プロジェクトの実行 | #20 プロジェクト管理を始める

公開: 2022-12-16

プロジェクトの実行は、意図した目標の達成につながるタスクの実装です。 したがって、プロジェクト実行の領域には、日常業務の実行だけではありません。 また、プロセスを作成し、会社のリソースを管理し、コラボレーションと学習を促進するオープンで包括的な環境の構築に取り組んでいます。

プロジェクトの実行 – 目次:

  1. 序章
  2. プロジェクト実行ドメイン
  3. プロジェクト実行におけるプロセス管理
  4. ふりかえり、学習、改善
  5. まとめ

序章

実行ドメインは、プロジェクト アクティビティが行われる 8 つの主要な領域の 1 つです。 これは、タスク計画に続く単なる段階ではありません。 むしろ、実行ドメインは、プロジェクト中に進行するすべての作業を定義します。

プロジェクト実行ドメイン

プロジェクトの実行は、主にプロジェクト チームの各メンバーによって実行されるタスクの長いリストです。 これらは、プロジェクト マネージャーによって準備されたタスクのリストから選択され、優先度別に整理され、通常はかんばんボードに投稿されます。

プロジェクト実行ドメインに属するタスクの中には、ソフトウェアの更新などに関連する定期的な循環活動と、アプリケーションのロゴのデザインなどの 1 回限りのイベントの両方があります。

プロジェクト実行ドメインは、以下に関連するアクティビティで構成されます。

  • 日常のタスクを実行し、
  • 新しいタスクの開発、
  • すでに実行され、実行が計画されているタスクに変更を加える。
  • 効率的なプロセスを作成し、
  • ステークホルダーコミュニケーション、
  • 材料、設備、データおよびその他の会社リソースの管理、
  • プロジェクトの実施に必要な書類の作成、
  • プロジェクトの実施に影響を与える可能性のある組織内外の変化を観察する
  • 継続的な学習と修正アクション。

プロジェクトの実施においてプロセス管理と学習がどのような役割を果たしているのか、またプロジェクトの監視と実施の領域が最も近い場所はどこなのかをもう少し詳しく見ていきます。

プロジェクト実行におけるプロセス管理

プロジェクトプロセスの管理が目的を果たし、不必要な官僚主義にならないようにするには、実践から得なければなりません。 したがって、それらの開発は通常、プロジェクト マネージャーとプロジェクト チームの間で共有されます。 このアプローチでは、技術プロセスまたは生産プロセスとも呼ばれる各内部プロセスが、次の 2 つの軸によって同時に決定されます。

  • タスクの実施段階
  • 特定のタスクに関するワークフロー

タスク実行の段階

タスクの実行段階は、いわゆるゲート(タスクが次の段階に進むために満たさなければならない基準) によって決定されます。 特定のタスクのステータスは、次のように変化する可能性があります。

  • 実行を意図したもの– つまり、プロジェクト マネージャーによって To Do リストに追加されたもの、
  • 実装中– つまり、プロジェクト チーム メンバーの 1 人によって実行のために選択されます。
  • テスト済み- タスクが完了し、パフォーマンスの正確性と品質をテストする別の人に引き渡されました。テストが失敗した場合、タスクは前の段階に戻ります。
  • 保留中の公開– タスクはテストに合格し、進行中のプロジェクトの種類に応じて、公開、制作、またはクライアントへの転送が承認されました。
  • finished – すべての作業が完了し、結果が完了として承認されました。

ステータスの数は、プロジェクト チームのニーズと進行中のタスクの詳細に応じて調整されます。 次に、頻繁に使用される最小バージョンは、タスクを「完了予定」、「進行中」、および「準備完了」として定義する従来のかんばんボードから取得した 3 つです。

Project execution

ワークフロー

ワークフローは、タスクに必要な手順と、特定の時点で誰がそれを完了するかに関するものです。 したがって、タスクを完了する責任を定義します。 ワークフローは、タスクが実行の次の段階に進むために必要なアクションも示します。

タスクのワークフローがどのようなものかを考えてみましょう: 「プロジェクトの完了について LinkedIn に投稿を公開する」。 ステータスを「進行中」から「完了」に変更することです。 そのワークフローは次のようになります。

  • 投稿のトピックと出版物の内容の選択- 担当者はソーシャル メディア マーケティングの専門家であり、コピーライターとグラフィック デザイナーにタスクを委任します。
  • テキストの準備– タスクは、テキスト作成を専門とするフリーランサーによって実行されます。
  • グラフィックの開発– グラフィックデザイナーは、会社のブランディングに従ってビジュアルを作成し、
  • 品質管理– マーケティング スペシャリストによる評価と、可能な修正または公開の承認
  • 公開– 投稿時期の決定は、投稿スケジュールを管理する人によって行われます。

プロセスの最適化

プロジェクト実行におけるプロセス管理のもう 1 つの重要な部分は、プロセスの最適化です。 プロセスがスムーズに実行されていない場合は、プロセスを監視して再編成する必要があります。 これは主に、ボトルネックの解消に焦点を当てています。つまり、1 人の担当者がその担当者が完了するよりも多くのタスクを担当し、他のチーム メンバーはその担当者が完了するまで何もせずに待っているという状況です。 ボトルネックは、マシンのパフォーマンスや、外部サプライヤーによるコンポーネントの実行時間または配送時間にも関連している可能性があります。

ふりかえり、学習、改善

学びを大切にし、コミュニケーションと相互扶助をサポートする包括的な環境を作ることは、プロジェクト管理において大きな成果につながります。 したがって、チームとの会議中は、特に注意を払う価値があります。

  • 最もよく完了したタスクと成功を祝う、
  • チームメンバーを責めずにタスクを完了できなかった、
  • チームとしての働き方や協力の仕方を振り返る。

一緒に改善し、自分の成功と失敗から学ぶことは、タスク完了のベスト プラクティスを開発するための最良の方法です。 一方で、仕事のやり方、モチベーション、使用するツール、さらにはチーム内の役割分担までを振り返ることは、チーム全体の有効性の向上につながります。 そのため、行われている作業の要約だけでなく、ふりかえりにも専念する定期的な会議を持つことが非常に重要です。

これは、得た知識の一部をすぐに使用できるためです。 このようにして、チームはタスクの完了を早め、協力を深めます。 プロジェクトチームのメンバーは、タスクを完了するためのより良い方法を互いに学び、協力を改善します。

Project execution

まとめ

プロジェクト実行ドメインでは、プロジェクト マネージャーは、プロセスを設計し、進行中のプロセスを監督し、それらを同時に観察し、徐々に改善する必要があります。 実行ドメインには、プロジェクト チームによって実行され、プロジェクトの目標の実現に徐々につながるすべてのタスクも含まれます。

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Project execution | #20 Getting started with project management caroline becker avatar 1background

作者: キャロライン・ベッカー

プロジェクト マネージャーとして、Caroline は、最適なワークフローを設計し、プロセスを最適化するための新しい方法を見つける専門家です。 彼女の組織力と時間的プレッシャーの下で働く能力により、彼女は複雑なプロジェクトを実現するのに最適な人物となっています。

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最も重要な質問

  1. プロジェクトの実行範囲外のタスクは?

    プロジェクト実施のドメインには、プロジェクトが実施されるサイトの提供や専用機器の購入などのプロジェクト計画タスクは含まれません。 実装ドメインとは別に、チームの有効性やリソースの使用率に関する統計を維持するなど、プロジェクトの実装の監視に関連するアクティビティもあります。

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