Herramientas de IA para organizaciones sin fines de lucro: cinco casos de uso práctico de la IA en la concesión de subvenciones

Cuando se trata de inteligencia artificial (IA), las organizaciones sin fines de lucro se encuentran en una encrucijada crítica. Saben lo importante que es adoptar la innovación, especialmente en el trabajo impulsado por una misión, pero es comprensible que algunos no estén seguros de cómo utilizar las herramientas de inteligencia artificial de manera responsable. La clave del éxito radica en ver las herramientas de IA simplemente como eso: herramientas poderosas que requieren supervisión, conocimiento y contexto humanos para ser efectivas.

Integrar la IA en el ámbito sin fines de lucro significa adoptar un enfoque mesurado y reflexivo. Las herramientas de IA sirven para empoderar a los humanos, no para reemplazarlos.

Las herramientas de inteligencia artificial actuales para organizaciones sin fines de lucro brindan beneficios prácticos e inmediatos: ahorran tiempo, agilizan los procesos administrativos y ayudan a las organizaciones sin fines de lucro a concentrarse en su misión principal. Con este espíritu, nuestras herramientas de IA son sistemas de apoyo estratégico que ayudan a los financiadores y donantes a hacer aún más por el bien común.

A continuación se presentan cinco casos de uso prácticos para herramientas de inteligencia artificial y organizaciones sin fines de lucro:

1. Crea formularios a través de chatbot

La creación de formularios puede ser una de las tareas que consume más tiempo para los administradores de subvenciones, especialmente aquellos que administran múltiples programas complejos a la vez. En lugar de preocuparse por crear el formulario de solicitud perfecto, aproveche el poder de los chatbots de IA para crear formularios en segundos mediante indicaciones en lenguaje natural.

Al activar un chatbot dentro de su software de gestión de subvenciones, puede generar una plantilla de solicitud adaptada a su programa. Luego puedes modificar las preguntas y agregar o eliminar las que no encajen. La creación de esta plantilla le evita tener que empezar desde cero cada vez que necesite crear un formulario de solicitud.

Los chatbots de IA también pueden buscar en toda la documentación de ayuda, manteniendo sus formularios lo más actualizados y cumpliendo con sus requisitos posible. Estos chatbots pueden completar plantillas preexistentes con toda la información correcta, reduciendo las horas dedicadas a la entrada y formato manual de datos.

2. Extraer información de archivos PDF

Piense en cómo el software de recursos humanos hoy en día puede escanear el currículum de un solicitante de empleo y analizar automáticamente su historial laboral en un formulario en línea. De manera similar, las herramientas de inteligencia artificial pueden escanear documentos PDF como 1099 y W2 para completar sin problemas esos datos en los formularios de solicitud de subvención correspondientes.

La IA puede reducir drásticamente las horas dedicadas a introducir datos manualmente desde archivos PDF en formularios. Ya sea que ese trabajo recaiga generalmente en los solicitantes o en los financiadores, es una gran victoria. Los financiadores pueden dedicar más tiempo a establecer relaciones y evaluar a los solicitantes, y no tienen que preocuparse por sobrecargar a los solicitantes con trabajo administrativo. Estas herramientas también pueden minimizar la cantidad de errores humanos que pueden ocurrir con la transcripción manual de PDF.

3. Ayude a los solicitantes a solicitar financiación más rápido

El proceso de solicitud no sólo requiere mucho tiempo para los donantes, sino también para los solicitantes. Los beneficiarios suelen presentar solicitudes para muchos programas diferentes, pero tienen que adaptar sus respuestas a cada formulario específico. Las herramientas de inteligencia artificial pueden guardar las respuestas de los solicitantes, permitiéndoles copiar y reutilizar sus respuestas en formularios futuros.

Por ejemplo, una extensión de Chrome podría integrarse directamente en el navegador del solicitante, reconociendo automáticamente los campos del formulario y sugiriendo respuestas relevantes previamente guardadas. Los solicitantes pueden mantener una biblioteca de respuestas guardadas, que pueden seleccionar, editar y organizar, desde su información de contacto básica hasta la declaración de misión de su organización. De esta manera, los beneficiarios pueden mantener su portafolio de respuestas listo al alcance de la mano para ingresarlas con facilidad.

Herramientas de inteligencia artificial como estas pueden ayudar a los solicitantes a aumentar significativamente la cantidad de solicitudes que envían sin comprometer la calidad de sus respuestas. Especialmente para las organizaciones que solicitan múltiples subvenciones simultáneamente o que lo solicitan en un plazo ajustado, ese tiempo extra ahorrado es valioso.

4. Implemente chatbots como recurso de soporte

Los asistentes con tecnología de inteligencia artificial pueden mejorar la experiencia de soporte para la comunidad a la que presta servicios, los solicitantes de subvenciones y su personal. Los chatbots están disponibles las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y brindan respuestas inmediatas y precisas a consultas comunes. Cuando alguien se acerca con una pregunta sobre los plazos de solicitud de subvención o qué esperar del proceso de evaluación, puede recibir asistencia sin demora, con la información más actualizada disponible.

Estos chatbots no están destinados a reemplazar a su personal de soporte humano, sino a liberarlos para abordar necesidades de soporte más complejas que requieren un toque personal. El uso responsable de las herramientas de IA se reduce a la asignación óptima de recursos, lo que permite a los humanos dedicar su tiempo y habilidades a lo que son más valiosos.

