9 pasos de implementación de ERP para la próxima fase de crecimiento de su negocio

¿Qué pasos de implementación de ERP debe seguir si no desea terminar entre las organizaciones para las cuales la adopción de ERP se convirtió en una tarea espinosa? Una estrategia adecuada para la implementación de un nuevo sistema puede ayudarlo a minimizar los riesgos de la implementación de ERP y llegar al clúster de éxito. El flujo de trabajo que sugerimos es relevante para cualquier sistema ya que, por ejemplo, los pasos de implementación de SAP ERP son generalmente los mismos que para Odoo, Oracle, etc.

En este artículo, nuestro analista comercial sénior ha desvelado los secretos de cómo crear el camino más corto y sencillo hacia la visibilidad y la gestión de los procesos comerciales, al mismo tiempo que evita errores dolorosos en el camino.

Métodos de implementación de ERP: enfoque big bang, por fases y paralelo

Identificar cómo implementar un sistema ERP paso a paso es la columna vertebral de la adopción exitosa del sistema. Sin embargo, ¿será el mismo proceso para una empresa emergente y para una organización que se ha estado ejecutando en varios sistemas heredados locales durante 30 años?

¡Sorprendentemente, sí! Los pasos para una implementación eficaz de ERP son similares, independientemente de la escala o la complejidad de la tarea de su organización. Sin embargo, lo que hace que un viaje de implementación de ERP sea específico es el método de implementación que sigue. Hay una serie de enfoques para elegir, incluido el big bang, el lanzamiento por fases y el paralelo.

• Método del big bang. Es la forma más rápida de implementar un ERP, pero también la más difícil, ya que necesita manejar la capacitación de los empleados, la puesta en marcha y el manejo de errores, todo al mismo tiempo. Por lo tanto, este enfoque funciona bien para las organizaciones que buscan solo 1 o 2 módulos en su nuevo sistema.
• Enfoque por fases. Este método es menos riesgoso que el big bang a medida que implementa nuevos módulos o unidades comerciales uno por uno. Se necesita más tiempo para completar todos los pasos de la implementación de ERP, pero es más fácil para usted controlar el proceso y tratar los problemas a medida que aparecen. Este enfoque es apropiado si tiene una empresa mediana y espera usar muchos módulos en el nuevo ERP.
• Despliegue paralelo. Es el método menos precario. Todas las funciones críticas permanecen protegidas ya que no abandona sus sistemas heredados de inmediato, sino que ejecuta el nuevo ERP en paralelo con ellos para proteger las funciones que deben operar continuamente. La adopción paralela es el método que requiere más tiempo, por lo que se moverá de forma lenta... pero segura.

Abogo por un enfoque en el que, en primer lugar, implementemos funciones con las que el cliente ya está familiarizado en sus sistemas heredados. Y luego agregue funciones y módulos que no hayan usado antes pero que esperan tener.

— Volha Homza, analista de negocios, *instinctools

Pasos obligatorios que debe seguir para una adopción de ERP eficiente y sin problemas

Solo el 27% de las organizaciones aprovechan la orientación de la estrategia digital al implementar un ERP. Sin embargo, la planificación estratégica es la columna vertebral de cualquier implementación de software orientada a resultados. Como empresa que combina el desarrollo de ERP y los servicios de consultoría, revisamos en detalle los pasos para una implementación exitosa de ERP.

1. Establecer requisitos

Uno de los pasos más importantes de la implementación de ERP es la determinación competente de los requisitos iniciales, que dan forma a lo que terminará. Sin embargo, revelar las necesidades y limitaciones comerciales puede ser bastante desafiante, si no desalentador. Por lo tanto, es mejor confiar esta actividad a analistas comerciales profesionales, quienes pueden minimizar la brecha entre sus expectativas y el resultado del proyecto.

El ejemplo más común de una necesidad del cliente es la capacidad de ver todos sus procesos comerciales en un solo lugar. Tratar con sistemas dispares, uno para fines contables, otro para el seguimiento de ventas, un tercero para operaciones de inventario, etc., dificulta esta visibilidad tan codiciada.

Procesar muchos documentos es otro requisito común. La cantidad de datos que necesita manejar diariamente, entre otras cosas, determinará qué ERP elegir.

En cuanto a las limitaciones, pueden incluir, por ejemplo, usar solo soluciones locales y cumplir con las regulaciones locales.

