Cómo el dueño de esta agencia creó procesos para quitarse a sí mismo de su agencia de $ 1 millón

Ryan Stewart es el fundador de WEBRIS, una agencia de marketing digital con sede en Miami, Florida, que fue adquirida en 2018 por I'm From The Future (IFTF). Ryan es bien conocido en el mundo del marketing por construir y enseñar sin descanso los procesos que usó para escalar WEBRIS a $ 1.1M AR en solo un año y medio. Esos sistemas son los que le permitieron dar un paso atrás como propietario y reevaluar su rol mientras permitía que sus empleados se hicieran cargo del trabajo que él solía hacer.

Ryan Stewart, CMO y fundador de la agencia de marketing WEBRIS.

Le dio la libertad de elegir la adquisición cuando su amigo, Nick Eubanks, quería comprar WEBRIS. Y ahora, puede dedicarse al trabajo que realmente disfruta: aumentar las ventas, comercializar la marca y asesorar a otras agencias. Cuando nos sentamos a discutir qué hizo que su proceso para procesos fuera tan bueno, Ryan compartió:

• Los dos grandes errores que cometen los propietarios de agencias con los procesos de agencia
• Cómo empezar a construir los procesos de tu propia agencia
• Cuando tiene sentido traer a un consultor.

Esas son las bases de los consejos (más profundos) que les da a los propietarios de agencias durante las consultas. Vamos a sumergirnos en cada uno.

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Dos errores comunes que cometen los propietarios con los procesos de agencia

1. Tratar de copiar a otros (en lugar de jugar con tus fortalezas)

“Muchas veces, la gente quiere emular el éxito de otras personas cuando no deberían hacerlo”, dijo Ryan. Muchos de los propietarios de agencias a los que ha aconsejado persiguen las historias de éxito de los demás en lugar de construir las suyas propias (una ironía que no pasa desapercibida para el autor de un artículo que lo alienta a imitar la historia de éxito de alguien).

Aquí está la cosa: lo que hizo que Ryan y su agencia tuvieran éxito puede no ser lo que te hace a ti y a tu agencia exitosos . ¿Por qué? Porque todos tienen diferentes fortalezas. Ryan sabía que era una persona sólida en procesos: podía capacitar a nuevas personas para que repitieran las técnicas que usó para generar resultados. No fue divertido, pero él era bueno en eso.

Por otro lado, es terrible en la creación de redes y las ventas agresivas. “Tengo amigos que son increíbles vendedores que construyeron una agencia en torno a esa habilidad. Construyeron una organización en torno a la generación de clientes potenciales a través de llamadas en frío y divulgación y se centraron en cerrar esos clientes potenciales al precio que fuera posible. Lo aplastan (+$15M por año). Saben que tienen una tasa de abandono realmente alta, pero su operación de ventas es tan sólida que, mientras vendan a los clientes, seguirán creciendo. Son capaces de mitigar la rotación cerrando continuamente nuevos acuerdos".

Las tácticas que usan sus conocidos para dirigir organizaciones agresivas basadas en las ventas no son las mismas tácticas que Ryan usaría (o podría) usar para dirigir WEBRIS. Y si hubiera tratado de usar consejos que funcionaron para esas empresas, no habrían funcionado para su agencia.

En cambio, los fundadores deben concentrarse en lo que hace que su agencia sea fuerte y luego redoblar las tácticas que lo harán más fuerte. “Disfruto del marketing. Disfruto el acto de crear contenido.

Disfruto construyendo embudos de leads entrantes y branding. Es un punto fuerte mío”, compartió Ryan. “Pero no puedo tomar el teléfono y llamar a la gente en frío. Soy terrible contratando personas porque no soy un buen juez del talento o de cómo encajarán en la organización. Miro a todos y pienso que tienen potencial”.

Si está buscando construir procesos y escalar, necesita tener una comprensión firme de sus fortalezas y debilidades , junto con una evaluación realista de lo que su equipo puede y no puede implementar en su estado actual.

Dicho esto, algunos fundadores realizarán ese ejercicio y pensarán que, dado que no son personas de "proceso", no necesitan procesos. Eso nos lleva al error #2.

2. Pensar que no necesita procesos de agencia

Muchos de los dueños de agencias que Ryan asesora piensan que no necesitan procesos. Hablan mucho sobre cómo sus servicios están “hechos a la medida” de los clientes. Pero según Ryan, todos necesitan procesos, incluidas las agencias que ofrecen servicios personalizados.

