Emprender un proyecto de TI puede ser costoso. Si bien muchos dueños de negocios y gerentes de proyectos siempre tienen como objetivo terminar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto, ocurren problemas inesperados en el proceso que podrían disparar los gastos. Un enfoque inteligente para evitar esto es mantener el presupuesto bajo desde el principio. Esto puede parecer algo fácil de hacer, pero es mucho más difícil de implementar.

La mayoría de los consejos que existen en Internet apuntan a ir por la ruta económica: suministros más baratos, software más barato e infraestructura más barata. Si bien esto obviamente reducirá su costo, lo que encontré es que no es un consejo realmente útil... especialmente si desea mantener su proyecto de TI competitivo y de vanguardia.

Entonces, ¿existen otras formas de reducir sus costos de TI sin tener que soportar el uso de materiales de calidad inferior?

Cómo minimizar los costos en su próximo proyecto de TI

Aquí hay algunos consejos prácticos que he probado para ser efectivos a lo largo de los años.

1. Prioriza las necesidades sobre los deseos

Es parte de la naturaleza humana querer el producto más avanzado, más hermoso o de más alta tecnología que existe. Ya sea que esté comprando un automóvil, una lavadora o un software para su próximo proyecto de TI, la tendencia es elegir el modelo con las mejores especificaciones que pueda pagar. Es fácil quedar cegado por todas las campanas y silbatos, especialmente si se enfrenta a un vendedor experimentado. Ya he sido víctima de estas trampas varias veces, pensando que estaba obteniendo el valor de mi dinero al obtener estos complementos.

Sin embargo, me di cuenta de que estas innovaciones tecnológicas adicionales que cuestan mucho dinero terminan sin usarse al final del proyecto. El hecho de que esté dentro de su presupuesto no significa necesariamente que deba hacerlo si en realidad no lo necesita. Un buen ejercicio es preguntarse a sí mismo y a los miembros de su equipo al menos tres veces si realmente necesita algo. Si recibe una solicitud para adquirir un dispositivo costoso, evalúe cuidadosamente cómo esto puede beneficiar al proyecto concretamente.

2. Uso flexible de la tecnología de la nube

Mover algunos o todos sus datos a la nube es otro movimiento obvio cuando se trata de reducir costos. Usar tecnología en la nube es mucho más práctico que adquirir servidores físicos y otras piezas de hardware para su proyecto. Debido a esto, la computación en la nube ha permitido que las empresas más pequeñas se vuelvan competitivas cuando se trata de proyectos de TI.

Después de probar diferentes proveedores de servicios en la nube, una lección valiosa que aprendí es aprovechar las opciones de almacenamiento flexible que ofrecen estas empresas. Evite suscribirse a una oferta anual o un plan de almacenamiento fijo "para ahorrar dinero" porque esto puede ser una desventaja cuando el proyecto está en curso.

Tenga en cuenta que los proyectos de TI son muy dinámicos y sus requisitos podrían cambiar en un abrir y cerrar de ojos. Cuando estás atascado con un plan que ya no necesitas, esto hará que pierdas más. En su lugar, opte por un plan flexible que puede costarle un poco más, pero le brinda más margen para actualizar, degradar o cancelar el plan por completo con muy pocas consecuencias monetarias.

3. Minimice los costos innecesarios

Hace un par de años, mi equipo estaba trabajando en la actualización de uno de nuestros sitios web. Todo iba bien y terminamos el proyecto en la fecha límite. Durante la evaluación posterior al proyecto, me sorprendió descubrir que estábamos gastando demasiado en costos de impresión y papel. Después de revisar los registros, resultó que mi personal estaba imprimiendo cada actualización del proyecto, correos electrónicos y cualquier cosa imprimible sin darse cuenta de que esto ya estaba afectando el presupuesto general del proyecto.

La mayoría de las veces, los empleados imprimen documentos sin pensar pensando que solo porque está en la oficina, entonces este es un servicio gratuito que pueden aprovechar. Si bien no cuesta nada a los empleados imprimir en papel, este tipo de costos pueden sumarse para el propietario de la empresa. Minimice estos costes innecesarios animando a su personal a utilizar herramientas digitales para colaborar. Además de ahorrar costos, reducir el uso de papel también puede ayudar a abordar problemas ambientales como la deforestación y el cambio climático. Esta es una importante defensa social corporativa de la que su empresa puede ser parte.

