接続されたチームのリモート作業のベスト プラクティス
公開: 2020-10-25ビジネス組織にとって、リモート チームのベスト プラクティスを管理するための効果的なロードマップを作成することは非常に重要です。
信頼は、成功するチームに不可欠な構成要素です
誤解は別として、半分のコミュニケーションはリモートで作業するチームにとって非常に危険です
現在、パンデミックにより、業務の大部分がリモートで行われています。 物理的な制限により、ビジネス組織は慣行を変更し、在宅勤務システムを採用することを余儀なくされています。
ただし、一部のビジネス組織は、業務の効率と有効性を高めるために、リモートワーク文化をすでに使用しています。 しかし、以前はリモート ワークの範囲は限定されていました。たとえば、組織全体で 1 人または 2 人の従業員がリモートで作業している場合がありました。
しかし、今日、チームの各メンバーがリモートで作業している場合、特に多数の人が同じ作業をしている大規模な組織では、メンバー間の調整が大きな問題になります。 チーム間のつながりを確立するというこの問題は、遅延と生産性の低下をもたらしました。 したがって、ビジネス組織にとって、リモート チームのベスト プラクティスを管理するための効果的なロードマップを作成することは非常に重要です。
リモートワークのベストプラクティス
今年は社会的距離からマスクの着用まで、私たちの生活に多くの変化をもたらしました。2020 年には多くのことを学びました。しかし、2020 年に在宅勤務チームを効果的に管理したい場合は、リモートで作業するためのベスト プラクティスを学ぶ必要があります。また。 適切な在宅勤務活動がなければ、リモート チームの活動を調整して効率を上げることはできません。 2020 年の完璧なリモート ワークのベスト プラクティスには、次のものが含まれます。
限られたツールセット
リモートワークの基盤はテクノロジーとツールです。 適切なツールがなければ、リモートの従業員とオペレーションを効果的に実行することはできません。 しかし、現在、さまざまな活動を行うためのリモート ワーク ツールが市場に出回っています。 このように、従業員をさまざまなツールの渦に巻き込むことは、従業員にとって圧倒的で混乱を招く環境を作り出していることになります。
たとえば、リモート操作を完了するには、チームは複数のアプリから移動する必要があります。 チームには、互いに適切につながるためのコミュニケーション ツールが必要です。 現在、一部の通信ツールは、音声通話機能と一部のテキスト メッセージのみを提供しています。 そのため、適切にコミュニケーションをとるために、チームは 2 ～ 3 個の異なるアプリを使用する必要がある場合があります。 それは単なるコミュニケーションのためであり、スケジューリング、作業割り当て、評価、パフォーマンス評価などの他の操作を完了するには、一連の異なるソフトウェアを提供する必要があります。
あるソフトウェアから別のソフトウェアへの移行は、従業員を本当に混乱させ、混沌とした職場環境を作り出す可能性があります。 したがって、リモート チームのベスト プラクティスを管理することは、チームを効果的に接続するためのコンパクトなリモート作業ツールキットを取得することになります。 TrackOlap 管理リモート ワーカー ツールキットがあれば、コミュニケーション、管理、追跡などのすべての操作をプラットフォームから実行できます。 このようにして、チームの接続を改善するためのシンプルで効果的なリモート作業環境を作成できます。
チームを整理する
オフィスのデスクが散らかっていると、従業員は適切かつ迅速に業務を遂行できません。 同様に、チームのリモート デスクトップが雑然としていると、十分なサービスを提供できなくなります。 したがって、リモートで作業するベスト プラクティスには、リモート チームを適切に編成することが含まれます。
チームが完了した作業と残りの作業の量を把握できるように、在宅勤務の文化に透明性のあるリモートワーク文化を作成する必要があります。 また、リモートワーク専用のダッシュボードを導入すると、チームメンバーは誰にどの仕事が割り当てられているかを簡単に確認できます。 このソフトウェアを使用すると、マネージャーは複数の方法でチームを整理できます。
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- 地上コミュニケーションや就業規則を設定し、透明性の高い職場環境を作ることができます。
- 従業員の役割と責任を明確にすることで、明確なチーム構造を設計できます。
- 従業員は、明確に定義されたヒエラルキーにより、上司や部下と簡単にやり取りできます。
- マネージャーは、個々の従業員のパフォーマンスを効果的に管理するために、各チーム メンバーの作業状況を個別に知ることができます。
- 統合された通信システムを通じて、従業員は仕事に関連する公式および非公式の会話を簡単に行うことができます。
信頼構築に取り組む
信頼は、成功するチームに不可欠な構成要素です。 そして、それは透明性と説明責任に直結しています。 リモート ワーク システムでは、さまざまな大企業組織がチーム間の信頼を構築できず、チームのパフォーマンスと生産性に劇的な影響を与えています。
