プロジェクトをリモートで効果的に管理する方法

プロジェクト自体の管理は、大変な作業です。 そして今、あなたはあなたと同じ場所からさえ働いていないチームでそれをしなければなりません。

COVID-19は私たちの働き方を大きく変えました。プロジェクト管理に関しては、克服すべきまったく新しい一連の障害があります。

この投稿では、プロジェクトを管理するときにCreatelyが従うベストプラクティスを共有します。

プロジェクト管理プロセス

基本的に、プロジェクト管理のライフサイクルには5つの段階があります。 プロジェクトの開始、プロジェクトの計画、プロジェクトの実行、プロジェクトの監視、およびプロジェクトの終了。 これらの段階については、プロジェクト管理ライフサイクルのフェーズを理解するためのガイドで詳しく説明しました。

ただし、簡単にするために、各フェーズでのプロジェクト管理の一般的な手順を次に示します。

リモートプロジェクト管理のベストプラクティス

ここでの課題は、全員がリモートで作業しているときにこれらの手順を実行することです。

プロジェクトをリモートまたはオンサイトで管理する方法も、会社ごとに異なる場合があります。 ただし、以下に示すベストプラクティスを使用すると、独自のプロセスを適応させて、物事をより効果的にすることができます。

適切なリモートプロジェクト管理ツールに投資する

リモートで作業するときに適切なオンラインツールを使用することの重要性を十分に強調することはできません。 チームがどの程度効率的にコラボレーションするかは、使用するツールとその使用方法によって異なります。

多くのプロジェクト管理ツールがありますが、コミュニケーションおよびコラボレーションツールにも依存する必要があります。 いくつかの重要なツールを以下に示します。

プロジェクト/タスク管理ツール–これらは、リモートプロジェクトチームがプロジェクトをより小さなタスクに分割し、マイルストーンを設定し、責任を割り当て、オンラインで進捗状況を追跡するために協力するのに役立ちます。

• Trello
• アサナ
• ファブロ

オンラインホワイトボード/キャンバスツール–オンラインホワイトボードを使用すると、ビジュアル、図、スケッチを利用して、会議や計画セッションで話していることを説明できます。

Createlyは、リモートチームが共同作業できる高度なビジュアルワークスペースを提供します。 そのアプリ内ビデオ会議とリアルタイムのマウス追跡および変更プレビュー機能により、コラボレーションがさらにシームレスになります。

ドキュメント管理ツール–プロジェクトに関連するすべてのドキュメントとリソースを、どのデバイスからでもどこからでもアクセスできる中央のオンラインロケーションに保管します。 Googleドライブ、One Driveなどのツールを使用すると、権限の管理や会社のすべてのファイルへのアクセスがはるかに簡単になります。

コミュニケーションツール–プロジェクト中にチームの接続を維持するには、チャットプラットフォームとビデオ会議ツールを使用する必要があります。 Slack、Zoom、Google Meet、MS Teams、Skypeは、世界中のプロジェクトチームの人気のある選択肢の一部です。

プロジェクト中にこれらのツールを使用してオンラインで共同作業する必要がありますが、混乱を解消し、効率を高めるためにこれらのツールを使用する方法に関する基本ルールを設定します。

資力：

ホームチームから作業するための5つの強力なコラボレーションツール

生産性を維持するための29のリモートワーキングツール

チームと定期的に連絡する

コミュニケーションは、プロジェクトをリモートで正常に管理するための鍵です。

同じ場所で作業することの利点の1つは、コミュニケーションが自然に行われることです。 何かを明確にしたいときはいつでも、振り返ってチームに尋ねることができます。

リモートで作業する場合は同じではありませんが、ビデオ会議を利用して、その豊富な対面コミュニケーションをエミュレートできます。

• チームとより効果的に関わるために、より長くまたは深刻な会話のためにビデオをオンにしながら、緊急のコミュニケーションの必要性のためにインスタントメッセージに固執します。
• プロジェクトチーム用に個別の共通チャネルを維持します。
• プロジェクト関連の懸念事項、リソース、およびドキュメントを共通のチャネルで共有し、全員がフィードバックを共有するように促します。
• 混乱や誤解を避けるために過剰に通信します。 顔を合わせて話すことができない場合は、相手が間違った結論に飛びつくのを防ぐために、自分の懸念を説明する長いメッセージを入力することに頼ってください。 また、絵文字を使用して人間味を加えます。

タスクの更新を毎日共有する

タスク管理プラットフォームを利用してプロジェクトの進捗状況を毎日監視できますが、常にそうであるとは限りません。 チームが忙しくなると、ツールを使用してタスクを更新できないことがよくあります。

チームが現在取り組んでいることを学ぶためのより簡単な方法があります

• チームが取り組んでいること、何とか終えることができたこと、そして彼らを妨げているブロッカーを共有する、事前にスケジュールされた短い毎日の会議
• チームがこの情報を毎日共有するチャットプラットフォームのメッセージスレッド
• 一人またはチームによって定期的に更新されるプロジェクトのタイムラインまたはガントチャート。これにより、進捗状況の概要がわかりやすく表示されます。

このプロジェクトのタイムラインをオンラインで編集し、Slackを介してプロジェクトチームの他のメンバーと共有します。 加えられたすべての変更は、Slackダイアグラムのプレビューにリアルタイムで反映されます。 または、関連するConfluenceページから開いて簡単に更新し、チームがすばやくアクセスできるようにします。

リソース：効果的なプロジェクトタイムラインを作成するための簡単なガイド

すべてのリソースを共有場所に置く

プロジェクトチームが共有の場所で作業していることの1つは、共有されていないドキュメントやリソースへのアクセスを見つけることです。

プロジェクトに関連するすべてのドキュメント、アセット、およびリソースのデジタルバージョンを用意することは不可欠ですが、チームがどこからでも、どのデバイスからでもすべてにアクセスできるように、クラウドベースのプラットフォームに保存してください。

ここでは、ドキュメント管理ツールまたはConfluenceのような内部Wikiを使用できます。

役割、責任、期待、ワークフローを明確にする

プロジェクトをリモートで管理するときは、チャンスを逃さないでください。 プロジェクトマネージャーであるあなたは、直接彼らを導くことができないので、個々のチームメンバーに何を期待するかを明確にするために特別な努力を払ってください。

• チームメンバー間の役割、責任、およびレポートの関係を強調する組織図を作成して共有します。

• 明確な期待を設定します。 各チームメンバーの目標とマイルストーンを割り当てます。 ワークフロー図を使用して、それらを達成する方法を段階的に説明します。

リソース：ワークフローの簡単なガイド

• チームメンバーと個人的に定期的にチェックインします。 これにより、彼らがどのように進歩しているか、そして彼らが苦労している問題を学ぶことができます。

• 明確な優先順位を設定します。 プロジェクトの失敗やチームの混乱を避けるために、チームメンバーが取り組む必要のある個々のタスクに優先順位を付けます。 プロジェクト管理ツールを使用している場合は、各個人のタスクを優先度に従って分類して一覧表示できます。

• チームが行う作業が組織のより大きな目標にどのように貢献しているかをチームが確認できるように、製品ロードマップを作成します。

より多くのリモートプロジェクト管理のヒントがありますか？

プロジェクト管理は、リモートチームが直面する最も一般的な課題の1つです。 しかし、適切なスキル、ツール、およびプラクティスのセットを組み合わせると、問題なく効果的に克服できます。 これらのベストプラクティスに固執して、リモートプロジェクトマネージャーとしての作業をより効果的かつ簡単にします。

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