Zohoプロジェクトによるタスク割り当ての合理化

あらゆる種類のプロジェクトに取り組む際には、明確で効率的なプロジェクト管理が非常に重要です。 一般に、サイズに関係なく、プロジェクトで管理する必要のある多くのステップがあります。

プロジェクト管理ツールを探している市場に出ている場合は、ZohoProjectsが提供するメリットについて聞いたことがある可能性が高いです。 まだお持ちでない場合は、Zoho Projectsがオンラインプロジェクト管理ソフトウェアの形でおそらく最高のツールであり、企業がタスクを追跡し、コラボレーションし、更新に遅れないようにするのに役立ちます。

これは、リソースの割り当てとプロジェクト管理プロセスに非常に役立つ便利なプラットフォームです。 Zoho Projectsを対応するものと区別するのは、異なるアプリケーション間の統合を可能にする巨大なプラットフォームであるということです。

このブログでは、Zohoプロジェクトのすべての機能と利点について詳しく見ていきます。

Zoho Projectsとは何ですか？

Zohoは、無料バージョンだけでなく、各パッケージで利用可能な4つの基本モジュールで構成される強力なプロジェクト管理ソフトウェアを提供しています。 Zohoプロジェクトに含まれるモジュールは、タスクとマイルストーン、プロジェクト、ドキュメント、会議とフォーラム、およびカレンダーです。 これらのツールはすべて、この優れたアプリケーションの既製の機能の重要な部分です。

企業の要件は拡大し続け、強化が必要なため、タイムトラッキング、Wiki、チャット、請求などのアドオンモジュールをアプリケーションに問題なく追加できるため、中小企業に経済的なソリューションを提供できます。

Zoho Projectsとは何かを理解した後、このソフトウェアがシームレスなタスク割り当てを容易にするさまざまな方法を見ていきます。

1.プロジェクトの計画とコラボレーション

プロジェクトの計画や他のチームメンバーとのコラボレーションは非常に難しい場合がありますが、ビジネスにとっては重要です。 幸い、Zoho Projectsを使用すると、Open Office、Photoshop、PDF、ZIPファイル、Microsoft Officeなどのさまざまなアプリケーションからドキュメントをインポートできるため、誰もが同じページに簡単にアクセスできます。

これをさらに一歩進めたい場合は、チームメンバーがドキュメント、プレゼンテーション、ビデオクリップ、スプレッドシートなどのプロジェクト関連コンテンツを作成、共有、応答できるイントラネットページまたはWikiページを作成できます。Zohoの実装はドラッグを提供しますカスタマイズされたページを数分で簡単に作成および更新できるツールをドロップします。

必要なものを優先する場合、Zoho Projectsは、トピックを投稿したり、会話を活発にしたり、コラボレーションを促進したりするためのスレッドを作成できるメッセージボードも提供しています。 会話を続けたい場合は、会社のチームメンバーを招待できるチャットルームを作成するオプションもあります。 組み込みのチャット機能を使用すると、全員が集まって重要なことについて話し合ったり、さまざまなアイデアを共有したり、問題をリアルタイムで解決したりできます。 Zoho Projectsにはチャット機能が含まれているため、アプリをインストールする必要はありません。最も驚くべきことは、必要に応じてチームメンバーが会話を確認するために後で戻ることができるように、完全なトランスクリプトが保存されることです。

2.スタッフポータルを構成します

Zoho Projectsログインの助けを借りて、プロジェクトポータルに顧客を追加しながら、自分の組織からスタッフユーザーを追加することが可能になります。 これにより、完全なスタッフと顧客が1か所で発生するタスクを簡単に調整できるようになります。

また、複数のプロジェクトを作成することも可能です。 実際、必要に応じて、スタッフと顧客をいくつかの専用プロジェクトに割り当てることができます。 顧客は、ポータルに追加するためにZohoアカウントを必要としません。

プロジェクトを作成している間、その特定のプロジェクト専用の電子メールもあります。 このアドレスに電子メールを送信する人は誰でも、プロジェクトの問題に自動的にログインできます。

3.タスクとマイルストーンの設定

タスク管理、タスク依存関係ビュー、およびプロジェクトマイルストーンの助けを借りて、リソース割り当てを実行し、任意の機能についてレポートすることが可能になります。 タスクを設定して、必要に応じてスタッフに割り当てることができます。

