作業分解構造 – プロジェクトで作業を効果的に委任する方法は? | | #30 プロジェクト管理を始める

プロジェクトの計画中に、プロジェクト マネージャーは、目的の割り当て方法、完了するタスク、いつ、どのスペシャリストを含めるかを決定します。 そうすることで、彼または彼女は作業分解構造 (WBS) を作成します。

作業分解構造 – 目次:

1. 序章
2. 作業分解図
3. チーム内の責任 (チーム/共同所有権)
4. まとめ

序章

適切に考案された作業分解構造 (WBS) は、スムーズなチーム ワークフローに変換されます。 関係する各人は、特定のタスクを実行する目的、割り当てを誰から受け取り、誰に渡す必要があるかを知っています。 たとえば、3 人のチーム メンバーが 1 人の人から同時に助けを必要としている場合などに、負担が大きすぎる人を見つけやすくなります。 したがって、WBS を使用すると、すでに計画段階でワークフロー プロセスを最適化できます。 これは、プロジェクト作業の非常に重要な側面、つまりタスク完了に対するチームの説明責任を提供します。 しかし、プロジェクトに最適な作業構造を計画するにはどうすればよいでしょうか?

作業分解図

分業の構造は、通常、ツリーを使用して視覚化されます。このツリーでは、プロジェクト ライフ サイクルのフェーズがマークされ、ますます詳細な目標に分割されます。 これにより、タスクの期間とタスクを完了するためのコストを計画しやすくなり、チーム メンバー間で責任を適切に配分することも容易になります。

その際、WBS は何を実装するかを指定しますが、「どのように」という質問には答えないことに注意してください。 詳細レベルを制限するという原則にも注目する価値があります。 プロジェクトの種類と正式な要件によって異なります。 医療機器や化学試薬の製造には異なるレベルの計画が必要であり、イベントやマーケティング キャンペーンの組織には別のレベルの計画が必要です。

作業分解構造は、PMBOK で次のように定義されています。

「プロジェクト チームがプロジェクトの目標を達成し、必要な成果物を作成するために実行する作業の範囲全体を階層的に分解したもの。」

ここで「トータル」という言葉が非常に重要で、「100％ルール」が関係しています。 これは、適切にレイアウトされた WBS が、プロジェクトのすべての目的、つまり達成すべきすべてのことを考慮に入れているためです。 プロジェクト管理自体を含みます。 つまり、ツリーの最下位レベルからタスクを読み取ることで、上位レベルのすべてのコンポーネントをリストします。 これは、実際には従うのが非常に難しい原則です。 ただし、いわゆるスコープクリープを防ぐ効果的なツールとしてよく引用されます。 達成すべきことをすべて指定することで、事前定義されたプロジェクトの目標に適合しない新しいタスクを追加することができなくなります。

チームでの責任

チームによって実行されるタスクは、共同作業によって作成される最終目標の一部です。 しかし、多くの企業やプロジェクトでは、この目標の可視性や存在すら明らかではありません。 したがって、プロジェクト チームにとって明確なよく計画されたタスク構造とワークフローは、連帯責任を構築するための基礎となります。

チームの所有権 (チーム/共同所有権) の感覚を構築することで、チーム メンバーはプロジェクトの目標と、完了した作業がそれらの目標の達成にどのように貢献するかをよりよく理解できます。 これにより、モチベーションとコミットメントが向上し、チームのパフォーマンスが向上します。 より大きなプロジェクトへのコミットメントとその成功は、従業員の会社への忠誠心と良い雰囲気にもつながります。 つまり、チーム内の責任感は、会社全体のより良い業績に貢献することができます。

まとめ

プロジェクトでの委任タスクは、目標を効果的に達成するために計画を立てるときのプロジェクト マネージャーのタスクです。 まず、WBS はプロジェクトの範囲を整理するのに役立ちます。つまり、類似したタスクのグループを分離し、それらの間の依存関係を認識して、それらが完了する順序を決定し、また、実行されるタスクに対するチームの責任を構築します。会社が追求する大小さまざまな目標の文脈でそれらを提示します。

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作者: キャロライン・ベッカー

プロジェクト マネージャーとして、Caroline は、最適なワークフローを設計し、プロセスを最適化するための新しい方法を見つける専門家です。 彼女の組織力と時間的プレッシャーの下で働く能力により、彼女は複雑なプロジェクトを実現するのに最適な人物となっています。

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