5 errores comunes de facturación

Los errores son inevitables. A la hora de emitir facturas, suelen ocurrir de vez en cuando. ¿Qué errores de facturación son los más comunes? ¿Cómo evitar errores de facturación? ¿Qué consecuencias pueden tener? Si quieres saber las respuestas a estas preguntas, lee nuestro artículo sobre 5 errores comunes de facturación.

5 errores comunes de facturación: tabla de contenido

1. Número de factura incorrecto
2. Datos incorrectos de la contraparte
3. No hay información sobre el método de pago.
4. Descripción incorrecta de bienes o servicios.
5. Errores de facturación
6. Resumen

Número de factura incorrecto

Cada factura debe tener un número único. Esto es algo obvio, pero en algunas situaciones es fácil cometer estos errores de facturación. Esto es especialmente cierto si utiliza programas como Word o Excel o sus equivalentes para emitir facturas. A primera vista, puede parecer que esto facilitará su trabajo de facturación. En dichos programas, puede preparar plantillas de factura listas para usar, en las que solo tiene que cambiar los datos al emitir documentos posteriores. Pero esta solución tiene una gran desventaja.

Sobrescribir archivos posteriores puede hacer que se pierda en la numeración. Y guardar facturas como páginas sucesivas en un documento de Word u hojas sucesivas en Excel también puede generar imprecisiones.

¿Cuáles son los errores de facturación más comunes en la numeración de facturas? Hay dos tipos: números de factura duplicados y lagunas en la numeración. Ambos errores de facturación pueden tener consecuencias desagradables cuando las autoridades fiscales los controlan. La numeración que contiene espacios en blanco puede indicar que no todas las facturas emitidas se incluyen en los cálculos de impuestos. Las lagunas en la numeración suscitarán serias dudas, incluso si son accidentales y no pretenden inducir a error a las autoridades fiscales.

El segundo tipo de error, es decir, dos o más facturas con el mismo número pero diferente contenido, también puede sugerir que fueron emitidas deliberadamente de esa manera para evadir impuestos. En este caso, también puede haber un problema con la publicación de dichas facturas, ya que es posible que el software de contabilidad no le permita ingresar dos o más documentos con el mismo número.

Corregir tales descuidos puede no ser fácil, especialmente si ya envió facturas tan erróneas a sus clientes y solo más tarde se dio cuenta de que tenía la numeración incorrecta. No importan mucho a sus contratistas, porque no verifican la numeración correcta de sus facturas. Por lo tanto, pueden pagar dichas facturas sin ningún problema. Pero en caso de una auditoría fiscal, puede ser sancionado por ello. Por eso es mejor prevenirlos, por ejemplo, utilizando algún programa o app de facturación donde la numeración se asignará automáticamente. Así evitarás errores en la facturación y estarás seguro de que no has emitido facturas con números equivocados.

Datos incorrectos de la contraparte

Solo somos humanos y todos cometemos errores de vez en cuando. Podría ser un error tipográfico en el nombre de la empresa a la que facturó o una falta de ortografía en el nombre de su cliente. Uno típico es también la dirección incorrecta del contratista. En tal caso, puede haber una variedad de errores: número de edificio incorrecto, código postal incorrecto, nombre de calle incorrecto o incluso una ciudad de la sede de la empresa mal escrita. También puede ocurrir que escribas el número de identificación fiscal incorrecto de tu cliente en la factura.

Parecería que estas son solo pequeñas cosas. Pero a nadie le gusta que su nombre o apellido contenga faltas de ortografía. Además, pueden tener consecuencias fiscales. Los datos incorrectos del contratista pueden hacer que no pueda reconocer dicha factura como un costo de su negocio. En tal caso, será necesario corregir los datos. Esto prolongará el tiempo de espera para el pago de dicha factura, ya que su cliente puede retener el pago hasta que reciba el documento con los datos correctos.

Otro tipo de falla es emitir una factura a los datos de un destinatario completamente diferente. Esto puede suceder especialmente cuando las facturas se crean manualmente sobrescribiendo datos en un archivo. En este caso, las cantidades correctas de bienes o servicios vendidos se incluyen en la factura, pero los datos del destinatario se mantienen de la factura anterior.

Este lapso puede hacer que envíe dicha factura al destinatario equivocado, que no le compró los artículos enumerados en ella. También puede enviárselo a un contratista que le haya comprado, pero la información del destinatario será incorrecta en esa factura. Hasta que los corrija, ciertamente no puede contar con recibir el pago de dicha factura.

