販売リーダーのための販売資料管理のヒント

販売資料は強力なものです。 これは、販売チームが見込み客や顧客との有意義な会話を維持するのに役立ち、バイヤーズ ジャーニーに多大な価値を提供します。

これは、営業チームが新しい見込み客を獲得しようとするときに必要な武器の武器庫と考えてください。 ロックされていてロードされていない場合、戦場で武器に何の価値がありますか?

これは、マーケティング チームと営業チームを悩ませている普遍的な問題です。 販売資料は機能しますが、B2B コンテンツの 70%近くが販売によって使用されなくなります。 なんで？ 何を作成し、どこに保存するかについての戦略がほとんどないからです。 また、販促資料を見つけることができない場合、販売チームは手を付けません。

戦略的に考え抜かれた販売資料管理プロセスは、これらすべての貴重な資産を整理してアクセスできるようにするのに役立ちます。そのため、営業担当者は、見込み客を獲得し、より多くの取引を成立させる準備が整った状態を維持できます。

販売資料管理とは何ですか?

この質問に答えるために、まず販売資料とは何かを理解していることを確認しましょう。

販売資料とは、販売チームが見込み客、リード、または顧客を販売ファネルに導くのに役立つ、印刷物またはデジタルのあらゆるタイプのコンテンツを指します。 これは本質的に、購入に向けた旅のどこにいるかに応じて購入者に知らせる教育資料です。 例としては、製品パンフレット、ケース スタディ、セールス プレゼンテーション、電子ブック、さらにはブログ投稿などがあります。

この定義を念頭に置いて、販売資料管理は、これらすべての資料を整理、保存、およびアクセスする方法です。 効果的な販促資料管理システムにより、すべての資料が、組織内の全員がアクセスできる中央の安全なオンライン ロケーションに保管されます。 効果的な販売資料管理システムは、次のようにする必要があります。

• 使いやすい
• 見つけやすい
• 現在のワークフローに簡単に統合
• 更新が簡単

販売資料管理が重要な理由

販売資料は効果的に管理されていないと、その力を失います。 人々はランダムに名前を付けて保存し始めます。 ドキュメントはデジタル エコシステム全体に散らばっています。 かつては便利なツールだったものが、営業担当者が無視する可能性がはるかに高い厄介な障害になります。 その後、営業担当者は独自の販売資料を作成し始め、会社のブランドが台無しになります。 メッセージングは​​もはやまとまりがなく、最も重要なことに、販売資料は依然として測定不能です。

販売資料管理システムがないと、貴重な時間が無駄になります。 McKinsey Global Instituteのレポートによると、従業員は毎日 1.8 時間を情報の検索と収集に費やしています。 これは、営業担当者が必要な情報を見つけることができないために、1 週間に 9.3 時間、つまり 1 週間に 1 日相当の時間が浪費されることになります。

それはいくつかの否定的なものです。 しかし、販売資料管理プロセスを使用すると、これを変えることができます。 すべての販売資産を整理されたアクセスしやすい場所に保管することで、営業担当者は貴重な時間を節約しながらより効果的に販売できるようになり、潜在的な顧客との会話を増やすために使用できます。 ツールが簡単に見つかると、営業担当者はこれらのリソースを使用する可能性がはるかに高くなり、ブランドの連携を維持しながらバイヤー エクスペリエンスの一貫性を保つことができます。

販売資料管理の 5 つのヒント

ビジネスとしてセールス イネーブルメント アプローチを採用しようとしている場合は、営業担当者に力を与えるために戦略的な販売資料管理が必要です。 しかし、どこから始めますか？ これらの 5 つの販売資料管理のヒントは、必要な基盤を提供します。

1. すべての販売資料を監査する

プロセスを改善する最善の方法は、現在所有している販売資料とその保管場所をしっかりと理解することです。 販売資料を適切に管理するために最初にできることは、既存のすべてのリソースを監査することです。 現在所有しているすべてのコンテンツと、現在保存されている場所のリストを作成します。 考慮すべき事項:

• すべてのコンテンツは最新ですか？
• それはあなたが提供する製品やサービスについて話したり話したりしますか?
• ブランド上ですか？
• 関連性はありますか？

現在のコンテンツのリストを作成したら、更新が必要なもの、転用できるもの、破棄する必要があるものを判断します。 コンテンツの各部分は、何らかの方法で購入者のジャーニーに関連付けられる必要があることに注意してください。 見込み客を効果的に教育したり、リードを変換したり、顧客を喜ばせたりしないコンテンツは、販促資料管理システムに入れる価値があるでしょうか?

