7 consejos expertos de gestión de tareas para mejorar su productividad en el trabajo
Publicado: 2019-09-10La gestión eficiente de tareas es crucial para garantizar que todo se haga de manera organizada sin sacrificar la calidad o la creatividad.
Con tantas cosas por hacer, perder de vista los objetivos lleva tiempo. Sin embargo, puede mantenerse en la cima con las estrategias correctas y lograr sus objetivos.
Este artículo discutirá siete consejos organizacionales de expertos para ayudarlo a administrar las tareas de manera más efectiva y mejorar su productividad en el trabajo. Así que no importa cuán agitadas se pongan las cosas en su vida empresarial, puede usar estas estrategias simples para hacer el trabajo.
7 consejos de administración de tareas y cómo implementarlos
- Utilice la matriz de Eisenhower
- Emplear software de gestión de tareas.
- Automatice las tareas repetitivas
- Crear una lista de verificación diaria
- Delegar tareas a las personas adecuadas
- Agilice la comunicación
- Tome descansos y practique el cuidado personal
Pero antes hay que hacerse la pregunta:
¿Por qué es tan importante la gestión de tareas?
La gestión de tareas es muy importante porque cada profesión, sin importar la industria, lo requiere. Al administrar su tiempo sabiamente, puede hacer más en menos tiempo, lo que conduce a una mayor productividad y una mayor eficiencia.
Además de darle control sobre su carga de trabajo, le permite planificar para que las tareas no se superpongan. Además, una buena gestión de tareas fomenta una mejor colaboración entre los miembros del equipo, ya que todos saben en qué deben trabajar y cuándo.
La administración de tareas requiere habilidades de planificación estratégica, organización y comunicación, y con estos consejos en mente, debería poder administrar sus tareas como un profesional. Consideremos la Matriz de Eisenhower.
1. Uso de la matriz de Eisenhower
"Si te lleva menos de dos minutos, hazlo ahora". - David Allen, consultor de productividad y autor de " Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity "
La Matriz de Eisenhower es una poderosa técnica para la gestión de tareas. Desarrollada por el ex presidente estadounidense Dwight D. Eisenhower, la matriz consta de cuatro cuadrantes:
- Importante y urgente
- Importante pero no urgente
- No importante pero urgente
- No importante y no urgente
Al dividir las tareas en estas categorías, puede usar la matriz para determinar en qué tareas trabajar primero, segundo, etc.
Como implementar
Escriba sus tareas actuales en papel o en un software de administración de tareas en línea . Asigne cada tarea por importancia y urgencia.
Complete los que no sean importantes o urgentes. Luego crea un plan para completar cada tarea una a la vez.
Por ejemplo, si usted es un vendedor de redes sociales que aplica la Matriz de Eisenhower después de analizar los datos de rendimiento de las publicaciones, es posible que observe que las publicaciones visuales funcionan mejor que las publicaciones basadas en texto. Entonces, según el método, puede crear contenido visual sobre publicaciones de solo texto.
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¡Usando la Matriz de Eisenhower como parte de su estrategia organizacional para administrar las tareas comerciales, puede disminuir los niveles de estrés mientras aumenta la productividad y logra el éxito!
En la siguiente sección, veremos cómo el software de gestión de tareas puede ayudar a llevar la productividad de su organización al siguiente nivel.
2. Utilice el software de gestión de tareas
"Cree un sistema que funcione para usted. No se fuerce a entrar en un sistema que no funciona". - Laura Vanderkam, autora y experta en gestión del tiempo de " 168 horas: tienes más tiempo del que crees "
Administrar múltiples proyectos simultáneamente puede ser un desafío, especialmente cuando los plazos son ajustados y la carga de trabajo parece no tener fin.
Sin una organización y comunicación adecuadas, su empresa podría verse afectada por plazos incumplidos, pérdida de datos y un servicio al cliente deficiente . Puede costarle ingresos y dañar su reputación.
El uso de las herramientas adecuadas puede hacer que este proceso sea fácil y sin complicaciones para equipos e individuos. El software de administración de tareas es una herramienta poderosa para empresas de todos los tamaños para crear tareas, asignarlas a los miembros del equipo y realizar un seguimiento del progreso de manera más efectiva.
El software le permite establecer plazos para tareas individuales y recibir recordatorios cuando se acercan esos plazos en un tablero central.
Los miembros del equipo también pueden colaborar y comunicarse sobre proyectos sin cambiar entre varias aplicaciones o plataformas, lo que reduce la confusión.
Como implementar
Un especialista en marketing de creación de contenido , por ejemplo, puede crear un esquema y asignar partes de redacción (investigación/redacción/optimización SEO) a los compañeros de equipo.
