5 consejos principales para un proceso de despacho de aduana sin problemas

Como empresa de comercio electrónico, puede realizar envíos internacionales por varias razones diferentes. Tal vez esté importando material para utilizarlo en una fábrica nacional. O tal vez esté importando productos de su fabricante. O tal vez, estás enviando productos a un almacén en otro país o un almacén que usas para las ventas realizadas a través de tu sitio de Shopify.

Sin duda, a medida que crezca tu empresa de comercio electrónico, tendrás que lidiar con la aduana.

En esta publicación, lo guiaremos a través de una comprensión más profunda del proceso de despacho de aduanas y le ofrecemos consejos para ayudarlo a pasar la aduana de la mejor manera posible.

¿Qué es el Despacho Aduanero?

El despacho de aduana se refiere al paso de mercancías por la aduana para que puedan entrar o salir de un país. Cada país tiene su propio departamento de aduanas que debe cumplir.

Por lo general, la aduana requiere que cumpla con los requisitos de documentación y que pague los aranceles correctos para que se puedan recibir los bienes.

¿Cómo funciona el proceso de Despacho Aduanero?

Cada país tiene sus propios requisitos aduaneros, pero el proceso es similar en todo el mundo.

Así es como funciona el proceso de aduanas:

1. El oficial de aduanas revisa toda la documentación que ha incluido con su envío. Esto siempre incluye la factura comercial, que se requiere para cualquier envío internacional, y también puede incluir otros documentos, como certificaciones de salud.
2. El oficial de aduanas luego verá qué impuestos y aranceles, si corresponde, se deben aplicar. El tipo de producto, la cantidad del producto y las leyes del país afectarán los impuestos y aranceles.
3. El funcionario de aduanas solicitará el pago de los impuestos y derechos. Si el remitente aún no los ha pagado por adelantado, entonces es cuando el receptor deberá pagarlos. Puede negociar con sus proveedores sobre el uso de Incoterms (discutido más adelante).
4. Luego, el funcionario de aduanas libera el envío una vez que se ha pagado todo y se han recopilado los documentos correctos.

5 consejos para un proceso de despacho de aduana sin problemas

Para que el proceso de despacho de aduanas sea lo más sencillo posible, le recomendamos que siga estos 5 consejos importantes. Tomaremos como ejemplo un proceso típico de despacho de aduana con nuestro socio FedEx .

Consejo 1. Asegúrese de que su factura comercial esté completa y que la descripción de los productos sea precisa

Deberá crear una factura comercial para la importación. Puede hacer esto con FedEx dentro de su cuenta de FedEx. Aquí está su plantilla para una factura comercial:

Al crear su factura comercial, asegúrese de utilizar descripciones precisas. No solo proporcione la descripción mínima, pero asegúrese de incluir muchos detalles.

En su sitio web, FedEx incluye algunos ejemplos de descripciones malas y buenas.

Le recomendamos que nos proporcione la documentación de forma digital, de esta manera la documentación siempre está accesible.

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También deberá incluir una hoja de ruta completa y precisa. Una carta de porte es un documento obligatorio emitido por el Transportista. Se acusa recibo y posesión del envío. Debe incluir la dirección de destino y la información de contacto del destinatario. Piense en ello como un recibo. Lo obtendrá del Transportista, y debe guardar una copia para usted y agregar el original a su envío.

Consejo 2. Elija sabiamente sus términos comerciales internacionales (Incoterms)

Existen diferentes tipos de entregas de importación, esencialmente delineadas, cuya responsabilidad es hacer pasar las mercancías por la aduana:

• Los Incoterms definen el punto en el proceso de envío cuando las responsabilidades de un envío (como el riesgo, los costos y el seguro) pasan del remitente al destinatario. Antes de que se envíen las mercancías, el remitente y el destinatario acuerdan los Incoterms, que especifican quién paga qué costos de envío.

• DAP significa "entrega en el lugar", mientras que DDP significa "entrega pagada".

Pero, ¿qué significan realmente estos términos y cómo afectan el proceso de despacho de aduanas?