また、コンテンツの重複にも注意してください。 企業がブランド変更を行うと、古い文書が置き去りにされることがあります。 これにより、一貫性のないブランディングが作成され、混乱が生じ、全体的なブランド エクイティが低下する可能性があります。

2.販売資料管理プラットフォームを選択する

ツールボックスにあるコンテンツを確立したら、これらの貴重な資産をどこに格納するかを決定します。 販売資料管理プラットフォームは、ファイルを整理し、一元化し、アクセスできるようにするための鍵です。 そこにはさまざまなツールがたくさんあります。 確実にしたい最大のことは、選択したプラットフォームが CRM と統合されることです。

HubSpot ユーザーは、 HubSpot の Sales Document Management & Tracking Softwareを利用すると有利です。 ユーザーは、HubSpot CRM 内で販売資料管理システムを直接簡単に作成できます。 これにより、チーム メンバーはさまざまなソフトウェア プログラムを行き来する必要がなくなり、社内外の見込み客とドキュメントを簡単に共有できます。

それもかなりシンプルです。 販売資料管理ライブラリを作成するには、ドキュメントのアップロードを開始するだけです。 Sales -> Documents に移動し、「Upload New Document」を選択します。 HubSpot では、Word、PowerPoint、PDF ドキュメントなど、さまざまなファイル形式をアップロードできます。 さらに、HubSpot プラットフォームで収集された集計データを使用して、各販売資料の有効性を追跡できます。 これにより、最高のパフォーマンスを発揮するドキュメントに関する洞察が得られ、将来の販売資料戦略が促進されます。

HubSpot を使用すると、ユーザーは CRM を他の販売資料管理プラットフォームと統合することもできます。 HubSpot エコシステム内には、さまざまなパートナー ソフトウェア ソリューションから選択できます。 以下にいくつかを示します。

• GetAccept
• スナップサイン
• 提案する
• パンダドック

重要なのは、CRM と統合するプラットフォームを選択することです。 HubSpot を使用しているかどうかに関係なく、使用するツールに必要な統合が欠けている場合、販売資料を一元管理することは困難です。 管理プラットフォームを評価する際に考慮すべきその他の事項:

• プラットフォームには、適切なコンテンツを簡単に見つけることができる堅牢な検索機能がありますか?
• 組織の命名規則に従って販売資料を整理する簡単な方法はありますか?
• 営業担当者は、さまざまな資料を簡単に共有したり、コメントしたり、独自のメモを追加したりして、整理しておくことができますか?
• 各販促資料の背後にあるデータを追跡し、それが現場でどの程度役立つかを評価できますか?

3. 管理プラットフォーム内に組織システムを作成する

ドキュメントを販売資料管理プラットフォームにアップロードすることは、方程式の最初の部分にすぎません。 どんなに堅牢なソフトウェアを使用していても、ドキュメントがごちゃごちゃしていては何の役にも立ちません。 これらのアセットを見つけやすくするには、戦略的な命名と編成システムが必要です。

すべてのプラットフォームが異なることを認識すると、使用する組織構造は、持っている機能によって異なります。 HubSpot プラットフォームを使用している場合、すべてを整理する最も簡単な方法は、フォルダーを作成することです。 異なるドキュメント カテゴリごとにフォルダを作成することを検討してください。 たとえば、次のフォルダがあるとします。

• ケーススタディ
• 電子ブック
• データシート
• 製品パンフレット
• セールスプレゼンテーション
• インストール手順
• 仕様
• ガイド

通常、電子メールで共有されるドキュメントについて考えてみてください。 これらのファイル専用の整理されたフォルダーを用意すると、営業担当者が見込み客や顧客に行う電子メールのアウトリーチでそれらを簡単にインポートできるようになります。

また、実際のファイル名が意味のあるものであることを確認する必要があります。 営業担当者は、探しているドキュメントを簡単に検索できる必要があります。 外部で使用されるコンテンツは、購入者のペルソナ、購入段階、業界などによって分類できます。ここで重要なことは、一貫性があり、営業担当者にとって理にかなっていることです。

考えられる命名規則構造の一例を次に示します。

• アセットのタイプ - タイトル - ファンネル ステージ
• EB-BuildingAMarketingTeam-TOFU

担当者がこれらのツールをわずか数秒で簡単に検索して見つけられるようにします。 見込み客にメールを送信している場合でも、電話で話している場合でも、これらのアセットを掘り下げる必要はありません。

4.販売資料の共有を容易にする

販売資料は共有することを目的としています。 販売資料管理システムは、この基本的な目標を容易にするはずです。 幸いなことに、HubSpot ユーザーの場合、これは非常に簡単です。 販売ドキュメントおよび管理追跡ツールは、営業担当者が販売資料を見込み客や顧客と簡単に共有するためのいくつかの異なる方法を提供します。

