Más de 330 millones de personas en todo el mundo utilizan documentos PDF a diario. Los archivos PDF se han convertido en la columna vertebral de las operaciones de trabajo corporativas modernas, especialmente con el auge de la cultura del trabajo remoto.

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Son fáciles de usar, almacenar y trabajar. Sin embargo, debe utilizar la plataforma correcta para procesarlos. Muchos software PDF son rígidos de usar y dependen de terceros para las operaciones básicas.

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Elija un software de PDF que procese archivos PDF sin sobrecargar su sistema. Echemos un vistazo a algunas de las características esenciales a tener en cuenta al elegir un software PDF.

10 características esenciales a tener en cuenta al elegir un software PDF

El formato de documento portátil (PDF), como sugiere el nombre, es un formato de documento digital que contiene información que se puede procesar, asegurar y compartir electrónicamente con facilidad . Se ha convertido en una de las piedras angulares más destacadas en el espacio de trabajo digital actual.

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Todas y cada una de las operaciones corporativas requieren un uso extensivo de archivos PDF creados, editados y compartidos entre plataformas . Como empresa en la era digital, deberá utilizar archivos PDF a diario.

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Para eso, necesita un software de PDF que sea fácil de usar y ofrezca funciones que se adapten a la naturaleza y el alcance de sus operaciones comerciales . Hemos creado las características más esenciales a tener en cuenta al elegir un software PDF. Echar un vistazo.

1. Conversión multiformato

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La primera y más importante característica que debe observar en su software PDF es si ofrece la conversión del documento PDF a otros formatos, como Word, Word, Excel, PPT, JPG , etc.

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Esto se debe a que los archivos PDF son conocidos por ser rígidos en cuanto a edición y uso flexible . Las empresas a menudo necesitan confiar en herramientas externas para extraer el uso óptimo de los archivos PDF. El uso de un software que permite la conversión sobre la marcha facilita el flujo de trabajo.

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Puede convertir fácilmente PDF a Word con la herramienta de Smallpdf y el documento de Word nuevamente a PDF para adaptarse al uso del documento. Hace que compartir y procesar el documento en varias plataformas sea más fácil, ya que puede cambiarlo según lo que se acepte en la plataforma.

2. Facilidad de uso

El software PDF son herramientas cotidianas que facilitan el flujo de trabajo de las operaciones en una oficina. No es necesario que sean herramientas complicadas que requieran una curva de aprendizaje para que los empleados las utilicen. Un software PDF debe ser fácil de usar para que todos puedan aprovecharlo al máximo .

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Un usuario debería poder editar documentos y escanearlos con facilidad. Busque la función OCR, es decir, el reconocimiento óptico de caracteres, ya que convierte las imágenes en texto al reconocer el texto en la imagen. Esto ayuda a convertir archivos PDF en documentos editables que se pueden procesar sobre la marcha.

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Aparte de eso, vea que la solución de software ofrece plantillas que se pueden usar para acelerar su proceso de trabajo . Cuando tiene plantillas listas para elegir, no tiene que crear documentos desde cero ni dedicar tiempo a aspectos como el diseño y la disposición.

3. Precio y licencia

Las soluciones de software PDF generalmente están disponibles como productos SaaS, lo que significa que tendrá que comprarlas por suscripción mensual o anual . Como es una herramienta que las empresas usan todos los días, a menudo también optan por suscripciones de por vida.

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El precio y la licencia del software PDF juegan un papel importante en su decisión de compra. Hay software PDF que están disponibles de forma gratuita y ofrecen una funcionalidad básica y, a veces, excelente. Mientras que otros ofrecen una plétora de características exclusivas por un precio más alto .

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La solución que elija depende de su presupuesto y del uso que necesite de la herramienta. Enumere sus necesidades y el presupuesto que puede asignar para tomar la decisión final. Si la solución ofrece una prueba gratuita, aproveche para evaluar si la herramienta será compatible con su estructura de trabajo o no.

4. Uso multiplataforma

Otra característica importante a tener en cuenta al elegir un software PDF es su compatibilidad con plataformas de terceros. Un software PDF tendrá que colaborar con otras plataformas para varias tareas . Por ejemplo, permitir múltiples participantes en un documento.

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Del mismo modo, se debe poder acceder a un documento PDF desde varias plataformas con facilidad. El software debe proporcionar la flexibilidad para permitir que varias partes utilicen documentos PDF al mismo tiempo.

5. Compatible con dispositivos móviles

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Alrededor de la mitad del tráfico web en todo el mundo proviene de dispositivos móviles. Es probable que todos, desde sus empleados hasta sus asociados, utilicen un dispositivo móvil para acceder y trabajar en los archivos PDF. Por lo tanto, se vuelve importante verificar la usabilidad móvil de su solución de software.

