Todo lo que necesita saber sobre los contratos de Zoho

Los contratos son documentos legales que rigen casi cada centavo que entra o sale de un negocio. Si las empresas están equipadas con el software de gestión de contratos adecuado para gestionarlos, pueden transformar los contratos de documentos estáticos en activos estratégicos. En un panorama empresarial que cambia tan rápidamente con la evolución de la tecnología, las medidas regulatorias surgen con frecuencia.

Además, las cadenas de suministro globales se están volviendo cada vez más complejas y los modelos de marketing y ventas se están volviendo cada vez más diversos. Este es un estado que ha llevado a la necesidad de contratos digitales a los que se pueda acceder y modificar fácilmente. Existe una creciente demanda de una potente plataforma CLM que le permita administrar y aprovechar al máximo sus contratos.

Un potente software de gestión del ciclo de vida de los contratos le permite automatizar y optimizar los procesos de contratos y desbloquear el potencial real que contienen. Con un CLM como Zoho Contracts, los equipos legales pueden ahorrar un tiempo considerable que se puede invertir en tareas de alto valor.

En este blog, veremos en detalle Zoho Contracts y las funciones que ofrece este software.

¿Qué son los contratos de Zoho?

Zoho Contracts es una solución simple para todos los desafíos de contratos. Ayuda a agilizar de manera eficiente el proceso de gestión del ciclo de vida del contrato con una plataforma rica en funciones al tiempo que logra el cumplimiento a escala con costos reducidos.

La implementación de plataformas CLM como Zoho Contracts le permite reducir los tiempos de ciclo de los contratos, mitigar los riesgos comerciales y mejorar la gobernanza de los contratos. Es una solución de contrato completa que elimina la necesidad de múltiples aplicaciones.

Todos los dueños de negocios pueden estar al tanto de sus contratos comerciales sin importar a dónde vayan. Las aplicaciones de Zoho Contracts crean un tablero móvil personalizado que ofrece información sobre las métricas clave del contrato. La aplicación también viene con funciones que son necesarias cuando no está en su escritorio.

Además de ofrecer eficiencia en las operaciones legales, el software de Zoho Contracts facilita mejores resultados comerciales. Aborda los aspectos mencionados a continuación de las operaciones legales.

Optimización del ciclo de vida del contrato

Hay cinco etapas incluidas en el ciclo de vida del contrato de las que se ocupa Zoho Contracts y se mencionan a continuación:

• Creación : Zoho Contracts viene con una amplia biblioteca de plantillas de contrato predefinidas y la capacidad de crear plantillas personalizadas en Zoho Contracts, lo que hace que la creación de contratos sea muy sencilla. Las plantillas de tipo de contrato junto con la biblioteca de cláusulas en Zoho Contracts brindan un enfoque sistemático para la creación de contratos. Ayuda a ahorrar mucho tiempo en la etapa de creación al tiempo que garantiza la coherencia del lenguaje en todos los contratos. El editor de documentos viene con capacidades avanzadas de ensamblaje de documentos, funciones de edición colaborativa, funciones de campos rellenables, comentarios contextuales, etc.
• Aprobaciones : Todos los contratos son documentos legalmente vinculantes por lo que el contenido incluido en ellos debe ser claro, conciso y preciso. El proceso de aprobación de contratos puede mejorar el cumplimiento y reducir los riesgos al asegurarse de que las partes interesadas conozcan el alcance de un contrato antes de que se ejecute. Los administradores pueden usar Zoho Contracts para configurar flujos de trabajo de aprobación tanto secuenciales como paralelos y asociarlos con tipos de contrato. Los aprobadores pueden agregar comentarios contextuales en los documentos y aprobarlos o rechazarlos también.
• Negociaciones : a diferencia del enfoque tradicional en el que envía contratos de un lado a otro como archivos adjuntos de correo electrónico, Zoho Contracts lo ayuda con el acceso controlado a los contactos de la contraparte con enlaces protegidos con contraseña. Los contactos de las contrapartes pueden colaborar entre sí en tiempo real, sugerir cambios relevantes que deben realizarse en el documento, hacer comentarios contextuales y establecer la visibilidad. Esta función de seguimiento del historial de negociaciones y comparación de cambios es muy útil cuando hay varias rondas de negociación.
• Ejecución: Zoho Contracts es un sistema CLM que viene preintegrado con un software de firma electrónica llamado Zoho Sign que hace que este importante paso en el ciclo de vida del contrato sea extremadamente rápido y sin esfuerzo. El tiempo de respuesta para los ciclos de envío de correos electrónicos, impresión, firma y fax puede eliminarse o reducirse considerablemente. Puede firmar y asegurar las firmas electrónicas legalmente vinculantes en unos minutos. También se puede especificar un orden de firma que abarque todo el grupo de firmantes, firmantes de la organización, firmantes de la contraparte, otros representantes, etc.
• Gestión posterior a la ejecución: el uso de Zoho Contracts también es compatible con las etapas posteriores a la ejecución junto con enmiendas, extensiones, rescisiones y renovaciones. El software viene integrado con una plantilla de carta predefinida que se puede personalizar para cada una de estas etapas. Las plantillas convencionales solo ofrecen una estructura esquelética del documento en la que todos los miembros pueden editar contextualmente el contenido y completarlo. Por otro lado, Zoho Contracts permite que un usuario modifique un contrato realizando cambios en el contrato, ya que la carta de modificación que se genera captura automáticamente los cambios actuales junto con todo el historial del contrato. Esta reducción extrema de cualquier intervención manual en la generación de documentos hace que la gestión del ciclo de vida de los contratos posteriores a la ejecución sea extremadamente simple y directa.