リモート ワーカーの管理用ツールキットを使用すると、信頼できるチームを構築するための透明で説明責任のある作業環境を構築できます。 オープンなプラットフォーム上で業務に関するあらゆる情報を共有し、従業員のパフォーマンスに応じて仕事を割り当てると、偏見や差別がチームの頭に浮かぶことはありません。
たとえば、自動パフォーマンス評価システムがリアルタイムの数値に基づいて個々のチーム メンバーのパフォーマンスを分析する場合、従業員はマネージャーの判断に疑問を抱くことはありません。 これは、レポートが人間ではなく機械によって生成され、機械が常に実際の事実と論理を伝えるためです。 したがって、自動化されたパフォーマンス レポートをチームと共有すると、信頼できるチームを作ることに一歩近づきます。
コミュニケーションが鍵
リモートチームがミスコミュニケーションのブルドーザーに陥りたくない場合は、コミュニケーション構造を改善するための完璧なシステムを準備する必要があります。 あなたのチームが時間通りにあなたや他のチーム メンバーと連絡を取ることができない場合、仕事が後退し、配達が遅れる可能性があります。これは、現在の経済状況ではビジネスにとって非常に悪いことです。
在宅チームで作業するためのベスト プラクティスは、すべてのチーム メンバーがお互いに 1 回タップするだけでアクセスできる集中型コミュニケーション システムをチームに装備することです。 一元化された通信ソフトウェアを使用すると、各チーム メンバーにパーソナライズされたメッセージを送信したり、メッセージをブロードキャストしたりして、全員が最新情報を入手できるようにすることができます。 さらに、緊急の場合はいつでも従業員から連絡を受けることができます。 インスタント プッシュ通知により、チーム全体に同時にアラートが送信されるため、簡単にコミュニケーションを取ることができます。
誤解を別にしても、半分のコミュニケーションは、リモートで作業するチームにとって非常に危険であり、チーム メンバーと管理者の間で対立が生じる可能性があります。 このように、コミュニケーションの流れ全体を記録すると、矛盾や混乱を簡単に解決できます。 したがって、リモート チームの接続性を高めたい場合は、次の原則に基づいてルール コミュニケーションを定義するだけです。
- 通信タイミングと応答時間の定義。
- 混乱を避けるために、専用の通信プラットフォームを使用してください。
- ドキュメント、ファイル、およびその他の情報は、安全な通信プラットフォームのみを介して共有してください。
- メッセージを書くときは、口調に注意してください。 メッセージはできるだけ明確でインタラクティブなものにしてください。
役割と責任を明確に定義する
リモート チームが割り当てられた作業を確実に遵守するようにしたい場合は、各チームが職務を完全に認識していることを確認する必要があります。 各チームメンバーの毎週または毎月の責任が、報告すべき人物とともに記録される適切なプランナーを作成する必要があります。
体系的なリモート作業ツールを使用すると、有能なチーム メンバーに作業を割り当て、そのパフォーマンスを監視してより良い結果を得ることができます。 さらに、ある人が仕事を遅らせたり、時間通りに提出できないことがわかった場合は、すでに仕事を終えた従業員に仕事を割り当てることができます。
チーム メンバーが緊急の作業を行う必要がある場合に非常に便利です。 他のチームメンバーが彼のたるみを拾うことができます。 このようにして、組織内に調和のとれた信頼できる環境を確立できます。 したがって、リモートで接続されたチームを開発するための最良のソリューションは、チームで働く各個人の役割と責任を明確に定義することです。
メンターシップ プログラムを実行する
あなたのチームは、オフィスで働くようにトレーニングされ、プログラムされています。 したがって、特に新しいテクノロジーやツールをまったく使用したことがない年配の従業員は、広範なトレーニングなしでは、在宅勤務システムからの新しい仕事に適応できません。 この職場文化の変化は、パンデミックのストレスとともに、従業員を圧倒し、生産性に影響を与える可能性があります。
したがって、従業員に自宅から効果的に働き、カスタマイズされたリモート作業プラットフォームを使用する方法を教える指導プログラムを作成する必要があります。 組織用にカスタマイズされたデスクトップ監視ソフトウェアを入手すると、ソフトウェア提供会社がチームに無料のデモを提供し、プラットフォームを効果的に使用する方法を示します. 最終的には負担が軽減され、チームの生産性が向上します。 これにより、チームの負担が軽減されます。
接続性は重要です
以前は、従業員は昼休みにコーヒーを飲みながらつながり、新しい戦略についてブレインストーミングしていましたが、今では 5 か月間、個人的に顔を合わせていません。 この距離は、チームの考え方を変え、バラバラにしてしまい、ビジネスの生産性には良くありません。 したがって、適切なツールとイデオロギーを採用して、チームが楽に作業できる持続可能な仮想環境を作成する必要があります。