プロジェクトの監視。 監視するパラメータは? | | #34 プロジェクト管理を始める

プロジェクト データは、プロジェクト マネージャーが処理方法を習得する必要がある強力なツールです。 それを集めることは始まりにすぎません。 プロジェクトの成功は、関連する調査結果を監視し、それらの間の関係を観察することにもあります。 では、観察する価値のあるパラメータをどのように決定するのでしょうか? 続きを読んで見つけてください！

プロジェクトのモニタリング – 目次:

1. 序章
2. 予算 – リソースの監視
3. スケジューリング – 締め切りに間に合わせる
4. パフォーマンスのレベル – 品質管理
5. コントロール – パラメータ範囲
6. まとめ

序章

プロジェクトに適用される管理方法に関係なく、プロジェクト全体にわたるプロジェクト マネージャーの主要なタスクの 1 つは、プロジェクトの進行状況を監視することです。 明確に定義されたパラメーターと評価基準がなければ、プロジェクトが正しい目標に向かって正しいペースで進んでいるかどうかを判断することはできません。 潜在的な問題をできるだけ早く発見し、発生した機会を利用するために観察すべきパラメーターは何ですか?

予算 – リソースの監視

ほとんどすべてのプロジェクトで、予算は観察される最も重要なパラメーターです。 したがって、プロジェクト マネージャーは、とりわけ、タスクの資金調達のすべての側面を監視する必要があります。

• 人件費、
• 材料、
• ソフトウェア、
• ツールや機器の購入または使用、
• 専門家の相談、
• 旅行や業界イベントへの参加。

費用を監視するには、Firmbee などのソフトウェアを使用するのが最も簡単です。 その後、設定された予算からのすべての偏差がすぐに表示されます。 ただし、1 回限りの浪費に重きを置きすぎるのは得策ではありません。 目標またはマイルストーンの誤差範囲を想定することをお勧めします。 そうすれば、あるタスクのコストの上昇を、別の領域での節約で相殺できます。

アジャイルなプロジェクト管理手法は、柔軟な予算管理において特にうまく機能します。 Pulse of Profession 2021 のレポート「Beyond Agility」によると、想定される資金調達の枠組み内で 64% ものプロジェクトを維持しています。

スケジューリング – 締め切りに間に合わせる

2 番目の重要な領域は、プロジェクトが設定された時間枠を守っているかどうかを確認することです。 ここでも、チームの進行状況をリアルタイムで確認できるだけでなく、レポートを生成できるので、このソフトウェアは便利です。 実績のある時間管理手法を採用することも価値があります。

何よりも、タスク間の関係と相互依存性に注意することを忘れないでください。 調整が重要な場合は、期限が守られ、タスクが正しい順序を維持していることを確認する必要があります。

パフォーマンスのレベル – 品質管理

タスクの品質を管理することは、それらの実装の予算とスケジュールを監視することよりもやや困難です。 標準化だけでなく、一義的な評価基準もここでは難しいからです。

タスクのパフォーマンスのレベルを監視することを計画するときは、スクラムの方法論で使用される 2 つのパラメーターを区別する価値があります。

• done の定義、および
• 合否基準

完了の定義は、タスクのパフォーマンスの品質、つまり、タスクに課せられたすべての技術的要件が満たされているかどうかを指します。 一方、受け入れ基準は、利害関係者によって設定された期待のリストです。

完成の定義を満たすことと合格基準を満たすことの違いは、建設中の住宅の例で説明できます。 壁が十分に均等にレンガで覆われ、投資が建設管理者によって受け入れられた場合、完成の定義を満たします。 しかし、この家は、壁が完全に平らで、色がパンフレットのとおりであることを期待していた建築業者の期待に応えられない場合があります。

コントロール – パラメータ範囲

特定のパラメーターを監視することと同じくらい重要なのは、その範囲を決定することです。言い換えれば、 「標準からの逸脱がどれだけ懸念を引き起こすべきか」という質問に答えることです。

組織と利害関係者の要件の違い、および各プロジェクトの個々のニーズのため、逸脱の推奨事項について話すことは困難です。 ただし、それが 10% であろうと 25% であろうと、プロジェクトの計画中に、利害関係者と特定の値を設定することをお勧めします。これにより、最終的に追加の会議と多忙で自発的な行動が発生するだけになります。

まとめ

プロジェクトを監視することで、プロジェクトが目標達成に向けて順調に進んでいることを確認できます。 予算、スケジュール、パフォーマンス、パラメータの範囲など、上記の重要な領域について説明しました。

すべてのプロジェクトを最適に説明する一連のパラメーターの簡単なレシピはありません。 ただし、ほとんどのプロジェクトでは、これらの基本を効率的に抽出することで、タスクを予定どおりに、予算内で、必要なレベルで完了することができます。

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作者: キャロライン・ベッカー

プロジェクト マネージャーとして、Caroline は、最適なワークフローを設計し、プロセスを最適化するための新しい方法を見つける専門家です。 彼女の組織力と時間的プレッシャーの下で働く能力により、彼女は複雑なプロジェクトを実現するのに最適な人物となっています。

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