7 consejos de productividad para propietarios de pequeñas empresas para mejorar su rendimiento

Dirigir un negocio es difícil. Hay una lista interminable de tareas que debe completar. Desafortunadamente, solo hay tantas horas en un día. Ese es un gran problema porque tratar de hacer todo te dejará abrumado.

Necesitas maximizar tu producción.

Afortunadamente, existen algunas formas sencillas de aumentar la productividad de su negocio. Aquí hay un conjunto útil de consejos de productividad que puede probar de inmediato, lo que le brinda un mejor control y planificación de sus tareas relacionadas con el trabajo y las de su equipo.

Empecemos.

1. Una tarea a la vez

Sobrecargarse tanto a usted como a su fuerza laboral con trabajos, plazos y proyectos que compiten entre sí no le hace ningún bien a nadie y conduce a altos niveles de estrés y confusión.

A pesar de que algunas personas se jactan de que pueden realizar múltiples tareas, la ciencia no respalda sus afirmaciones. Un estudio sobre productividad realizado por la Clínica Cleveland mostró que solo el 2,5 % de las personas podían realizar múltiples tareas de manera efectiva, lo que los convierte en la gran minoría. La multitarea también puede entorpecer el desempeño en lugar de ayudarlo, lo que hace que sus empleados sean menos eficientes.

En lugar de hacer que su equipo realice múltiples tareas, intente aconsejarles que escriban listas de tareas pendientes, priorizando primero las tareas críticas pero asegurándose de que todo se haga a su debido tiempo. Refuerce la importancia de terminar una tarea correctamente antes de pasar a la siguiente.

Los consejos de productividad deberían empujar a los trabajadores hacia una dirección más eficiente, beneficiando el funcionamiento de su pequeña empresa. Pero, por supuesto, los consejos de productividad son solo la punta del iceberg si desea impulsar su pequeña empresa .

2. Mejorar la colaboración dentro de los equipos

¡El trabajo en equipo hace que el sueño funcione, como dicen! Con esto en mente, siempre es una buena idea optimizar los procesos de colaboración y uso compartido de su pequeño equipo para el beneficio de todos.

Una manera fácil de poner en práctica este nivel mejorado de colaboración es invertir en un software que haga gran parte de su trabajo duro. Los ejemplos incluyen software de mensajería instantánea (Microsoft Teams tiene una excelente función de 'chat') y acceso confiable a documentos que se pueden editar en tiempo real (como Google Sheets y Google Docs). También puede implementar un software de videoconferencia confiable para trabajadores remotos o personal que se aísla a sí mismo (MS Teams, Google Meet y Zoom funcionan bien).

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La colaboración no solo aumenta los niveles de productividad; también aumenta los niveles de satisfacción del personal. Un estudio realizado por Queens University of Charlotte mostró que el 75% de los empleadores calificaron el trabajo en equipo y la colaboración como "muy importantes", pero solo el 18% de los empleados reciben evaluaciones de comunicación durante las revisiones de desempeño.

No se convierta en la última estadística e invierta en la tecnología adecuada para su equipo. Por ejemplo, tenga sistemas implementados para trabajadores remotos y al mismo tiempo garantice que la colaboración sea un proceso lo más fluido posible. Estos consejos de productividad beneficiarán a su pequeña empresa a corto, mediano y largo plazo y son una pequeña parte del plan general para establecer objetivos comerciales SMART .

3. Prueba la automatización

Mucha gente parece pensar que la automatización significa reemplazar toda su fuerza laboral con robots. En cambio, hoy en día existen excelentes herramientas de automatización que pueden hacer todos los trabajos tediosos mientras su fuerza laboral se ocupa de las cosas importantes, como la generación de prospectos .

La programación de publicaciones de marketing en redes sociales y la recopilación de informes de gastos son ejemplos de tareas que un software en particular puede manejar fácilmente. Los sistemas de administración de la fuerza laboral como Asana o Slack pueden facilitar la programación de trabajos y mantener a todos en sintonía con los horarios y los archivos necesarios para los proyectos.

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La tecnología puede ser algo maravilloso y, cuando se usa de la manera correcta, puede transformar la productividad de su negocio en unos simples pasos.

4. Evita las distracciones

Como humanos, no somos tan buenos para concentrarnos en tareas durante horas. Estudios repetidos han resaltado cuánto lucha la mayoría de las personas para concentrarse en las reuniones durante un período prolongado de tiempo.

Con esto en mente, es demasiado fácil permitir que las distracciones en el lugar de trabajo impidan que su equipo haga el trabajo. No estamos diciendo que necesite implementar medidas draconianas como encerrar a su fuerza laboral en una habitación, pero algunos consejos de productividad aquí y allá marcan la diferencia.

Por ejemplo, intente restringir el envío de correos electrónicos solo para que se realice en momentos específicos del día, como lo primero o lo último; de esta manera, todos pueden olvidarse de los correos electrónicos en medio de la jornada laboral. Del mismo modo, restringir el acceso a las redes sociales podría marcar la diferencia, reduciendo la cantidad de reuniones de equipo sin sentido.

Las reuniones que no son relevantes para todos pueden hacer que algunos trabajadores pierdan el enfoque, lo que les permite caer en malos hábitos relacionados con su capacidad de concentración. Por lo tanto, trate de tener solo una reunión al día, a la misma hora; de esta manera, los detalles esenciales se solucionan y deja el resto del día para tareas individuales.

