Las 7 mejores prácticas para la concesión de licencias y el cumplimiento de flotas

El mundo de las licencias y el cumplimiento de las flotas puede ser complicado, ya que está en constante evolución. Es como el marketing cuya dinámica sigue cambiando. La mayoría de las flotas se componen de furgonetas, camiones pequeños y otros vehículos utilizados para el transporte de mercancías o personas. Afortunadamente, puede seguir muchas mejores prácticas para asegurarse de que siempre cumple con la ley.

Para ayudarlo a mantenerse a la vanguardia, el siguiente artículo cubre 7 prácticas principales para la concesión de licencias y el cumplimiento de la flota. Pero antes de eso, echemos un vistazo a las licencias de flota y los beneficios de cumplimiento.

Los beneficios de la licencia de flota y el cumplimiento

Hay varios beneficios de tener una licencia de flota y asegurarse de que sus vehículos cumplan con todas las regulaciones necesarias. Estos son algunos de los beneficios:

• Le ayuda a evitar costosas multas y sanciones.
• Lo ayuda a mantenerse organizado y garantizar que sus vehículos estén actualizados con los últimos estándares de seguridad.
• Tranquilidad sabiendo que sus vehículos están operando de manera segura y legal.
• Le ayuda a generar confianza con sus clientes y empleados. Ellos sabrán que estás comprometido a seguir las reglas y mantenerlos a salvo.

Siempre puede mejorar el mantenimiento de la flota con un sistema telemático de flota . Según Teletrac Navman, el 86% de las flotas utilizan actualmente la telemática. Con él, siempre puede recibir datos en tiempo real, lo que lo ayuda a responder rápidamente a emergencias. También aumenta la seguridad de su flota .

Las 7 mejores prácticas para la concesión de licencias y el cumplimiento de flotas

1. Mantenga un registro de sus vehículos

Si tiene una empresa que posee varios vehículos, es importante realizar un seguimiento de ellos. Esto se puede hacer con un sistema de seguimiento de vehículos.

Un sistema de seguimiento de vehículos utiliza GPS para rastrear la ubicación de un vehículo. También puede rastrear la velocidad, el kilometraje y otros datos. Estos datos se pueden utilizar para mejorar la gestión de la flota.

Hay muchos tipos diferentes de sistemas de seguimiento de vehículos. Algunos son simples y solo rastrean la ubicación. Otros son más complejos y pueden rastrear una variedad de puntos de datos.

Elegir el sistema de seguimiento de vehículos adecuado depende de sus necesidades. Considere el tipo de datos que desea recopilar, el tamaño de su flota y su presupuesto.

Un sistema de seguimiento de vehículos es una buena inversión si desea mejorar la gestión de su flota. Puede ayudarlo a ahorrar dinero y aumentar la eficiencia.

2. Cumplir con todas las normas y reglamentos locales con respecto a las operaciones de la flota.

El cumplimiento del DOT es un término que describe el cumplimiento de todas las normas y reglamentos locales, estatales y federales. Esto incluye el cumplimiento de los límites de velocidad, horas de operación y restricciones de estacionamiento. Se requiere para todas las flotas comerciales en los Estados Unidos .

Debe saber que el cumplimiento del DOT (departamento de transporte) es un área legal compleja y en constante cambio. Debe controlar la cantidad de horas que sus conductores pasan en la carretera. El exceso de trabajo del conductor puede provocar fatiga, y aquí arriesga la vida de varias personas.

Es importante consultar con un abogado experimentado que se especialice en esta área. Un abogado con experiencia puede ayudarlo a navegar la compleja red de leyes y regulaciones y garantizar que su flota cumpla con todas las leyes aplicables.

3. Mantener registros actualizados.

Mantener registros precisos y actualizados es esencial para el cumplimiento. Realice un seguimiento de todos los cambios en su flota, incluidas las nuevas incorporaciones, eliminaciones y cambios en los detalles del vehículo.

Los registros de mantenimiento lo ayudan a rastrear el trabajo que ha realizado un vehículo en particular y lo que necesite en el futuro. Puede asegurarse de que cada vehículo esté en excelente forma antes de entregarlo para un recado en particular.

Los registros le permiten liberar solo vehículos aptos para circular. Sus conductores deben completar los informes de inspección del vehículo del conductor (DVIR) antes y después de cada viaje. O mejor dicho, durante el inicio y el final de cada jornada laboral.

El DVIR cubre todo lo que permite una conducción segura, incluyendo

• Sistemas de frenos
• Sistemas de dirección,
• Luces
• Espejos retrovisores y laterales
• Equipos de seguridad y emergencia,
• Quintas ruedas.

Los conductores también deben registrar las millas recorridas, el combustible comprado y el lugar de compra.

Además, actualice constantemente las puntuaciones de Cumplimiento, seguridad y responsabilidad (CSA). Las puntuaciones van de (0 a 100), siendo 0 la mejor y 100 la peor.

Los puntajes se basan en las siguientes categorías:

• condición física del conductor,
• Mantenimiento de vehículos
• Conducción insegura
• Cumplimiento de las horas de servicio requeridas
• Frecuencia de colisiones
• Sustancia controlada o alcohol.

Si su conductor y el vehículo se encuentran fuera del puntaje aceptable de CSA, pueden quedar fuera de servicio. Su negocio también podría ser penalizado. Estar del lado correcto de la ley es excelente si desea escalar su negocio.

