Análisis ABC en la gestión de inventarios: cómo hacerlo [+ plantilla]

El análisis ABC, junto con la automatización de almacenes, es una herramienta útil para optimizar los niveles de inventario y reducir los costos de gestión. Además, proporciona beneficios a varios departamentos estratégicos de una empresa. Descubramos sus ventajas y cómo funciona.

¿Qué es el análisis ABC?

Basado en el principio de Pareto, o regla del 80/20, según el cual el 80% de los resultados dependen del 20% de los esfuerzos o causas, el análisis ABC aplica este concepto al almacén. De hecho, según este principio podemos afirmar que el 20% de los artículos almacenados en el almacén generan el 80% de los movimientos, mientras que el 80% restante de los productos son responsables únicamente del 20% del movimiento de la mercancía y por tanto de los ingresos.
El análisis ABC te permite identificar en qué artículos centrarte y en cuáles menos, clasificando todas las mercancías en tres clases para optimizar los costes y las fases operativas del picking y la gestión del almacén… ¡pero no solo, como veremos más adelante!

Clases en manejo de inventario ABC

En el análisis ABC, los elementos del inventario se clasifican en tres categorías, a saber, A, B y C, según su importancia para el negocio. Estas categorías están determinadas por el porcentaje del valor de uso anual total, que se calcula mediante la fórmula:

(Número anual de artículos vendidos) x (Costo por artículo) = Valor de uso anual por producto

Descubramos las diversas clases en el análisis ABC con más detalle.

Clase A: artículos de alto valor

Estos son los artículos más valiosos del inventario y, por lo general, representan el 20 % superior de los artículos que representan el 80 % de los ingresos totales. Esto significa que estos son artículos de alto valor que requieren monitoreo frecuente y reordenación para evitar desabastecimientos porque son estratégicamente importantes para la empresa.

Clase B: artículos de valor medio

Estos son los artículos de mediana importancia y representan el 30% de los artículos del inventario. A pesar de la rotación ligeramente más lenta, estos son artículos que deben seguirse de cerca, ya que pueden fluctuar fácilmente entre la Clase A y la Clase C.

Clase C: artículos de bajo valor

Los artículos de clase C son los más numerosos y representan el 50% de los artículos en el almacén, pero son los menos solicitados por los clientes. Estos son artículos de bajo valor que requieren poca gestión y se pueden pedir en grandes cantidades para reducir la frecuencia de los pedidos.

El análisis ABC es particularmente beneficioso para el comercio electrónico y el sector minorista, especialmente en términos de segmentación de clientes. Los minoristas pueden usar los datos del análisis ABC para comprender cuáles son sus productos más solicitados y, como resultado, priorizar sus esfuerzos de marketing en consecuencia. Esto puede implicar promociones y publicidad más sólidas de esos productos, lo que lleva a un aumento de las ventas.

En general, el análisis ABC puede proporcionar información útil a muchos departamentos dentro de una empresa, desde la logística y la gestión de inventario hasta las compras, la producción o el departamento comercial.

Pros y contras del análisis ABC

El análisis ABC es una herramienta valiosa para las empresas que necesitan optimizar su gestión de inventario y asignar recursos estratégicamente. Sin embargo, como todo, tiene sus pros y sus contras. Averigüemos sobre ellos.

Ventajas del análisis ABC

Recuentos de ciclos más eficientes

El análisis ABC ayuda a las empresas a asignar recursos de manera eficiente durante los recuentos cíclicos, en otras palabras, el proceso de contar porciones de inventario en diferentes momentos. El propósito de realizar recuentos cíclicos es asegurarse de que el inventario esté actualizado, lo que permite a los comerciantes tomar decisiones informadas. Los recuentos cíclicos se realizan según el tamaño del inventario y las necesidades específicas de una empresa. En lugar de contar todos los elementos del inventario durante cada ciclo, con el análisis ABC, las empresas pueden priorizar los elementos en función de su importancia y calcular solo los elementos necesarios para cada clase de inventario.

Mejor control del inventario de alta prioridad

Gracias al análisis ABC, los comerciantes pueden dar prioridad al inventario de Clase A, es decir, a los productos que son más populares entre los clientes. Dado que esta Clase de inventario está directamente relacionada con el éxito de la empresa, es fundamental monitorearla constantemente, asegurándose de que los niveles de existencias correspondan a su demanda. De esta forma, se prioriza el inventario Clase A sobre el inventario que es menos importante y menos crítico para todas las operaciones.

Eficiencia mejorada y costos de inventario reducidos

El análisis ABC ayuda a las empresas a administrar el inventario de manera efectiva, minimizando el riesgo de desabastecimiento y reduciendo los gastos de mantenimiento de inventario. Permite reducir el exceso de inventario, especialmente cuando se trata de artículos de bajo valor. De esta manera, siempre habrá los recursos adecuados disponibles para satisfacer la demanda y no habrá elementos adicionales que aumenten inútilmente los costos de almacenamiento.

Mejora de la planificación de la demanda

El análisis ABC recopila datos valiosos relacionados con productos con alta demanda. Gracias a esta información, las empresas pueden establecer estratégicamente niveles de existencias y precios para aumentar sus ventas.

