ビジネスレターとは: 種類、ヒント、フォーマット

ビジネスレターはプロフェッショナルなコミュニケーションにとって重要であり、企業環境において極めて重要な役割を果たします。 これらの正式な文書は、個人、組織、またはその他の利害関係者間で情報、要求、または提案を伝達するための構造化された手段として機能します。

ビジネスレターは、明確さ、プロフェッショナリズム、エチケットの基準を体現しており、ビジネス環境における効果的なコミュニケーションのための基本的なツールとなっています。 この記事では、ビジネスレターの書き方とその種類、そしてプロフェッショナルなコミュニケーションのためのレターの作成方法について詳しく学びます。

ビジネスレターとは何ですか?なぜ重要ですか?

ビジネスレターは、企業が顧客、従業員、利害関係者、またはその他の個人と専門的な通信を行うために使用する正式な手紙の一種です。 ビジネスレターは、製品の宣伝、イベントの招待状、企業コラボレーションの招待状、感謝祭のメモなどの送信など、さまざまな目的に使用できます。

ビジネスレターの重要性は、ビジネスレターがクライアントや組織との職業上の関係を維持するための正式な情報共有方法であるという事実にあります。 さらに、それは書面で共有され、専門的に共有される情報の将来の参照として使用できます。

ビジネスコミュニケーションにおける手紙の種類

プロフェッショナルなコミュニケーションに使用できる、さまざまな種類のビジネス レターが用意されています。 最も人気のあるものには、Office メモランダムのウェルカム レター、リクエスト レター、アナウンス レター、終了レターなどが含まれます。ここでは、その他の重要なビジネス レターを詳細に列挙します。

• カバーレター:仕事に応募する際に候補者が履歴書と一緒に送るビジネスレターです。 これは、候補者が専門的な経験、資格を持ち、応募した仕事に興味を持った理由を伝えるのに役立ちます。
• 推薦状:推薦状は、その人の職業倫理、資格、専門知識を確認する別の専門家によって個人に提供されます。
• ビジネスへの招待:これらの手紙は、個人または企業をイベントに招待する正式な方法です。 手紙は、招待者の間に興奮と期待を高めるような方法で書かれるべきです。
• 苦情レター:このビジネス レター タイプは、製品またはサービスに関連する懸念や苦情を提起するために使用されます。 問題に対処し、解決策を探すために使用されます。
• 注文書:注文書は、商品やサービスの販売と購入を承認し、その仕様を提供する正式な書簡です。 これらは、関係当事者間の取引を記録する法的文書です。
• 退職届:このタイプの手紙は、従業員が雇用主に退職とその背後にある理由を通知するために使用されます。 退職届には、退職の宣言、退職理由、最終勤務日、お礼状が含まれます。
• オファーレター:候補者が空席に選ばれると、オファーレターが候補者に提供されます。 手紙には給与パッケージ、役職、配属部署が明記されており、彼が入社した場合に得られるすべての福利厚生が記載されている。
• セールスレター:ビジネスコミュニケーションにおけるセールスレターは、顧客に製品やサービスを紹介するために使用されます。 営業チームは、潜在的な購入者に連絡したり、既存の顧客に製品を宣伝したりするためにこれらのレターをよく使用します。

ビジネスレターのフォーマットと書き方

ビジネスレターの見た目と読みやすさには、正確な形式を使用することが不可欠です。 ビジネス コミュニケーション レターを作成する予定がある場合は、次のビジネス コミュニケーション レターの形式が効果的な文書の作成に役立ちます。