4. Asegúrese de que los vehículos estén debidamente asegurados.

Es importante asegurarse de que todos los vehículos estén debidamente asegurados. Esto incluye vehículos personales y comerciales. Nadie sabe cuándo ocurrirá un accidente. Por lo tanto, sin seguro, podría ser responsable de los daños, lo que podría costarle mucho dinero.

Debe conocer los diferentes tipos de seguros. Éstos incluyen:

• El seguro de responsabilidad civil cubrirá cualquier daño que usted cause a otra persona o a su propiedad.
• El seguro de colisión cubrirá cualquier daño que su vehículo sufra en un accidente.
• El seguro integral cubrirá cualquier daño a su vehículo por factores distintos a un accidente, como el clima o el robo.

Asegúrese de hablar con su agente de seguros para determinar qué cobertura es adecuada para usted. También es esencial revisar su póliza regularmente para asegurarse de que su flota esté adecuadamente cubierta.

5. Tener acceso a una base de datos detallada.

Necesitas crear una base de datos detallada. Alternativamente, dado que es mucho trabajo, puede contratar una organización de flotas que tenga la base de datos en su lugar. La base de datos debe tener:

• La información en cada placa de matrícula
• La caducidad de la placa
• El nombre del conductor está adjunto al vehículo.
• el peso del vehiculo
• Identificación de registro de territorio

Una base de datos detallada es una excelente manera de realizar un seguimiento de todos los vehículos más los requisitos de licencia en su flota. Como cada estado tiene sus regulaciones, te familiarizarás con las leyes en las diferentes áreas donde opera tu flota.

6. Llevar a cabo auditorías periódicas

Las auditorías regulares de su flota lo ayudarán a identificar cualquier área de incumplimiento. Las auditorías deben realizarse al menos una vez al año y con mayor frecuencia si su flota sufre cambios significativos.

Una parte esencial de cualquier programa de administración de flotas comerciales es la auditoría continua para garantizar el cumplimiento de las pautas del programa. Las auditorías periódicas protegen a su organización de los riesgos legales y financieros y ayudan a garantizar la seguridad de su flota y de las personas que la operan.

Hay muchas formas diferentes de auditar una flota, pero algunos de los métodos más comunes incluyen inspecciones de vehículos, verificaciones de registros de mantenimiento y verificaciones de historial de conductores. Según el tamaño y el alcance de su flota, es posible que deba contratar una empresa de gestión de flotas profesional para que lo ayude con sus necesidades de auditoría.

También puede utilizar el software de gestión de flotas para facilitar el trabajo. Obtenga más información aquí.

Además, realice una evaluación de riesgos para asegurarse de que todos sus conductores estén en condiciones de trabajar. Si no lo son, vea cómo puede ayudarlos. Anualmente deben hacerse exámenes de la vista y chequeos generales de salud.

Independientemente de cómo elija hacerlo, la auditoría periódica de su flota es esencial para el éxito de su programa de gestión de flotas.

Preguntas frecuentes Preguntas frecuentes

Aquí hay preguntas frecuentes sobre la licencia de flota y el cumplimiento.

1. ¿Cómo comienza con las licencias y el cumplimiento de la flota?

Primero, deberá asegurarse de que todos sus vehículos estén registrados y autorizados. También deberá asegurarse de que sus conductores tengan la licencia y el seguro adecuados. Luego, deberá desarrollar un plan de cumplimiento que describa cómo asegurarse de que su flota cumpla con todas las reglamentaciones aplicables.

Una vez que esté en su lugar, estará listo para comenzar a operar su flota. Solo recuerda mantenerte en cumplimiento, y estarás bien.

2. ¿Cómo puedo mejorar la gestión de mi flota?

Hay muchas formas de mejorar la gestión de flotas. Algunos pasos pueden ser más efectivos que otros, según las necesidades específicas de su empresa. Sin embargo, algunos pasos clave que las empresas deben tomar para mejorar la gestión de su flota:

• Revise su actual sistema de gestión de flotas.
• Identificar áreas de mejora.
• Implementar cambios y nuevos procesos.
• Evalúe los resultados de sus cambios.

3. ¿Cuáles son los elementos clave de una gestión eficaz de la flota?

El sistema de gestión de flotas es una parte crítica de cualquier operación de flotas. Es responsable de rastrear y administrar la flota de vehículos, y juega un papel vital para garantizar la seguridad y la eficiencia de la flota.

Varios elementos clave conforman el sistema de gestión de flotas, cada uno esencial para el correcto funcionamiento del sistema.

Estos son:

• Sistema de rastreo GPS Permite al administrador de la flota rastrear la ubicación de los vehículos en todo momento.
• Sistema de mantenimiento de vehículos . Garantiza que los vehículos reciban el mantenimiento adecuado y que las reparaciones se realicen a tiempo.
• Sistema de gestión de conductores . Asegura que los conductores estén debidamente capacitados y sigan todos los protocolos de seguridad.

Disparo de despedida

Hacer un seguimiento de cada vehículo, etiqueta y placa puede ser mucho. Muchas empresas confían en los vehículos de la flota para que sus operaciones funcionen sin problemas. Pero administrar una flota puede ser un desafío, especialmente cuando se trata de licencias y cumplimiento.

Al seguir estas prácticas, puede evitar muchas trampas comunes que pueden generar problemas en el futuro.