5 imprescindibles para crear un lugar de trabajo virtual espectacular

Trabajo en un dormitorio (bueno... no hay cama ni sofá, es un dormitorio convertido en oficina, así que tengo que salir de la oficina para echarme una siesta).

PMG es un lugar de trabajo completamente virtual , por lo que nuestros 19 empleados trabajan exclusivamente en sus hogares. No tenemos espacio para oficinas. Y lo hemos hecho funcionar durante 10 años y nuestro equipo ciertamente valora el arreglo. También sabemos que no estamos solos, ya que muchas otras pequeñas y medianas empresas operan lugares de trabajo virtuales, y un número creciente de empresas más grandes están adoptando la idea del teletrabajo o una situación híbrida en la que los empleados trabajan desde casa durante al menos un par de días durante el semana.

El Estudio Nacional de Empleadores de 2014 del Instituto de Familias y Trabajo informó que desde el último estudio, realizado en 2009, hubo un aumento del 17 % en el número de empleadores que permitieron que al menos algunos de sus empleados trabajaran desde casa ocasionalmente y un aumento del 15 % en el número de empleadores que permitieron que sus empleados trabajaran desde casa con regularidad.

Ya sea que su empresa sea un lugar de trabajo virtual de vez en cuando o todos los días, es fundamental comprender que estas configuraciones requieren una atención especial. Nuestra colega y amiga Nancy Settle-Murphy ha dedicado todo su negocio a ayudar a las empresas a administrar con éxito equipos virtuales y su lista de clientes incluye nombres como Procter & Gamble, IBM y Partners Healthcare, por lo que está claro que vale la pena tomar nota. Nancy también fue contactada recientemente por Sue Shellanbarger de The Wall Street Journal para uno de sus artículos sobre Trabajo y Familia. (Nota: solo los suscriptores de WSJ verán el artículo completo).

Algunos de los principales beneficios que se pueden disfrutar en un lugar de trabajo virtual exitoso incluyen:

• Atraer y retener a los mejores talentos
• Crear una cultura que realmente reconozca el equilibrio entre el trabajo y la vida.
• Menos gastos generales y mayor capacidad de escalar sin tener que ampliar el espacio de oficina y los gastos relacionados
• Mayor productividad entre individuos y equipos.

Por supuesto, trabajar virtualmente no está exento de peligros potenciales, tanto para los empleadores como para los empleados. Cuando entrevistamos a candidatos para un puesto de trabajo, siempre señalamos que un lugar de trabajo virtual no es para todos.

Algunos de los desafíos más comunes que pueden ocurrir al trabajar virtualmente incluyen:

• Una sensación de aislamiento, especialmente para los extrovertidos que están energizados por otros.
• Sensación de menos control para los directivos a los que les gusta tener a sus equipos presentes físicamente.
• Menos capacidad para mantenerse al día con el pulso del negocio (no hay enfriador de agua físico, sala de descanso ni charla en el cubículo).
• Falta de comunicación sobre los proyectos.
• Distracciones y líneas borrosas entre el trabajo y la vida familiar. Es posible que sienta que nunca está lejos de su trabajo o, por el contrario, nunca siente que puede concentrarse por completo en el trabajo.

Después de administrar un lugar de trabajo virtual durante más de 15 años, sentimos que hemos aprendido mucho , y tenemos una idea sólida de lo que este tipo de empresa necesita para aprovechar los beneficios y evitar las trampas. ¡Incluso ganamos un premio Stevie en 2015 por Mejor lugar de trabajo dirigido por mujeres del que estamos muy orgullosos, especialmente porque todos nuestros empleados contribuyeron a nuestra nominación!

Estos son los cinco elementos imprescindibles que una empresa necesita para crear un excelente lugar de trabajo virtual:

1. Tecnología

La comunicación y la colaboración son fundamentales cuando los equipos son parcial o totalmente virtuales, por lo que sus herramientas tecnológicas deben ser de primera categoría. Afortunadamente, hay algunos excelentes disponibles, desde Trello a Dropbox, Zoom a Slack.

Las herramientas tecnológicas adecuadas funcionarán para mantener a los miembros de su equipo en contacto, hacer que los proyectos funcionen sin problemas y hacer que todos los documentos e información sean rápidamente accesibles. Pueden ayudar a los gerentes a recopilar comentarios y controlar el negocio. También pueden ayudar a respaldar una cultura empresarial sólida: sí, eso es posible (¡e importante!) en un lugar de trabajo virtual, incluso cuando las personas no trabajan juntas.

