11 cosas que la gente organizada y productiva hace todos los días
Publicado: 2017-11-05Hay una razón por la cual las personas más tranquilas y menos estresadas son las que hacen más cosas
A menudo confundimos ser productivos con trabajar lo más rápido posible, cada segundo del día. Tememos que reducir la velocidad para organizarnos acabe con nuestra productividad, pero los hechos sugieren lo contrario:
- El empleado de oficina promedio pasa más de una hora cada día buscando cosas.
- El ejecutivo estadounidense promedio pasa seis semanas al año buscando información extraviada en escritorios desordenados y archivos desorganizados.
- El 23 % de los adultos dicen que se atrasan en el pago de sus cuentas porque las pierden.
Estar desorganizado es costoso, tanto en términos de dinero como de tiempo. Pero si puede convencerse de reducir la velocidad y organizarse, el ROI lo sorprenderá.
“Por cada minuto dedicado a la organización, se gana una hora”. - Benjamin Franklin
Si bien la estimación de Benjamin Franklin es exagerada, dedicar tiempo a organizarse sigue siendo una inversión valiosa. Los expertos estiman que cada hora dedicada a la planificación y organización ahorra de tres a cuatro horas de tiempo que de otro modo se desperdiciarían.
Hay una razón por la cual las personas más tranquilas y menos estresadas son las que más hacen: entienden la importancia de la organización y han adaptado sus hábitos en consecuencia.
La buena noticia es que también puede volverse más organizado y productivo, simplemente emulando los hábitos en los que confían.
No dejan que sus escritorios se desordenen
Puede pensar que sabe exactamente dónde y en qué pila de papel puede encontrar un documento en particular. Pero te estás engañando a ti mismo si no crees que serías más productivo con un escritorio limpio y organizado. El solo hecho de organizar las cosas en tu escritorio te ayuda a organizarlas en tu mente. Además, una investigación realizada en la Universidad de Princeton reveló que cuanto más bombardean nuestros cerebros los estímulos que compiten en un escritorio desordenado, menos podemos concentrarnos. Y esto no era solo evidencia subjetiva; pudieron ver la diferencia en las resonancias magnéticas de la actividad cerebral de los sujetos.
Nunca tocan las cosas dos veces
Las personas organizadas y productivas nunca ponen nada en un patrón de espera, porque tocar las cosas dos veces es una gran pérdida de tiempo. No guarde un correo electrónico o una llamada telefónica para tratarlos más tarde. Tan pronto como algo llame su atención, debe actuar en consecuencia, delegarlo o eliminarlo.
No responden a los correos electrónicos cuando llegan
Las personas productivas no permiten que su correo electrónico sea una interrupción constante. Además de revisar su correo electrónico en un horario, aprovechan las funciones que priorizan los mensajes por remitente. Establecen alertas para sus proveedores más importantes y sus mejores clientes, y guardan el resto hasta que llegan a un punto de parada en su trabajo. Algunas personas incluso configuran una respuesta automática que permite a los remitentes saber cuándo volverán a revisar su correo electrónico.
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Trabajan a partir de una sola lista de tareas pendientes
¿Recuerdas los días en que la gente solía comprar esos costosos planificadores encuadernados en cuero y los llenaba con una lista de cosas por hacer codificada por color según la prioridad? Esos pueden parecer un poco anticuados ahora, pero nadie puede negar que fue efectivo. ¿Por qué fueron efectivos esos planificadores? Nos recordaron lo importante que es mantener una única lista de tareas pendientes. Cuando consolida todo en una lista, siempre sabe dónde buscar y puede dejar de perder el tiempo tratando de recordar qué lista tiene la información que necesita.
Tienen un alto nivel de autoconciencia
Las personas altamente productivas y organizadas tienen un sentido claro de quiénes son. Conocen sus debilidades y establecen estructuras organizacionales para superarlas . Si tienden a dejar que las reuniones duren demasiado, configuran un temporizador. Si tienen problemas para mantener productivas las reuniones, elaboran una agenda. Si se olvidan de revisar su correo de voz por la mañana, configuran un recordatorio. Los detalles no importan; lo importante es que piensen detenidamente y utilicen ayudas y rutinas específicas que funcionen con sus debilidades organizacionales.
