生産的な回顧展をリモートで実行するためのクイックガイド

公開: 2020-11-13

ふりかえりの会議は、同じ場所にあるチームよりもリモートチームにとってさらに重要です。

リモートチームは日常的に隣同士で作業することができないため、ワークフローの複雑さを検出する機会を逃すことがよくあります。これは、パフォーマンスと精神に影響を与える可能性があり、最終的にはタイムリーな完了を遅らせる可能性があります。プロジェクトの成果物。

定期的な回顧展は、すべてのチームメンバーが自分の考えを話し、自分の仕事を妨げる課題や阻害要因について率直に話し、すべてを効率的に完了するためのプラットフォームを提供することで、リモートチームがこれを回避するのに役立ちます。

この投稿では、回顧会議のすべての要素について説明します。特に、それらを効果的にリモートで実行することに重点を置いています。提供されているすべてのテンプレートはオンラインで編集可能であり、それらを使用して回顧会議をすぐに開始できます。

ふりかえり会議とは

多くの名前で知られています–スクラム回顧展、スプリント回顧展、アジャイル回顧展、アクション後のレビュー、そして時には事後またはまとめ–このタイプの会議は、チームが集まって何がうまくいったかを話し合い、熟考するタイムボックスイベントです。そして、最後のスプリントまたは反復中に何が悪かったのか。これにより、過去の過ちや勝利から学ぶことで、次のスプリントを改善することができます。

もともとはアジャイルソフトウェア開発で一般的に使用されていましたが、回顧会議は、時間の経過とともに人事管理へのマーケティングで他の多くのチームによって採用されてきました。

基本的な手順

スプリント/プロジェクト中に発生した可能性のある、計画、完了、または未完了の作業やその他の重要なイベントを確認します。以下のようなレトロスペクティブテンプレートを使用して、参加者に記入を促すことができます。これは、会話と共有された重要なアイデアを簡単に追跡するのに役立ちます。

参加者がボードに載せた各アイテムを確認し、詳細に話し合います。
レトロで学んだことに基づいて将来のプロジェクトを改善する方法を決定し、次の反復でそれらの改善を実装するためのアクションアイテムを作成します。これらの各アクションに所有者を割り当てます。次のレトロでは、所有者に再度確認して、実装されているかどうかを確認できます。そうでない場合は、次の反復に進みます。

誰が参加すべきか

一緒に働く直接のチームメンバーだけを招待します。レトロは、参加者が直面している課題、失敗していること、必要な支援など、すべてをオープンに話し合うための安全なスペースを提供します。したがって、率直に話すことを弱くしたり不快に感じたりする可能性のある人（たとえば、チームの仕事に直接関与していないマネージャーや利害関係者）を招待することを避けることができます。

何が必要

物事を整理して集中させるために、特に会議中にチームによって伝えられていることを書き留める必要があります。そのためには、ホワイトボードが必要です。

ただし、リモートの回顧会議セッションでは、オンラインホワイトボードに切り替える必要があります。このホワイトボードでは、アイデア、質問、意見を共有するために、チームが共同作業を行うことができます（実際のホワイトボードよりも優れている可能性があります）。

Createlyは、チームコラボレーション用に設計されたオンラインホワイトボード/オンラインキャンバスツールです。無限のキャンバス、50以上の図の種類に対応する標準の形状ライブラリ、アプリ内ビデオ会議、リアルタイムの変更プレビューとマウストラッキング、およびインラインコメントが付属しています。これらすべてを組み合わせることで、回顧会議、ブレーンストーミングセッション、計画会議などをオンラインで実行するための優れたツールになります。

さらに、オンライン会議を容易にするために、ビデオ会議ツールが必要になる場合もあります（使用するオンラインホワイトボードソフトウェアがアプリ内ビデオ会議をサポートしていない場合のみ）。あなたが考えることができるいくつかのオプションは、

ズーム
スラック
GoogleMeet

または、GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートなどのドキュメントコラボレーションツールを、上記のビデオ会議ツールの1つと一緒に使用して、回顧会議を実施することもできます。