“Si quieres escalar cualquier cosa, tiene que ser algo que puedas hacer repetidamente”, dijo Ryan. Especialmente en marketing, donde los resultados nunca están realmente garantizados, es importante desarrollar un conjunto de procesos. Aprendes de lo que funciona y luego sigues haciéndolo.

Otro tema son los márgenes de beneficio. “Especialmente con un negocio de servicios, alcanzas un tope con tus márgenes desde el principio”, dijo Ryan. Si desea que los márgenes mejoren, necesita formas para que las personas completen sus trabajos más rápidamente y formas para que entreguen el trabajo a mano de obra con salarios más bajos. Y eso nunca va a suceder sin procesos que puedan seguir.

“La mejor manera de hacerlo es tener un sistema para capacitar a las personas de nivel de entrada en su sistema y permitirles crecer en su marco”, agregó.

Los procesos establecidos permiten capacitarlos y escalarlos.

Cómo comenzar a construir procesos de agencia

El equipo de WEBRIS durante una salida social en abril de 2018.

Construir un proceso, para la mayoría de las personas, no es divertido. Requiere registrar cada detalle sobre algo que hace regularmente, comunicar esos detalles de una manera que sus empleados puedan entender y solucionar problemas indefinidamente. Pero el resultado, sistemas que sus empleados pueden seguir para obtener resultados confiables y repetibles, significa que puede dedicar su tiempo a lo que sea que desee lograr.

Lo que sigue son tres pasos que puede tomar para que eso suceda.

1. Conozca su hoja de ruta

Es difícil saber qué procesos debe crear primero si no sabe hacia dónde se dirige su empresa. Establecer una hoja de ruta lo ayuda a elegir qué acciones tomará para garantizar que su empresa cumpla con sus objetivos.

Cada agencia alcanza un pico y luego se estanca en varios niveles de hacer negocios. Para Ryan, su primera meseta fue cuando WEBRIS alcanzó los 50.000 dólares al mes en ingresos. Superar ese punto y crecer más significaba que algo tenía que cambiar.

“A veces es el proceso, tal vez es una cuestión de tubería, a veces es una cuestión de personas. Pueden ser varias cosas diferentes”, dijo Ryan. Una vez que descubra qué le impide escalar a $ 3 millones, $ 5 millones, $ 10 millones y más, puede comenzar a priorizar.

2. Desarrolla lo que sabes y sé parte del proceso

“Tienes que conocer muy bien tu producto o servicio porque no puedes construir un proceso alrededor de algo que no entiendes ”, dijo.

Cuando esté listo para crear procesos, debe elegir algo que su empresa ya haga bien . Elegir algo no probado es una receta para la frustración y la pérdida de tiempo.

Además, Ryan cree que usted, como fundador o propietario de la empresa, debe ser quien construya los procesos, al menos al principio. Si ya tiene un negocio de $10 millones, entonces probablemente haya alguien más "en el meollo del asunto" que podría hacerse cargo. Idealmente, creará procesos para las tareas que todavía está haciendo actualmente. Pero si le ha entregado esa tarea a otra persona, deberá trabajar en estrecha colaboración con ellos para desarrollar la documentación y los materiales de aprendizaje para ese proceso.

Por ejemplo, el primer proceso que desarrolló Ryan fue para la creación de enlaces. En ese momento, no muchas agencias grandes ofrecían construcción de enlaces; en cambio, se trataban de "rastreos y análisis de datos masivos", dijo. La construcción de enlaces era más difícil de escalar, por lo que la mayoría de las personas no la ofrecían a escala.

Pero Ryan sabía cómo construir enlaces de SEO de sombrero blanco. Así que construyó un proceso en torno a una necesidad que identificó en el mercado.

“Construí esos procesos para deslocalizar ese trabajo, porque sabía lo que la gente estaba dispuesta a pagar por un enlace y sabía lo que me costaría entregarlo con la calidad necesaria. Así que construí procesos muy detallados para que las personas en el extranjero hicieran alcance manual. Encontrar enlaces, contactarlos, negociar, rastrearlos, ubicarlos… todo eso. Y finalmente, tomé ese proceso y lo convertí en un curso de capacitación en video, que me ha ido muy, muy bien”, dijo.