Creación de contratos a prueba de riesgos

Zoho Contracts es un excelente software de gestión de contratos que puede ayudar a obtener acceso a plantillas predefinidas para contratos de uso común, como NDA y MSA. Las plantillas pueden actuar como una guía para los autores del contrato. Puede cambiar los detalles tanto como necesite mientras crea un contrato. También puede crear su propia plantilla.

La creación instantánea de contratos también está habilitada con el uso de Zoho Contracts, ya que simplemente puede agregar el contrato y la información de la contraparte en un formulario para generar contratos con todos los detalles correctos en su lugar. Los contratos se pueden crear en función de las plantillas que facultan a todos los miembros para crear contratos y, al mismo tiempo, garantizan la coherencia del idioma en todos los contratos.

Zoho Contract viene con un editor de documentos integrado con todas las funciones en un potente procesador de textos llamado Zoho Writer. La oferta en la nube le permite crear contratos desde cualquier lugar. Por último, el selector de cláusulas avanzado permite a los autores de contratos buscar e insertar una cláusula en un contrato fácilmente. Todas las cláusulas en plantillas predefinidas, incluidas las que agrega, están disponibles en la biblioteca de cláusulas.

Los datos del contrato se pueden convertir en información comercial

La característica de Dashboard le permite obtener una visión general de alto nivel de su negocio de un vistazo mientras toma decisiones informadas rápidamente. Puede ver los KPI con respecto a la salud y el crecimiento de su negocio al alcance de su mano.

Además de la función Panel, la función Informes también ayuda a obtener información procesable en todos los aspectos del sistema de gestión de contratos. Puede verificar cosas como hitos, cláusulas, obligación, contraparte, desempeño y otros atributos generales del contrato.

Mejorando la Gobernanza

Zoho Contracts es un software avanzado de gestión de contratos que permite a los administradores tomar decisiones bien informadas al llegar a información comercial procesable obtenida de una amplia gama de datos de contratos. Viene con más de 30 informes estándar sobre diferentes aspectos de la gestión de contratos. Y el tablero personalizado ofrece una descripción general de alto nivel de los contratos comerciales de un vistazo.

Además, Zoho Contracts también permite el seguimiento de actividades en tres niveles diferentes, incluido el nivel de contrato, el nivel de usuario y el nivel de etapa (aprobación, negociación, firma). Todo tipo de actividades realizadas por los usuarios en estos niveles se rastrean cronológicamente. El seguimiento a nivel de etapa presenta al propietario del contrato información sobre si las personas involucradas en esta etapa recibieron la notificación por correo electrónico, vieron el documento y realizaron la acción prevista junto con marcas de tiempo.

Los administradores pueden estructurar todo el proceso del ciclo de vida del contrato configurando la biblioteca de cláusulas, las plantillas de cartas de contrato, las plantillas de tipo de contrato y los flujos de trabajo de aprobación para los tipos de contrato. Los registros de actividad, acceso y auditoría ofrecen una mejor visibilidad de las actividades de toda la organización.

Reducción de riesgos comerciales

Agregar cláusulas adecuadas, como limitaciones de responsabilidad e indemnización, puede eliminar todos los riesgos a nivel de contrato individual y solo un proceso holístico de gestión de contratos diseñado teniendo en cuenta la mitigación de riesgos puede hacer que una empresa esté realmente preparada para el riesgo. El uso de Zoho Contracts viene con una capacidad de flujo de trabajo de aprobación y revisión por pares que ofrece una mayor transparencia sobre los elementos del contrato para casi todas las partes interesadas involucradas. Puede configurar una biblioteca de cláusulas con lenguajes legalmente aprobados y plantillas de tipo de contrato que actúan como guía para los autores de contratos. La configuración de gobernanza brinda un mejor control a los administradores para el proceso de contrato al mismo tiempo que mejora el cumplimiento.