Según un estudio realizado por Udemy y Toluna, la distracción de oficina más molesta número uno eran los compañeros de trabajo parlanchines. Piense en formas de evitar esto hablando con algunos de los miembros más ruidosos de su equipo. También puede colocarlos en diferentes habitaciones.

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Reducir el ruido de la oficina también es una consideración clave a tener en cuenta. ¿Por qué no programar en 'horas tranquilas' donde todos acuerdan trabajar en silencio durante un período específico? Si se cumplen correctamente, las sesiones de enfoque como estas podrían ser los momentos más productivos del día.

Pruebe algunas ideas diferentes y vea qué consejos de productividad funcionan mejor para su equipo en particular.

5. Administra bien tu tiempo

La gestión del tiempo es clave para completar las tareas de manera efectiva, sin importar en qué sector de trabajo esté involucrado. El uso de un software de flujo de trabajo como Asana ayudará a optimizar las tareas que las personas deben realizar en su empresa. Pero para aprovechar al máximo estas herramientas, existen mejores prácticas de productividad que puede implementar dentro de su equipo.

Por ejemplo, puede utilizar la Técnica Pomodoro en su lugar de trabajo. Un sistema eficaz de gestión del tiempo creado por primera vez en la década de 1980 por el italiano Francesco Cirillo, la Técnica Pomodoro (llamada así por el italiano para tomate), se puede ejecutar en seis sencillos pasos.

1. Elija el proyecto de trabajo que necesita completar.
2. Programa un temporizador de entre 25 y 30 minutos y comienza a trabajar.
3. Después de que suene el cronómetro, tómese un descanso de dos a tres minutos.
4. Repita los pasos dos y tres.
5. Después de cuatro sesiones, tome un descanso más prolongado.
6. Finalmente, registre cada sesión de trabajo completada con una marca o marca de verificación en un formato de lista.

Esta técnica es mejor para tareas específicas, como escribir o codificar, y para tareas tediosas y repetitivas en las que la concentración puede disminuir rápidamente.

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La Técnica Pomodoro te enseña disciplina, la importancia de tomar descansos regulares y una comprensión más integral de cómo administrar tu tiempo de manera efectiva. El investigador Jonathan Schooler descubrió en 2007 que la mente promedio divaga entre el 15 y el 20 % del tiempo, por lo que exigir descansos regulares ayuda con esto.

Considere implementar la Técnica Pomodoro con sus colegas durante un período de prueba de aproximadamente un mes, y registre los resultados en los niveles de productividad y la gestión del tiempo. También puede experimentar con diferentes patrones de trabajo. Por ejemplo, un patrón de cribado giratorio es un enfoque que puede aumentar los niveles de productividad.

6. Crea un espacio de trabajo favorable

Las estaciones de trabajo desordenadas e incómodas generan trabajadores infelices. Por otro lado, sus trabajadores necesitan un espacio de trabajo eficiente para realizar su trabajo con eficacia, por lo que considere invertir en equipos que se adapten a cada trabajador y a sus requisitos específicos.

Para el personal que trabaja con muchas figuras (contadores, por ejemplo), un segundo monitor les ayudará a ser más productivos con las hojas de cálculo. Los trabajadores remotos, como los especialistas en marketing digital, necesitan acceso a una conexión a Internet sólida y una computadora con una cámara web para videollamadas. Mientras tanto, los diseñadores gráficos necesitan herramientas y software de dibujo especializados, como un lápiz óptico.

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Intenta sentarte con cada empleado y preguntarles qué necesitan para que se sientan más productivos, presupuestar lo que piden y ver si puedes poner esos pasos en práctica.

7. Establece metas realistas

Es esencial establecer metas realistas para usted y su equipo como pequeña empresa. Divide los trabajos grandes en partes diarias realizables en lugar de bombardear a tus empleados con tareas que los abrumen. De esta manera, todos están en la misma página y sienten que están trabajando de manera constante hacia el resultado deseado, en lugar de sentirse abrumados.

Comience por establecer el resultado deseable de un trabajo y luego trabaje hacia atrás, dividiendo el resultado en trabajos pequeños y alcanzables que contribuyan al objetivo final.

Este enfoque hace que todos sean conscientes de lo que hay que hacer y cuándo, y garantiza un proceso fluido para completar el gran trabajo a tiempo. La planificación lo es todo, especialmente en una pequeña empresa que puede no acceder a los mismos recursos que tienen las empresas más grandes.

Para concluir

Las mejoras en el rendimiento son fundamentales para el éxito y el crecimiento continuos de cualquier negocio. Sin embargo, el hecho de que la suya sea una pequeña empresa no significa que deba resultarle más difícil que las grandes corporaciones.

Las investigaciones han demostrado que las pequeñas empresas pueden ser más ingeniosas y eficientes que las grandes, así que use su pequeño tamaño a su favor cuando establezca metas realistas.

Tenga en cuenta estos consejos de productividad, pruébelos y mida el resultado a través de su mayor rendimiento y la felicidad general de su fuerza laboral.

¡Le deseamos suerte con el futuro de su pequeña empresa!