— Volha Homza, analista de negocios, *instinctools

Los requisitos del cliente también se refieren comúnmente a la configuración y personalización de la solución lista para usar. Con esto en mente, es fundamental estipular sus expectativas para las funciones, la conectividad y el rendimiento del nuevo ERP, ya que esto también influye en la elección de un sistema sobre otro.

2. Formar un equipo para trabajar en el proyecto de implementación de ERP

No subestimes la importancia de construir un equipo fuerte y bien coordinado. ¿A quién necesitará a su lado para dar todos los pasos en el ciclo de vida de la implementación de ERP? En cuanto a cualquier proyecto de desarrollo de software, es probable que necesite ciertos miembros del equipo central, como un gerente de proyecto, analista de negocios, diseñador de UX/UI, desarrolladores y control de calidad.

También hay expertos preferibles cuya participación en el proyecto ayudará a hacerlo aún más seguro y sólido. Como un ERP es uno de los sistemas de misión crítica para cualquier empresa, su tiempo de inactividad puede anular la mayoría de los beneficios que ha obtenido con su implementación. Por lo tanto, puede fortalecer su equipo central con ingenieros DevOps que se encargarán de la agilidad y la estabilidad del sistema. Cuando las implementaciones de código ocurren con regularidad, puede detectar y remediar los defectos al principio del SDLC y tener la capacidad de implementar cambios comerciales más rápido.

Otro miembro preferible del equipo del proyecto es un consultor regulatorio. Esta persona garantiza que su sistema ERP cumple con los requisitos legales del país donde se encuentra su organización.

El cumplimiento de ERP también puede ser manejado por un analista de negocios. Siempre tenemos en cuenta no solo los requisitos y restricciones de los clientes, sino también las leyes del país donde desarrollan sus negocios.

— Volha Homza, analista de negocios, *instinctools

Además de esto, asegure el compromiso de nivel C para comunicar la importancia de la adopción del nuevo sistema a los empleados de rango y archivo, debilitando su resistencia al cambio y asegurando una implementación exitosa.

3. Identifique el ERP que se ajuste a las necesidades y limitaciones de su negocio

El próximo paso de implementación del software ERP es analizar las soluciones disponibles y determinar cuál cubre sus necesidades tal cual o puede personalizarse para satisfacer sus demandas. Debe decidir la cantidad de usuarios, sus roles en el sistema y su flujo de documentos para comprender el volumen de operaciones por día y seleccionar un ERP con el rendimiento adecuado.

Hasta este punto, ya ha pensado en sus limitaciones y sabe qué ERP no funcionará para usted. Por ejemplo, si los requisitos de privacidad de datos dictan la necesidad de un software local, ni siquiera surge la pregunta sobre la nube o el ERP local.

Un ejemplo similar se refiere al nivel de personalización que permiten los diferentes sistemas. Si los procesos de su negocio no se ajustan a los estándar, necesitará un ERP que sea flexible en términos de personalización. Nadie quiere seguir los pasos de Lidl, una organización que pasó siete años adaptando SAP a sus precios específicos. Aún así, el proyecto fracasó al final y la empresa despilfarró 500 millones de euros.

Además de las limitaciones, la elección del ERP está determinada por las necesidades del cliente. En nuestra práctica, había una organización que tenía varias entidades legales. Y era imperativo encontrar un ERP que permitiera a los clientes ver todas sus empresas en un solo sistema y cambiar sin problemas entre ellas sin tener que volver a iniciar sesión. Comparamos varios ERP y sugerimos Odoo ya que tiene una función multiempresa que permite la implementación de la funcionalidad solicitada por el cliente.

— Volha Homza, analista de negocios, *instinctools

Hay un montón de jugadores de ERP en el mercado, desde gigantes con casi 50 años de historia, como SAP, hasta recién llegados innovadores, como Odoo o Salesforce. Ya hemos discutido las diferencias entre Odoo y SAP ERP en detalle con nuestro analista de negocios y desarrollador líder del equipo de ERP. ¡Y definitivamente creemos que vale la pena leerlo!

4. Configura o personaliza tu sistema ERP

Solo el 3,6% de las empresas pueden estar totalmente satisfechas con una solución lista para usar. El otro 96,4% requiere personalización o, al menos, configuración del sistema a la medida de sus procesos.