¿Cómo evitarlos? Aquí es donde un programa de facturación puede venir en su ayuda. Puede usarlo para crear una base de datos de sus clientes. Solo necesita verificar sus datos una vez, para que pueda facturar sin problemas más adelante. Algunos programas le permiten descargar datos de la empresa de los registros gubernamentales, para que pueda evitar estos errores al emitir facturas.

No hay información sobre el método de pago.

A todo el mundo le gusta que le depositen dinero en su cuenta. Pero la falta de información sobre cómo pagar puede hacer que sea imposible pagar una factura.

Aquí es donde pueden ocurrir una variedad de errores, desde no tener un número de cuenta bancaria hasta un número de cuenta incorrecto o no saber cuándo y cómo pagar una factura. Las imprecisiones aquí pueden tener una variedad de consecuencias. Si no se cumple la fecha de vencimiento, es probable que el cliente le pague la factura dentro del plazo legal. Pero un número de cuenta incorrecto o incluso la falta de uno hará que el contratista no pueda pagarle. Solo cuando corrijas o completes estos datos podrás contar con el pago de la factura.

Descripción incorrecta de bienes o servicios.

Las facturas deben contener descripciones precisas de los bienes y servicios vendidos. Mientras que en el caso de los bienes los errores son mucho menos comunes, una buena descripción de los servicios puede causar muchos problemas. Su cliente no debe dudar de que está pagando por lo que pidió. Por eso, los datos de la factura deben coincidir con los datos del pedido.

Dependiendo de los procedimientos que tengan sus contratistas, algunos pueden requerir descripciones más detalladas de los servicios que brinda, mientras que otros no. No obstante, es una buena idea garantizar la precisión para que no tenga problemas para recibir el pago más adelante. Será necesario corregir una descripción incorrecta, lo que probablemente llevará algún tiempo. Como resultado, es posible que reciba el pago de dicha factura más tarde de lo esperado. Una solución a este problema puede ser crear un catálogo de bienes vendidos y descripciones precisas de servicios individuales. De esta manera, siempre tendrá descripciones claras y legibles de su oferta en la factura.

Errores de facturación

Una factura no debe contener ningún error contable, pero estas situaciones pueden ocurrir. Hay varios lugares donde aparecen con más frecuencia. Estos incluyen el monto total a pagar. Puede sumarse incorrectamente, lo que hace que la factura sea subestimada o exagerada. Ninguna de estas opciones es beneficiosa. ¿Por qué? Porque refleja mal a la persona que emitió la factura.

Puede suceder que el cliente no verifique cuidadosamente si el documento emitido por usted no contiene errores contables y pague dicha factura. Pero como resultado, puede recibir muy poco o demasiado dinero. En el primer caso, tendrá que pedirle al cliente que pague más, lo que puede ponerlo en una mala situación. En el segundo caso, el cliente puede exigir la devolución del sobrepago, lo que podría repercutir negativamente en la reputación de su empresa. En ambos casos, dicha factura puede ser impugnada por una auditoría fiscal, por lo que es mejor evitarla.

Otro lugar donde ocurren errores contables en una factura es en el cálculo del valor de los bienes vendidos. En este caso, puede haber un error al multiplicar la cantidad de piezas de bienes y el precio de una sola pieza. Esto sucede con mayor frecuencia cuando los cálculos se realizan manualmente. También puede ocurrir un error al calcular el valor del IVA. El uso de un programa de facturación le ayudará a evitar este tipo de errores de facturación porque los cálculos se realizan allí automáticamente.

Errores de facturación – resumen

Los errores de facturación le suceden a todos. Sin embargo, debe tener en cuenta que pueden tener consecuencias legales. Los errores de facturación también contribuyen a los retrasos en los pagos y pueden tener un impacto negativo en la credibilidad de su empresa. Una de las soluciones es utilizar plataformas de facturación dedicadas que automaticen muchos procesos y al mismo tiempo te permitan evitar errores básicos.

Lea también: ¿Qué debe incluir una factura? – 12 elementos esenciales

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Autor: Andy Nichols

Un solucionador de problemas con 5 grados diferentes y reservas infinitas de motivación. Esto lo convierte en un perfecto propietario y gerente de negocios. Cuando busca empleados y socios, la apertura y la curiosidad del mundo son las cualidades que más valora.

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