10の最大のプロジェクト管理の課題とそれらを回避する方法

公開: 2021-06-30

プロジェクトが船の場合、プロジェクト管理はその帆です。プロジェクト管理は、特定のプロジェクトに指示を与えて、プロジェクトを成功に導くことができるようにするものです。ただし、プロジェクトを実行するときに、前例のないプロジェクト管理の課題に直面する可能性があります。

創造的に、Proofhubチームとその最高マーケティング責任者であるVartika Kashyapと一緒に、Twitterチャットを主催し、プロジェクト管理の最大の10の課題とそれらを回避する方法を明らかにすることを目的としました。

以下に、課題とそれに対処するための参加者の回答の厳選されたリストを示します。

課題

サイロを解体し、効果的かつ効率的なプロジェクトのコラボレーションとコミュニケーションを促進する環境を構築します
プロジェクトの成功への適切な計画の貢献
プロジェクトチームが目前の問題に取り組むために必要なスキルを欠いているときに発生するプロジェクト管理の課題への対処
プロジェクト管理における緊急時対応計画の重要性
チームが自分の行動に責任を持ち、割り当てられた役割を適切に果たす、説明責任の環境を作成する
利害関係者の関与を改善し、全員が同じページにいることを確認する
プロジェクトの成功を確実にするための明確な目標と成功基準の設定
適切なプロジェクト管理ソフトウェアを入手することの重要性
プロジェクトチームのコラボレーションを改善し、信頼を築く
プロジェクトへのリソースの割り当て

サイロを解体し、効果的かつ効率的なプロジェクトのコラボレーションとコミュニケーションを促進する環境を構築するにはどうすればよいですか？

プロジェクトチームはサイロで機能することはできません。プロジェクトの実行が成功するかどうかは、各チームメンバーがタスクを遂行するために互いにどれだけ効果的に協力しているかにかかっています。この目的のために、Proofhubチームは、チームの全員がアクセスできる1つの共通ポータルを介してプロジェクト関連のすべてのコミュニケーションを行うことの重要性を強調しました。

「全員を同じコミュニケーションポータルに連れて行き、すべての核チームが創造的な制限なしに参加できるようにします。 一人一人、教えて！」
Proofhub

Proofhubの声明を補完するものとして、CMOのVartika Kashyapも、コミュニケーションツールを使用し、部門の枠を超えたチームを構築することで、効果的かつ効率的なプロジェクトコラボレーションを確保できると述べました。

「部門の枠を超えたチームを構築します。 使用する コミュニケーションツール。 よりオープンで透明性の高い文化を実現します。」
Vartika Kashyap

在宅勤務はどうですか？ パンデミックは、封鎖と移動制限のためにリモートワークパターンの急速な増加を推進しました。遠隔地の作業環境でサイロを取り除くときに会社が取るべき追加の手順について、Kashyapに質問を作成しました。

それに応えて、カシャップは透明な労働文化の重要性を強調した。

「透明性を新しい文化にします。 コミュニケーションを双方向の道として扱います。 仮想文化イニシアチブで生産性/エンゲージメントピットと戦ってください。」
Vartika Kashyap

ある調査によると、プロジェクトの約39％は、プロジェクト計画の不足が原因で失敗しています。計画はプロジェクトの成功にどのように貢献しますか？

ドワイト・D・アイゼンハワー元米国大統領はかつて次のように述べています。計画がすべてです。」プロジェクトを実行するときは、計画が不可欠です。

Proofhubは、適切なプロジェクト計画を立てることの重要性を強調しました。

「プロジェクト計画は、帆船のコンパスと舵に似ています。 それらがなくても目的地に到着する可能性があります。100年以上かかるでしょう。」
Proofhub

参加者のNandiniSehedevは、プロジェクト計画を立てることの多くの利点を指摘しました。

「プロジェクト計画は、リスクの発生と失敗率を防止または最小化するために不可欠です。 プロジェクト計画は、スポンサー、チーム、利害関係者を導くのに役立ちます。 プロジェクトマネージャーは、プロジェクトのトリッキーなフェーズをナビゲートします。」
Nandini Sehdev

プロジェクトチームが目前の問題に取り組むために必要なスキルを欠いているときに発生するプロジェクト管理の課題にどのように対処しますか？

プロジェクトに取り組むときに、前例のない課題や問題に直面する可能性があります。このような状況では、それらに取り組むために必要なスキルを備えていれば、プロジェクトの進捗に大きな影響を与えることなく問題を解決できる可能性があります。問題を解決する方法がわからないシナリオを想像してみてください。それでは、今後の道は何ですか？

Proofhubは、目前の問題を視覚化するためのチームコラボレーションが、異なる視点と考えられる解決策をもたらすことを強調しました。

「チームを集め、話をさせ、耳を傾け、何が悪いのかを視覚化するのを手伝ってください。 ほとんどのチームは問題を解決することができますが、それらに追いつくのは遅いです。 あなたが彼らの導きの光になると、彼らはトンネルの終わりを見つけるでしょう。」
Proofhub

