Zoho Oneで在宅勤務

多くの従業員がリモートワークに移行しており、これに伴い、ビジネスの一部も非常に困難になっています。 人々がループから取り残されているため、仲間と連絡を取り合うことがますます困難になり、単純なタスクでさえ以前よりもはるかに長い時間がかかる場合があります.

一部の問題は完全に理解できますが、適切なツールを使用すれば解決できる問題もあります。 多くの企業は、リモートワーク/在宅勤務への切り替えが簡単なオプションであることを認識しています。

Zoho One の実装により、組織は、リモートに移行してビジネス目標を達成するための適切なコミュニケーションを可能にするツールを手に入れることができます。 Zoho One は、組織全体の効果的なコラボレーションとコミュニケーションに役立ちます。 ファイルストレージとさまざまなプロジェクト管理ツールの統合にも役立ちます.

このブログでは、Zoho One がリモートワークにどのように役立つかについて説明します。

一元化されたファイル

すべてのシナリオでファイルを一元化することが非常に重要です。 しかし、人々がさまざまな場所で働いている場合、これはさらに重要になります。 ファイルが失われる可能性は非常に高く、誰かが何かを見つける前に電子メールがやり取りされます。 そうすることで、大切な時間が失われます。

Zoho One は、ファイルを安全に保ち、最も必要なときに簡単に利用できるようにする企業向けのオペレーティング システムです。 これは、企業が作成して対話する集中型のクラウド リポジトリのように機能します。

ユーザーは、Zoho オフィス スイートと Zoho WorkDrive からこれらのドキュメントを簡単に作成できますが、これまでに使用したことがある一般的なファイル タイプをサポートしています。 また、オンラインでファイルを操作し、デスクトップ同期を使用してハード ドライブに保存することも簡単です。

ファイル ストレージが Zoho WorkDrive に移行されると、ドキュメントの重複の問題を解決しやすくなり、ファイルの検索にかかる時間を短縮できます。 ドキュメントは WorkDrive に保存し、チームまたは組織全体のレベルで共有できます。

Zoho Oneには、チームがコラボレーションできる基本的な共有フォルダーである多くのチーム フォルダーと、組織内の全員にドキュメントを配布するために使用できる組織フォルダーが付属しています。

さらに、WorkDrive には、誰が何にアクセスできるかを完全に制御し、全員のアクセス レベルを細かく制御できます。 たとえば、あるユーザーはチーム フォルダー全体を表示できますが、それを編集することはできず、別のユーザーはチーム ファイルを編集することはできますが削除することはできません。

Zoho WorkDrive がファイルに対して提供する強化された制御により、誰もが必要なものだけにアクセスできると想定されます。 チームメイトと共有する以外に、ユーザーは、外部関係者向けにカスタマイズされたリンク、それらのリンクを保護するパスワード、いつでもリンクを取り消し、使用状況を監視するなどの助けを借りて、ファイルを外部と安全に共有できます。

アクセシビリティやセキュリティなど、ファイル管理の重要な側面を簡単に確認できます。 ドキュメントをバックアップして、必要な人だけが利用できるようにすることもできます。 とはいえ、それらはできるだけ早く、さまざまな場所から誰でも利用できるようになります。

コミュニケーション

コミュニケーションがすべてです。 この事実を十分に理解している組織は、チームのコミュニケーションに重要と考えられる適切なツールも使用しています。

また、一部の組織は、最終的に混乱し、コミュニケーションが困難になるまで、これを大したことではないと考えています。 Zoho Oneには、あらゆる種類のコミュニケーションに最適なツールを備えた多くのコミュニケーション ツールが付属しています。

以下では、さまざまなツールがさまざまなコミュニケーションにどのように役立つかについて説明します。 これは、Zoho One が効果的なコミュニケーションに役立つビジネス管理プラットフォームである理由を理解するのに役立ちます。

ユニファイド チャット

進行中の会話でさえ迅速である必要があり、それを実現するにはチャットが最適なオプションであることがよくあります。 返信に時間がかかるため、メールの管理が難しくなる可能性があります。

さらに、一連のメッセージに比べて、いっぱいになった電子メール ボックスは気が遠くなるように見えることもあります。 この問題を解決するために、 Zoho Cliqは、使用されている他の Zoho アプリから使用できるようにする柔軟なチャット サービスが付属しているため、コミュニケーションを容易にするのに役立ちます。

メッセージにすばやく反応することは簡単で、どこからでもチームと連絡を取り合うことさえできます。 さらに、ゲストチャットを設定することで、組織外のクライアントや他の人と連絡を取り合うためにも使用できます.