Primero configuramos un ERP listo para usar para ajustarnos a las necesidades y requisitos del cliente tanto como sea posible. Y si no es suficiente y la funcionalidad requerida no está disponible en una solución lista para usar, ofrecemos personalización.

Por ejemplo, necesita un informe sobre los saldos de existencias en una fecha determinada. O, además de las columnas predeterminadas, como contactos y ventas, desea la que tiene un estado de factura. Estas son las cosas que requieren personalización.

— Volha Homza, analista de negocios, *instinctools

Durante este paso de la implementación de ERP, también debe encargarse de las integraciones con los servicios que necesitará. Estos pueden incluir servicios de pago y entrega, como PayPal y DHL, y servicios de Business Intelligence, como Power BI y Tableau.

También integramos ERP con cualquier sistema que tengas. Por ejemplo, utiliza un sistema de contabilidad donde se generan informes de impuestos, débito y crédito, etc. O ya ejecuta un CRM con embudos de ventas configurados que cubren completamente sus necesidades. Entonces tiene más sentido integrarse con estos sistemas que reemplazarlos por uno nuevo que debe ajustarse desde cero.

— Volha Homza, analista de negocios, *instinctools

5. Migra tus datos

Oracle afirma que la migración de datos puede representar del 10 al 25 % del costo total del proyecto, lo que lo convierte en el paso más crítico en la implementación de ERP.

Migrar todos los datos históricos no es una opción. En los días de big data, las organizaciones se están ahogando en un mar de datos desorganizados, no estructurados e incompletos. Por lo tanto, cuidar la calidad de los datos debe ser su principal prioridad en esta etapa. Determine los datos significativos y verifíquelos en busca de duplicados y errores antes de iniciar la migración.

Durante uno de nuestros proyectos, la migración de datos fue tan extensa que tuvimos que asignar un equipo dedicado para manejarla. Después de actualizar los datos, los mapeamos: entidades coincidentes de los sistemas antiguos con las entidades correspondientes en el nuevo ERP.

Por ejemplo, en el sistema antiguo, la entidad se llama “cliente” y tiene un valor específico en el código. Pero en el nuevo sistema, se llama “contacto” y tiene un valor diferente en el código. Por lo tanto, nuestro propósito es describir con precisión cómo combinarlos. Siempre es la parte manual de la tarea, pero la migración de datos en sí se puede automatizar.

— Volha Homza, analista de negocios, *instinctools

Después de limpiar y mapear los datos, debe probar el sistema antes del lanzamiento. Por ejemplo, debe verificar si su rendimiento cambiará cuando se trate del volumen real de datos.

La cantidad de datos reales en la producción puede ser mucho mayor que los datos de prueba en el banco de pruebas. Por lo tanto, los datos de salida (p. ej., informes) o las consultas simples a la base de datos pueden ejecutarse más lentamente en un entorno de la vida real que en el servidor de prueba. Tomamos este aspecto en cuenta al verificar la carga en el sistema.

— Volha Homza, analista de negocios, *instinctools

6. Ejecutar pruebas

Las pruebas de rendimiento son un paso obligatorio en la implementación de cualquier software. A menos que desee descubrir defectos graves después del lanzamiento y pagar seis o siete veces más por su manejo.

Cuanto antes descubra problemas en SDLC, menor será el costo de solucionarlos. Por lo tanto, aquí están las 3 pruebas de rendimiento principales que debe ejecutar para garantizar la creación de un sistema ERP sólido.

• Pruebas de regresión. Cuando trabaja en el nivel del código y realiza cambios en él, es fundamental verificar que no hayan afectado las características existentes de manera negativa.
• Pruebas de cordura. Este tipo tiene como objetivo verificar la racionalidad del sistema. No tiene sentido avanzar a otras pruebas si, técnicamente hablando, el sistema establece que 2+2=5.
• Prueba de humo. Se lleva a cabo para comprobar si el software es estable y ayuda a detectar los principales defectos de gravedad y obstáculos.

Todo tipo de pruebas se pueden automatizar para simplificar y agilizar la tarea.

7. Forma a tus usuarios finales

Según una encuesta de McKinsey, el 70 % de los proyectos de implementación de software fallan debido a la resistencia de los empleados a aceptar nuevos sistemas. Una situación tan desalentadora podría evitarse proporcionando al personal una formación adecuada. Esta es la razón por la cual la capacitación para diferentes grupos de usuarios no se puede ignorar en su hoja de ruta de implementación de ERP. Se puede realizar en dos formatos, y sugerimos ambos para minimizar la resistencia de los empleados al cambio.