これ以外にも、タスクの期日を設定して、タイムリーに配信できるようにすることもできます。 すべてのタスクには、タスクが割り当てられている人は誰でも、そのタスクを実行して完了する間、自分の時間にログインできるタイマーが装備されています。

タスクには添付ファイルと指示を含めることができ、あるタスクの開始が別のタスクの完了に依存する依存関係を形成することもできます。 タスクが完了した直後。 依存関係を閉じるように設定できます。 さらに、タスクのカスタムステータスも構成できます。 マイルストーンは個別に記録する必要があります。 それらをタスクに関連付けることも、一連のタスクのマイルストーンを設定することもできます。

4.プロジェクト時のログの問題

完璧なプロジェクトはほとんどなく、根本的な問題が常に見つかります。 顧客が発生する可能性のある問題または問題をログに記録できるように、問題またはバグの名前が付いた別のタブが存在する可能性があります。 前に述べたように、問題にログインするために固定の電子メールアドレスを郵送することができます。

問題には時間追跡やその他の時間もあり、何かを修正するのにかかる時間をログに記録できます。 必要に応じて添付ファイルを追加するスコープもあります。 使用可能なデフォルトのステータスはオープンとクローズですが、カスタムステータスを追加することもできます。

問題セクションは、実際には、顧客が問題を伝達し、組織が問題に対応してそれに応じて問題を修正できる一元化されたプラットフォームです。

5.ガントチャート

ガントチャートは、進行中のタスクの進行状況を視覚化するためのもう1つの方法です。 タスクリスト、完了率、期限切れのタスク、依存関係、マイルストーンなど、プロジェクトのすべての詳細を確認できます。 カテゴリごとに異なる色が割り当てられているため、タスクを簡単に識別して区別できます。

これに加えて、タスクの再スケジュールと再編成もガントチャートを使用して簡単になります。 タスクを追加し、チャートのある領域から別の領域にタスクをドラッグアンドドロップしてから、必要に応じてマイルストーンを編集することで、計画を変更できます。

さらに、必要な情報の種類に応じて、チャートのビューを切り替えることもできます。 今後の予定日を知りたい場合は、ガントチャートの表示を切り替えて、予定日を最初に表示することができます。 最後に、ガントチャートは、チャートのスケーリング、情報のフィルタリング、必要に応じたタスクデータのエクスポートなど、好みに基づいてカスタマイズできます。

6.タイムシート

Zoho Projectsは、プロジェクトに取り組んでいるすべての個人がZohoプラットフォームに勤務時間と非勤務時間を記録することで、会計を簡単にします。 タイムシートは、プロジェクトの一部に費やされたコストと時間を追跡するためのタスクの開始日と終了日を記録できます。 タスクのタイマーを設定できます。タイマーを停止すると、費やした時間のエントリがタイムシートに自動的に記録されます。

タイマーは、プロジェクトで消費される実際の労働時間を計算するのに大いに役立ちます。 必要に応じて、Zohoプロジェクトには、各プロジェクトの期間中に完了したすべてのタスクの詳細な内訳が含まれています。 さらに、プロジェクトの種類に基づいて、毎日または毎週時間を記録するオプションもあります。

タイムシートの承認プロセスと請求ステータスを確立できます。 時間を記録する前に、エントリのデフォルトの請求ステータスを選択していることを確認してください。 また、エントリに対して明確に定義された承認プロセスを確立して、承認済みおよび未承認のエントリを簡単にフィルタリングおよび表示できるようにすることもできます。

ワンクリックで、顧客、利害関係者、プロジェクトマネージャー、および特定のプロジェクトに関するタイムシートレポートを送信して、完了した作業を理解することができます。 システムに非常に多くのタイムシートが記録されているため、ユーザー、請求、または日付のウィンドウに基づいてレポートを表示することもできます。 レポートが表示されたら、タイムシートデータをPDF、xls、またはcsvファイルとしてエクスポートすることを選択できます。

7.タスクの自動化

自動化は、ZohoおよびZoho Projectsが提供するさまざまなツールのもう1つの主要な利点であり、このルールの例外ではありません。 Zoho Projectsの助けを借りて、問題がログインされ、それに応じて問題が割り当てられたときにすべての重要な関係者に知らせるための自動化された電子メール通知ルールを作成できます。

