4 pasos para diseñar y ejecutar un ejercicio de simulación efectivo

El ejercicio de mesa, que a menudo se abrevia como TTX o TTE, es una forma específica de preparación para una crisis. Se destaca de otros enfoques de la gestión de riesgos con su rasgo más característico: una atmósfera libre de estrés. Como tal, el equipo habla sobre los alcances individuales de las medidas a tomar, los roles de los miembros específicos del equipo y los posibles escenarios, todo en forma de discusión grupal facilitada.

Todo sucede hablando, compartiendo y encontrando soluciones, en lugar de, como en el caso de los ejercicios de campo, haciendo o actuando. De esa forma, lo crucial es aprender y ver si las disposiciones teóricas se traducen en emergencias reales. A partir de este artículo, aprenderá qué valor pueden aportar los ejercicios de simulación a una organización, cuándo vale la pena realizarlos y cómo ejecutarlos correctamente.

Reglas básicas para realizar un ejercicio de tablero

Un ejercicio de mesa es una reunión destinada a diseñar los procedimientos a seguir y las medidas a tomar durante una emergencia. Según el tipo de organización, puede implicar delinear formas de responder a un ataque cibernético, un desastre natural como un terremoto o un ataque terrorista repentino. También podría tener un alcance más informal, como descubrir cómo manejar la pérdida de miembros esenciales del equipo o la aparición repentina de un competidor en el mercado.

Independientemente del grado de emergencia, los ejercicios de simulación tienen una cosa en común: un escenario preparado con medidas específicas a tomar y su progresión. Sin el escenario, realizar un TXT no tiene sentido. Esto se debe a que el objetivo principal de estos ejercicios es verificar si las disposiciones teóricas que operan en la organización se reflejan en la realidad y si es necesario realizar cambios. Entonces, si su organización no tiene un plan de acción definido en caso de una emergencia, el primer paso debe ser escribir dicho escenario.

Los ejercicios se llevan a cabo en un ambiente relajado para permitir que todos los miembros del equipo definan sus roles para responder libremente a situaciones particulares y discutir temas problemáticos sin miedo ni vergüenza. Aquí, no se trata de competir y probar si los empleados pueden actuar bajo presión, sino de aprender y trabajar en equipo.

¿Qué valor aporta realizar un ejercicio de simulación?

Llevar a cabo un ejercicio de simulación no requiere tanto tiempo como un ejercicio de campo, pero aun así requiere dedicar tiempo y convocar a miembros individuales del equipo. Deberá comprometer algunos recursos, pero lo que obtendrá a cambio son muchos beneficios no solo para la organización sino también para los miembros del equipo.

El valor para la organización que TXT puede aportar

• La verificación de los procedimientos durante una reunión informal es mucho más preferible que las pruebas "en vivo" durante una crisis
• Oportunidad de refinar reglas, cerrar brechas e implementar acciones correctivas
• Oportunidad de mejorar las técnicas de respuesta a emergencias
• Fortalecer los lazos entre los miembros individuales del equipo.
• Verificar que los empleados conozcan y sigan las disposiciones teóricas de los protocolos

El valor para los miembros del equipo que TXT puede aportar

• Oportunidad de desarrollar su función en un formato informal
• Mejores condiciones para recordar los siguientes pasos para hacer frente a una situación específica
• Oportunidad de hacer preguntas, ampliar su conocimiento
• La ejecución de escenarios y pruebas facilita la generación de sugerencias para cambios o mejoras en registros individuales.

¿Cómo realizar un ejercicio de mesa?

1. Identificar el propósito de realizar un ejercicio de simulación

La planificación de un ejercicio de simulación debe comenzar con la definición del objetivo que desea lograr después de que se lleve a cabo y cómo planea aplicar los resultados obtenidos. Para algunos, el tema clave consistirá en educar a los miembros del equipo que perdieron la oportunidad de analizar las diversas disposiciones de los planes anteriormente. Otros encontrarán en él la oportunidad de evaluar si los principios teóricos se reflejan en la realidad. Cualquiera que sea su principal incentivo para realizar tales ejercicios, seguramente traerán muchos más beneficios de los que planea.

