プロジェクト ステータス スライドの作成方法 [+ テンプレート]
公開: 2022-11-17プロジェクト ステータス スライドは、プロジェクト プレゼンテーションの重要な部分です。
プロジェクトでマイルストーンに到達した場合でも、障害に直面している場合でも、このスライドは関係者がそれについて知る必要があることを明確に伝えるのに役立ちます。
残念ながら、ここから問題が始まります。
「明確に伝える」スライドを作成することは、思ったほど簡単ではありません。 さらに悪いことに、ベスト プラクティスを知らないと、途中でスライドで間違いを犯すことになります。
ありがたいことに、この投稿では、この目標を達成するプロジェクト ステータス スライドをデザインする方法について説明します。
避けるべき間違いについて議論するだけでなく、より優れたプロジェクト ステータス スライドをより速く作成するために使用できる Visme テンプレートを備えています。 このようにして、クライアントにプロジェクトのスピードを知らせ、今後の取り組みに対する期待を設定します。
しかし、始める前に、プロジェクト ステータス スライドとその利点の基礎を築きましょう。
目次
- プロジェクト ステータス スライドとは
- プロジェクト ステータス スライドを使用する 5 つの方法
- 10 の優れたプロジェクト ステータス スライド テンプレート
- 避けるべきプロジェクト ステータス スライドの間違い
プロジェクト ステータス スライドとは
プロジェクト ステータス スライドは、プロジェクトに関するレポートです。 重要なプロジェクト情報が含まれており、プロジェクトのストーリー (プロジェクトの経緯、利点、欠点、機能など) を伝えます。
このスライドでは、プロジェクトに関してクライアントに最新情報を伝えるだけでなく、プロジェクトのタイムラインが遅れている理由やタスクを完了できなかった理由を関係者に説明しています。
たとえば、プロジェクトを予定どおりに完了できなかった、制御できない要因がありました。 スライドは、クライアントが状況を理解できるように、この情報をクライアントと共有する必要があります。
ステータス スライドに含めたい項目は次のとおりです。
- プロジェクトのタイトルと紹介
- プロジェクトの要約版
- プロジェクトの進捗状況、タイムライン、開発段階
- マイルストーンと注目すべき成果
- 課題、リスク、今後の懸念
プロジェクトをスタイリッシュに管理
- プロジェクトのタイムラインから予算まで、プロフェッショナルなブランド ドキュメントを作成します
- 魅力的なチャートとインフォグラフィックで重要なプロジェクト指標を視覚化
- チームがコメントし、共同作業し、ドラフトから最終フォーマットにすぐに移行できるようにします
プロジェクト ステータス スライドを使用する 5 つの方法
プロジェクト ステータス スライドは、プロジェクトを視覚的に表現したものと考えてください。
プレゼンテーションを正しくデザインすることで、聴衆はプロジェクトについて知る必要があることをすべて理解し、問題に関心を持つようになります。
プロジェクトの進行状況について適切に更新するために、プロジェクト ステータス スライドを使用する方法を以下に示します。
1. プロジェクト計画の改善
基本的に、プロジェクトをどのように開発できるかを示します。 結局、改善された計画はパフォーマンスの改善につながります。
このスライドを使用して、将来の製品を計画する方法はたくさんあります。 そのうちの 1 つは、主要業績評価指標 (KPI) を使用して進捗状況を測定することです。
KPI の例を選択するときは、プロジェクトに合わせたものを選択してください。 たとえば、期間内にプロジェクトを完了する必要があるとします。 使用できる KPI の例には、プロジェクトのスケジュール、現在の開発フェーズ、完了までの推定時間が含まれます。
現実的なロードマップを作成することは、製品計画を改善するもう 1 つの方法です。 目標を確認する段階的なプロセスを詳しく説明します。 次に、スライドを微調整して、全体像または長期的な目標に焦点を合わせます。
最後に、プロジェクトの進行に影響を与える可能性のある開発をスライドに示します。 たとえば、予定日よりも遅れてプロジェクトを完了しようとしている場合は、提案された完了日を正当化する要因をリストアップする必要があります。
早く終わらせられると思っている場合も同様です。 事前にプロジェクトを完了するために余分な時間を費やすことで、クライアントに感銘を与え、クライアントとのより良い関係を築くことができます.
