10 tipos comunes de facturas

Dirigir un negocio está indisolublemente ligado a la emisión de facturas y estas vienen en todas las formas y tamaños. Algunos son familiares a la par y parcela, mientras que otros tenemos que emitir una vez en una luna azul. No obstante, como profesionales, debemos saber recoger y emitir todo tipo. Este artículo describirá los conceptos básicos necesarios para ayudarlo a distinguir y elegir rápidamente el tipo correcto de facturas.

Tipos de facturas – índice

1. Factura de proforma
2. Factura de anticipo
3. Factura de venta
4. factura recurrente
5. factura parcial
6. Factura final
7. Resumen de factura
8. Nota de crédito
9. Nota de débito
10. Factura con IVA

Factura de proforma

Una factura proforma, o como algunos dicen una factura preliminar, es una solución diseñada para mostrar su oferta a los clientes. Si aceptan tus términos y condiciones, pagarán la factura y podrás entregar los bienes o servicios detallados.

Si los clientes no aceptan sus términos y condiciones, no tienen que pagar. Es porque la emisión de facturas proforma no obliga a los clientes a pagar ni crea ninguna obligación fiscal.

¿Qué condiciones implican entonces tal obligación? Sólo cuando el cliente paga la factura proforma. En tal caso, debe emitir una factura normal y pagar todos los impuestos relacionados con la venta. Lo que obtienes es el dinero incluso antes de que se procese el pedido. ¿Qué hay de tus clientes? También se benefician, ya que la factura proforma permite al cliente comparar fácil y libremente las ofertas de varias empresas para elegir la correcta.

Factura de anticipo

A primera vista, la factura anticipada es similar a la proforma. Pero mire más de cerca y encontrará que varían. Una factura anticipada implica una obligación de pago, mientras que una factura proforma es solo una propuesta para celebrar un contrato de venta.

¿Cuándo es una buena opción una factura por adelantado? Definitivamente, en caso de que necesite comprometer recursos financieros significativos, desde su punto de vista, para completar el pedido. La factura anticipada le permite recibir parte del pago del cliente incluso antes de vender los bienes o servicios. Esto tendrá un efecto positivo en su liquidez, especialmente al procesar pedidos grandes. Puede configurar el valor como un porcentaje específico del pedido total. Esto te da más seguridad de que tus clientes no desistirán del contrato, porque entonces perderían el dinero ya pagado.

Factura de venta

Esta es una factura ordinaria pero no puede faltar en esta lista. En las transacciones comerciales, dicha factura se produce con mayor frecuencia. Ese es el documento que todos tenemos en mente cuando escuchamos el término factura. Al igual que otros tipos de facturas, contiene los 12 elementos que requiere cualquier factura. Documenta un evento comercial que tuvo lugar entre el vendedor y el comprador. Dicha factura puede cubrir tanto la venta de bienes como la prestación de servicios.

factura recurrente

Este tipo de factura es muy común para la prestación de servicios. Se emite en cada período predeterminado. La mayoría de las veces es un mes, pero también puede encontrar facturas semanales, trimestrales o anuales. Estos suelen aparecer en el caso de varias suscripciones.

La cuota de cada mes se establece de antemano, para que sepas inmediatamente qué cantidad pagar. Esta característica de las facturas recurrentes hace que sea muy fácil automatizar la emisión de este tipo de facturas. Mediante el uso de una aplicación de facturación, el proceso de emisión de facturas recurrentes puede volverse realmente simple y simple. Todo lo que necesita hacer es ingresar algunos datos necesarios y las próximas facturas se generarán automáticamente. ¿Qué datos son necesarios para esto? Por lo general, la siguiente información será suficiente:

• datos de los clientes,
• información sobre para qué es la factura,
• el importe de la factura,
• a qué hora debe emitirse la próxima factura,
• fecha del pago.