• Proporcionar a los usuarios finales guías de usuario. Su socio de implementación de ERP prepara manuales de usuario detallados para empleados de diferentes departamentos. Los analistas de negocios explican paso a paso qué, cómo, dónde y cuándo hacer. Con este enfoque, los usuarios finales se sentirán cómodos trabajando en el nuevo sistema desde el primer día de su implementación.
• Realización de formaciones presenciales o e-learning. Adoptar nuevas tecnologías siempre es estresante para los empleados que se apegan al enfoque de "siempre ha sido así". En el caso de una fuerte resistencia a cambiar al nuevo sistema, la participación ejecutiva es clave para un cambio de paradigma en el pensamiento del personal. Especialmente si la implementación de ERP es una de las etapas de transformación empresarial habilitada por la tecnología.

El objetivo principal de la capacitación es proporcionar un conocimiento del 100 % sobre cómo usar el nuevo sistema y convertir a los empleados de opositores a partidarios del software actual.

¿Por qué se debe realizar este paso de implementación del proyecto ERP antes de implementar el nuevo sistema?

Si la capacitación se lleva a cabo después de la implementación, existe un alto riesgo de que una ola de empleados insatisfechos que no entienden cómo trabajar en el nuevo sistema se apodere de usted. Capacitar al personal cuando hay que resolver urgencias posteriores a la liberación es una tarea que no me gustaría que nadie manejara.

— Volha Homza, analista de negocios, *instinctools

8. Planificar e iniciar actividades de puesta en marcha

En este paso de la implementación de ERP, todo el equipo vigila de cerca el rendimiento del sistema, resuelve errores y realiza ajustes.

La fecha de implementación del sistema siempre es aprobada por el cliente, ya que la implementación del ERP implica un nuevo período para el departamento de contabilidad. Es imposible comenzar todo desde cero el 1 de enero. Para mayor confiabilidad, nuestros clientes ejecutan sus sistemas nuevos y antiguos en paralelo durante el primer o segundo mes.

— Volha Homza, analista de negocios, *instinctools

También sugerimos hacer un seguimiento posterior a la publicación para garantizar la adopción total del nuevo sistema por parte del usuario final.

9. Evalúa el éxito de acuerdo a tus requerimientos establecidos

Es hora de volver a los objetivos que estableciste al comienzo del proyecto y revisar si los lograste. Si desea aumentar las ventas y se suponía que el nuevo sistema ERP manejaría más ventas por día, ¿realmente puede hacerlo?

Un ejemplo de la vida real: uno de nuestros clientes se fijó el objetivo de reducir el tiempo de procesamiento de solicitudes de 20 minutos a por lo menos 15. Por lo tanto, la conformidad del nuevo sistema con este KPI fue uno de los criterios para evaluar el éxito del proyecto. Construimos un sistema que lograba hacer un reporte en 5 minutos, lo cual fue un éxito evidente. Ir más allá de las expectativas: eso es lo que nos impulsa a seguir adelante.

— Volha Homza, analista de negocios, *instinctools

Seguir una estrategia de implementación inteligente hace que su ERP valga cada dólar

La implementación de ERP es una de las inversiones que debe hacer para mantener sus datos limpios y organizados en un solo lugar y simplificar su crecimiento. Sin embargo, ¿cómo alcanzar este objetivo sin vaciar los bolsillos? En 2022, el 41,4% de los proyectos de implementación de ERP han excedido sus presupuestos. Los problemas clave con los sobrecostos presupuestarios estaban relacionados con cuestiones organizativas, técnicas y de datos. La ambición requiere una cuidadosa planificación estratégica. Las organizaciones a menudo están tan entusiasmadas con la agilidad de su futuro ERP y los beneficios que obtendrán gracias a él que pasan por alto seguir todos los pasos involucrados en la implementación de ERP correctamente. Como socio experimentado en consultoría y desarrollo de software empresarial, *instinctools puede guiar a su organización durante todo el proceso de implementación de ERP, ahorrándole toneladas de tiempo y dinero y ayudándole a evitar errores desafortunados.

Este artículo se publicó originalmente aquí.