Usando un documento compartido al que todos pueden acceder, es fácil realizar un seguimiento de las actualizaciones y ver lo que cada miembro ha logrado al completar sus tareas asignadas.
El software de gestión de tareas popular como Trello, Asana o Basecamp a menudo incluye análisis que le permiten realizar un seguimiento del rendimiento de su equipo a lo largo del tiempo e identificar mejoras.
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Al elegir el software de gestión de tareas adecuado para su empresa, tenga en cuenta sus necesidades y su presupuesto.
Busque software con funciones que coincidan con sus requisitos, como asignación de tareas, fechas límite, seguimiento del progreso y uso compartido de archivos.
Pruebe diferentes opciones de software antes de comprometerse con una y asegúrese de que su equipo esté capacitado y se sienta cómodo usándola.
3. Automatice tareas repetitivas
Automatice las tareas que realiza con frecuencia para ahorrar tiempo y reducir los errores. Utilice herramientas como macros, secuencias de comandos y software de automatización para optimizar su flujo de trabajo". - Laura Stack, autora y experta en productividad y gestión del tiempo de “ Qué hacer cuando hay demasiado que hacer: reducir tareas, aumentar resultados y ahorrar 90 minutos al día ”
La automatización de tareas repetitivas en áreas como atención al cliente, marketing digital o gestión de proyectos puede optimizar su flujo de trabajo.
Con el software y la tecnología, los propietarios de negocios pueden automatizar tareas como la entrada de datos, la facturación y el marketing por correo electrónico, ahorrando tiempo y minimizando los errores.
Las herramientas automatizadas brindan funciones como correos electrónicos automatizados, un sistema de emisión de boletos , distribución de llamadas y chatbots para ayudar a los visitantes o clientes del sitio web a encontrar respuestas rápidamente sin esperar en espera o enviar múltiples correos electrónicos.
Además, le permiten priorizar las solicitudes según la urgencia o la importancia para que su equipo pueda concentrarse primero en los elementos más urgentes.
Como implementar
Por ejemplo, supongamos que es responsable de enviar correos electrónicos de seguimiento después de una venta exitosa; en lugar de crear manualmente cada uno y escribir repetidamente la misma información, puede usar una herramienta de automatización de correo electrónico .
Ahorrará tiempo y garantizará que sus clientes reciban una comunicación oportuna de su empresa.
Imagen de correo electrónico personal
La automatización de tareas repetitivas puede tener un impacto significativo en la mejora de la gestión de tareas empresariales. Al liberar tiempo, los empleados pueden concentrarse en tareas de mayor nivel que requieren atención humana, como la resolución de problemas y la toma de decisiones.
Dicho esto, crear una lista de verificación diaria es un paso integral para asegurarse de que su equipo se mantenga encaminado y cumpla sus objetivos.
4. Crea una lista de verificación diaria
"Las listas de tareas deben ser dinámicas, flexibles y deben ajustarse para adaptarse a las prioridades cambiantes". - Julie Morgenstern, autora y experta en organización y gestión del tiempo de " Gestión del tiempo de adentro hacia afuera "
La falta de estructura y un plan claro pueden hacer que su jornada laboral sea caótica e improductiva. Como resultado, es posible que se sienta estresado y ansioso, lo que provocará una disminución de la calidad de su trabajo.
Al crear una lista de verificación diaria, puede garantizar que ninguna tarea se pierda y que todos los miembros del equipo estén en la misma página sobre lo que se debe lograr.
Como implementar
Comience enumerando todas las tareas más urgentes del día. Luego divídalos en tareas más pequeñas y manejables.
Luego, prioriza tus tareas según su importancia y fecha límite, e incluye notas o detalles que te ayuden a completarlas. Finalmente, realiza un seguimiento de tu progreso a lo largo del día. Este paso también puede tener la Matriz de Eisenhower.
Por ejemplo, un especialista en marketing de contenido podría crear una lista de verificación diaria que incluya escribir una publicación de blog que se puede dividir en tareas más pequeñas como: lluvia de ideas, esbozar la publicación, realizar investigaciones, escribir un borrador, editarlo y publicarlo.
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Esté atento a cualquier nueva tarea o fecha límite durante el día. Agregar estas tareas a la lista a tiempo puede ayudarlo a mantenerse organizado y evitar que se escapen.
Revise su lista de verificación al final de cada día para evaluar su progreso y ajustar sus prioridades y estimaciones de tiempo según sea necesario.
Una lista de verificación diaria garantiza que se tome todas las tareas en serio. Como resultado, es más fácil delegar tareas a las personas adecuadas.
