生産的なオフィスのための20の最高の組織のヒント

どこで働くかは、あなたの機能に影響を与えます。 混乱した、混沌とした、または迂回する状態で作業すると、作業に影響を与え、おそらく悪影響を及ぼします。

あなたが通常の情報スペシャリストに似ている場合、あなたはあなたのエネルギーの大部分をPC画面の前に座って投資します。 あなたの仕事がPCの周りを回っているという事実にもかかわらず、あなたのオフィスは、全体として、あなたが賢明であるのと同じくらい有益であるのを助けるべきです。

効率的なオフィスには大きな利点があります。 いずれにせよ、それはコントロールとスキルの感情を与え、それはより高い量の効率を促します。 第二に、それが整理されたという単純な真実は、流用から保護します。 あなたの整理されたオフィスは、近づいてくる仕事を吸収し、進歩のためにあなたを位置づけることができます。

1.クレンジングから始めます

パージなしでは、収益性の高いワークスペースを作成することはできません。

あなたのオフィスの状態に応じて、クレンジングは数時間から丸一日までどこでも行うことができます。クレンジングの最後の目的は、完全に混乱のないオフィスを持つことです。

2.キャッチイットスペースを作ります。

各オフィスには、近づいてくるゴミを発見する場所が必要です。 オフィスに流れ込むゴミには、基本的に3つの種類があります。

1）命令型アーカイブ、

2）保管しなければならないもの（コート、傘、トラベルマグ）、

3）廃棄物。

キャッチイットスペースは、オフィスの最もクリアなゾーンに設定する必要があります。 玄関がある場合は、玄関の片側にキャッチイットスペースを作ります。 作業場にいる場合は、通路の近くにキャッチスペースを作ってください。

キャッチイットスペースには次のものが必要です。

1）アーカイブ用のクレデンザまたはプレート。

2）ラック、スネア、または重要なものを置くためのケース。 と

3）ゴミ箱。

あなたのキャッチイットスペースはあなたが少しの労力であなたのオフィスをきれいに保つことを奨励します。

3.作業領域を乱雑にしないでください

オフィスで最も重要な物理的スペースは作業エリアです。

非常に多くの人々が、乱雑さのない作業場で働くときに最も有益であると感じています。 他の個人は、ほとんどの場合想像上の種類で、混乱した環境で繁栄します。

あなたが革新的で謎の混乱への愛に親しみを持っている場合、その時点であなたに合ったことをしてください。 私たちの働き方は、私たちの職場環境に反映されています。 完璧なワークスペースは、有益な作業プロセスになります。

4.作業領域の周りに2つのレポートプレートを配置します

2プレートのフレームワークは、最も複雑でなく、接近する紙を処理するのに最適です。

フレームワークは次のように機能します。

1）新しいプレート、新しいレポート。

2）古いプレート、開いた、またはざっと見たと報告し、管理する必要があります。

すべての新しい、新しい、または未開封のレコードが新しいプレートに入れられます。 このプレートは、オフィスに蛇行する個人が作業エリアの周りに物を投げつけるのを支援するためのものです。 プレートをポイントします。 新しいプレートは、管理する必要のあるすべてのものにもかかわらず、それのためのものです。 未開封の封筒、オーガナイザー、レコード–準備ができたら、すべてがしっかりと積み重ねられ、完全に積み重ねられます。

古いプレートは、開いたものの同時に管理する必要があるもの（フィルター、ドキュメント、転送など）用です。 それはその日の計画に似ていますが、とにかくそれはあなたのオフィスのいたるところに散逸していません

これは非常に基本的な方法論ですが、作業領域から紙の混乱を取り除くために熟考し、ますます収益性を高めることができます。

5.2つのゾーンを作成します

すべての作業が同等になるわけではありません。 この2つのゾーンの観点からオフィスアソシエーションにアプローチする必要があります。

ゾーン1：コンピューター作業。 これは、従来の作業領域です。 あなたはここにあなたのエネルギーの大部分を投資し、物をぶち壊し、物事を完成させます。

ゾーン2： PC以外の作業。 これは、PC以外のことをするために行く場所です。 これは同様の作業領域である可能性がありますが、基本的には、スクリーン、ロープ、および充電器がない別のゾーンです。 これは、レコードを調べたり、iPadを利用したり、書類に署名したり、レポートをチェックしたり、封筒にスタンプを押したりするときに行く場所です。