Si no está seguro de qué comenzar a construir primero, siga esta jerarquía:

1. Algo que haces bien y que tiene más oportunidad en tu mercado
2. Algo que haces bien que tu agencia ofrece actualmente como servicio
3. Gestión de proyectos

¿Por qué la gestión de proyectos como tercera opción? Ayudará a su equipo a realizar tareas de manera más confiable. Ryan descubrió que, al principio, pasaba la mayor parte de su tiempo actuando como gerente de proyectos para un puñado de empleados. Al documentar lo que hizo para mantener los proyectos en marcha según lo programado, pudo contratar a un gerente de proyecto real y liberar su placa para un trabajo más relevante.

Si no está listo para documentar los procesos que usa mientras atiende a los clientes, entonces la gestión de proyectos es el siguiente mejor lugar para comenzar.

3. Use una pizarra y comience a probar

Ryan es fanático del uso de pizarras para desarrollar ideas y comunicarse con su equipo.

Una vez que conozca su hoja de ruta y el primer proceso que desea documentar, es hora de sentarse y comenzar a documentar.

Ryan prefiere comenzar con una pizarra. Haciendo referencia a su proceso de creación de enlaces, comenzó preguntándose: "¿Qué debo hacer para pasar de la nada a un enlace seguro?" Luego hizo un diagrama de todos los pasos y las personas por las que debe pasar para hacer realidad ese vínculo.

Es posible que te saltes un par de pasos en la primera pasada, pero es más importante anotar algo y luego revisarlo más tarde. Una vez que se completan las notas de la pizarra, Ryan las convierte en un documento. Y una vez que se ha probado con un puñado de empleados, lo convierte en un video de capacitación.

“Divídalo hasta el nivel SOP”, instó Ryan. “Convertir un proceso en una serie de subprocesos”.

No es una tarea que le resulte agradable. “No soy una persona orientada a los detalles”, se rió. “Pero entendí que, para tener éxito, esto es lo que tenía que hacer”.

¿Quedarse atascado? Contrata a un consultor

A veces, su proceso simplemente no funciona. O tal vez hay un aspecto de su agencia con el que no tiene suficiente experiencia para construir un proceso.

Para Ryan, el momento de contratar a un consultor era cuando su equipo de diseño necesitaba ayuda para desarrollar su proceso. “Nuestro diseñador principal siempre estuvo bajo el agua, como la mayoría de los equipos de diseño. Si bien todos teníamos nuestras propias teorías, tuvimos dificultades para determinar exactamente por qué fue así”, dijo. Entonces, trajeron a alguien con una gran experiencia en diseño.

“Los consultores son valiosos porque brindan una perspectiva externa e imparcial. Y todos éramos vendedores y desarrolladores. Tener a alguien con ese conocimiento inherente del producto que haya pasado por eso antes y que pudiera ayudarnos a tomar una decisión final sobre lo que teníamos que hacer fue increíblemente valioso”, agregó.

Como resultado, pudieron mejorar la eficiencia del equipo de diseño y definir un proceso que funcionara para todos.

Si hay un proceso con el que no está familiarizado, o sobre el que su equipo está discutiendo, puede ahorrar mucho tiempo y frustración al traer a alguien externo para resolver la conversación.

Pensamientos finales

Ryan y su equipo celebrando la adquisición de WEBRIS.

No todos tienen las mismas motivaciones para establecer procesos de agencia. Para Ryan, era salir de la rutina diaria y dejar que sus empleados se hicieran cargo de todas las tareas que él no quería hacer. Eso le permitió hacer crecer el negocio, navegar por la adquisición y volver a priorizar sus compromisos de tiempo.

Ahora, está trabajando en un proyecto para convertir todos los procesos exitosos y documentos de aprendizaje de su agencia en un programa de capacitación para otras agencias. Todo su nuevo material de video se subirá a theblueprint.training.

Si bien todavía mantiene una conexión con su agencia "a nivel ejecutivo", ahora tiene tiempo para nuevos proyectos, como el curso de capacitación, que realmente disfruta hacer.

“¿Todavía quiere cambiar los títulos de las páginas y revisar los informes o quiere estar dirigiendo y administrando un negocio? No todo el mundo quiere hacer lo último, lo cual está bien. Pero eso es lo que debes preguntarte”, dijo. Desarrollar procesos y finalizar la adquisición “ha sido un paso muy positivo para mi carrera, porque sabía que necesitaba salir de la maleza si quería tener múltiples negocios y estar en el nivel ejecutivo, no en el trabajo”, él explicó.

Lista de acciones de bonificación: [sg_popup id=”218″ event=”click”] Obtenga nuestro resumen en PDF de 2 páginas [/sg_popup] de elementos de acción que puede usar para desarrollar los procesos de su agencia según los consejos de Ryan.