5. Delega tareas a las personas adecuadas
"La priorización es clave. Haz una lista de tus tareas y concéntrate en las que tendrán el mayor impacto en tus objetivos". - Brian Tracy, autor y orador motivacional conocido por su trabajo sobre la gestión del tiempo y la productividad.
En cualquier profesión que involucre trabajo en equipo o colaboración, desea que los miembros de su equipo manejen tareas que se alineen con sus fortalezas y experiencia.
Puede sentirse abrumado y agotado cuando intenta hacer todo usted mismo. Puede administrar su carga de trabajo de manera eficiente al delegar y asegurarse de que las tareas se completen según sus estándares.
Como implementar
Al delegar tareas, primero considere el conjunto de habilidades y la experiencia de cada miembro del equipo. Al identificar qué persona es la más adecuada para el trabajo, se asegurará de que cada miembro del equipo utilice sus puntos fuertes y trabaje en tareas que pueda manejar.
Además, al asignar el trabajo según el nivel de habilidad, puede reducir el riesgo de que se produzcan errores y maximizar la calidad de los resultados de su equipo.
Delegue tareas como la administración de redes sociales a un miembro del equipo con experiencia en esa área y concéntrese en la creación y estrategia de contenido.
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Proporcionar instrucciones claras para delegar tareas es esencial para garantizar que los miembros del equipo entiendan lo que se debe completar y los plazos o expectativas asociados.
Exploremos cómo la simplificación de la comunicación puede mejorar aún más su proceso de gestión de tareas.
6. Agilice la comunicación
"La claridad es clave. Sea específico y directo en su comunicación, y evite detalles y jerga innecesaria". - Erica Dhawan, autora y experta en comunicación y colaboración de " Lenguaje corporal digital: cómo generar confianza y conexión, sin importar la distancia "
Cuando la comunicación podría ser mejor, pueden ocurrir errores en la finalización de la tarea, así como retrasos. Por otro lado, el trabajo en equipo y la gestión de tareas efectivos dependen de una buena comunicación.
Como implementar
Primero, establezca expectativas para los tiempos de respuesta y los canales de comunicación para que todos estén en la misma página. Luego, utilice un sistema de correo electrónico o mensajería instantánea para enviar información y actualizaciones para mantener a todos conectados e informados.
En segundo lugar, programe un tiempo cada día para una discusión grupal sobre el progreso realizado durante el día. Hacer que todos discutan sus desafíos entre sí hace que sea más fácil resolver los problemas más rápidamente. Además de los controles diarios, fomente el diálogo abierto entre los miembros del equipo para fomentar la colaboración.
Por ejemplo, un equipo de gestión de proyectos podría configurar un tablero de Trello para asignar y realizar un seguimiento de las tareas, programar registros regulares a través de Zoom o Slack y establecer expectativas para los tiempos de respuesta.
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Ahora que hemos discutido la administración de tareas en equipo, pasemos a una parte vital de la administración de tareas comerciales que a menudo se pasa por alto: tomar descansos y practicar el cuidado personal.
6. Tome descansos y practique el cuidado personal
"Descansa cuando estés cansado. Refréscate y renuévate, tu cuerpo, mente y espíritu. Luego vuelve al trabajo". - Ralph Marston, orador motivacional y autor conocido por su trabajo sobre el desarrollo y el éxito personal.
Cuidar tu salud física y mental es necesario para lograr tus objetivos y rendir al máximo. Descuidar el cuidado personal puede provocar agotamiento, fatiga y una disminución del bienestar general.
Como implementar
- Tome algunos descansos breves, como una caminata de 15 minutos al aire libre o una sesión de estiramiento.
- Comer comidas y meriendas saludables
- Lea un libro antes de acostarse o medite durante 10 minutos cada mañana
- Duerma lo suficiente cada noche. La privación del sueño se correlaciona con la disminución del rendimiento durante el día.
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La incorporación de estas actividades en la rutina diaria de uno puede tener beneficios de gran alcance más allá de la salud física.
Los trabajadores que se acercan al trabajo llenos de energía, relajados y confiados están mejor equipados para enfrentar los desafíos del día.
Conclusión
La gestión eficaz de tareas comerciales significa priorizarlas en función de su nivel de importancia y planificar adecuadamente para que todo funcione sin problemas.
Incorporar estos consejos a tu rutina diaria puede requerir un poco de dedicación y esfuerzo, pero la recompensa vale la pena. No solo mejorará el éxito de su negocio, sino que también impulsará su crecimiento y desarrollo personal.
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Biografía del autor:
Oliver Stasinszky es un líder del equipo de divulgación en LiveAgent con experiencia en comercio electrónico y servicio al cliente. Le apasiona escribir, leer y aprender a tocar cualquier instrumento musical.