あなたの中小企業がペーパーレスになる10以上の理由

今日のほとんどがデジタルの世界では、さまざまな理由から、いくつかの企業がペーパーレスオフィスに移行しています。 同様に、ペーパーレス化には、スイッチを作成する前に検討する必要のあるいくつかの欠点があります。

紙を排除することの幹部と短所を比較検討してください。そうすれば、それがあなたのビジネスが要求する正しい道であるかどうかを確認することができます。

1つはどのようなビジネスを実行しますか？

ペーパーレス化するかどうかを決めたときに最初に考えるべき問題は、あなたが経営しているビジネスの種類です。 紙の記録を削減または排除することで大幅に利益を得る業界（会計や保険など）がいくつかあります。

たとえば、医療事業では、サプライヤが患者の完全な健康履歴を簡単に確認し、必要に応じて代替の医療機関と共有できるため、電子医療記録などの医療情報管理技術の広範な実装の利点を確認し始めています。

ただし、アソシエイトeコマースビジネスを運営していて、請求書を出荷に組み込みたい場合は、ペーパーレス化はそれほど便利でも現実的でもない可能性があります。

ペーパーレス化は雰囲気を助けます

もちろん、多くの企業がペーパーレス事業に移行している最も理由の1つは、資産です。 紙は埋め立て地で見つかる廃棄物の25分の1を追加し、大量の温室効果ガスを排出するため、虐待紙よりもはるかに環境に優しい可能性があります。

サーキュラーエコノミーのような不動産の変化に向かう​​傾向があるので、これらの変化は大気にとって大きな恩恵となるでしょう。

印刷によって引き起こされる環境への危険は紙だけではありません。 インク自体には化学物質と重要な金属が含まれているため、低地で中断して土壌に侵入すると、大気に危険を及ぼす可能性があります。 インクの製造には、大気に負担をかける化石燃料の使用が必要です。

使用しても100％きれいではありません。 使用するには、使用する紙を方法論するためにエネルギーと燃料が必要です。 すべての紙がリサイクルされるわけではないので、低地にいるときに自分自身を見つけることができる人もいます。

安くて便利

環境にやさしいことに加えて、ペーパーレス化は長期にわたって合理的かつ便利です。 最初は、置換を作成し、必要な情報がそれぞれデジタルで存在することを保証することは、時間がかかり、苛立たしい方法ですが、時間の経過とともにさらに便利になります。

これは、国際的にビジネスを調達または拡大しようとしている80人のビジネスエグゼクティブのような場合に非常に当てはまります。

そのすべての事務処理を管理および整理することを想像してみてください。 または、ドキュメントを前後に郵送する必要がないため、節約できる現金の割合を検討することもできます。 2018年に価格を切り刻み、効力を高めようとしている企業は、スイッチの作成を検討する必要があります。

ペーパーレス化は、追加のタスクが自動的に行われ、情報が保存され、更新が迅速に作成されることを意味します。

セキュリティリスク、火災リスク

もちろん、切除紙はその欠点ではありません。 サイバー攻撃や知識侵害が増加しており、ハッカーの一歩先を行くのは面倒です。 ほとんどのコンサルタントは、すべての侵害を阻止することは不可能であることに同意します。最も単純な企業が行うのは、セキュリティ対策を適用し、知識侵害の場合に備えて制御を設定することです。

顧客の知識が損なわれると、ビジネス中にすぐに宗教を失うことになります。 さらに悪いことに、情報が完全に削除され、従来の操作が中断される可能性があります。

ほとんどのアメリカ人は、主要な組織に対するサイバー攻撃、ゴルフショットのMasterCard情報、さらには危険にさらされている社会保険番号の犠牲者です。

物理的な知識が失われる可能性はデジタル知識には及ばないものの、物理的な文書は盗難、火災、または代替の損害賠償の危険にさらされる可能性があります。

ペーパーレス化の理由

1）オンライン銀行

ウェブ当座預金口座を設定すると、ビジネスで紙を縮小し、時間を節約し、現金の管理をさらに便利に構築できます。 ほとんどのオンラインバンキングはモバイルフレンドリーであるため、自分の時間にトランザクションを構築することができます。