Mejora de la satisfacción del cliente

Cuando piensas en IKEA, inmediatamente te imaginas la icónica librería BILLY. Este famoso producto, lanzado en 1979, sigue siendo increíblemente popular hoy en día con una librería BILLY que se vende cada 5 segundos en algún lugar del mundo. Bueno, imagina ir a IKEA con la intención de comprar una librería BILLY, solo para descubrir que está agotada. Frustrante, ¿no? ¡Indudablemente!

Sus clientes también pueden sentir este tipo de frustración, y es por eso que es tan importante centrarse en los artículos del inventario en función de su valor e importancia.

Los clientes necesitan saber que siempre pueden encontrar el producto que buscan. Para los minoristas, en cambio, es fundamental priorizar su “BILLY” para fidelizar a sus clientes. Al trabajar de esta manera, las empresas también evitarán quejas y largos tiempos de espera.

Desventajas del análisis ABC

Diferencias del sistema

El análisis ABC puede entrar en conflicto con los métodos de costeo tradicionales y, de hecho, no cumple con los GAAP (principios de contabilidad generalmente aceptados). Debido a esta incompatibilidad, las existencias gestionadas mediante el método de análisis ABC normalmente requieren otro sistema de costeo para cumplir con los GAAP.

Desafíos de asociación de categorías

En el análisis ABC, puede ser un desafío determinar la categoría adecuada para asignar a cada artículo, especialmente porque las tendencias de los medios y la estacionalidad pueden causar patrones de demanda impredecibles. Para gestionar aumentos repentinos de la demanda, es útil monitorear y actualizar la clasificación regularmente, teniendo en cuenta las fluctuaciones estacionales y previendo posibles cambios en el mercado con anticipación.

Más tiempo

A diferencia de los sistemas de costeo tradicionales, el análisis ABC requiere más recursos. De hecho, los elementos de Clase A requieren un mantenimiento constante, ya que son cruciales para el éxito de una empresa. En general, es un sistema que necesita actualizaciones constantes y recopilación de datos que podría generar costos más altos.

Cómo calcularlo + plantilla de Excel de análisis ABC

Para realizar un análisis ABC completo, comience ordenando todos los artículos en su almacén o comercio electrónico, medidos en unidades vendidas, en orden descendente, según los volúmenes de ventas de un período de tiempo específico (por ejemplo, 3 meses), en una hoja de cálculo normal. .

Las métricas involucradas en nuestro cálculo son:

• Las tres clases (A, B, C)
  
• Cada unidad vendida es igual a "1"
  
• Los volúmenes de venta de artículos en su almacén o comercio electrónico en un período específico
  

Los artículos que pertenecen a la clase A serán menos que los que pertenecen a la clase C.

Descarga la plantilla

Cuando abra el enlace, haga clic en Hacer una copia para crear una copia local de la plantilla. La plantilla de análisis ABC puede descargarse en su PC y abrirse en Excel. Vaya a Archivo > Descargar > Microsoft Excel .

Herramientas de análisis ABC

Hay varias herramientas que las empresas pueden usar para realizar análisis ABC en la gestión de inventario. Estos son algunos de los más comunes:

Hoja de cálculo

Microsoft Excel o Google Sheets se usan comúnmente para el análisis ABC y pueden organizar y clasificar de manera efectiva los datos del inventario, calcular el valor de los artículos y clasificarlos.

Tecnología

Si no desea contar manualmente el inventario y realizar un seguimiento en una hoja de Excel, afortunadamente existen muchos programas de gestión de inventario que incluyen la función de análisis ABC y la visibilidad en tiempo real de todos los artículos en stock. Estos ayudan a reducir el tiempo que lleva realizar cálculos manualmente y automatizar el proceso de análisis de datos de registros de inventario.

En última instancia, la herramienta adecuada para el análisis ABC depende de las necesidades específicas de una empresa. El software de hoja de cálculo es una opción común y asequible, mientras que las herramientas más avanzadas requieren una mayor inversión.

Ejemplo de análisis ABC

Aquí hay un ejemplo de cómo se puede aplicar el análisis ABC en la industria manufacturera:

Un fabricante de dispositivos puede categorizar sus componentes de alto valor, como teléfonos móviles o cámaras, como artículos de clase A, que son de alto valor pero representan un porcentaje menor del inventario.

Los artículos de clase B son todos aquellos componentes, como pantallas, placas base o lentes, que no son tan valiosos pero representan una porción moderada del valor total del inventario (y volumen) y, por lo tanto, deben administrarse en consecuencia.

Los artículos de clase C son artículos de bajo valor, como auriculares o estuches, pero representan la gran mayoría del inventario.

El fabricante puede priorizar los artículos de Clase A, asegurándose de que estén siempre disponibles. Además, puede usar los datos recopilados con el análisis ABC para negociar mejores términos con los proveedores, explorando formas eficientes de reducir el desperdicio y el costo de artículos de menor valor.

En general, el análisis ABC se puede aplicar a muchas industrias diferentes y puede ayudar a las empresas a optimizar sus recursos, reducir costos y generar más ganancias.

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