• 冒頭:手紙の冒頭には、メールアドレス、記入日、受取人の名前、会社名、住所が含まれます。 住所、受取人の情報、日付の間は 1 行飛ばしてください。 住所付きのレターヘッドを使用している場合は、住所を追加する必要があります。
• 挨拶:受信者に「親愛なる」という形で呼びかけ、その肩書きと故人の名前「親愛なるグレンジャー様」を添えてください。 性別がわからない場合は、「Dear Taylor Dean」のように完全な名前を伝えてください。 挨拶の終わりには必ずコロンを付けてください。
• 本文:最初の段落は、自分自身と手紙の意図について述べることから始めます。 次の段落では、要点の詳細を強調します。 最後の段落では手紙の目的を改めて述べ、必要な行動を促す内容を提供する必要があります。
• 結び:手紙は「敬具」または「敬具」のような正式な結びで終わる必要があります。 カジュアルな手紙の場合は、「敬具」または「よろしくお願いします」などの結びを使用できます。 必ず末尾にカンマを追加してください。
• 署名:閉じた後、4 行をスキップして名前を追加します。 次に、もう 1 行スキップして、役職名と組織名を追加します。 ハードコピーを送信する場合は、その欄に青または黒のインクで名前を署名してください。
• 同封物:この下に書類を添付し、ここに適切に記載する必要があります。

ビジネスレターの書き方のヒント

ビジネスコミュニケーションレターを書くときは、送信する前にすべての情報が正しいことを確認してください。 さらに、手紙は 1 ページで正確に完了するようにしてください。 効果的なビジネス レターを書くために従うことができるヒントをさらにいくつか紹介します。

• 手紙は短くシンプルにし、専門用語の使用は避けてください。
• フォーマル、インフォーマル、断定的、ユーモラスなど、手紙の種類に応じて適切な口調を使用してください。
• 文字のスペルや文法上の誤りがないか何度か確認してください
• 手紙で取り上げるべき重要な点をすべて書き留めて、慎重に手紙を計画します。
• 手紙の内容を校正し、不要な単語やフレーズを削除します
• 性別、人種、宗教に関連する差別的な言葉の使用は避けてください。

ビジネスレターのテンプレート

ここでは、プロフェッショナルな印象のビジネス コミュニケーション レターを作成するために使用できる、最も一般的なビジネス レター テンプレートをいくつか紹介します。

1. セールスレターのテンプレート

セールスレターは、製品やサービスの購入など、特定の行動を読者に促すために使用されます。 よく書かれたセールスレターは、企業が売上を増やし、ビジネス関係を管理するための優れたツールとなります。

2. オファーレターのテンプレート

オファーレターは雇用条件からなる正式な文書のようなものです。 これは、給与、福利厚生、その他の仕事の詳細などの詳細を記載した、従業員と雇用主の間の合意として機能します。

3. 推薦状のテンプレート

推薦状は、個人のスキル、資格、特性を証明できる人によって書かれた文書です。 この手紙は主に奨学金、仕事、学術プログラムを支援するために使用されます。

4. 終了通知

解雇通知書または解雇通知書は、雇用の終了または二者間のその他のビジネスパートナーシップの終了に対処する文書です。 たとえば、雇用主は従業員に、仕事から解雇されたことを記載した解雇通知書を渡すことができます。

5. 苦情レターのテンプレート

苦情レターは、製品やサービスに関する懸念、またはその他の苦情を提起する書面によるコミュニケーションです。 この手紙の目的は、あらゆる問題の解決を求めることです。

6. カバーレター

カバーレターまたは履歴書は、仕事に応募する際に履歴書に添付する 1 ページ (250 ～ 350 ワード) の手紙です。 この説得力のある文書は、なぜあなたがそのポジションや仕事に適しているのかを説明します。

7. お礼状のテンプレート

名前が示すように、感謝状は、誰かの援助や行動に対する感謝の気持ちを表明する正式な文書です。 面接や会議の後、または贈り物やその他の親切な行為を受け取った後は、お礼状を送ることができます。

8. ビジネスへの招待

ビジネス招待状またはビジネス招待状は、人、グループ、企業、または個人を会議やイベントに招待する正式な方法です。

ビジネスコミュニケーションレターを書くためのトップソフトウェア

プロフェッショナルな印象のビジネス レターを作成するための複数のツールやテンプレートを提供する、さまざまな種類のソフトウェアがあります。 これらのツールが提供するテンプレートを使用すると、ビジネス レターを簡単に迅速に作成できます。 おすすめのものをいくつか紹介します。

• マイクロソフトワード
• Googleドキュメント
• LibreOfficeライター
• アップルページ
• OpenOfficeライター

結論

よくある質問