ふりかえり会議をリモートで実行するためのヒント

対面でレトロな会議を実行することは、オンラインで実行することとはまったく異なります。主な理由は、チームが世界中ではないにしても大陸全体に分散しており、セッション中の行動の点でデバイスによって制限されているためです。

ただし、生産的なレトロをリモートで実行することが不可能であるという意味ではありません。物事を効果的かつオンラインで魅力的に保つためのヒントをいくつか紹介します。

全員が参加するようにしてください

チームが異なるタイムゾーンに分散している場合は、全員にとって便利なタイムスロットを選択するようにしてください。通常、レトロはスプリントの最後に開催されます（長期間にわたる場合は、スプリント/プロジェクト中に実行することもできます）。スプリントを計画するときは、早い段階でチームカレンダーにレトロをスケジュールすることを忘れないでください。セッションをタイムボックス化し、割り当てられた時間内に終了するようにして、会議に参加するために昼食をスキップする可能性のある参加者に迷惑をかけないようにします。

全員が参加するようにしてください。できない場合は、少なくとも会議の前に意見を提供して、他の全員との会議中に参照したり話し合ったりできるようにします。事前に作成されたレトロスペクティブテンプレートを使用して、フィードバックを収集できます。

一般的なオンライン会議のエチケットに従ってください

オンライン会議中に物事が手に負えなくなる傾向があり、ガイドラインを設定することですべてをより適切に管理できます。より生産的な結果を得るには、会議の前に、会議の参加者に期待することと、会議の参加者にどのように行動してもらいたいかを説明してください。

出席者として従うべき総会のエチケットのいくつかは、

ふさわしい服装
仕事に適した背景の前に設置されていることを確認してください（つまり、ベッドがない、部屋が散らかっているなど）。
話していないときにマイクをミュートする
気を散らさないでください。他の人がプレゼンテーションをしているときに、電話を見つめたり、キーボードで入力したり、他のタスクに取り組んだりしないでください。
スマートフォンを無音にして、他の通知をオフにします
他の人が話している間、または話している間は邪魔しないでください
コメントや質問がある場合は、話す前に自分自身に注意を向けてください。手振りをするか、「質問」または「コメント」と言います
準備ができている。会議の前に、接続、カメラ、マイクが機能していることを確認してください

生産的なリモート会議を実行する方法| ベストプラクティスとテンプレート

会議の前にフィードバックを収集する

与えられたアイデアを分析し、将来のアクションアイテムについて話し合うために、実際の回顧会議の時間をより多く費やすために、実際のセッションの前にチームのフィードバックを収集します。

以下のレトロスペクティブテンプレートの1つを事前にチームと共有して、全員が自分の失敗と勝利、懸念事項、提案をリストアップできるようにします。このアプローチは、内向性の人が自分のアイデアを共有することに慣れ、不安を感じることなくフィードバックを共有することがより重要であると考えるメンバーを奨励するのにも役立ちます。

アクションプランを作成する

分散したチームは、誰が何をいつ行うのかを簡単に把握できなくなります。混乱を避け、全員に説明責任を負わせるために、全員と共有する簡単な行動計画を作成します。

ふりかえりのための行動計画 — ふりかえりの行動計画（テンプレートをクリックしてオンラインで編集）

または、Favroなどのプロジェクト管理ツールを使用して、タスクを作成し、所有者を割り当て、進行状況を追跡することができます。

正しい遡及的手法を使用する

標準的な回顧展では、チームが質問に答えますが、何がうまくいったのでしょうか。 何がうまくいかなかったのですか？ そして、私たちは何を改善できますか？ これはかなり簡単ですが、繰り返し実行すると古くなる可能性があります。物事をより楽しく魅力的にするための回顧会議のアイデアをいくつか紹介します。

開始、停止、続行

このアプローチは、3つのカテゴリにわたって参加者のフィードバックを収集します。