2. 効果的なコミュニケーションを促進する
チームのコミュニケーションがうまくいかないと、プロジェクトが完了しないことがあります。 コミュニケーション不足は、機能不全、生産性の低下、およびより多くの悪影響をもたらします。
プロジェクト ステータス スライドは、合理化されたワークフローを設定することで、コミュニケーションを一定かつ一貫性のあるものに保ちます。 誤解をなくし、対立を減らし、効果的なコミュニケーションを促進するのに役立ちます。
まず、プロジェクトのプレゼンテーション中にコメントや質問を受け入れ、オープンな対話を作成します。 通信が双方向であることを確認します。 チーム メンバーがアイデアを共有したい場合は、他のメンバーに聞いてもらいます。
効果的なコミュニケーションのもう 1 つの鍵は、データのアクセシビリティを強化することです。 Visme を使用すると、データを一元化して、コラボレーション機能を使用してすべてのメンバーがアクセスできるようにすることができます。
また、Visme の Dynamic Fields を使用すると、プロジェクトのステータスについて一緒に作業した利害関係者に通知するのに役立ちます。 これにより、レポートの作成に協力した人々にクレジットを与えることができます。
3. プロジェクトの特徴を強調する
プロジェクトをユニークにする要素を詳しく説明して、聴衆を魅了します。 あなたが競合他社とどのように違うかを彼らに知らせてください。
まず、プロジェクトの利点を強調して、プロジェクトの利点に焦点を当てる必要があります。 アイデアは、あなたのプロジェクトが彼らの生活をどのように改善できるかを彼らに納得させることです.
また、スライド プレゼンテーションでは常に強力で説明的な言葉を使用してください。
正確な用語を使用してプロジェクトを説明してください。 優れたアプローチは、視聴者の立場に立って、視聴者が理解できる言葉を使うことです。
プロジェクトの状況を詳細に説明する時間がない場合は、参加者に関連するリソースを紹介してください。 これらは、同様のプロジェクトに関する記事や、業界の洞察を含むビデオである可能性があります。
ここから、視聴者はレポートの後でも追加の読書を行うことができます。
4. 現在の予算
金融データは面白くないという評判があるかもしれません。 ただし、データのストーリーテリングをマスターすれば、プレゼンテーションはより楽しく有益なものになります。
プロジェクト ステータス スライドを使用して予算を提示する方法のヒントを次に示します。
これを行うには、聴衆に財務の詳細をすべて伝え、質問をするように勧めます。 次に、彼らがあなたに投げかけるすべてに手紙で答える準備をしてください.
予算の評価を報告するときは、数字だけで語ってはいけません。 代わりに、Visme のデータ視覚化ツールを使用してチャート、グラフ、マップ、およびウィジェットに変換することで、視覚的な魅力を高めます。
アイコンやストック フォトを追加して、プロジェクト ステータス スライドをよりプロフェッショナルな雰囲気にすることもできます。
収集したデータから、予算内に収まるように設計された実行可能な計画を提供できます。 財政赤字の可能性についても同じことを行います。 彼らに予防策を示してください。 予算が不足している場合は、提案されたソリューションを共有してください。
5. リスクの管理
ほとんどのプロジェクトにはリスクが伴います。 それらがシームレスなプロジェクト運営を危険にさらすのを防ぐことはできないかもしれませんが、それらを克服することはできます.
まず、すべての危険と危険な状況を開示してリスクを定義します。 あなたのプロジェクトに投資することを決定した場合、聴衆がどのような取り決めをするかを理解できるようにします。
次に、包括的なリスク評価を提供します。 リスクがどれほど脅威的であるかについて詳しく説明します。 プロジェクトに対するリスクの悪影響の詳細を含めます。
最後に、リスクを軽減して排除した仮想的なリスクのないシナリオを提示します。 リスクをコントロールするあなたの能力に対する彼らの信頼を高めます。
10 の優れたプロジェクト ステータス スライド テンプレート
理想的なプロジェクト ステータス スライドを作成するには、以下の Visme テンプレートを自由に使用してください。 アカウントにサインアップして、プロジェクトに最適なテンプレートを選択するだけです。 ここから詳細を編集し、ブランドに合わせてスライドをデザインします。
それを作成したら、忘れずに分析ダッシュボードを表示してください。 プレゼンテーションを見た人を確認したり、ステータス スライドのパフォーマンスを評価したり、関心のある関係者を特定したりできます。
以下は、簡単にカスタマイズできる一連のテンプレートです。
1. プロジェクト ステータス レポート プレゼンテーション テンプレート
このテンプレートはミニマリストに最適です。 これを使用して、完了したプロジェクト タスクまたはまだ進行中のプロジェクト タスクの簡単なプレゼンテーションを表示できます。
また、完全にカスタマイズ可能なため、必要に応じて使用できます。 フォントや色などのデザイン要素をブランディングに合わせて簡単に変更できます。 また、クライアントが情報をより迅速に処理できるように、画像を追加してデータをチャートやグラフに変換することもできます。
2. テクノロジー プロジェクト ステータス更新プレゼンテーション コンサルティング テンプレート
テクノロジー プロジェクトのステータスの最新情報を提示するのは難しい場合があります。 レポートを消化可能なチャンクに分割する必要があります。 幸いなことに、このテンプレートは、テクノロジ プロジェクトに関するわかりやすい詳細な情報を提示するのに役立ちます。
3. e コマース ストア UX/UI デザイン プロジェクト インフォグラフィック テンプレート
このインフォグラフィック テンプレートを使用すると、プロジェクトのさまざまな段階でチームの進捗状況を視覚的に伝えることができます。 パーセンテージ ウィジェットには、各フェーズに必要な作業量も表示されます。 このテンプレートのブランディングとテキストを置き換えるだけで、クライアントに数分で送信できます!