ビデオコミュニケーションツール

ビデオ コミュニケーションは重要であり、数回の会話に適しています。 ショータイムとミーティングは、焦点が少し異なるビデオ コミュニケーション ツールを提供します。

会議オプションはビデオ会議に重点を置いており、ショータイムは教育とプレゼンテーションに重点を置いています. 好みのものがあれば、必要なすべてのツールを簡単に見つけることができます。

Meeting および Showtime オプションにはウェビナー ツールが付属していますが、Web 会議は Meeting でのみサポートされるオプションです。 Meeting または Showtime のいずれかでウェビナーを記録できますが、視聴者が事前に記録されたビデオを見るために登録できるオンデマンドのウェビナーを提供するのは Showtime だけです。

それは主に、あなたとあなたのチームにとってコミュニケーションを簡単かつ効果的にするものを選択することです. 目的のある機能を備えたビデオ コミュニケーション ツールは、あなたとあなたのチームに好まれるべきです。

よりスマートなメール

電子メールの使用は多くの点で非常に機能的ですが、組織がさまざまな種類のコミュニケーションのための適切な手段を作成していない場合、過剰に使用される傾向があります。

ただし、電子メールがデジタル コミュニケーションの最も重要な部分の 1 つとして機能するという事実を無視することはできません。 メールを Zoho Mail で実行するか、Gmail や Outlook などのサードパーティ ツールで実行するかは問題ではありません。 クリーンで使いやすく、ソフトウェアと統合されている必要があります。

Zoho One は、メールを介したコミュニケーションに役立つ統合ビジネス プラットフォームです。 直感的なメールサービスであるだけでなく、Zoho Oneと簡単に統合できるZoho Mailを提供します.

Zoho One でメールを設定できます。つまり、プロジェクトにタスクを追加したり、CRM から顧客に関する情報を抽出したり、重要なドキュメントを WorkDrive に保存したりできます。 これにより、メールからチャットを開始して会議をスケジュールすることで、メールを忘れることがなくなります。

サードパーティの統合

切断されたアプリケーションを使用する習慣は、プロセスに問題を引き起こす可能性がありますが、実際にはそうである必要はありません。 サードパーティのメール サービスを選択した場合は、それを Zoho アプリと統合して、ビジネス アプリケーションの接続を維持できます。

WorkDrive には、Gmail と Microsoft の統合も付属しており、CRM、Sprints、Projects などの電子メール サービスを統合するために使用できます。

より良い企業文化

さまざまなコミュニケーション手段が作成された後、企業文化が繁栄し続けることができるスペースを作成する必要もあります. Connect は、チームや従業員間の会話を容易にするZoho One アプリケーションの 1 つです。

長すぎる会話をするのではなく、ユーザーは効果的にフォーラムの投稿を作成して議論を続けることができ、事後にそれらを読みたいほとんどの人がアクセスできるようにします. これは、友好的な企業文化を育む最良の方法の 1 つです。

適応可能なプロジェクト管理

リモートワークの考え方は、生産性とともに多くのコミュニケーションとコラボレーションの側面に影響を与えます。 この問題を解決するには、チームで効率的に作業できるプロジェクト管理システムを探す必要があります。

人々はプロジェクト管理に一般的なアプローチを求める傾向がありますが、実際には、さまざまなアプローチが機能するため、これを受け入れることが常に最善です。 プロジェクト管理ソフトウェアを評価する際の主要なステップの 1 つは、チームのコミュニケーションです。

人によってプロジェクト管理のスタイルは異なりますが、実際には、これらのスタイルが長年にわたって使用されてきました。 また、すべての情報を 1 か所にまとめた詳細なスプレッドシートやアプリケーションと一緒に、メールやボードで作業を整理したいと考える人もいます。

どのプロジェクト管理ツールが正しいかを評価する際に、必要なものを検討することが重要です。 チームが共有のプロジェクト管理ツールまたはボードを必要としているかどうかを確認しますか?それとも、全員が独自のツールを選択するのが最善でしょうか?