Para facturas recurrentes, cada factura subsiguiente es muy similar a la primera factura que se emitió. Diferirán en número, fecha de emisión y venta, y fecha de vencimiento. Si conoce las direcciones de correo electrónico de sus clientes, también puede hacer que su software de facturación envíe estas facturas automáticamente, lo que sin duda le ahorrará mucho tiempo.

factura parcial

En el caso de grandes proyectos, las facturas parciales son populares. En esta situación, el trabajo acordado se divide en etapas. Cuando se cumple una determinada etapa, se emite una factura parcial. Este método de facturación se aplica tanto al suministro de bienes como a la prestación de servicios. Lo mejor es establecer el cronograma de pago antes, ya en la etapa de firma del contrato. Así informarás a tus clientes con antelación sin sorprenderlos con la factura que emitas.

¿Cuáles son los beneficios de las facturas parciales? Te proporcionarán una mayor liquidez, mientras que tu cliente evitará una factura muy elevada tras la realización de todo el pedido porque el pago se fracciona y se esparce en el tiempo.

Factura final

Este tipo de factura generalmente ocurre después de completar un pedido. Puede venir junto con facturas anticipadas o facturas parciales. Emites la factura final calculando el importe que es la diferencia entre las facturas completadas y liquidadas hasta la fecha y el importe total del contrato. ¿Cómo hacerlo? Debe restar el valor de las facturas anticipadas o parciales que haya emitido para el proyecto del valor total del proyecto.

Resumen de factura

Una factura resumida es práctica cuando un cliente ha realizado varios pedidos con usted. No es necesario que emita una factura por separado para cada pedido. En este caso, puede utilizar una factura resumida. Por supuesto, para que esta solución sea ventajosa para usted, los pedidos individuales no se pueden estirar con el tiempo. ¿Por qué? Debe recordar que recibirá el dinero solo después de un tiempo después de emitir la factura. Por lo tanto, si espera demasiado antes de emitir una factura resumida, el dinero se acreditará en su cuenta por los pedidos completados.

En la práctica, puede programar una factura resumida cada cierto período, por ejemplo, una semana o un mes. Al final de la semana o del mes, reúnes todos los pedidos que has hecho para ese cliente y preparas una única factura resumen. También puede usar este tipo de factura cuando un cliente ha realizado un pedido pero luego agregó algo más. En este caso, no es necesario que prescriba dos facturas separadas, pero puede incluir ambos pedidos en el resumen.

Nota de crédito

Una nota de crédito es un tipo de factura de crédito. Por lo general, se usa cuando un cliente devolvió un producto, pagó por un producto pero desea cancelar el pedido, o recibió mercancía dañada o de tamaño insuficiente que implica una reducción de precio como compensación. También puede entregar esta nota cuando desee otorgar a un cliente un descuento adicional después de que se haya completado y pagado su pedido. También es aplicable cuando una factura contiene un valor total incorrecto e inflado, por lo que requiere ajustes.

Una nota de crédito significa que el vendedor le debe dinero al comprador. Es una confirmación del vendedor de que le ha dado al comprador algún tipo de crédito. El comprador puede utilizar este crédito para futuras compras o solicitar un reembolso.

Nota de débito

Este es el tipo de factura correctiva que envía a un cliente cuando comete un error al subestimar el valor de los bienes o servicios vendidos. Una nota de débito significa que además del monto de la factura, el cliente también le debe el monto por el cual se emitió la nota. La diferencia entre una factura de crédito o débito y una factura normal es que usted envía la factura normal cuando se venden los bienes o servicios. Sin embargo, la factura de crédito o débito se produce después de que se haya emitido la factura regular para corregir los montos que se muestran en la factura.

Factura con IVA

En los países donde existe el IVA (impuesto al valor agregado), un tipo de factura muy común es la factura con IVA. Documenta la venta de bienes y servicios por parte de entidades que son contribuyentes del IVA. Esta es generalmente la mayoría de las empresas que operan en dichos países. Curiosamente, incluso si no hay IVA en su país, si vende bienes o servicios a países donde hay IVA, es posible que deba emitir una factura que incluya IVA.

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Autor: Andy Nichols

Un solucionador de problemas con 5 grados diferentes y reservas infinitas de motivación. Esto lo convierte en un perfecto propietario y gerente de negocios. Cuando busca empleados y socios, la apertura y la curiosidad del mundo son las cualidades que más valora.

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