Createlyなどのビジュアルワークスペースは、ステップをさかのぼってプロセスを再評価するのに効果的です。たとえば、原因と結果の図を使用して問題の根本原因を特定し、マインドマップを使用して解決策をブレインストーミングできます。

原因と結果の図-プロジェクト管理の課題 — 原因と結果の図（画像をクリックしてオンラインで編集）

スキルのギャップを埋める方法は？ オープンにコミュニケーションを取り、チームメンバーが魅力的な学習体験に参加できる環境を作ります。

「スキルのギャップをうまく減らすには、オープンなコミュニケーションが不可欠です。 魅力的な学習体験を生み出すこともできます。学習プログラムを実施するだけでなく、戦略が効果的かどうかを評価するだけでも十分です。」
Proofhub

プロジェクト管理における緊急時対応計画はどの程度重要ですか？

スムーズな帆はいつでも嵐に変わる可能性があります。そして、それに耐える能力を備えていなければ、任務全体が停止する可能性があります。緊急時対応計画は、予期しない状況にうまく対処するための準備をすることができます。

「プランAにはプランBは必要ないとよく言われますが、実際には、万が一の場合に備えて、プランC、D、E、Fが必要です。 不測の事態とは、明日あなたを狂わせる可能性のある今日の問題を心配することです。」
Proofhub

ビジネス緊急時対応計画-プロジェクト管理の課題 — ビジネス緊急時対応計画（画像をクリックしてオンラインで編集）

チームが自分の行動に責任を持ち、割り当てられた役割を適切に果たすような説明責任の環境をどのように作成できますか？

プロジェクト管理における説明責任を確保するための最初のステップは、プロジェクトの目的を明確に特定し、それに応じてチームメンバーに責任を割り当てることです。ただし、説明責任と責任には違いがあることに注意することが重要です。

たとえば、特定のタスクに割り当てられた個人は、責任あるチームメンバーになることができます。責任は共有可能です。説明責任のあるチームメンバーは、タスクの最終的な意思決定者です。

Kashyapは、仕事をするために必要なスキルとリソースを持った人々に力を与えることで、責任を負うことができると信じています。

「あなたの目的は、仕事をするために必要なスキルとリソースを人々に提供し、次に彼らが彼らの決定と行動に責任を持ちやすい環境を作ることです。」
Vartika Kashyap

一方、Proofhubは、プロジェクトの期待と各個人の責任の結果を明確に理解することで、説明責任の環境が生まれることを強調しました。

「責任は、期待が明確であり、結果がより明確であるときに最もよく理解されます。 ゲームセット全体を見せてください–ターゲット、ダーツ、打つ方法、そして彼らが逃したときに何が起こるか。」
Proofhub

「チームメンバーが責任を果たせなくなった場合、どうなるか」という質問を作成的に提起しました。これに対して、Proofhubは、最初のステップは個人と話し合い、その結果、行動方針をどのように変更する必要があるかについてフィードバックを提供することであると意見を述べました。

「あなたの最初のステップは、関係者と話すことです。 次に、フィードバックを提供して、個人が何を変更する必要があるかを把握できるようにします。 ディスカッションで学んだことは、次に実行するアクションのコンテキストを提供します。」

Proofhub

関与していないクライアントは、多くの問題を引き起こす可能性があります。利害関係者の関与を改善し、全員が同じページにいることを確認するにはどうすればよいですか？

プロジェクトの成功を決定するもう1つの重要な要素は、利害関係者の関与です。利害関係者の関与は、プロジェクトの利害関係者のサポートとフィードバックを求めて、その目的が確実に達成されるようにすることです。

優れた利害関係者管理には、利害関係者登録を使用して要件を特定する適切な利害関係者分析が含まれます。利害関係者の関与は、プロジェクトの開始時に高くなる傾向があり、プロジェクトの進行中に減少します。これを回避するには、コラボレーションツールやリモートコミュニケーションツールなどを介して、利害関係者との継続的なコミュニケーションを維持することが重要です。

利害関係者登録テンプレート-プロジェクト管理の課題 — 利害関係者登録テンプレート（画像をクリックしてオンラインで編集）

「クライアントに分単位の更新、内部スクープ、タイムリーなレポートを提供し、決まったスケジュールでクライアントと話し合います。 それらを関与に誘い、あなたはそれらのページをめくる必要は決してないでしょう。 これは、クライアントがProofHubを最もよく使用することで気に入っていることです！」
Proofhub

不十分に定義された目標と目的は、プロジェクトを沈める可能性があります。プロジェクトの成功を確実にするために明確な目標と成功基準を設定する方法は？

常にSMARTの目標を設定する必要があります。次のステップは、プロジェクト期間内にこれらの目標を達成するための明確な行動計画を戦略化することです。このような行動計画を立てることで、各タスクの期限とともに、誰が何に対して責任を負うかを明確に理解できます。