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Sus archivos PDF deben poder editarse sobre la marcha . Esto significa que un usuario debe poder trabajar en ellos de la misma manera desde su dispositivo móvil como lo haría desde una computadora de escritorio. Esto pone especial énfasis en la legibilidad y el ajuste de los márgenes.

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Los dispositivos móviles, como los teléfonos inteligentes y las tabletas, tienen pantallas más pequeñas, por lo que el software debería poder ajustar las dimensiones del documento sin comprometer la legibilidad del texto . Si el documento ha sido comprimido, su calidad no debería verse afectada cuando se abre en una pantalla más pequeña.

6. Seguridad integrada

Una de las principales razones por las que los archivos PDF se han convertido en el formato de referencia en los espacios corporativos es la seguridad que ofrecen . No todo el mundo puede acceder a ellos o editarlos. Se pueden compartir fácilmente en todo el mundo sin comprometer el contenido que contienen.

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El software de PDF que elija debe ofrecer seguridad de primer nivel para proteger la información confidencial de sus documentos. Busque funciones como la protección con contraseña que le ayude a restringir quién puede acceder a un documento.

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Hay permisos únicos que le permiten elegir quién puede leer o editar un documento . Las funciones de seguridad avanzadas le permiten restringir o revocar el acceso después de que un documento se haya compartido con un usuario para que no pueda volver a acceder a él.

7. Atención al cliente y servicio

Si bien el software PDF es una solución de software inherentemente fácil de usar, su proveedor aún debe asegurarse de que pueda utilizarlo en todo su potencial. Asegúrese de que el proveedor de software lo equipe con tutoriales y guías sobre cómo usar la solución .

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Es necesario que haya preguntas frecuentes para ayudarlo a resolver problemas simples con facilidad. Además, debe haber un servicio al cliente instantáneo para ayudar a resolver asuntos más importantes. Para conocer la calidad del servicio que brinda un proveedor, revisa sus reseñas y lo que dicen los usuarios.

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Le dará una idea realista de cuán eficiente es su proveedor para resolver problemas. Además, siempre puede preguntarle al proveedor sobre su servicio al cliente para tener una idea básica sobre el alcance del servicio que brindan.

8. basado en la nube

Las soluciones de software PDF basadas en la nube son algunas de las más comúnmente elegidas por las empresas. Esto se debe a la sencilla razón de que son soluciones livianas que son bastante fáciles de usar y otorgan acceso a archivos .

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No desea que su sistema PDF sea pesado o lento. Además, un sistema lento puede atascar todo el flujo de operaciones con su procesamiento lento . Un sistema basado en la nube es rápido, ágil y flexible de usar, así como de fácil acceso para la mayoría de los usuarios.

9. Integración de firma electrónica

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La opción de firma electrónica se ha convertido en la necesidad del momento a medida que más y más empresas realizan negocios virtuales . Simplemente no puede enviar documentos físicos a una parte y esperar días para recibirlos con su firma.

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Su software PDF debe tener una herramienta de firma electrónica que permita a los usuarios firmar digitalmente un documento y devolverlo con su calidad intacta . Ayuda a acelerar las transacciones entre las partes y hace que los procesos sean mucho más eficientes.

10. Automatización

La automatización es una necesidad de cualquier proceso corporativo, especialmente si su negocio opera a gran escala y necesita procesar una gran cantidad de documentos diariamente. Busque funciones de automatización en su software PDF para poder tomar la decisión correcta.

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Las funciones de automatización, como las herramientas de arrastrar y soltar y las herramientas de buscar y reemplazar, lo ayudan a realizar su tarea más rápido y con facilidad, sin posibilidad de errores. Las anotaciones y las marcas lo ayudarán a editar archivos PDF más rápido.

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Facilitará que el próximo usuario los procese más rápido y sabrá los puntos que debe buscar al instante. De esta manera, pueden procesarlos en poco tiempo.

Elija soluciones de software de PDF ágiles y ricas en funciones para facilitar sus operaciones diarias

Los archivos PDF se han convertido en los formatos de archivo de referencia para las operaciones corporativas. Elegir la solución de software correcta para procesarlos y administrarlos lo ayudará a sacar lo mejor de ellos y facilitará sus operaciones diarias como empresa.

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Busque funciones como la edición sobre la marcha y la colaboración entre plataformas en su software PDF. Debería ofrecer una seguridad de primer nivel y, al mismo tiempo, ser ligero y fácil de usar para todo tipo de usuarios.

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Háganos saber en los comentarios cuál cree que es la característica más importante que debe poseer un software PDF para ayudarlo a facilitar sus operaciones.

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