4. Subcontratar especialistas

Los expertos en tecnología pueden ser muy costosos de contratar. Esto obliga a muchos gerentes de proyectos a conformarse con empleados mediocres porque no pueden permitirse el lujo de igualar las expectativas salariales de la ayuda técnica de primer nivel. Hace muchos años, cometí el error de contratar personal sin experiencia, solo para arrepentirme al final porque los proyectos tomaron el doble de tiempo de lo que deberían. Pero no importa cuántas veces me diga a mí mismo que no lo vuelva a hacer, terminé haciéndolo más veces de las que puedo permitirme.

No fue hasta que me topé con uno de mis antiguos empleados, que resultó ser un genio de la tecnología, que descubrí un enfoque alternativo. Este empleado ofreció sus servicios para uno de mis proyectos. En lugar de contratarlo como empleado de tiempo completo, fue un proyecto de contratación. Lo contraté como si estuviera contratando a un proveedor externo, pero por proyecto. A primera vista, puede parecer que sería más caro, pero resultó ser una de las mejores decisiones que he tomado. Ahora, si necesito un especialista para manejar una tarea en particular, elijo la ruta de la subcontratación porque me ahorra tiempo en gastos de capacitación y contratación. Lo más importante es que obtengo los resultados que necesito.

5. Contratar personal remoto

Los costos generales como el alquiler de espacio de oficina, las facturas de servicios públicos y otra infraestructura de apoyo relacionada con los empleados internos se pueden minimizar si considera contratar personal remoto. La tecnología ha hecho posible que las personas trabajen juntas incluso si se encuentran en diferentes partes del mundo. Ahora hay muchas herramientas e innovaciones de administración de proyectos que pueden admitir este tipo de configuración para que los miembros de su equipo puedan comunicarse bien, incluso si no están todos en la misma sala.

La contratación de empleados remotos también reduce la probabilidad de lidiar con la política y el drama de la oficina, lo que le permite concentrarse únicamente en el trabajo en cuestión. Esto significará un mejor uso de su tiempo y recursos. Otra ventaja es que no estará limitado a los empleados disponibles en su área. Tendrás un campo mucho más grande para elegir.

6. La seguridad es clave

Una de las peores cosas que pueden pasar en un proyecto de TI es perder trabajo valioso debido a ransomware, ataques maliciosos y otros problemas de seguridad. Si bien he mencionado repetidamente en este artículo que solo cumpla con los requisitos básicos y minimice los costos innecesarios, la seguridad es algo en lo que nunca debe escatimar. El viejo cliché "más vale prevenir que curar" es algo que siempre debe tener en cuenta al ejecutar un proyecto de TI, ya sea grande o pequeño.

Incluso si solo es una pequeña empresa, es muy importante implementar medidas de seguridad en su proyecto. Según un estudio, el 82 % de los propietarios de pequeñas empresas cree que no corre el riesgo de sufrir ciberataques. Lo que muchos no se dan cuenta es que los ciberdelincuentes a menudo se dirigen a las pequeñas y medianas empresas porque sus protocolos de seguridad son más flexibles.

Sea más inteligente, no más barato con sus proyectos de TI

Cuando se trata de reducir los costos de los proyectos de TI, optar por la ruta más económica no siempre es la mejor opción. Adoptar estrategias más inteligentes como las mencionadas en este artículo puede ayudarlo a reducir sus gastos sin sacrificar la calidad del resultado de su proyecto.

Richard Kao es el director de ventas del proveedor de soluciones tecnológicas y de oficina con sede en el Reino Unido COS Sales. Sus tareas diarias implican administrar las cuentas de los clientes, ayudar a los clientes con consultas y dirigir a su equipo para garantizar los mejores resultados. Tiene una amplia experiencia en el mundo B2B y, como resultado, muchos conocimientos para compartir. Puedes encontrarlo en Twitter @cos_sales.