組織図とは何ですか?

企業や組織がその規模に関係なく、効果的かつ調和的に機能し、設定されたそれぞれの目標を順番に達成するには何が必要でしょうか? おそらく、必要な能力を備えた適切に選ばれたチーム、対象グループのニーズを満たすための個別の行動戦略、必要なリソースの獲得など、さまざまな要素を挙げることになるでしょう。

それでも、あなたが省略している可能性がある非常に重要な要素がもう 1 つあります。それは、企業または組織が確立する効率的な構造です。 この構造は、いわゆる組織図によって効果的に視覚化される依存関係と責任で構成されます。 以下では、このツールが正確に何であるかを説明するとともに、その使用がさまざまな業界で活動する企業や機関にどのようなメリットをもたらすかを指摘します。

組織図 – それとも何?

組織図は単なる単純で単純な図ではなく、特定の企業、機関、その他のエンティティの構造を描写するための、しかし最も重要なことは理解するための複雑な管理ツールです。 これは、階層 (最上位レベルから最下位レベルまで)、責任の分割、およびさまざまなエンティティ (さまざまなチームまたは個人) 間のリンクをグラフィックで視覚化したものです。

これは、各部門の役割とその責任範囲と能力を明確に定義することで、会社や組織の構造を把握するのに役立つため、従業員 (特に入社したばかりの従業員) にとって便利な手段です。 また、企業や機関がどのように運営されているかを知りたい外部者 (潜在的な投資家やパートナーなど) にとっても実用的です。 したがって、組織図の本質は、透明性を確保し、手元のリソースを効果的に管理することにあります。

組織図には何が含まれますか?

さまざまなタイプのツールが説明されています (階層型から機能型、マトリックス型、つまり進行中のプロジェクトに焦点を当てたものまで)。 正確にどのような要素が含まれるかは、特定のケース (特に企業の規模と事業を展開する業界) によって異なります。 ただし、ほとんどの場合、次のような要素に関する情報が含まれます。

• 幹部– 視覚化の最上位部分では、会社または組織全体に関する重要な意思決定を担当する最も重要な幹部職に配置されます。 ここには通常、社長、副社長、部長（人事、マーケティング、開発、営業などの部門）、場合によってはトップマネージャーなどが登場します。
• 個々の部門または部門– 各部門 (マーケティング、人事、IT、販売、法務、コンプライアンスなど) は別個のブロックで表され、その中には個々の役職と役割があります (部門内には責任を負うチームが存在する場合もあります)特定の分野 (マーケティング部門、コミュニケーション、パフォーマンス、アウトリーチ チームなど)、
• 役職の内訳- 各部門または部門内で、企業または機関に存在する特定の役職 (取締役から上級および若手専門家、インターンおよび研修生まで) も、多くの場合、割り当てられた責任とともにリストされます。
• コミュニケーションラインと従属関係- 構造のグラフィック表現の一部として、誰がその活動を報告する責任があるのか​​、誰にそのような報告書を提出する必要があるのか​​も示されています。
• キー/凡例– グラフィカルな視覚化には、図で使用されているさまざまな記号や線の意味を説明するキーや凡例も含まれることがよくあります。 これにより、すべてのユーザーが構造を確認し、さまざまな要素すべての意味を理解しやすくなります。

なぜ会社に組織図が必要なのでしょうか?

組織図を作成すると何の役に立つのでしょうか? 第一に、この方法により、従業員は構造内での自分の位置をより簡単に理解できるようになります。従業員は、自分のタスクが何であるか、正確に誰に責任があるのか​​ (基本レベルと上位レベルの両方)、問題が発生した場合に誰に頼るべきかを知ることができます。

さらに、別の部門の担当者のサポートが必要な場合は、組織図で特定の分野の責任者を自分で確認し、（ほとんどの場合）問題を適切な担当者に依頼したことを確認できます。 このようにして、コミュニケーションと責任の境界線を明確に定義することで、混乱や作業の中断を避けることができます。 同時に、前述のグラフィカルな視覚化により、ギャップや作業負荷が多すぎる領域を特定することも可能になり、アクティビティをより効率的に分散することが可能になります。

組織図 - 概要

上記の利点を考慮すると、組織図なしで会社、機関、またはその他のエンティティを管理することは、気の遠くなるような非常に困難な作業になると言って間違いありません。 コミュニケーションはより長くなり、意思決定は（内部構造と関係についての十分な知識が不足しているため）熟考されなくなり、リソースは最適化されていない方法で配置されます。

組織図は管理を容易にすると同時に、会社または組織全体を理解し、さらなる成長と成功のために改善と変更を実施できる領域を特定することを可能にします。 したがって、すべての企業や機関は、たとえ小規模であっても、正確かつ（極めて）最新の組織図を作成するよう注意する必要があります。

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著者: クラウディア コワルチク

言葉では伝わらないものをデザインに伝えるグラフィック＆UXデザイナー。 彼にとって、使用されている色、線、フォントのすべてに意味があります。 グラフィックとウェブデザインに情熱を注ぐ。

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