プロジェクト管理ソフトウェアを使用する理由| | #10 プロジェクト管理を始める

すべてのプロジェクトの実装にはソフトウェアの使用が必要ですか? おそらくそうではありません。 しかし、時間と結果の精度が重要な場合、手元にある電卓で複雑な計算をメモリ内で実行する価値はありますか? 参加者が興味深く簡潔なプレゼンテーションを読みたいときに、ノートでいっぱいのバインダーを持って会議に来る価値はありますか?

プロジェクト管理ソフトウェアを使用する理由- 目次：

1. 序章
2. 時間を節約
3. プロジェクトのステータスを監視する
4. 情報を利用可能にする
5. プロジェクトの継続性を確保する
6. 概要

プロジェクト管理ソフトウェアを使用する理由序章

プロジェクト管理ソフトウェアを使用するために説得する必要はありません。 特に、紙の上では実行できない大規模で複雑なプロジェクトについて話している場合. ただし、プロジェクト管理ソフトウェアを使用する利点を整理することは価値があります。 まず、私たちの PM の実践において、これらすべての領域が管理されているかどうかを検討してください。 次に、プロジェクトとチームワークの詳細に最適なソフトウェアを選択できます。

プロジェクト管理ソフトウェアのユーザーにとって改善が不可欠な 4 つの領域を強調したいと思います。 これらは：

• 時間を節約
• プロジェクトの状況を監視する
• 情報の入手可能性の確保
• プロジェクトの継続性を確保する

以下でそれらを1つずつ見ていき、その後、注目に値するソフトウェア機能の説明と、市場で入手可能な最も人気のあるソリューションのいくつかを見ていきます.

時間を節約

ソフトウェアの時間節約の利点は、主にプロジェクト編成の改善にあります。 これは、プロジェクト フレームワークの単純な計画と柔軟なスケッチを意味するためです。 プロジェクト憲章やガント チャートの準備は、後でプロジェクトを管理するために使用するプログラムですぐに行うと、はるかに簡単で実用的です。

実際、外部ツールを使用する代わりに、カンバン ボードまたはプロジェクト バックログに投稿された詳細なタスクを使用して、プロジェクトの進行に合わせて計画を補足することができます。 これにより、具体的なプロジェクト チーム メンバーが特定のタスクに費やした時間の、完全に現実的な測定値が提供されます。

ただし、プロジェクトの時間管理に関しては、ソフトウェア自体の選択と、それがチームにとって既に使い慣れているかどうかが非常に重要です。 結局のところ、プロジェクト管理プログラムの複雑さは大きく異なり、学習曲線をナビゲートするのが難しくなる可能性があります。 Firmbee はプロジェクトの管理に必要なすべてのツールを含む透明な環境ですが、Jira はタスクの自動化と外部プログラムとの統合を可能にする巨大で非常に複雑なツールです。

プロジェクトのステータスを監視する

プロジェクト管理ソフトウェアの 2 つ目の重点分野は、プロジェクト ステータスのリアルタイム監視です。 各プログラムには、統計を視覚化するための分析ツールが含まれています。 それらは、とりわけ次のことを示しています。

• タスクの実装の現在のステータス– 完了したタスクの数と時刻、誰がどのタスクを完了したか、
• 実際の結果を仮定と比較する– たとえば、タスクの平均時間を実際のコースと比較するチャートを使用する
• 予算の執行状況など
• 物事が正しい方向に進んでいるかどうかを評価するための予測ツール。

情報を利用可能にする

このソフトウェアが解決に役立つもう 1 つの問題は、チームと関係者がプロジェクト情報をリアルタイムで利用できるようにすることです。 プロジェクト管理ソフトウェアの主な利点は、いつでもログインできることと、タスクを編集したり、個々のチーム メンバーのパフォーマンス統計を表示したりするなど、権限を区別できることです。 たとえば、クライアントには、特定の週に完了したタスクを表示する機能が提供されますが、次の日に完了するタスクのリストを編集する権限は提供されない場合があります。

一言で言えば、3 番目の重要な領域は、プロジェクト内の適切な秩序の維持とコミュニケーションの透明性を促進することです。 最後になりましたが、編集されたオンザフライの共同プロジェクト ドキュメントを使用すると、プロジェクトの目標に貢献する割り当てられたタスクを完了するためのチーム メンバーシップと責任感を構築するのに役立ちます。

プロジェクトの継続性を確保する

プロジェクト管理ソフトウェアを使用することの重要だが見過ごされがちな利点は、人事異動が発生した場合でも継続性を維持できることです。 これらは、プロジェクト マネージャーと他のチーム メンバーの両方に影響を与える可能性があります。 プロジェクトの履歴データと分析ツールが利用できるおかげで、新しい人は比較的簡単に状況を把握し、すぐに新しいタスクに取り掛かることができます。 彼女は、プロジェクトの完全なドキュメントを確認しなくても、特に、何が既に完了しているか、どのタスクがチームに問題を引き起こしているか、プロジェクトがスケジュールと予算に従って実施されているかどうかを知ることができます。

概要

プロジェクト管理ソフトウェアは、プロジェクトの完了に必要な時間を短縮します。 タスクの計画から委任、チーム メンバーによる完了の確認まで、プロジェクト マネージャーが毎回記録する必要はありません。 これらのすべてのステップがより効率的に実行されます。 したがって、適切なプログラムの学習に時間を投資することには価値があります。

また、現在の状況の監視を容易にし、すべての利害関係者がプロジェクト関連の情報にいつでもアクセスできるようにします。 これに加えて、すべてのデータを 1 か所に集めて簡単に操作できるという非常に便利な点を追加する必要があります。 これらの機能により、大幅な人事異動が発生した場合でも、プロジェクトの継続性を確保しやすくなります。

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作者: キャロライン・ベッカー

プロジェクト マネージャーとして、Caroline は、最適なワークフローを設計し、プロセスを最適化するための新しい方法を見つける専門家です。 彼女の組織力と時間的プレッシャーの下で働く能力により、彼女は複雑なプロジェクトを実現するのに最適な人物となっています。

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プロジェクト管理の開始:

1. プロジェクトとは？
2. プロジェクト管理とは？
3. プロジェクトを管理するには？
4. プロジェクト管理方法
5. プロジェクトの種類
6. 4つのプロジェクト例
7. プロジェクトの優先順位付け
8. プロジェクト活動の分野
9. プロジェクト管理における成功の定義
10. プロジェクト管理ソフトウェアを使用する理由