4. プロジェクト管理ツール - トレーニング マニュアル テンプレート
この完全にカスタマイズ可能なテンプレートを使用すると、新しいトレーニング ルールをシームレスに提示できます。 新しいルールを 1 つずつ (または段階的に) 導入できます。 トレーニングをうまく実行すれば、より短い時間で効果的にメッセージを伝えることができます!
5. 財務 - プロジェクト計画テンプレート
このテンプレートは、明確で構造化されたアプローチで財務計画を立てるのに役立ちます。 シンプルな色の選択が特徴であるため、視聴者の気を散らすことはありません。 その結果、彼らはあなたの提案のメッセージを吸収するのに役立ちます.
6. 企業プロジェクト ステータス レポート テンプレート
この包括的な 11 ページのテンプレートには、クライアントがテンプレートについて知りたいと思うすべてが含まれています。 プロジェクトの目標、範囲、KPI、およびマイルストーンについて話し合い、成果を利害関係者と共有します。 また、潜在的な障害と今後のタスクを共有して、クライアントが前進するための期待を和らげるのに役立ちます.
7. ウェブサイト プロジェクト管理ステータス レポート テンプレート
このテンプレートには、Web サイト開発プロジェクトのステータスを一覧表示できるページがあります。 現在のタスク、今後の優先事項、チームの進捗状況のリストを共有できます。
8. 建設プロジェクト管理状況レポート テンプレート
あなたが建設業界にいるなら、このきれいなテンプレートはあなたにぴったりです. 建設の KPI と進捗状況、法的要件、保留中の決定などについて詳しく説明します。 プレゼンテーションに使用できるプレースホルダーのストック フォト イメージが含まれています。 ただし、代わりに独自の写真をアップロードして、クライアント向けのよりパーソナライズされたスライドにすることができます.
9. ランディング ページ プロジェクト ステータス レポート
このテンプレートは、ランディング ページのパフォーマンスを監視するのに最適です。 最初に、Web コピーの更新、社会的証明の追加などの目標を特定するのに役立ちます。 ここから、プロジェクトのステータス、マイルストーン、KPI などを判断できます。 テンプレートのデザインは非常にミニマリストですが、Visme のデザイン機能を使用して外観をカスタマイズできます。
10. 週間プロジェクト ステータス レポート
このテンプレートには、エレガントな色の組み合わせ、読みやすいフォント、十分な余白のあるデザイン レイアウトが付属しています。 上層部に魅力的なレポートを提示したい人に最適です。
避けるべきプロジェクト ステータス スライドの間違い
プロジェクト ステータス スライドで間違いを犯すと、ひどい結果につながる可能性があります。 オーディエンスを失い、ブランドに対する敬意を失う可能性があります。
以下は、プロジェクト ステータス スライドの一般的な誤りと、それらを修正する方法です。
間違い #1 - 操作しにくいスライドを作成する
プレゼンテーションを通じて聴衆を誘導しないと、聴衆はあなたの提案に興味を失う可能性があります。 これらの人々がプロジェクト ステータス スライドを簡単に理解できない場合、彼らはあなたのオファーを見逃す可能性があります。
この間違いを解決する 1 つの方法は、使用する適切なフォント サイズ、タイプ、色、およびコントラストを特定することです。 読みやすいフォント スタイルを選択します。
次に、背景とテキストの間に高いコントラストを確立します。
Visme の幅広いデザイン オプションを使用して、プレゼンテーションを簡単にカスタマイズできます。
プロジェクト ステータス スライドをナビゲートして理解するのにはるかに便利にするために、テキストをセクションに分割します。 短い文章、番号付きリスト、箇条書きも使用してください。
また、各セクションに有益で説明的なタイトルを使用してください。 キーワードを強調するだけでなく、タイトルを目立たせて、情報にざっと目を通している人の注意を引きます。
間違い #2 - プロセスに従わない
初めてプロジェクト スライドを作成するときは、圧倒されることがあります。 また、テンプレートの使用を無視し、プロセスを作成して従わずに不正行為をしたくなることもあります。
この問題を解決する簡単な方法は、プロジェクト ステータスのスライドと、そのスライドで何を議論するかを説明することです。 これにより、視聴者に何を期待するかについてのアイデアを与えることができます。