2. Designar a las personas involucradas y definir su rol en el ejercicio

Aunque el ejercicio teórico es estático y se lleva a cabo en forma de una conversación informal en grupo, todavía hay ciertas reglas a seguir. Tienes que designar a las personas que participarán en el ejercicio y asignarles roles específicos. Otras personas pueden observar y seguir el escenario, pero para evitar el caos no deben tomar parte activa durante el ejercicio en sí. Los observadores también pueden expresar sus puntos de vista, lo que puede ser útil durante la evaluación y documentación del ejercicio, por lo que vale la pena establecer un tiempo para hacer preguntas y sugerencias justo después del TXT.

Un elemento vital de todo el esfuerzo es la designación del líder/facilitador adecuado. Puedes decidirte por alguien de tu equipo o contratar a un profesional para esta tarea. De cualquier manera, debe ser alguien que no solo conozca muy bien el escenario y las reglas de la empresa y las tareas de los miembros individuales del equipo, sino que también tenga las cualidades interpersonales específicas para realizar el ejercicio correctamente.



El facilitador debe saber y decidir cuidadosamente cuándo seguir y cuándo dirigir al grupo. El activo clave que uno también debe tener es la capacidad de proporcionar condiciones cómodas para una discusión creativa y presidir el debate para mantenerlo en el punto. Un líder de ejercicio de mesa establecido sentirá al grupo y mantendrá un equilibrio sólido entre la flojedad y las reglas rígidas.

3. Identificar un escenario específico

El escenario debe responder a la amenaza potencial que es más real para la organización. Mucho depende del tipo de negocio, pero también de la ubicación de la sede. Dicho plan de acción puede abordar la ocurrencia de un huracán u otro elemento, pero también especificar los siguientes pasos para hacer frente a un ataque masivo de piratería.

Independientemente de cuál sea su objetivo, el escenario debe definir y describir en detalle una situación bastante realista. Tiene que incluir preguntas para que las personas las pongan en la mentalidad correcta y verifiquen que estén tomando las decisiones correctas. Esto se debe a que cada miembro del equipo debe saber a quién contactar en caso de una crisis, qué acciones son esenciales y qué recursos restantes priorizar y proteger. Necesitan familiarizarse con el escenario general antes de la reunión programada para que puedan prepararse bien.

El escenario tiene que incluir un guión específico, sin embargo, vale la pena apostar por cierta flexibilidad aquí. Quizás en el transcurso de la discusión, otros puntos cambiarán y el enfoque de los miembros del equipo arrojará nueva luz sobre toda la situación. En tal caso, es mejor que el líder no interrumpa la discusión, déjela fluir y se aparte un poco del guión original para forjar uno mejor y actualizado.

4. Recuerda el análisis final

Los ejercicios hacen que los miembros del equipo entiendan sus roles y prueben si conocen las diversas disposiciones para responder correctamente en caso de emergencia. Sin embargo, el valor real del ejercicio de simulación proviene del análisis de esta discusión y radica en la oportunidad de realizar mejoras y mejorar las soluciones ya existentes. Por eso es igualmente importante analizar todo el evento una vez realizado el ejercicio y elaborar un informe a partir de él. Esta información puede mejorar el plan de contingencia y verificar las brechas en el mismo.

¿Es la mesa siempre la solución adecuada?

Naturalmente, cada enfoque de la gestión de riesgos y la preparación para emergencias tiene sus pros y sus contras. Los resultados que ofrecen están determinados por varias variables emergentes, entornos, circunstancias y personas. Lo mismo vale para el ejercicio de mesa. Innegablemente, este ejercicio le permite probar las pautas existentes y evaluar el entorno y las personas. También le permite conocer las sugerencias de otros miembros del equipo.

También es una gran oportunidad de aprendizaje y cuestionamiento que no implica una gran cantidad de recursos y no requiere demasiado trabajo. Además, estos ejercicios también se pueden realizar de forma remota, por lo que funcionarán bien para las organizaciones que tienen diferentes ubicaciones en todo el mundo.

Sin embargo, esto no significa que este método sea una solución ideal, también tiene sus inconvenientes. En primer lugar, un ambiente relajado y una charla teórica nunca reflejarán el evento real, durante el cual incluso los empleados bien preparados pueden fallar, ya que se suma el estrés y la necesidad de actuar con prisa. Durante un ejercicio de simulación, puede verificar que todos conozcan su función, pero no siempre detectará todas las fallas en el plan. Algunos de ellos solo aparecerán durante situaciones de la vida real, no durante discusiones teóricas.

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Autora: Carolina Becker

Como Project Manager, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo la presión del tiempo la convierten en la mejor persona para convertir proyectos complicados en realidad.

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