ホームチームから作業するための5つの強力なコラボレーションツール

コラボレーションは、従業員のパフォーマンスを促進する重要な要素です。

それはチームワークを強化し、目標を効率的に達成する上で革新的な思考とチームメンバーの平等な貢献を奨励します。

数年前のスタンフォード大学の研究によると、チームと一緒に仕事をしているという単なる認識でさえ、個人のパフォーマンスを向上させることが示されています。

COVID-19がビジネスのグローバルな運営方法に影響を与え、変化させたことで、チームワークとコラボレーションがさらに重要になりました。

また、チームが自宅で作業しているため、実行が困難です。 その結果、企業はイノベーションを推進し、従業員の生産性を高め、関連性を維持するために、オンラインリモートコラボレーションツールにますます依存するようになりました。

以下に、従業員間、特に現在自宅で仕事をしている従業員間のコミュニケーションとチームワークを改善するために使用できる5つの人気のあるリモートコラボレーションツールを示します。

ドキュメントとファイルのコラボレーションツール– Google Docs / Google Drive

ドキュメントとファイル共有アプリは、コラボレーションツールキットで主要な役割を果たします。 これらは、チームがオンラインで一般的なドキュメントを簡単に共有および共同作業できるようにします。

調査によると、チームは添付ファイルの必要性を排除するドキュメント管理ツールを使用して、ドキュメントを33％高速に作成できます。

このカテゴリの主要なプレーヤーの1つは、ドキュメントを作成し、編集/レビューし、世界中のどこからでも、どのデバイスからでも他のユーザーと共有できるGoogleドキュメントです。

必要に応じて、複数のファイル形式でドキュメントをダウンロードすることもできます。 Googleドライブと統合されているため、ドキュメントを整理し、組織全体でドキュメントへのアクセス許可を管理できます。

いつ使用するか：

• オンライン会議中にメモを取ります
• オンラインブレーンストーミングセッション中に共同でアイデアを開発する
• ドキュメントの編集でリアルタイムに共同作業する
• バージョン履歴を使用してドキュメントの進行状況を追跡する
• チームメンバー、クライアント、または利害関係者と重要なドキュメントを共有するため
• ドキュメントに関するフィードバックを即座に提供するか、変更の提案を行います

コラボレーションのためのビジュアルワークスペース–創造的に

ジェネレーションXとミレニアル世代の60％以上が、視覚的な手段を通じてより多くのコラボレーションを行っていると推定されています。

ビジュアルは、人々がアイデア、プロセス、ワークフロー、デザインなどをよりよく伝えるのに役立ちます。 これが、ほとんどの会議室にホワイトボードがある理由です。 議論されていることに視覚的な側面を追加するのに役立ちます。

ビジュアルコラボレーションプラットフォームは、この従来のホワイトボードをクラウドベースの無限のキャンバスに置き換えます。このキャンバスでは、複数の人が視覚要素や図を使用してアイデアやデザインを共同で開発できます。

業界の巨人はCreatelyです。 直感的な描画機能を備えたスケーラブルで無限のオンラインキャンバスを提供し、チームが概念をより迅速に視覚化するためにリアルタイムで共同作業できるようにします。

また、マーケティング、開発、設計、エンジニアリング、HR、プロジェクト管理、およびアジャイルチームのさまざまなシナリオに基づいて作成された数千のテンプレートがあります。

Googleドライブ、Confluence、Slackとのシームレスな統合により、部門の枠を超えたチーム間のコラボレーションがさらに強化されます。

いつ使用するか：

• マインドマップ、アイデアボード、フィッシュボーン図などを使用してアイデアについてブレインストーミングします。
• スクラムチームとオンラインでスプリント計画を行うには
• どこからでも、ビジュアルや図を使用してアイデアや計画を作成するためにリアルタイムでコラボレーションする
• ユーザーフロー、ワイヤーフレーム、UIモックアップを計画して確認する
• レポート、ドキュメント、プレゼンテーションなどの統計と情報を視覚化するため。
• 同僚、利害関係者、およびクライアントからドキュメントに関するフィードバックを共有および取得するため

チームメッセージングアプリ– Slack

コラボレーションは、従業員間の適切なコミュニケーションから始まります。

また、チームが同じ場所から作業している場合でも、リモートで作業している場合でも、チーム間のコミュニケーションを容易にするための専用アプリケーションが数多くあります。