説明の一部には、プロジェクトの目標を明確にすることも必要です。 プロジェクトで達成したいことを共有します。 また、質問や懸念をもてなす時間を割り当てます。
レポートを要約するときは、最も重要な部分だけを強調して簡潔にします。 これにより、聴衆の記憶がよみがえり、本当に重要なことに集中できるようになります。
間違い #3 - 無関係で不正確な情報を提示する
各スライドを見て、聴衆の視点から物事を見てください。 情報が理解できる場合、それは朗報です。 そうでない場合は、ステータス レポートを修正する必要があります。
スライドのすべての詳細を確認し、最新の情報が含まれていることを確認することから始めることができます。 そうでない場合は、交換または更新してください。
次に、プレゼンテーションでブランドを際立たせます。 ブランドをプロジェクト ステータス スライドに合わせて、視聴者が一流のプレゼンテーションを高品質のブランドと関連付けられるようにします。
Visme の Brand Wizard を使用すると、ロゴ、フォント タイプ、配色などのアセットをあらゆるプロジェクトにシームレスに組み込むことができます。
同様に、ブランドに関連する効果的な色の組み合わせを使用すると、プレゼンテーションのテーマを確立するのに役立ちます.
最後に、ステータス スライドでプロジェクトの完了にかかる時間を明確に示します。 これを行うには、各タスクの期間と、なぜそんなに時間がかかるのかに焦点を当てて、タイムラインに単純化されたデータを提示する必要があります。
間違い #4 - 一貫性のない色の使用
前のポイントに関連して、スライドでどのように色を使用するかによって、聴衆にメッセージを効果的に伝える方法が決まります。
一貫性のない色の使用は、方向感覚を失わせ、関係者がプレゼンテーションを理解するのを妨げる可能性があります。
関連する感情や感情に応じて色を使用することで、この間違いを解決することができます。 たとえば、赤は警告とリスクと同義です。 そのため、色に別の意味を付けると、聴衆を混乱させます。
同じ色の概念を使用して、プロジェクトのステータスを判断できます。 たとえば、「緑」は、タスクがアクティブで、時間どおりに完了する予定であることを意味します。 タスクがアクティブであるが、綿密な監視が必要な場合は、「amber」を使用します。 最後に、「赤」は、タスクがアクティブであるが大幅な修正が必要であることを示します。
同時に、たとえ色が重要な視覚的合図として機能していたとしても、色だけではレポートを作成できません。
色の知覚が限られている人、特に色覚異常のある人がいることを理解してください。 あなたの売り込みに使われている色を認識できない場合、彼らはあなたのレポートを理解していない可能性があります。
間違い #5 - 面白くないデータを表示する
注意力が低下しています。 中途半端なピッチや通常のデータを含むピッチに注意を向けるのが好きな人はいません。
レポートをより魅力的にするには、スライド内のデータを整理します。 それらを清潔で整然とした状態に保ちます。 また、聴衆に情報を詰め込みすぎないようにします。
また、3D アニメーションなどのインタラクティブな要素を組み込むと、ピッチがよりエキサイティングになります。 作成したビデオを埋め込むこともできるので、視聴者をさらに驚かせることができます。
Q&A セッションやゲームを作成して、プレゼンテーションのインタラクティブ性をさらに高めます。 アイデアは、プレゼンテーションを際立たせ、忘れられないものにするために聴衆を巻き込むことです.
Visme を使用して印象的なプロジェクト ステータス スライドを作成する
プロジェクト ステータス スライドを作成するには、クライアントが何を見る必要があり、何をクライアントと共有したいのかを明確に理解する必要があります。 ここから、プロジェクトのステータスを明確に伝えることができるはずです。
これにより、クライアントの目にはあなたのビジネスがより良く見えるようになります。 同時に、クライアントは、このプロジェクトをゴールに導く手綱を喜んであなたに与えます。
では、ゼロから始めることなく、素晴らしいプロジェクト ステータス スライドを作成する準備はできていますか?
次に、Visme を使用して、上記のプロジェクト ステータス スライド テンプレートを参照します。 また、無料のグラフィック デザイン テンプレートから選択して、プロフェッショナルなプロジェクト ステータス スライドを作成し、このテーマについて詳しく知ることもできます。