• DAP : el vendedor es responsable de la entrega de la mercancía en el destino del comprador, pero no es responsable de los trámites y costos de importación.
• DDP : el vendedor debe entregar los bienes por su propia cuenta y riesgo, manejar todos los trámites y pagar los aranceles de importación, así como cualquier otro costo.

Los vendedores a menudo prefieren hacer DAP, por supuesto, pero debe elegir DAP o DDP con sus proveedores en función de qué empresa tiene la mayor experiencia en el paso de aduanas a ese país . Para cada proveedor, puede hablar con ellos para saber quién tiene más experiencia y tomar su decisión de esa manera.

Consejo 3. Investigue otros documentos requeridos para ciertos tipos de productos y países individuales

Según el producto que se envíe a qué país, es posible que se requieran otros documentos además de la factura y la hoja de ruta.

Por ejemplo, cuando envíe productos perecederos, es probable que deba incluir un certificado de salud. Los productos de origen animal también suelen requerir la inclusión de un certificado sanitario. Aquí puede encontrar los certificados sanitarios de productos animales exigidos por Gran Bretaña.

¿No está seguro de cómo encontrar qué otros documentos pueden ser necesarios?

Visite el sitio web del gobierno del país desde el que está exportando y al que está importando.

Consejo 4. No pongas tus documentos dentro del envío

Se supone que la factura comercial y la carta de porte deben adjuntarse de forma segura al envío, no colocarse dentro. Si usa FedEx, puede crear el documento de factura con FedEx Ship Manager en su cuenta de FedEx.

Colocar los documentos dentro del envío puede causar retrasos importantes y hacer que sus productos se queden atascados en la aduana durante bastante tiempo, ya que los trabajadores de aduanas no abrirán el envío de inmediato y buscarán la documentación, por motivos de seguridad.

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Consejo 5. Mantenga registros y copias detalladas

Cree una carpeta digital en una solución segura de almacenamiento en la nube, como Box o Dropbox, que sea específica para sus documentos aduaneros. Escanee y cargue cualquier documento en papel para que pueda realizar un seguimiento de las cosas más fácilmente. Asegúrese de que también está organizando sus carpetas de archivos digitales. Cree una carpeta por año, luego dentro de eso puede crear carpetas para la fecha de cada envío.

Cómo FedEx facilita sus trámites personalizados

¿Haces envíos internacionales? Si es así, asociarse con FedEx como su Transportista será una decisión inteligente. La empresa ofrece asistencia en el despacho de aduanas con miles de expertos.

Estos son algunos de los recursos útiles de FedEx que tal vez quiera explorar:

• FedEx International Shipping Assist: complete fácilmente la información sobre su envío internacional para recibir la documentación aduanera requerida.
• Documentos comerciales electrónicos de FedEx: cargue sus documentos aduaneros requeridos electrónicamente para un procesamiento más rápido.
• FedEx Global Trade Manager: obtenga documentos internacionales, calcule aranceles e impuestos y resuelva cualquier problema.
• Canal de envío de FedEx: un centro donde puede encontrar todo lo que necesita para ampliar sus conocimientos sobre el despacho de aduanas.

¿Estás enviando al Reino Unido?

Después del Brexit, el Reino Unido ya no forma parte oficialmente de la UE. En nuestra guía completa para el post-Brexit, incluimos muchas ideas para las empresas de comercio electrónico sobre cómo manejar esta transición.

Una cosa que afecta el Brexit son las costumbres. Cuando realice envíos al Reino Unido, deberá asegurarse de completar una factura comercial y las certificaciones requeridas, según el tipo de producto.

Por qué usar ShippyPro para tus envíos internacionales

Con nuestra integración de FedEx, puede gestionar fácilmente los envíos y las devoluciones de su tienda de comercio electrónico. ShippyPro ofrece etiquetas fáciles de imprimir tanto para envíos como para devoluciones. Cuando utiliza ShippyPro con FedEx, puede eliminar las molestias de los envíos internacionales con etiquetas y documentación de aduanas generadas automáticamente.