プロジェクトの期待とその期待に応える方法
公開: 2022-01-25プロジェクトを遂行するという仕事は、重い責任を負います。 プロジェクト マネージャーまたはフリーランサーとして働いているかどうかにかかわらず、いくつかの定義された高いプロジェクトの期待を満たす必要があります。 多くの場合、適切なコミュニケーションが欠如しているため、これらの要件が誤解され、誤解されています。 プロジェクトを前進させるのではなく、混乱を和らげるために時間が使われると、チームは士気を失います。 プロジェクトがすべての期待に応えるにはどうすればよいでしょうか? 今日の記事では、実際に導入することで、プロジェクトを完璧かつ簡単に実行できるようにするためのガイダンスを提供したいと思います。
プロジェクトの期待 – 目次:
- プロジェクトの期待 – 期待がしばしば失望につながる理由
- プロジェクト期待値管理の 5 つの要素:
- 将来のために
プロジェクトの期待 – 期待がしばしば失望につながる理由
あなたのクライアントがあなたの仕事の結果に満足していなかったのは、おそらくあなたに起こりました. なぜ自分のビジョンが一致しなかったのか、それがどの程度アジェンダ全体を不明確にしたのか、疑問に思っていました. あなたが最終的に理解したとき、それは遅すぎる、時にはさらに悪い - プロジェクト全体が終了した. それでも、あなたは頭を悩ませています. この場合の答えは、ほとんどの場合、双方の期待のコミュニケーションと適切な表現です。 幸いなことに、そのような災害を防ぐ方法があります。
期待とは、頭にあるものには明確な外観、形、生地などがあり、想像どおりに物事が起こるという強い信念に他なりません。 これらの問題は、よく特定するのが難しいことが多く、特にビジネス上の観点からは厄介な場合があります。 また、プロジェクトの目標とその成功を測定する方法の両方が曖昧になります。
さらに、特定のタスクの優先順位と時間枠が定義されていないか、間違った段階に注意を向けすぎていることが問題である可能性があります。 最終的に残るのは、時間の浪費、士気の低下、作業効率の低下です。 このような組織の混乱は、チーム内での関与の欠如をもたらしますが、さらに重要なことに、クライアントと、特定のプロジェクトに取り組んでいるチーム (あなたを含む) との間の重大な信頼が失われます。
プロジェクト期待値管理の 5 つの要素:
お分かりのように、期待を適切に管理することで、多くの不必要なトラブルを回避し、クライアントが意図したとおりにプロジェクトを最初から最後まで実行するプロセス全体を導くことができます。 プロジェクトの期待値管理には、次の5 つの基本要素があります。
- プロジェクト計画
- プロジェクトの実施
- コミュニケーション
- コミュニケーションの方法（メール、メッセージ、コミュニケーションツール）、
- コミュニケーションの頻度、
- 特定のタスクを担当する特定の人、
- リスク評価と潜在的なコミュニケーションの問題。
- 過少約束と過剰提供
- 個人的な期待
プロジェクトに関心のある関係者は、特定の事業の青写真を作成する前から、特定の既製のビジョンを持っていることがよくあります。 このため、クライアントを初期段階、つまり計画段階から関与させることをお勧めします。 クライアントや同僚と一緒に、活動の範囲、優先順位、目標を決定し、タスク間の関係を特定します。 ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。 また、不測の事態が発生した場合に備えて、リスク評価計画を策定することも忘れないでください。
両者の期待は常に一致するとは限りません。この方法は、特定のプロジェクトのすべての仮定を明確にし、チーム全体をより関与させます。
プロジェクトの計画は重要ですが、その実行ほど重要ではありません。 そのためには、クライアントおよびチームとのミーティングを開催して、取り組みの実行方法と進捗状況を監視する方法を決定する必要があります。
チームと会うときは、全員が自分の役割を理解し、何をすべきかを理解していることを確認してください。 役割、タスク、それらに費やす時間、コミュニケーション計画、およびマイルストーンを説明する方法を設定します。 すぐにKPIを含め、更新を行うときに次に予定されている会議を含めることをお勧めします。
この段階でのコミュニケーションは重要です。たとえば、コミュニケーションのための適切なプラットフォームを導入するなどして、注意を払ってください。 Firmbee は、同僚とのコミュニケーション以外にも、プロジェクト管理や作業に役立つ多くの機能を備えたツールの 1 つです。 これは数少ないプロジェクト管理プラットフォームの 1 つであり、そのおかげで複数のプログラムを統合する必要がなく、いわゆる技術的疲労が気にならなくなります。
ご覧のとおり、効果的なワークフローの大部分を占め、期待に応えられるかどうかは、明確なコミュニケーション能力に関係しています。 不必要な誤解を避けるために、プロジェクトのすべての段階でこのことを心に留めておく必要があります。
何よりも、誰もが理解できるシンプルで明確な言葉を使用してください。 曖昧さや疑いがあってはなりません。 さらに、すべての会議を要約して、迅速なフィードバックを提供することをお勧めします。
以下を含むコミュニケーション計画を作成することもできます。
関係者が何を期待すべきかを理解し、最悪のシナリオでさえ不愉快な驚きではなく後付けであることを保証します。 悪いニュースを隠しても何の役にも立たず、チームの信頼とエンゲージメントが失われる可能性があります。
文字通り、約束不足とは、取り組みの開始時に約束を軽視することを意味し、逆に、やり過ぎとは、約束を達成したときに期待を超えることを意味します。
興奮に夢中になり、計画プロセスの最初に何かを約束することは難しくありませんが、時間が経つにつれて熱意が冷めた後、実現することが困難または不可能になることさえあります. サイコロは投げられて取り戻せないので、どうしますか？ ストレスが先にあるのでしょう。 秘訣は、そもそもこのような状況を起こさせないことです。 どのように？
提供できる金額よりも少し少ない金額を提案する必要があります。 そのようにして、クライアントはプロジェクトが終了したときに満足を感じ、私たちは彼の期待を超えることができました. 予期せぬ厄介な状況が発生して設計図からいくつかの断片が切り取られた場合でも、クライアントは喜んでいます。 それにもかかわらず、プロセス全体を通して冷静さを保つためには、目標とマイルストーンを可能な限り現実的に細心の注意を払って設定し、アンダー アンド オーバー戦略を調整する必要があります。
人は心を読むことができません。 私たちが問題を明確かつ明確に表現しなければ、彼らは私たちが何を意味するのかを推測したり、想定したり、予測したりすることはありません。 それが、私たちの期待を表現する最後の要素に到達する方法ですが、決して重要でない要素ではありません。 私たちの意図、行動、期待の透明性と明確性により、同僚や潜在的なクライアントは、私たちが引き受けるプロジェクトの完全な見通しを理解し、描くことができます.
将来のために
期待は、専門的な側面を含め、私たちの生活の不可欠な部分です。 それらを積極的に管理することで、ワークフローが合理化され、チームの関与が高まり、クライアントの満足度が高まり、最終的には個人的な成功につながります。 プロジェクトに取り組むときはこのことを念頭に置いて、これらのいくつかの原則を実践してみてください。すぐに違いがわかります。
読む: 2021 年と 2022 年に持つべき新しいプロジェクト管理スキル.
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作者: キャロライン・ベッカー
プロジェクト マネージャーとして、Caroline は、最適なワークフローを設計し、プロセスを最適化するための新しい方法を見つける専門家です。 彼女の組織力と時間的プレッシャーの下で働く能力により、彼女は複雑なプロジェクトを実現するのに最適な人物となっています。