メール テンプレートの作成

標準化されたメール テンプレートを作成することは、担当者が成功するための 1 つの方法です。 最も一般的に使用される販売資料の一部をメール テンプレートに簡単に追加でき、ドキュメントが自動的に取り込まれます。 営業担当者は、これらのメールを常にパーソナライズするよう忘れないでください。 テンプレートは、電子メールによるアウトリーチの骨子として役立ちますが、見込み客を対象としていない限り使用しないでください。

メール テンプレートに販促資料を追加する方法は次のとおりです。

• 会話 -> テンプレートに移動します。
• 「新しいテンプレート」を選択するか、編集する既存のテンプレートの名前をクリックします。
• テンプレート エディターで、下部のメニューにある [挿入] をクリックし、販売資料を選択します。
• ドキュメント リンクに表示する内容のテキストを編集します。 これは、受信者に表示されるものです。
• 誰がドキュメントを表示したかを追跡するには、[ドキュメントを表示するには電子メールが必要] を選択します。 受信者のリンク プレビューを追加することもできます。
  

これらの一般的に使用される販売資料を含むテンプレートを設定すると、ツールボックスにあるツールを担当者が確実に使用できるようになります。 それは自動的に行われ、担当者は何も探す必要はありません。

共有可能なリンクを作成する

HubSpot の販売資料管理プラットフォームのドキュメントも、リンクを介して簡単に共有できます。 これは、受信者の受信トレイを大きな添付ファイルでいっぱいにすることなく、担当者が情報を共有できる優れた方法です。 これらの共有可能なリンクを使用して、販売資料を社内外で共有できます。

作成するのは非常に簡単です。

• まず、営業 -> ドキュメントに移動します。
• 名前の横にあるチェックボックスをオンにして、送信するドキュメントを選択します。
• タイトルの上にカーソルを置き、[アクション] -> [共有可能なリンクを作成] を選択します。
• 受信者の電子メール アドレスを入力します。 セキュリティを強化するために共有オプションをカスタマイズします。
• 「共有可能なリンクを作成」をクリックします。
• このリンクをコピーして貼り付けて連絡先と直接共有するか、「CRM からメール」というボタンをクリックして、ドキュメントへのリンクを含むメールを送信します。

HubSpot ユーザーでない場合は、販売資料を管理するために使用するプラットフォームが何であれ、このコンテンツを共有するための簡単で繰り返し可能な方法を提供することを確認したいと考えています.

5.販売資料を定期的に更新する

営業担当者が簡単に見つけて見込み客と共有できる一元化された場所にすべての販促資料を配置したら、この組織化されたシステムを維持することが不可欠です。 販売資料を少なくとも年に 1 回、またはビジネスにとって意味がある限り更新することを定期的に行います。

以下を定期的に評価する必要があります。

• ブランディング - 企業は、数年ごとにロゴをブランド変更または更新することがよくあります。 販売資料を忘れないでください。 すべてのドキュメントがブランドと一致していることを定期的に確認してください。
• 製品情報 - 製品およびサービスは変更されます。 販売資料に変更が反映されていることを確認してください。
• 古い日付 - 時間に敏感な取引であろうと、イベントベースの情報であろうと、販促資料には日付が付けられていることがあります。 定期的に文書をくまなく調べ、期限切れになった古い担保を破棄します。

販売資料の更新には、販売チームを支援する新しいリソースの作成が含まれます。 マーケティング チームと緊密に連携して、担当者にとってどのような種類のコンテンツが役立つかをチームが確実に把握できるようにする必要があります。 見込み客や顧客から得た FAQ のリストをチームに作成してもらいます。 また、販売記録や通話を定期的に確認することもできます。 四半期ごとに、この知識をマーケティング チームに伝えてください。 これにより、営業チームとマーケティング チームの両方が、コンバージョンにつながるより優れたコンテンツを作成できるようになります。

適切な販売資料管理でブランドを統一する

コンテンツの作成には、お金は言うまでもなく、多くの時間と労力が費やされます。 そのため、営業チームによって使用されなくなると、かなり悲しいことになります。 しかし、営業資料が散らかっていて整理されておらず、見つけられない場合、担当者を責めることはできません。 彼らの仕事は販売することです。 とにかく古いかもしれないコンテンツのためにGoogleドライブを掘り下げないでください.

販売資料を適切に管理することは、販売チームに力を与え、コンテンツを使用して購入者の旅を促進するための鍵です。 すべての販促資料を一元管理する場所を作成することで、見込み客の前にブランドを配置する際に、部門全体でのブランドの整合性と営業チーム全体での一貫性が確保されます。 販売資料を適切に管理することで、販売チームが作成された価値のあるコンテンツを効果的に見つけ出し、効率的な方法で見込み客に提示できるようになります。 それが、商談の成否を分ける可能性があります。