Microsoft Teamsは大企業向けに設計されていますが、セットアップと管理が簡単なSlackとは対照的に、セットアップが難しいと見なされることがよくあります。

そのため、この投稿では、Microsoft Teamsのユーザーベースは大きくなっていますが、セットアップと使用が簡単で、ビジネス向けのインスタントメッセージングに適しているという理由から、Slackを使用することにしました。

Slackは、社内でもリモートでも、あらゆる規模のチームにとって優れたコミュニケーションツールです。 これにより、チームはインスタントメッセージやビデオ通話を介して同僚とつながることができ、仕事に関係のない別のチャネルを作成して社交することもできます。

いつ使用するか;

• チームと通信したいときに、電子メール、電話、テキストメッセージを置き換えます
• 重要な情報、ドキュメント、リソースへのリンクなどをチャット履歴に保存するため。 検索オプションですばやく見つけることができます
• 重要なイベント（つまり、毎日のスクラム）について自分自身とチームにリマインダーを設定する
• 音声通話またはビデオ通話で同僚とつながるには
• チームが仕事に関係のないものを結びつけるための楽しいコミュニティスペースを作成する
• 問題を解決するには、他の人に通知し、アイデアについてブレインストーミングし、タスク/プロジェクトの更新を共有します
• 勤務時間中の可用性ステータスを共有するには

オンライン会議ツール–ズーム

リモートで作業する場合、直接会って作業することはできません。 しかし、ビデオ会議は事実上「対面」の会話を可能にします。

また、リモートチームにとって、信頼を構築し、効果的なコミュニケーションに必要な視覚的な手がかりを提供するために重要です。

市場には多くのツールがあります。 ブルームバーグは、世界のビデオ会議市場は2025年まで年平均成長率9.2％で拡大し、その市場を67億ドルの価値に成長させると報告しています。 また、 51％の労働者がホームオフィスからビデオ通話を利用し、33％がコワーキング施設からビデオ通話を利用したと述べています。

ビデオ会議に世界中で使用されている人気のあるツールはZoomです。 COVID-19のパンデミックが始まって以来、Zoomは記録的な高さでユーザーベースを増やしてきました。 同社は2020年にこれまでに222万人の月間アクティブユーザーを追加したと推定されていますが、2019年には199万人が追加されました。

いつ使用するか;

• 同僚とのビデオ会議および音声会議用
• チームメンバー、クライアント、利害関係者などとのリモートミーティングを実施するため。
• 遠隔面接の実施および新規の遠隔採用者向けのトレーニングセッションの実施
• ウェビナーやその他のマーケティングイベントを実施するため
• 会議をスケジュールして記録するには
• 画面共有用

プロジェクト管理– Favro

過去数年間で、プロジェクト/タスク管理ソフトウェアは非常に人気があり、今ではほとんどのチームがリモートで作業するメンバーを抱えているため、さらに人気が高まっています。

プロジェクトタスクを単純に整理する場合でも、プロジェクトを計画および監視するためのエンタープライズグレードのシステムを探している場合でも、すべての人にソリューションがあります。

Favroは、分散したチームが作業中のタスク/プロジェクトの進行状況を計画、整理、追跡するための単一のスペースを提供します。

いつ使用するか：

• ロードマップ、リスト、シートを使用して進行中の作業を視覚化するには、ボトルネックを特定し、チームとして同期を維持します
• アプリ内のプロジェクトに必要なコンテンツを作成して共同作業する
• プロジェクトを計画し、チームメンバー間でタスクと職務を割り当てる
• 将来行う作業のバックログと、個別のチームのコレクション（ワークスペース）を作成する
• 同僚のためにプロジェクトをレビューしてフィードバックを残すため

お気に入りのリモートコラボレーションツールは何ですか？

シームレスなリモートコラボレーションの鍵は、適切な目的に適切なツールを使用し、混乱を避けるために限られたツールセットを使用することです。 ツールのより効率的な使用を促進するために、ツールをいつどのように使用するかについて明確なガイドラインを書き留め、チームと共有します。

これらの5つのリモートコラボレーションツールが、仕事を効率的に遂行するのに役立つことを願っています。

以下のコメントセクションでフィードバックをお寄せください。