アクションプランテンプレート-プロジェクト管理の課題 — アクションプランテンプレート（画像をクリックしてオンラインで編集）

「明確な目標は、クライアント、マネージャー、および従業員がすべて合意できるものです。 重要なのは、目標設定の会合で誰もが自分より先に進まないようにすることです。」
Proofhub

Sehdevは、目標を設定することは、その目標を達成するための目標を定義することにつながることを繰り返しました。これは、プロジェクト全体のガイドライトになります。

「目標を設定することは、提案を作成し、目標を達成するのに役立つ目標を定義することに傾倒しています。 目標がわかれば、プロジェクト計画のためにどのように、なぜ、何をする必要があるかという目標を定義できます。」
Nandini Sehdev

一方、Kashyapは、計画、管理、および監視を適切に組み合わせることで、プロジェクトをそのタイムラインと予算内でどのように完了することができるかを決定できる可能性があることを強調しました。

「計画、管理、監視を適切に組み合わせることで、プロジェクトマネージャーがプロジェクトを時間どおりに、予算内で、高品質の結果で完了する方法に違いをもたらすことができます。」
Vartika Kashyap

適切なプロジェクト管理ソフトウェアを入手することはどれほど重要ですか？

適切なプロジェクト管理ソフトウェアは、部門の枠を超えたチームの生産性と効率を高めることができます。コミュニケーションをより速く、より簡単にし、意思決定プロセスを支援します。

この目的のために、Proofhubは、プロジェクトの実施に関して最も重要な決定の1つであることを強調しました。

「これまでで最も重要な決定の1つです。 ほとんどのチームは、適切なプロジェクト管理ツールを自由に使用してどれだけ改善できるかを理解するには遅すぎます。 85,000人以上のユーザーが同意するでしょう！」
Proofhub

プロジェクト管理ツールを購入する際に検討すべき主な要因は何ですか？ チームによって設定されたプロジェクトの要件と目的の分析は、自分に最適なプロジェクト管理ソフトウェアを決定するのに役立ちます。

「課題を理解して、ニーズの概要を把握し、ツールがどのように役立つかを理解し、ツールを評価するための基準を定義できるようにします。」
Proofhub

プロジェクトチームのコラボレーションを改善し、信頼を築くにはどうすればよいですか？

コミュニケーションは、プロジェクトのコラボレーションを改善し、信頼を築く上で重要です。チームメンバーが知識を共有し、課題を克服するために協力できる環境を作ることが重要です。

「知識を自由に共有してください。 お互いから学ぶ。 ワークロードを柔軟にシフトして、予期しないボトルネックを解消し、お互いに仕事を完了して期限を守るのを助け、リソースを共有します。」
Vartika Kashyap

Proofhubも、誰もがアイデアを共有できるため、コミュニケーションが改善されるとコラボレーションが改善されることを強調しました。

「コラボレーションとは、話すこと、そしてチームの人々を元気づけて自分自身を表現することです。 マネージャーは新しいアイデアを奨励し、誰もが自由に自分を表現できるようにする必要があります。 より良いコラボレーションが実現します。」
Proofhub

Createlyなどのツールを使用すると、リモートで作業している場合でも、リアルタイムでより適切にコラボレーションできます。このようなツールは、スムーズな部門間のコラボレーションを保証します。

信頼を築くために使用できる砕氷船の技術はありますか？

「透明性、チームへの信頼の提供、コミュニケーションとフィードバックの要求、コミュニケーションとフィードバックへの対応」
Proofhub

プロジェクトにリソースを割り当てる際に考慮すべき要素は何ですか？

効果的なリソース割り当ては、可能な限り最も適切で経済的な方法で希少なリソースを割り当てることを目的としています。多くの場合、この責任はプロジェクトマネージャーにあり、各リソースが適切に割り当てられ、説明されていることを確認します。

Kashyapは、リソースの不足をさらに強調し、プロジェクト管理はより少ないコストでより多くを達成することであると述べました。

「プロジェクト管理におけるリソースの割り当ては、より少ないコストでより多くを達成することです。 プロジェクトの範囲を分析するリソースを特定するクライアントの変更に対するバックアップ計画を立てるプロジェクトをより小さなタスクに分割する」
Vartika Kashyap

一方、Proofhubは、プロジェクト管理をより効率的にするためのプロジェクト管理ツールを持つことの重要性を強調しました。

「リソースの可用性プロジェクトのスキル要件 プロジェクトの目標手元にある既存のタスクプロジェクトの負荷これらはすべて必要ですが、スマートなプロジェクト管理ツールを使用すると、これらの点を心配する必要がなくなります。」
Proofhub

プロジェクトを管理するときは、予期しない課題や障壁に直面することになります。重要なのは、そのような課題を克服し、プロジェクトを成功させるための適切な能力とツールを備えていることです。