2. Confianza

Si un gerente o propietario de un negocio no puede confiar en que sus empleados hagan su trabajo de forma remota, un lugar de trabajo virtual fallará. Es necesario que haya una aceptación total desde la parte superior de la organización que apoye un entorno de trabajo flexible.

En PMG, les decimos a nuestros candidatos de trabajo que contratamos profesionales que no necesitan microgestión porque están comprometidos con lograr la excelencia en sus puestos. No necesitamos saber dónde están los miembros de nuestro equipo en cada momento de la jornada laboral.

Ahora, también hemos aprendido que es necesario mantener un horario comercial normal; no nos gustaría contratar a alguien que quisiera trabajar de 11 p. m. a 7 a. m. reuniones, etc

También es necesario establecer expectativas específicas para los empleados sobre su función en la empresa, el trabajo que poseen y cómo se medirá el desempeño. Si esta información es clara para todas las partes involucradas, entonces los detalles logísticos de cómo realizan su trabajo son menos importantes.

3. Gestión del tiempo

Trabajar virtualmente no es una buena opción para todos. A algunas personas les resultará demasiado difícil separar el trabajo de su vida personal y, en consecuencia, se distraerán con la vida hogareña durante la jornada laboral y viceversa. Ayudar a su equipo a establecer límites para que puedan concentrarse de manera productiva durante su tiempo de trabajo y luego apagarlo para que puedan tener una vida personal rica aumentará el éxito de su lugar de trabajo virtual y ayudará a retener a los mejores empleados.

Tener un espacio de trabajo designado en el hogar es fundamental, al igual que tener acceso a la tecnología y las herramientas adecuadas. También es útil crear un plan para la jornada laboral y la semana en general. A algunos de los miembros de nuestro equipo les resulta útil colocar un mensaje virtual de "ocupado" o "fuera de la oficina" si necesitan tiempo concentrado para escribir, diseñar, analizar u otro trabajo enfocado. También los alenté a anotar en su estado de Skype si tienen tiempo de "hora de oficina" disponible durante el día para que sus compañeros de equipo sepan cuándo pueden comunicarse para una lluvia de ideas rápida o simplemente para tomar un descanso virtual juntos para conversar.

4. Presupuesto de viaje

Es absolutamente posible crear una gran cultura y lograr una alta productividad en un lugar de trabajo totalmente virtual. Pero no hay forma de evitar el hecho de que el tiempo cara a cara tiene que ocurrir para obtener los mejores resultados. Debe tener un presupuesto de viaje para reunir a las personas, ya sea para una reunión semestral o trimestral de la empresa, ya que estos eventos en vivo ayudarán a construir conexiones aún más fuertes.

Hemos aprendido que cuando inviertes en reunir a todos, tendrás más éxito si planificas tiempo para los negocios y las redes sociales. Planifique una agenda sólida para su tiempo de trabajo y luego reserve algo de tiempo para una cena informal o una salida donde los compañeros de trabajo puedan visitar y conectarse.

5. Sentido de unión

Incluso si sus empleados no están juntos todo el día, e incluso si se ven solo unas pocas veces al año, aún pueden disfrutar de una gran sensación de unión y funcionar como un equipo. Los consejos anteriores ayudarán mucho: confiar en ellos, proporcionarles la tecnología adecuada y darles tiempo para construir conexiones sólidas.

También es bueno, y recién comenzamos a hacerlo, utilizar el video tanto como sea posible para las llamadas de equipo y las reuniones virtuales. Todos somos víctimas de la multitarea cuando estamos en una conferencia telefónica, pero esto es mucho más difícil de hacer cuando estás frente a la cámara. Además, su equipo establecerá conexiones mucho más fuertes cuando puedan verse.

También descubrimos que celebrar los éxitos por correo electrónico o durante las reuniones es una excelente manera de resaltar todas las cosas buenas que están sucediendo en la empresa. Nos encanta saludar a los miembros del equipo que han tenido una buena victoria y aprecian el reconocimiento. También reservamos tiempo para que los equipos de cuentas programen tormentas de ideas virtuales sobre proyectos de clientes o para compartir un estudio de caso que podría beneficiar a otro equipo.

Compartir noticias e información de la empresa con regularidad también es valioso para ayudar a todos a recordar que son parte de algo más grande, incluso mientras trabajan en su oficina en casa.

Con la tecnología adecuada, una confianza inquebrantable en su gente, un compromiso con la gestión del tiempo, viajes periódicos para reuniones en vivo y un sentido de equipo y un panorama más amplio, su lugar de trabajo virtual prosperará.