潜在的なリスクおよびそれらの軽減策のデータベースとして機能します。

プロジェクトスコープステートメント

プロジェクトスコープステートメントは、プロジェクトの成果を時間どおりに予算内で提供するために実行する必要のある作業を説明します。 プロジェクトスコープステートメントドキュメントは、提供されているもの（範囲内）、提供されていないもの（範囲外）、成果物を明確にするための前提条件、および高レベルの要件の概要を示しています。

プロジェクトコミュニケーション計画

プロジェクトコミュニケーション計画は、重要なプロジェクト情報を重要な間隔で投資対象の利害関係者と共有する内容、時期、方法のガイドラインです。 これには、どのような種類の情報が誰に配布され、どのくらいの頻度で更新されるかが含まれます。

プロジェクトステータスレポート

プロジェクトステータスレポートは、計画されたプロジェクト計画に対するプロジェクトの全体的な進捗状況を概説するドキュメントです。 これは、マイルストーン、達成された作業、リスク、障害などの高レベルの情報について、すべてのプロジェクトの利害関係者に情報を提供し続けるのに役立ちます。

プロジェクトの終了

プロジェクト終了レポートは、プロジェクトの終了を形式化するドキュメントです。 プロジェクトが成功したかどうかを判断するのに役立ちますが、顧客の受け入れ基準が満たされていることを確認し、プロジェクトを終了するためにプロジェクトスポンサーからのサインオフを要求します。

その他の有用なプロジェクト管理文書

上記のドキュメントはプロジェクトの成功を確実にするために不可欠ですが、プロジェクトの成功を加速するのにさらに貢献する他の複数のプロジェクトドキュメントがあります。

作業明細書

作業範囲記述書は、プロジェクトの要件を説明するドキュメントです。 これは、クライアントと代理店またはサービスプロバイダーとの間の合意として機能し、ベンダー、プロジェクトの成果物、コスト、およびタイムラインに関連する作業の全範囲を定義します。

プロジェクト提案

プロジェクト提案は、背景、ビジョン、目標、タスク、要件、所有者、関連するリスクなど、プロジェクトのすべての側面をリストしたドキュメントです。その目的は、プロジェクトの詳細の概要を提供し、プロジェクトのサポートを結集することです。利害関係者からのアイデア。

チーム憲章

チーム憲章は基本的に、チームがどのように仕事を成し遂げるのかを説明しています。 チームが存在する理由、チームが達成するように設計されている目的、およびそれらをどのように達成するかに焦点を当てています。 チーム憲章の目的は、全員を同じページに集め、集中力を維持することです。

作業分解図

作業分解図は、大規模なプロジェクトを、完了するプロジェクトの成果物を含む、より小さく管理しやすい部分に分割するのに役立つ図です。 プロジェクトの成果物をサブ成果物と作業パッケージに分割し、実行する必要のあるタスクの作業、期間、およびコストを定義します。

利害関係者登録

利害関係者登録は、プロジェクトの利害関係者に関する情報を詳述する文書です。 これには、名前、連絡先の詳細、プロジェクトで果たす役割、プロジェクトの意思決定に対する権限、ニーズ、懸念、期待が含まれます。 これは、チーム形成、役割と責任の割り当て、成功基準の定義、および利害関係者とのコミュニケーションの計画の基礎として機能します。

プロジェクト組織図

プロジェクトの組織図は、チームメンバーと、特定のプロジェクトでチームメンバーが果たす役割を視覚的に表したものです。 これは、チームメンバー間の階層とレポートの関係を示しています。 彼らは、リソースの割り当て、責任の明確化、および各個人に必要な作業に関する期待の設定を支援します。

学んだ教訓

教訓を得たレポートを使用して、プロジェクト中に遭遇したすべての主要な課題、リスク、不確実性、およびブロッカーを、実装したタイムリーなソリューションとともに文書化できます。 レッスンで学んだレポートは、望ましい結果を達成するために作業するときにガイドするように設計されているため、将来同様のプロジェクトに取り組むあなたや他の人が困難を回避し、期待される結果を簡単に達成するのに役立ちます。