オンラインバンキングでは、物理的な場所の制限を受けずに、請求書の支払い、資金の送金、口座残高の検討を自由に行うことができます。 アカウントには24時間アクセスでき、手作業で記入する長い行やフォームはありません。 簡単なクリックの数だけで、完了です。

事業と民間の財政を分離することで、商取引の整理と税金の申告が容易になります。 ビジネス用に別の当座預金口座を開設し、ビジネス取引専用のアカウントを使用します。

2）パッケージと一緒に本を保管してください。

小さなビジネスオーナーとして、あなたはおそらくあなたの本を保管している個人のチームを持っていません。 しかし、それは記録の管理があなたの肩に大きな負担になるべきだという意味ではありません。 オンライン会計パッケージを使用して、会計プロセスの輪郭を描き、紙を縮小します。

手で現金を追跡すると、あなたが認識しているよりもあなたのビジネスに追加の費用が追加されます。 遅いのが効果的です。 毎週エントリを記録するために何時間も支払う場合、あなたは収入を生み出すために費やされるであろうホールドアップです。

紙の会計記録を作成して保存するためのコストは、共同であなたの手帳に負担をかけます。 そして、書かれた記録はさらにエラーの責任があります。 間違いはあなたの財政の関連する不正確なイメージを提供し、不健康なビジネスの選択を引き起こす可能性があります。 不正確な納税申告書は、税のシーズンを通して当局の罰則や請求に対して脆弱になります。

ペーパーレスの会計プログラムで追加価格を避けてください。 このパッケージは迅速で、数値を計算します。 情報はクラウド内に保持されるため、ネットに接続する任意のデバイスから情報にアクセスできます。

3）デジタルコラボレーションツールを使用する

コミュニケーションは、強力な労働力の非常に重要な側面です。 スタッフが仕事中に協力すると、あなたのビジネスは一種のよく油を塗った機械を動かします。 デジタルコラボレーションツールを使用して、紙を無駄にせずに会話を続けましょう。

多くのオンラインツールを使用すると、ドキュメント、フォルダ、および付属品を共有できます。 タスク管理とビデオチャットアプリケーションを組み合わせて使用​​できるようになります。 紙のファイルを交換する代わりに、スタッフがクラウド内で共同作業を行うようにします。

4）デジタルコピーをスキャンする

あなたがあなたのビジネスのために記録を残したいという質問はほとんどありません。 会計エントリ、契約、請求書-リストはどんどん増えていきます。 保存する消耗コピーの量を減らすことは、ドキュメントをチェックするためのテクニックです。

地理的ポイント内の虐待紙を削減するには、デジタルコピーをスキャンします。 ドキュメントを製品にインポートしたり、PCにファイルとして保存したりできます。 クラウド内にビジネスドキュメントを保存することを検討してください。 そうすれば、PCがクラッシュしてもフォームが失われることはありません。

5）あなたの指先ですべてにアクセスできます

「請求書の期限はいつですか？」 あなたのクライアントは尋ねます。 しわくちゃの書類が詰め込まれた靴箱から出て解決策を探したい場合は、ペーパーレスのファイルシステムを使用する時期です。

ペーパーレスのビジネスシステムを使用すれば、ドキュメントを探すために山ほどの仕事をしなければならない必要はありません。 クラウドベースのファイルシステムを利用している場合は、オンラインで関連付けられている任意のデバイスから知識にアクセスできます。 たとえば、オンライン会計パッケージを利用すると、いつでもどこからでも本を更新できます。

ペーパーレスシステムは、プルアップクライアント情報をより迅速に構築し、さらにアクセスしやすくなります。 また、プロモーションを郵送するのではなく、顧客に合わせたメールキャンペーンを送信できるようになります。