オフィスを扱う2つのゾーンの方法は、あなたがあなたの仕事を手配することとあなたが1日1回管理する種類のものを完了することを扱うあなたの方法の両方を奨励します。

5.物理的な物品を引き出しに入れるか、プレートを選別します。

ほとんどの職場では、いくつかの規定が必要です。 確かに、持ち物を15個に減らした並外れた穏健派のアンドリュー・ハイドでさえ、iPhone、充電器、ヘッドフォン、カメラ、シェード、財布を置く場所が必要です。

15個でも500個でも、すべてを言う場所、つまり誰もが見ることができない場所が必要です。

作業エリアキャビネットは賢明な場所です。 インパルスから戦略的な距離を保ち、魅力的なホッチキス、エレガントなテープコンテナー、かわいいペーパーカットホルダーを作業領域に配置します。 一般的に、これらの規定は、キャビネットのように整理されたオープンな場所に保管する必要があります。

6.より大きなゴミ箱を入手する

大きなゴミ箱はやや無意味に聞こえますが、それは本当に重要なハックです。 これが理由です。 オフィスに入る紙の大部分は、記録するのではなく、廃棄またはデジタル化することができます。 書類の文書化は、最も時間がかかる用事の1つであり、これらの方針に沿って最も先入観があります。

広大なゴミ箱は次第に紛れもないものになるので、一般的にはもっと頻繁にそれを検討するでしょう。 余分な紙がワークスペースに入ってきた時点で、「どうしたらいいかわからない」のしわくちゃの紙の塔に積み重ねるよりも、ゴミ箱に入れなければなりません。

より大きなゴミ箱はさらにゴミ箱の洪水を防ぎます。 最もひどいタイプのオフィスの混乱の1つは、3日前にその能力を達成したゴミ箱です。 より大きな缶を手に入れれば、ますます浪費する人を摂取する能力が得られます。 再利用することをお勧めします！

7.スペースを合理化します。

他のことをする前に、毎日の初めに数分かけてワークスペースを作成し、混乱させてください。

乱雑さのない状態にすることで、よりわかりやすく考え、より良い結果をもたらすことができます。 スペースを片付けて整理することで、収益性を大幅に高め、物事のスキャンに費やす時間を制限できます。

8.陰影のハエまたは生きている植物を含めます。

陰影は、1日の期間中、心の状態と効率に大きく影響する可能性があります。 青は滑らかさの感情を作り、あなたを中心にさせますが、赤は正確さと細心の注意を必要とする仕事には並外れています。

植物も同様に個人が集中できるようにすることができます。ワシントン州立大学の調査によると、厳粛な作業スペースの植物に紹介された専門家は、焦点が絞られておらず、ますます有益であり、次第に注意を払っています。

9.作業スペースを飾ります。

陰影と植生にもかかわらず、ワークスペースのいくつかの個別のコツは、あなたをますます素晴らしく緩く感じさせることができ、それは最終的にあなたの効率をサポートすることができます。

たとえば、表彰や助成金、その他の活気に満ちたもので、実り多い、認められた、そして意欲を感じさせるものです。

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10.最も恐れている任務を殴られた道から外します。

誰もが毎日の議題に1つ以上の課題を抱えており、それは実際にそれを行う可能性が非常に恐ろしいように見えるという理由だけで、押し戻され続けています。

その用事は本当にあなたが最初に終わらせるために努力すべきものです。 課題を完了する最後の瞬間まで持ちこたえるのではなく、できるだけ早い機会にそれをプレートから外してください。

あなたのさまざまな取り組みは、相関関係によってそれほど圧倒されていないように見え、1日を通してその1つの割り当てについて心配するのをやめ、一般的に言えばますます有益になります。

11.さまざまな事業を組織し、代理します。

あなたのセンターは最初に最も重要な事業に行くべきです、それであなたがするすべてと正確にすべてが本当にどれほど重要であるかマイナーであるかを考えてください。

可能であれば、必要性の低いものを脇に置き、それらを指定または再利用するための取り決めを考えてください。そうすれば、自分の立場や組織の価値を高めるものにより多くのエネルギーを投資できます。

12.電子メール通知を強制終了します。

受信トレイに届いた各電子メールを熟読するのではなく、設定された暫定的に警告を削除してメッセージを確認してください。

なんで？ あなたの電話や仕事場に現れる一貫した電子メールの注意は本当にあなたの中心的な興味を壊す可能性があります。

男性が電子メール通知によって妨げられるのを取り戻すには64秒かかります。電子メールを閲覧する時間を少なくすることで、同様のメッセージを20％短縮して送信および取得できます。

13.短い休憩を取ります。

広場を散歩するときも、近くの喫茶店に急いで行くときも、雑誌を読むときも、仲間とおしゃべりするときも、仕事に関係のない短い休憩を取ると、処刑に大きな影響を与える可能性があります。

