Organización del trabajo: 10 consejos para dominar la organización del trabajo

¿Te preguntas cuál es el secreto de las personas exitosas en sus trabajos? Naturalmente, notará de inmediato que se trata de un asunto completamente individual, ya que cada empleado posee un conjunto único de habilidades duras y blandas, personalidad o rasgos de carácter. Sin embargo, hay un elemento que puedes cuidar para mejorar el desempeño de tus tareas diarias y potenciar el logro de los resultados esperados: la buena organización del trabajo. ¿Cómo? A continuación encontrará nuestra lista de 10 consejos de organización que pueden hacer que suceda.

Organización del trabajo – índice:

1. Planifica tu trabajo
2. Concéntrese en una meta (y tarea) a la vez
3. Recuerda tomar descansos regulares
4. Establecer prioridades
5. Estimar y controlar el tiempo
6. Establecer ciclos de productividad individuales
7. Deshazte de las distracciones
8. Trabajar con tableros Kanban
9. Usa herramientas para agilizar tu trabajo
10. Establecer límites para los colegas
11. Mejor organización del trabajo: ahora ya sabe qué hacer

Planifica tu trabajo

Puede organizar su agenda en una herramienta especial en línea, en un cuaderno en línea, tradicionalmente en papel (de la forma que mejor le funcione); no puede olvidar planificar su trabajo si está interesado en mejorar su organización. Escribir todas las tareas pendientes para un día o una semana determinado es la base para los siguientes pasos que mencionamos. Sin embargo, recuerda planificarte solo el 80% del tiempo en el trabajo; el resto debe reservarse para imprevistos.

Concéntrese en una meta (y tarea) a la vez

No podrá lograr todo lo que se proponga de inmediato, al igual que no logrará completar todas las tareas que ha planeado para el día antes de la tarde. Concéntrate en lo que es más importante en este momento y verás resultados positivos.

Recuerda tomar descansos regulares

Lo mejor es planificar tus descansos todos los días a la misma hora (en la medida de lo posible, por supuesto), de esta forma tu cuerpo irá adquiriendo un cierto ritmo de trabajo, facilitando la consecución de tus objetivos.

Establecer prioridades

¿Qué tarea es importante y urgente, y cuál aplazar? Una vez que haya planificado su trabajo, debe determinar el orden en el que debe llevar a cabo las distintas responsabilidades (la matriz de Eisenhower le ayudará con esto). De esta manera, sabrá exactamente qué hacer y cómo pasar sin problemas de una tarea a la siguiente, sin permitirse un momento de vacilación.

Estimar y controlar el tiempo

Para organizar mejor su tiempo en el trabajo, también debe confiar en estimar cuánto tiempo le llevará completar una tarea en particular. De esta manera ganarás control sobre el tiempo mientras aumentas tu motivación para completarlo. Controlar constantemente el ritmo de sus funciones, a su vez, le permitirá anticipar cuellos de botella y aprender lecciones para el futuro (por ejemplo, en términos del hecho de que cierto tipo de tarea requiere una fecha límite extendida). Estas dos acciones mejoran significativamente la organización del trabajo.

Establecer ciclos de productividad individuales

¿Qué horas trabajas mejor? Descubrir si eres más productivo por la mañana, al mediodía o por la tarde (y cómo se correlaciona este hecho con tus comidas en el trabajo) es el punto de partida para una mejor organización de tu trabajo diario. Después de todo, es mejor dejar las tareas más desafiantes para cuando sea más productivo, de modo que completarlas sea al menos un poco más fácil. En el período de menor productividad, en cambio, debe realizar tareas automáticas y repetitivas que no requieren mucho compromiso. Este enfoque lo ayudará a deshacerse de la sensación de pérdida de tiempo en el trabajo.

Deshazte de las distracciones

Tenga en cuenta que nada funciona tan mal para realizar las tareas diarias como sucumbir constantemente a distracciones de todo tipo: consultar las redes sociales, visitar a compañeros de trabajo o revisar correos electrónicos. ¿Por qué? Porque a nuestra mente le lleva un tiempo concentrarse en la tarea que tiene entre manos y cada distracción hace que nuestra concentración se desvanezca y tengamos que empezar de cero. Por esta razón, es una buena idea bloquear ciertos sitios durante la duración de su trabajo o utilizar la técnica Pomodoro (que admite trabajar en ciclos) para evitar sucumbir a las distracciones.

En este sentido, también tenga en cuenta que encuentra distracciones tanto en la oficina como mientras trabaja en casa: identifique qué es lo que más a menudo lo distrae de su trabajo y luego intente eliminar estos problemas para mejorar su flujo de trabajo.

Trabajar con tableros Kanban

Visualizar sus tareas pendientes en el tablero Kanban (la división de columnas es hacer-hacer-hacer) mejora el control sobre los flujos de trabajo. Es más, permite que otros vean si actualmente pueden usar sus recursos, o tal vez usted se está enfocando en una tarea importante y no puede encontrar el espacio para ayudar.

Usa herramientas para agilizar tu trabajo

Piense en este tipo de software (como nuestro software de gestión de proyectos Firmbee) si trabaja en equipo y siente la necesidad de mejorar la comunicación entre los miembros individuales del equipo. Las soluciones que le permiten almacenar toda la información necesaria sobre los procesos que tienen lugar en un solo lugar pueden mejorar de manera muy rápida y efectiva la organización del trabajo de los involucrados. Sin embargo, debe recordar seleccionarlos adecuadamente para las necesidades de su equipo (analizando las áreas que causan problemas).

Establecer límites para los colegas

El último consejo es uno que pocas personas quieren seguir porque se cree que al hacerlo puede obtener una etiqueta de "amigo inútil". Sin embargo, a veces es mejor transmitir a los compañeros que no los ayudarás en este momento que apoyar con fuerza a los demás y luego enfrentarte a retrasos en tus tareas, lo que puede perjudicarte tanto a ti (consecuencias para la salud física y mental relacionadas con el estrés y las horas extras) como la organización (debido a plazos incumplidos).

Mejor organización del trabajo: ahora ya sabe qué hacer

Puede pensar que los consejos enumerados anteriormente son "triviales" y ciertamente no son suficientes para limpiar el desorden en su vida laboral. Sin embargo, intente incorporar algunos en sus actividades diarias y rápidamente notará que los resultados superarán con creces sus predicciones. Por supuesto, no es el caso de que todos los consejos enumerados anteriormente funcionen exactamente en su situación (todo depende de los problemas que haya tenido para organizar su trabajo hasta el momento), pero sin duda son un punto de partida adecuado para pensar en un cambio, llevarlo a cabo y luego disfrutar de los resultados.

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Autora: Carolina Becker

Como Project Manager, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo la presión del tiempo la convierten en la mejor persona para convertir proyectos complicados en realidad.

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