Createlyがプロジェクトドキュメントの合理化にどのように役立つか

Creately –ビジュアルキャンバス上で実行される作業管理ソフトウェア–は、プロジェクトの成功に重要なプロジェクト管理ドキュメントの作成、整理、管理、および共有を合理化するのに役立ちます。

Createlyは、技術者でないユーザーでも簡単に習得できる、シンプルでありながら高度な機能を備えたシンプルなツールです。 ドラッグアンドドロップ機能を備えた直感的なナビゲーションを備えているため、コンテンツを簡単に整理できます。 さらに、Google Suiteアプリ、Confluence、Jira、Slack、MS Teamsなど、毎日使用するツールと統合されているため、プロジェクトアセットの同期を簡単に維持できます。

使いやすいビジュアルツールで始めましょう

Createlyは、複数の形状ライブラリ、事前に作成されたテンプレート、およびタイムライン、かんばんボード、WBSダイアグラム、フローチャートなどのわかりやすい視覚構造でプロジェクト関連データを視覚化および整理するための強力なダイアグラム作成機能を提供します。

形状データパネルからアクセスできるデータベース機能を使用すると、構造内の単一の形状内に無制限のデータと情報を保存し、Wikiとプロジェクトのナレッジベースを簡単に作成できます。 たとえば、プロジェクトの成果物の概要を示す作業分解図を追加のデータフィールドで拡張して、期日、所有者、コストなどの情報を取得したり、各成果物の詳細な概要をメモで提供したりできます。

信頼できる唯一の情報源

Createlyの統合ワークスペースは無限のキャンバス上で動作し、複数のドキュメントを1か所に並べて配置できます。 リソース、ドキュメント、画像、リンクをアプリ内プレビューに添付して埋め込むことができますが、Googleスプレッドシート、Excel、またはCSVファイルの外部データをCreatelyにインポートして、意味のあるビジュアルとして整理し、プロジェクト関連のすべてのアセットを保持することもできます同じワークスペースに一元化されます。

注：ユニバーサルテキスト検索オプションを使用すると、ワークスペースやフォルダー全体の情報を簡単に検索して見つけることができます。

高度なコラボレーションと共有機能

Createlyは、プロジェクトドキュメントの作成、更新、および利害関係者との共有を簡素化するための、協調的で安全なオンラインプラットフォームを提供します。 同時編集、リアルタイムカーソル追跡、オフライン同期、コンテキストコメントとディスカッションスレッド、アプリ内オーディオおよびビデオコールを備えた真のマルチユーザーコラボレーションなどのコラボレーション機能は、チームが共同であるかどうかに関係なく、部門の枠を超えたプロジェクトチームのワークフローを合理化するのに役立ちます-ロケーション、リモート、またはハイブリッド。

Createlyフォルダーとワークスペースには、複数のアクセスレベルと役割レベル（所有者、編集者、コメント担当者、および閲覧者）が付属しており、プロジェクトドキュメントを内部および外部の利害関係者と共有する方法を管理できます。

注：ワークスペースの設定でワークスペースのステータスを設定し、[ドラフト]、[進行中]、[レビュー中]、[承認済み]、[最終]、または[アーカイブ済み]のマークを付けて、レビューステータスを示します。

Createlyでプロジェクトドキュメントを合理化

プロジェクトのすべての側面を文書化することは、多くの点でプロジェクトの成功に役立ちます。 クライアントまたはサプライヤーとの契約条件を明確にすること、法的要件を満たすこと、チームの調整を維持すること、またはプロジェクトの更新を追跡することのいずれであっても、主要なプロセスと情報に関する適切なプロジェクト文書を維持することが重要です。

プロジェクトの文書化は面倒に思えるかもしれませんが、適切なツールと手法を使用すると、文書化のプロセスを簡素化できるだけでなく、最終的な出力が効果的であることを確認できます。 今すぐCreatelyを試して、プロジェクトの文書化プロセスを簡素化および改善してください。