オンラインで銀行を利用する場合、銀行の営業時間に制限されません。 アカウントに24時間年中無休でアクセスできるため、いつでもアカウントの残高を確認して請求書を支払うことができます。 これは、資金を確認したいすべての機会に決定を強いられる必要がないため、共同で時間を節約します。

6）スタッフ間で情報を転送します。

従業員間で情報を共有することは、ビジネスを繁栄させるための鍵となる可能性があります。 ただし、すべてがノートカードに書き留められると、情報の転送が面倒になります。

デジタルコラボレーションツールを使用すると、職場内の紙が減るだけでなく、情報の共有と情報への流れが容易になります。 これにより、協力が改善され、イノベーションが促進され、情報の兆候が未然に防ぐことができます。

オンラインツールを使用すると、スタッフはドキュメントやフォルダを共有できます。関連する虐待は経済的なシステムです。 スタッフは、紙のファイルを手元に置いている同僚を楽しみにするのではなく、クラウド内で共同作業を行います。

7）クライアントの支払いをより迅速に受け取る

あなたが顧客に信用を拡大するならば、あなたは何らかの目的で彼らに請求することを強制されなければならないことを目指しています。 原因となる紙の請求書ではなく、電子請求書に切り替えることができるため、紙、封筒、および郵便料金の現金を節約できます。 提供物の価格節約以外に、あなたが支払いを促進するかもしれないという見通しが相まってあります。

アソシエイトメールの請求書を送信すると、クライアントはおそらく今すぐそれを受け取ることができますが、やがて支払いが速くなる可能性があります。 請求書の作成と追跡を可能にするパッケージを利用する場合は、受け入れ可能になった時点で、フォローアップの支払い要求を実行することにより、未払いの請求書をさらに迅速に処理できるようになります。

オンラインでの請求は、クライアントごとに機能しない場合があることに注意してください。 一部の顧客は、物理的な請求書の受け取りを好みます。 顧客が必要に応じて電子請求書を好むことを可能にするアソシエイトの可能性が必要です。

8）輪郭ビジネスオーナーの責任

源泉徴収と納税は、事業主が逃れることのできない仕事かもしれません。 あなたの事業構造にもかかわらず、あなたは政府に税金を負っています。 また、スタッフがいる場合は、追加の税金を支払う必要があります。

納税義務を変更するには、電子連邦納税システム（EFTPS）に登録できます。 虐待EFTPSは無料で、納税を効率化します。 そして、あなたは単にあなたの支払い履歴にアクセスすることができるでしょう。

代替の事業主の責任に代わるデジタルの代替案を探してください。 例として、紙の種類のSS-4を提出する代わりに、オンラインで準EIN（雇用者識別番号）を申請することができます。 オンラインでファイルして承認されると、当局がEINを提供します。 ただし、種類SS-4をファックスまたは郵送した後は、EINを数日または数週間受信できません。

ペーパーレスの職場の利点はビジネスにあります

地理的なポイント内で紙の雇用を減らすことは、いくつかのプラスの効果をもたらします。 ペーパーレスの職場での利点は次のとおりです。

時間の節約：電子文書の自動性により、手書き情報から時間を節約できます。

アクセス可能な情報：クラウド内に知識を保存した結果、オンラインで関連付けられている任意のデバイスから知識にアクセスできるようになります。

改善されたクライアントサービス：ペーパーレスの職場は、クライアント情報とコミュニケーションをさらに迅速に管理するのに役立ちます。

簡単な保管ソリューション：デジタル記録は、仕事が詰まった食器棚をファイリングするよりも少ない面積で済みます。

安全なデータ：オンラインシステムは安全なサーバー上で実行されるため、承認されたユーザーのみが情報にアクセスします。

結論

あなたのビジネスが完全にペーパーレスになる可能性は非常に低いです。 しかし、合理化された操作を利用する紙の量を減らす。 より実用的なプロセスを使用すると、ペーパーレスで旅行を開始し、会社を成長させ、価格を下げることができます。

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