5 pasos para maximizar el valor del proyecto

Algo que todas las pequeñas empresas tienen en común es su deseo de crecimiento y el impulso de alcanzar sus sueños. Pero el camino hacia el éxito no siempre está claro. En este artículo, exploraremos cómo la adopción de un enfoque de crecimiento basado en proyectos puede maximizar el valor del proyecto y generar rápidamente beneficios para su negocio.

1. Centrándose

Cuando comienza el crecimiento, es común que los propietarios de pequeñas empresas queden atrapados en las tareas diarias o lancen con entusiasmo demasiados proyectos a la vez. Pero ninguno de estos enfoques fomenta el crecimiento sostenible.

Hacer crecer un negocio de manera sostenible es como subir una escalera: hay que avanzar intencionalmente paso a paso. Comience por hacer una lista de las diferentes opciones de proyectos disponibles para usted. Luego, examine cuidadosamente cada proyecto en busca de tres cosas:

• ¿Qué importancia tiene este proyecto para mi negocio?
• ¿Qué tan factible es este proyecto?
• Si no hago este proyecto, ¿cuáles son las consecuencias?

En la parte superior de su lista, coloque los proyectos que sean más factibles, importantes y que tengan mayores consecuencias si no se llevan a cabo. De esta manera, tendrás un camino claro para continuar.

2. Comprensión

Para que un proyecto sea significativo, debe comprender cómo aportará valor a su organización. Entonces, comience por establecer un objetivo comercial con el cual alinear el proyecto. A veces, escribir un objetivo puede requerir varias iteraciones, así que intente comenzar con afirmaciones como:

• Estamos llevando a cabo este proyecto para lograr el objetivo x y evitar el riesgo y .
• Estamos llevando a cabo este proyecto para entregar un valor de x porque esto posiciona a nuestra organización para z .
• Estamos llevando a cabo este proyecto porque si no lo hacemos, ocurrirán x consecuencias.
• Estamos llevando a cabo este proyecto para mejorar esta parte de nuestra organización para que luego podamos realizar z .

Establecer buenos objetivos comerciales para guiar sus proyectos le ayudará a determinar cómo medir el éxito. Considere qué resultados se pueden medir para determinar si ha logrado sus objetivos. Los proyectos son más poderosos cuando su equipo comprende su valor y el impacto de su éxito o fracaso. Es más probable que estos proyectos tengan un equipo motivado detrás, con un mayor compromiso hacia el éxito del proyecto.

3. Planificación

Es fácil entusiasmarse con un proyecto y su objetivo, especialmente cuando lo ejecuta usted mismo o con un equipo pequeño. Esto hace que sea inmensamente tentador empezar lo antes posible.

Aunque crear un plan puede parecer una pérdida de tiempo, descuidar este paso es un error clave. La realidad es que un plan bien estructurado proporciona datos esenciales para evaluar el desempeño del proyecto más adelante. En una organización joven con experiencia limitada en proyectos, estos datos son fundamentales para ayudarle a mejorar continuamente la ejecución de proyectos. Y, cuando los proyectos están vinculados al valor, también mejora su capacidad para generar valor.

Los planes también son esenciales para evaluar si un proyecto va por buen camino e identificar riesgos que podrían afectar su ejecución y éxito.

Cosas clave para incluir en un plan de proyecto

• Presupuesto: sepa qué tipo de inversión puede comprometer su empresa en un proyecto y compárelo con los rendimientos esperados. Considere cuánto tiempo llevará recuperar la inversión, ya que esto podría influir en el cronograma para realizar el proyecto.
• Cronograma: identifique los hitos clave necesarios para realizar su proyecto y establezca metas para cuando se alcanzarán. Analice las condiciones del mercado y otras necesidades comerciales que dictarán cuándo el proyecto podrá tener éxito. Examine si el cronograma de hitos se alinea con las necesidades comerciales a largo plazo y refine el cronograma utilizando estos conocimientos.
• Análisis de riesgos: analice las siguientes preguntas con el equipo de su proyecto y revíselas a medida que avanza el proyecto:
  • ¿Qué puede salir mal?
  • ¿Qué posibilidades hay de que ocurran estos problemas?
  • ¿Cuáles son sus impactos potenciales?
  • ¿Qué medidas podemos tomar para mitigar estos riesgos?
  • ¿Alguno de estos pasos debería implementarse inmediatamente?
• Comunicación: hágase estas preguntas para garantizar una comunicación eficaz durante todo el proyecto:
  • ¿Quién necesita saber sobre este proyecto?
  • ¿Qué información es importante para ellos?
  • ¿Con qué frecuencia necesitan actualizaciones?
  • ¿Cuál es la forma más eficaz de entregar esta información?
  • ¿Cómo podemos apoyar mejor estas necesidades de comunicación?
• Alcance: determine la lista mínima de tareas requerida para lograr el objetivo comercial. El alcance se puede documentar de varias maneras, a menudo comenzando con una declaración del alcance: un breve párrafo que describe los resultados previstos del proyecto. A esto le debe seguir una lista de lo que no está incluido en el alcance. El alcance también se puede definir usando:
  • Backlog: una lista priorizada de todas las tareas necesarias para completar el proyecto.
  • Estructura de desglose del trabajo: una matriz secuencial de tareas ordenadas en orden de finalización.

4. Ejecución

Considere los tipos de experiencia necesarios para que el proyecto tenga éxito y quién puede proporcionarla. Luego, intente crear un equipo lo más diverso posible. La diversidad, cuando se combina con el apoyo adecuado y un entorno que fomenta el debate y la discusión abiertos, producirá equipos de alto rendimiento.

¿Los recursos del proyecto se dedicarán a este proyecto o tendrán otras funciones? Si tienen otras tareas, asegúrese de que su cronograma incluya contingencias, como:

• ¿Con qué frecuencia deberá reunirse el equipo del proyecto?
• ¿Utilizará la tecnología para ayudarle a gestionar el trabajo que se realiza?
• ¿Cómo sabrá que se está realizando el trabajo?
• ¿Quién será responsable del proyecto?

5. Aprendizaje

Los proyectos que aportan valor también ofrecen valiosas oportunidades de aprendizaje. Por lo tanto, asegúrese de realizar una retrospectiva o una autopsia del proyecto con un grupo diverso de miembros del equipo y partes interesadas. Evalúe lo que salió bien, identifique áreas de mejora, reconozca los logros del equipo y revise las métricas del proyecto.

Resuma sus hallazgos en un informe y manténgalo fácilmente accesible para referencia futura. Este paso es crucial para maximizar el valor que su organización obtiene de los proyectos. Al mejorar continuamente en función de las lecciones aprendidas, puede acelerar el retorno de la inversión para proyectos futuros.

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