休憩を放棄すればするほど、効率は低下します。

14.動き回る。

運動はあなたの体に役立つだけでなく、あなたの仕事の実行にもプラスの影響を与えるのに役立ちます。 マッキンタイア氏によると、身体運動は感情的な幸福と中心に影響を与えるように思われる。

より研ぎ澄まされ、徐々に利益を上げていると感じるための信じられないほどの方法？ 一日の最初の部分で走り続けるか、運動で一日を始めましょう。 あなたの休憩時間にいくつかの活動に忍び込むように努力することも害はありません。

15.音楽に耳を傾けます。

イヤホンを装着しているからといって、常に引きこもりがあるわけではありません。

作業中は、最も愛されている曲にチューニングすることで、ゾーンに入り、やることリストを作成することができます。同様に、イライラしないように、邪魔にならないフラグを共同編集者に送信します。

16.機器を更新します

どのオフィス機器があなたを後押ししたり、あなたのオフィス計画を混乱させたりしていますか？ PCにメモリまたはハードドライブの再設計が必要ですか？

おそらく、古いプリンター、ファックス機、スキャナーを処分し、リソースを多機能プリンターに投入する絶好の機会です。

または、一方で、粗いプッシュホン電話をスピーカーフォンに更新する時間です。 オフィスマシンの有用性を高め、ワークスペースにアクセスしやすくします。

17.エリアを切り替えます。

上司が許可するという偶然の機会に、別の状況で働くために週の半ばに少し時間がかかります。

図書館や近くの停留所（気候が許す限り）に向けてビーラインを作るか、静かで特徴的な光が降り注ぐ場所を見つけてください。 これは、新しい考えを導き出したり、古い問題に新しい光を当てたりするのに役立ちます、とKhaitanは言いました。

18.毎日の目標を記録します。

すべての場合において、あなたがしなければならないことすべてを監視することは簡単ではないので、毎朝、その日の目標を記録することから始めてください。

センターが壊れたり、長引いたりした時点で、このランダウンを利用して軌道に乗ることができます。

ポストイットまたは作業領域から間違いなく明らかなものに要約を書き留めます。その時点で、何を削るべきかについての通知が必要なときに戻ってきます。

19.ドキュメントフレームワークを再検討します

完全に高齢化するにつれ、紙の文書を保管する必要性は減少しました。

あなたの店は慎重に何ができますか？ ドキュメントをコピーしていると言うのは正確ですか？ 以前に利用したレコードやオーガナイザーの一部を省くことができる場合があります。 PCにドキュメントを片付ける場合は、通常のバックアップを行っていることを確認してください。

スムーズなレコーディングフレームワークを作成するための備蓄の考え方は次のとおりです。

• 集まりの封筒を作る–そこに、すべての「話し合うこと」を、与えるべきもの、与えるべきレポートなどと一緒に入れます。 それはあなたが集会のために準備されることを可能にし、そして取得が一緒に動かされることでさえあなたが心配することを惜しまないでしょう。

• WOR封筒を作成する–ですから、私たちの混乱した紙の多くは、他の人が反応するか行動するまで保留されているものです。 それらをWOR（Waiting on Response）エンベロープで囲みます。 あなたが追いつく必要があるかもしれない特別な活動のためにそれを数日おきにチェックしてください。

• キャパシティボックス–安価なキャパシティボックスを使用して、文書化されたレコードを保持し、現在のレコードスペースから取り出します。

• マガジンボックス–マガジンボックスまたはカバーを使用して、本当に保管する必要のあるマガジンやリストを保管します。 参照や調査のために本当にそれらを必要とすること、一般的にそれらを再利用すること、または与えることを確実にするならば、それは理想的です。

• 封筒の閲覧–重要ではない、閲覧する必要のある印刷物やアーカイブのレコードを指定します。

• クロニクルドキュメント–事業が終了したら、資料の大部分をまとめて記録します。 事前にタスクの「作業用封筒」を保管してください。

• 毎週記録する–ドキュメントを盛り上げる機会を与えないでください。 論文を「ToFile」オーガナイザーに入れ、週に1回すべてを文書化します。

終わり

あなた自身の収益性の枠組みをあなたのオフィス協会の戦略と統合することを忘れないでください。 いくつかの効率戦略は、あなたのオフィスを整理することに対処するための特定の方法を規定しています。

好みの階層戦略や収益性のフレームワークが何であれ、整理されたオフィスを作るのに我慢しないでください。 一時停止すればするほど、浪費する時間が増えます。 これは、生産性を高めるためのヒントを整理するためのより多くのアイデアを提供するクリエイティブなインフォグラフィックです。

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