これ以外に、プロジェクトの問題が高いセキュリティレベルを提供する場合に自動化されたタスクを実行できるビジネスルールを設定することもできます。 サードパーティのアプリケーションがZohoProjectsタスクに基づくアクションを実行できるようにするWebhookを使用することもできます。

Webhookの完璧な例は、緊急のエスカレーションがあるたびにユーザーにメッセージを送信することです。 Zohoには、カスタマイズされた自動化の構成を可能にするカスタム機能があります。これは、ZohoProjectsではすぐには利用できません。

最後に、ブループリントを使用してプロジェクトのプロセスを改善できます。 これは、カスタムステータスの構成と、カスタムステータスのかなり前、最中、直後に続くアクションに役立ちます。 問題に取り組んでいるときは、ステータスを「進行中」に設定できます。 これが発生した直後に、タスクが進行中であることが顧客に通知されます。 タスクが終了したら、ステータスを「テスト中」に設定して、顧客が確認できるようにすることができます。 ブループリントは、セグメント化されたタスクの自動化に非常に役立ちます。

8.Zohoレポート

高度な分析とビジネスインテリジェンスアプリケーションであるZohoReportsは、データを取得し、視覚的に明確にマッピングするのに役立ちます。 ZohoProjectsのようなプロジェクト管理ソフトウェアとZohoReportsの統合により、データを実用的な洞察に変えな​​がら、チームの進捗状況に関する詳細な洞察を提供できます。

Zoho Reportsは、カスタマイズ可能で洞察に満ちたダッシュボードを備えた全体像を提供します。 プロジェクトのステータス、チャートの焼き付け、時間の使用、チームが点を結び付けてプロジェクトの洞察を実行に移すのに役立つ実際のレポートの計画と実行など、さまざまなレポートを簡単に作成できます。

9.Zoho請求書の統合

Zoho Invoiceの助けを借りた組み込みの統合は、ログに記録されたタイムシートを使用して請求書を自動的に生成するのに役立ちます。 会計のプロセスを合理化したい場合は、ZohoInvoiceアプリケーションも確認してください。

Zoho Projectsは、プロジェクトのパフォーマンスを最適化し、タスク時間を計算し、Zoho Invoiceを使用して支払い用の請求書を送信しながら、タイムシートデータを目的の形式でエクスポートするのに役立つ時間追跡機能を提供します。 [請求書の作成]オプションをクリックすると、タイムシートデータをZoho請求書にロードできます。

10.ドキュメント管理

Zoho Projectsは、ファイルを保存および共有するための効果的かつ安全な場所として機能し、チームが必要に応じてファイルを共有およびアクセスできるようにしながら、ファイルを整理するのに役立ちます。 ドキュメント、ビデオ、レポート、クリップ、スプレッドシートのいずれであっても、Zohoプロジェクトのすべてのファイルを簡単に送信および保存できます。

Zoho Projectsの優れた機能は、以前のバージョンのファイルを保存すると同時に、ファイルを簡単に復元し、必要に応じて以前のバージョンに戻すことができることです。 最後に、Zoho Projectsには、すべてを検索せずにファイルを見つけるのに役立つ強力な検索ツールが含まれています。 Zoho Projectsは、どこからでも簡単にドキュメントを共有できるようにするのに役立ちます。

結論

前述のように、Zoho Projectsは、プロジェクト管理プロセスをシンプルかつ効率的にするのに役立ちます。 ただし、このプラットフォームでは、多くのプロセスを簡単に自動化し、自動レポートとワークフローで時間を節約することもできます。

プロジェクトに取り組んでいるすべてのプロジェクトを表示し、プロジェクトに関連するドキュメントを共有するのは簡単です。 さまざまなアプリケーションをZohoProjectsに統合して、すべてを管理しやすくすることもできます。 全体として、ZohoProjectsは多くの利点を備えた強力なプラットフォームです。

組織向けにZohoプロジェクトを設定する際にさらに支援が必要な場合、または統合タスクのサポートが必要な場合でも、専門家の支援を得るためにEncaptechnoに連絡してください。 知識豊富で経験豊富な専門家のチームが喜んでサポートいたします。