Un factor de riesgo crítico para una empresa es el incumplimiento de las obligaciones contractuales. Cualquier incumplimiento de las obligaciones puede tener consecuencias regulatorias y financieras adversas y también dejar a la organización con relaciones comerciales dañadas. Un sistema CLM como Zoho Contracts garantiza que todas las obligaciones relacionadas con un contrato se puedan rastrear y administrar desde la sección de obligaciones del contrato. El propietario del contrato puede asignar obligaciones a los respectivos propietarios de negocios y establecer recordatorios para ellos. Los administradores también pueden estar al tanto de estas obligaciones con la ayuda de informes basados ​​en obligaciones.

Promoción de integraciones multifuncionales

Los contratos se consideran documentos dinámicos que tocan todas las partes de un negocio. La importancia cada vez mayor del papel de los contratos requiere visibilidad y colaboración entre funciones sobre ellos. La integración de Zoho CRM permite a los profesionales de ventas iniciar contratos desde secciones relacionadas de un registro de trato en CRM y realizar un seguimiento del estado del contrato desde CRM.

La mayoría de los profesionales de desarrollo comercial informan que cualquier ineficiencia en el proceso de contratación conduce a un lento reconocimiento de ingresos. La causa principal de esto son los equipos de ventas y legales que trabajan en silos en lugar de trabajar juntos. Los acuerdos que se ganaron y se cerraron a menudo se marcan como completos después de que se firmó el acuerdo de venta, lo que significa que cualquier ineficiencia en el proceso de gestión del ciclo de vida del contrato de una organización afecta el crecimiento de los ingresos.

Cualquier falta de transparencia o dificultad en la comunicación entre los equipos de ventas y legal da como resultado ciclos de contrato prolongados e incluso, en ocasiones, puede resultar en acuerdos perdidos. Con la integración de Zoho CRM , puede establecer una especie de transparencia entre los procesos de ventas y contratos mientras mejora considerablemente los tiempos de ciclo.

La integración puede hacer que los aspectos funcionales críticos de Zoho Contracts sean relevantes para los vendedores dentro de Zoho CRM. La gestión del ciclo de ventas que ofrece Zoho CRM y la gestión del ciclo de vida del contrato que ofrece Zoho Contracts funcionan juntas como el mejor proceso de contratación para el equipo de ventas.

Mucho mejor control y cumplimiento

Zoho Contracts es un software de administración del ciclo de vida de contratos altamente funcional que mantiene a todas las partes interesadas al tanto de los riesgos y oportunidades potenciales en un contrato antes de que se active al agregarlos como aprobadores. Puede diseñar sus propios flujos de trabajo de aprobación tanto secuenciales como paralelos. Los aprobadores también pueden colaborar a través de la sección de comentarios.

Hay un repositorio central donde se pueden almacenar todos los contratos. También hay opciones de búsqueda y filtro que permiten una mejor visibilidad y accesibilidad. Uno puede estar al tanto de todas las actividades de los usuarios en la plataforma CRM de Zoho Contracts. Es fácil ver el historial de todos los avances, cambios y sugerencias realizadas en un solo lugar.

Con el control de versiones, todas las versiones de un contrato se pueden ver en orden cronológico. También es posible comparar versiones y restaurar cualquiera de las versiones anteriores simultáneamente. Hay otra característica de la vista de calendario que ofrece una visualización de calendario de vista mensual de todos los calendarios y recordatorios del contrato.

Nunca puede perder ninguna obligación u oportunidad de renovación con la ayuda de las alertas de recordatorio. Por último, con las funciones y permisos de los usuarios, puede asignar funciones a los usuarios de la organización. Hay diferentes permisos de acceso para cada función que permiten un mejor control sobre el software de gestión del ciclo de vida del contrato .

Conclusión

Zoho Contracts puede empoderar a organizaciones e individuos con un mejor control sobre los contratos debido a sus impresionantes flujos de trabajo automatizados. Tiene una amplia cartera de productos e integraciones perfectas que hacen que el flujo de trabajo sea muy fácil de administrar.

Puede configurar rápidamente Zoho Contracts con solo un poco de apoyo de un consultor de Zoho certificado y experimentado. El profesional podrá presentarle todas las funciones al mismo tiempo que importa sus contratos clave. Póngase en contacto con Encaptechno para estar al tanto de los contratos durante todo su ciclo de vida.