Zoho OneアプリケーションのZoho Projectsなどのツールを使用すると、プロジェクトのデータを簡単に一元化でき、誰もが自分に合ったツールを使用できるようになります。 このツールを使用すると、プロジェクト マネージャーはプロジェクトを使用して、ほぼすべての概要を把握できます。 マネージャーは、一貫性のあるデータとともに、電子メールからタスクを割り当てて追加することもできます。

Zoho Projects は、タイムラインを順調に進め、予期しない遅延を管理し、レポートを提供して自分がどこにいるかを正確に把握するのにも非常に効果的です。 他の Zoho one アプリケーションと統合して柔軟に対応できるため、時間の管理が容易になり、Zoho Projects を効果的に使用できます。

Zoho Projects でプロジェクトを管理すると、最適なものを選択する際に必要なツールに簡単にアクセスできます。 Zoho Projects は、さまざまなコミュニケーション アプリケーションを活用してプロセスを合理化する、最も統合されたプロジェクト管理アプリケーションの 1 つです。

最初のステップは、各プロジェクトの展開に強力な基盤を確実に備えることです。これは、予算、タスク ステータスの内訳、タスクの期日など、さまざまなタスクがプロジェクトに入力されたときに監視するための情報を設定することで実現できます。

これが完了したら、テンプレートを作成して、時間を入力してタスクを閉じると、プロジェクトとレポートが自動的に実行されるようにすることができます。 大規模なスプレッドシートやプロジェクト管理アプリケーションで作業している場合、失われることを心配しているデータがあるかもしれません。

新しいツールへの移行は大変な作業になる可能性がありますが、はるかに簡単にすることができます。 CSV ファイルを効果的にインポートできるため、プロジェクトで作業し、以前のシステムを離れたときにすぐに再開できます。

Zoho ツールを最大限に活用する

Zoho Projects の使用にストレスを感じていて、いつか使いたいと思っている場合は、あらゆるニーズに対応するために使用できます。 Zoho Projects では、タスク モジュールを使用するだけで不要なモジュールをすべてオフにすることができ、完全にコミットする前にプロジェクトがどのように機能するかの感触をつかむことができます。

さらに、Zoho Sprints も使用できます。 Sprints は、プロジェクト管理の機敏性が高く、設計および開発プロジェクトに幅広く使用できます。 Zoho Sprints は、プロジェクトのロードマップがない場合にナビゲートするための簡単な方法を探している場合にも適しています。 新しいプロジェクトの開発や UX などのデザインを検討している場合は、Zoho Sprints が役立ちます。 バックログとスプリント モジュールを使用すると、散らばった ToDo リストでも管理しやすくなります。

プロジェクト管理タスクを管理している間、全員が自分のニーズをうまく解決するツールを使用できるようにすることが重要です。 Zoho Projects は、ユーザーがプロジェクトを操作する方法に柔軟性を備えているため、非常に目的を持ったものにすることができます。

チームの全員が同様のプロジェクト管理ツールを使用したい場合に、Zoho Sprints を使用するようにチームに依頼できます。定期的にチェックし、最終目標を達成する方法が不明な場合にプロジェクトに対処します。 ニーズを確認し、各ツールの動作を確認し、チームと連絡を取り合って最適なオプションを理解することをお勧めします。

結論

遠隔地に行くことは単に可能であるだけでなく、あなたに有利になることもあります. 非常に多くの企業が、リモートワークへの切り替えがうまくいくことに気づきました。 Zoho One を使用すると、組織は、リモートに移行してビジネス目標を達成するための適切なコミュニケーションを可能にするツールを入手できます。

Zohoの専門コンサルタントと連絡を取り、Zoho Oneの実装でリモートに移行するために必要な手順を実装できます.