Calendario de IA. ¿Cómo optimizar tu tiempo en una empresa? | IA en los negocios #107

¿Alguna vez te has preguntado cuánto tiempo pierdes en las tareas organizativas diarias? Reuniones, informes, programación: todo requiere un tiempo valioso que podría dedicarse a hacer crecer su negocio. ¿Y si un calendario de IA pudiera hacerlo por usted? Sigue leyendo para saber más.

¿Cómo puede ayudar el calendario de IA a la gestión del tiempo?

Un calendario con IA puede mejorar significativamente la gestión del tiempo de su empresa. ¿Cómo? Primero, personalizando los horarios de los empleados. Al analizar datos históricos sobre los hábitos y la productividad de las personas, un calendario de IA puede ajustar sus horarios para maximizar la productividad. También puede automatizar la programación de tareas, teniendo en cuenta varios factores importantes, como plazos, prioridades y dependencias de las tareas.

Es más, según el estudio, hasta el 60% del tiempo de trabajo se consume en cosas como responder correos electrónicos, participar en reuniones innecesarias y buscar información en una colección caótica de archivos. Estas tareas rutinarias se pueden automatizar con éxito con un calendario de IA.

Entonces, ¿cuáles son los mayores desafíos al implementar una solución de este tipo? En primer lugar, los hábitos actuales: debes reorganizar tu rutina y cambiar la forma en que realizas tus tareas diarias. Los costos también pueden ser un desafío. Las herramientas basadas en IA no son tan baratas. Además, la privacidad de los datos que deben compartirse con dicho calendario puede ser motivo de preocupación.

Sin embargo, la mayoría de fabricantes aseguran que siguen estrictos estándares de seguridad y que la información sólo se utiliza para optimizar los horarios de los usuarios.

Sincronización de calendarios de equipo. Agujas del reloj

Uno de los mayores retos a los que se enfrentan las empresas no es tanto la gestión del tiempo sino la dificultad de encontrar una fecha común para la reunión a la que debe asistir un grupo mayor de personas. Aquí es donde interviene Clockwise (https://www.getclock.com/), una aplicación que analiza automáticamente los calendarios de los miembros del equipo y sugiere un horario conveniente para que todos se reúnan. Además, supervisa constantemente los horarios de los empleados y, si es necesario, reprograma eventos flexibles para dejar espacio a reuniones prioritarias.

Clockwise es una herramienta de productividad que optimiza los horarios individuales y de equipo para liberar tiempo para un trabajo profundo sin tareas disruptivas que dividen el día en breves momentos. Funciona como un asistente de programación que comprende las preferencias del usuario e intenta consolidar eventos que no necesitan realizarse en un momento específico. En el sentido de las agujas del reloj calcula rápidamente el mejor momento para reuniones, tareas y trabajo profundo. Hace esto para equipos y organizaciones enteras, por lo que se vuelve más inteligente cuanto más personas lo usan.

Esto le brinda a cada miembro del equipo un calendario claro y hace que sea mucho más fácil programar reuniones juntas. Según los datos recopilados por Clockwise, ¡la sola posibilidad de sugerir citas automáticamente ahorra hasta 19 días hábiles al año! Esto muestra el potencial del uso de la IA para sincronizar los calendarios de los equipos.

Fuente: En el sentido de las agujas del reloj (https://www.getclock.com/ai)

Programación de reuniones con clientes. cronológico

Programar citas con los clientes puede ser una tarea desalentadora. A veces los clientes más ocupados son los más valiosos para la empresa, pero es muy difícil encontrar una fecha adecuada para reunirse con nuestros vendedores.

En tales situaciones, acude al rescate una aplicación llamada Kronologic (https://www.kronologic.com/), que puede automatizar completamente el proceso de concertación de reuniones con clientes potenciales. En primer lugar, sugiere la franja horaria más conveniente a partir de un análisis de las agendas de ambos partidos. En segundo lugar, si es necesario reprogramar la reunión, Kronologic mantiene correspondencia por correo electrónico de forma independiente sobre el asunto hasta que se establezca una fecha mutuamente satisfactoria.

Kronologic es una plataforma que acelera las ventas enviando automáticamente correos electrónicos de invitación, utilizando inteligencia artificial para negociar cambios en el horario de las reuniones y coordinándolos entre todos los equipos. Con Kronologic, las empresas pueden ver y gestionar equipos en múltiples ubicaciones, identificar clientes potenciales y enviar notificaciones automáticas a los representantes de ventas a través de un portal centralizado.

De esta manera, los vendedores pueden concentrarse en prepararse para la reunión, en lugar de perder el tiempo intentando programar una cita. ¡Sobre todo porque el número de leads a procesar alcanza a menudo varios cientos al mes!

Según las estadísticas, el uso de Kronologic puede aumentar la conversión de citas hasta en un 17%. Como puede ver, programar citas con clientes constantemente ocupados es otra área donde la IA puede hacer maravillas.

Fuente: Kronologic (https://www.kronologic.com/)

¿Cómo puede un calendario de IA cambiar la forma en que su empresa gestiona el tiempo?

Otro punto débil de los equipos grandes y distribuidos es a veces la dificultad para gestionar las tareas de manera eficiente. En tal situación, Trevor (https://www.trevorai.com/) puede resultar útil para optimizar el uso del tiempo de trabajo. Hace que sea fácil e intuitivo visualizar y priorizar todas las tareas que actualmente compiten por nuestra atención. Es más, este calendario de IA estima automáticamente el tiempo necesario para completar cada tarea. También nos recuerda los próximos plazos.

Trevor AI es un planificador diario intuitivo que utiliza tecnología de bloqueo de tiempo basada en IA para ayudarte a programar tareas entre tu lista de tareas pendientes y tu calendario en tiempo real. Trevor AI equilibra la precisión de la programación manual de arrastrar y soltar con la conveniencia de la programación automática. Sus sugerencias inteligentes mantienen el flujo de trabajo equilibrado y facilitan la decisión de cuándo programar qué tareas.

Trevor AI es particularmente bueno para bloquear el tiempo, lo que permite a los usuarios concentrarse en una tarea a la vez sin distracciones. Esto es excelente para la productividad y elimina la necesidad de realizar múltiples tareas, lo que, según los estudios, reduce significativamente la eficiencia del trabajo.

Fuente: TrevorAI (https://www.trevorai.com/)

Resumen

Como puede ver, un calendario de IA puede mejorar significativamente la gestión del tiempo y aumentar la productividad en equipos grandes y distribuidos. Automatiza muchas tareas rutinarias, lo que permite a los empleados centrarse en hacer crecer su negocio y tratar con los clientes.

Por lo tanto, vale la pena considerar la implementación de una solución de este tipo, que, a pesar del costo inicial, dará sus frutos significativamente con el tiempo en forma de un aumento mensurable en la eficiencia organizacional. La sincronización del calendario, la programación automatizada de citas o el apoyo en la gestión de tareas son solo algunas de las aplicaciones de un calendario de IA, que tiene el potencial de revolucionar el enfoque de la planificación del tiempo de trabajo en las organizaciones modernas.

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Autor: Robert Whitney

Experto en JavaScript e instructor que capacita a los departamentos de TI. Su principal objetivo es mejorar la productividad del equipo enseñando a otros cómo cooperar eficazmente mientras codifican.

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