Hacen tiempo para el almuerzo
Todos hemos estado allí: estás muy ocupado y, cuando miras hacia arriba, ya ha pasado la hora del almuerzo. Terminas sin comer o tomando una dona o una bolsa de papas fritas de la máquina de bocadillos. Ambas son muy malas ideas. La dona te dará un impulso de energía durante unos 20 minutos, pero después de eso, tu concentración caerá como una roca. En cuanto a saltarse las comidas, no solo afecta su concentración, productividad y habilidades para resolver problemas, sino que también afecta su cintura , y no de la manera que podría esperar. Una investigación de la Universidad Estatal de Ohio muestra que el peso que se pierde al saltarse las comidas es peso muscular que luego se recupera en forma de grasa.
ellos comen ranas
“Comerse un sapo” es el mejor antídoto para la procrastinación; las personas ultraproductivas comienzan cada mañana con este sabroso "regalo". En otras palabras, primero hacen lo menos apetitoso y más temido de su lista de tareas pendientes, antes de hacer cualquier otra cosa. Después de eso, quedan libres para abordar las cosas que los emocionan e inspiran.
Ordenan al final de cada día
El mejor remedio para el desorden es reservar unos 10 minutos al final de cada día para organizar su escritorio. Aunque sabemos que lo mejor es tocar las cosas una sola vez, todos nos hemos detenido a la mitad de una tarea porque sonó el teléfono o alguien pasó a charlar. Realmente no puedes evitar esas cosas, pero puedes terminar el día resolviendo todas las cosas que dejaste a medio terminar .
Planean sus días la noche anterior
Las personas organizadas y productivas se acuestan todas las noches, seguras de lo que lograrán al día siguiente. Aclaran sus prioridades la noche anterior, de modo que una vez que comienza el día, es menos probable que se distraigan con la "tiranía de lo urgente", esos pequeños incendios que surgen y se interponen en el camino de sus verdaderas prioridades.
Hacen uso completo de la tecnología
Se ha dicho mucho acerca de cómo la tecnología moderna extiende la jornada laboral, haciendo que siempre estemos al día. Si bien eso puede ser cierto, la tecnología también puede hacernos más productivos. Ya sea configurando un filtro de correo electrónico para mantener su bandeja de entrada libre de spam o usando una aplicación como Evernote para organizar la información que va a necesitar nuevamente, la tecnología no siempre es mala. Usado correctamente, puede ahorrar mucho tiempo.
No ignoran su correo postal
Para este, volvemos a la filosofía de “tócalo una vez”. Para la mayoría de nosotros, no hay mucho correo postal en estos días que realmente esperamos. Pero ignorarlo puede causar problemas, especialmente cuando se trata de facturas y notificaciones de impuestos. Solo adelante, ábrelo y cuídalo tan pronto como llegue; de lo contrario, terminará escarbando debajo de los cojines del sofá en busca de esa factura vencida.
Reuniéndolo todo
Cada minuto que pases buscando algo que perdiste o tratando de recordar lo que se supone que debes hacer a continuación, dañará tu productividad. Eso, a su vez, reduce su potencial profesional. La buena noticia es que hay muchas herramientas que puede usar para mantenerse organizado y productivo, por lo que incluso los más desorganizados entre nosotros pueden implementar un sistema para mantenernos bajo control.
Sobre el Autor
El Dr. Travis Bradberry es el coautor galardonado del libro número 1 en ventas, Inteligencia emocional 2.0, y cofundador de TalentSmart, el proveedor líder mundial de pruebas y capacitación en inteligencia emocional, que atiende a más del 75 % de las empresas Fortune 500. Sus libros más vendidos han sido traducidos a 25 idiomas y están disponibles en más de 150 países. El Dr. Bradberry ha escrito para, o ha sido cubierto por, Newsweek, BusinessWeek, Fortune, Forbes, Fast Company, Inc., USA Today, The Wall Street Journal, The Washington Post y The Harvard Business Review.