5.Haga que el contenido sea más accesible

Las organizaciones sin fines de lucro prestan servicios a comunidades diversas, incluidas aquellas que podrían enfrentar barreras para acceder a la información. Las herramientas de inteligencia artificial pueden ayudarlo a hacer que sus recursos y aplicaciones sean más accesibles para todos, adoptando la inclusión y la equidad en la concesión de subvenciones.

Garantizar la accesibilidad al contenido a través de la IA incluye:

• Subtítulos y transcripciones automatizados para contenido de video o audio : haga que los materiales multimedia sean accesibles para personas sordas o con problemas de audición.
• Traducción de idiomas : Traduce formularios y recursos a varios idiomas. Especialmente útil para organizaciones sin fines de lucro que prestan servicios a comunidades multiculturales donde el inglés puede no ser el idioma principal.
• Soporte para servicios de voz a texto y texto a voz : Para personas con discapacidad visual o que tienen dificultad para escribir, hacer que las plataformas digitales y el ingreso de texto sean mucho más navegables.

Claves para desbloquear herramientas de IA para el bien común

Las herramientas de inteligencia artificial deberían ayudar a las organizaciones sin fines de lucro y a los solicitantes a hacer más bien juntos. Para ello, las organizaciones sin fines de lucro deben seguir una serie de mejores prácticas esenciales.

1. Mantenga a los humanos informados

Como enfatiza Beth Kanter, coautora de The Smart Nonprofit: Staying Human in an Automated World , las herramientas de IA están ahí para aumentar, no para reemplazar, el elemento humano. La noción de Kanter de “co-vínculo” con la IA, similar al “copiloto” de Microsoft, habla de una asociación impulsada por humanos donde la tecnología y el conocimiento humano trabajan en armonía.

“De eso se trata el uso responsable, de que no es un sustituto barato del personal. Y no es algo que puedas cortar y pegar el resultado sin juicio ni edición humanos. No es un polvo mágico en el que pulsas un botón y lo hace”, aconseja Kanter. "Hay que aprender a trabajar con ello".

Y aprender a trabajar con ella significa asegurarse de que siempre haya un humano a cargo de sus herramientas de IA, manteniendo su uso ético y responsable.

2. Utilice los datos de forma responsable

La privacidad y la seguridad son primordiales cuando se utilizan herramientas de inteligencia artificial. Recopile, almacene y utilice datos solo según sea necesario. Esto incluye obtener el consentimiento informado de las personas cuyos datos se recopilan, garantizar que los datos se utilicen solo para el fin previsto y proteger los datos del acceso no autorizado, como ingresar a modelos públicos.

3. Sea transparente

Los solicitantes quieren saber cuándo interactúan con la IA. Cualquier parte de su aplicación impulsada por IA debe estar etiquetada como tal y tener la opción de excluirse.

Dentro de su organización, establezca pautas claras sobre cuándo y cómo utilizar la IA de manera responsable. Asegúrese de que su personal sepa a grandes rasgos cómo funcionan las herramientas de inteligencia artificial. No necesitan profundizar en la ciencia, pero todos los que utilizan estas herramientas deben tener una comprensión superficial de cómo funcionan para poder explicárselo a los solicitantes según sea necesario.

4. Vigilar los prejuicios

A pesar de que se afirma lo contrario, las herramientas de IA no son inmunes al sesgo humano. Los sistemas de IA aprenden de vastos conjuntos de datos, y si esos conjuntos de datos contienen sesgos, los resultados de la IA probablemente perpetuarán esos sesgos.

El seguimiento de los prejuicios es fundamental para garantizar que las herramientas de IA sean justas, equitativas y sirvan a todos sin discriminación. Evalúe periódicamente sus herramientas para asegurarse de que sus procesos impulsados ​​por IA no perpetúen la desigualdad sin darse cuenta. También es una buena idea involucrar a diversos equipos en el desarrollo y monitoreo de herramientas de inteligencia artificial para reducir aún más el riesgo de pasar por alto posibles sesgos.

5. Mantente enfocado en tu misión

A medida que incorpora la IA a sus procesos, mantenga su misión al frente y al centro. Porque por mucho que la IA pueda ayudarle a moverse más rápido y con mayor precisión, adoptarla nunca debería convertirse en su objetivo principal.

El panorama de la IA es joven y aún está floreciente. Mientras explora el uso de la IA, comparta sus éxitos con la comunidad sin fines de lucro en general. Al aprender unos de otros, podemos acelerar la capacidad colectiva del sector filantrópico para utilizar la IA para siempre.

Adopte un enfoque de la IA centrado en el ser humano

La IA ya está impactando la forma en que funciona el mundo. Como dice Beth Kanter, es hora de empezar a adoptarlo, pero debemos hacerlo de manera reflexiva y responsable, de una manera centrada en el ser humano.

"Tenemos que estar a cargo", dice Kanter. "Es nuestra creatividad humana, nuestro juicio, lo que nos hace humanos, lo que tenemos que conservar".

La IA reduce gran parte del trabajo manual, pesado, copiar y pegar, etc., liberando tiempo humano. Depende de nosotros decidir cómo reinvertir este nuevo tiempo. Para las organizaciones sin fines de lucro, esto significa profundizar el impacto, ampliar el alcance y analizar cómo servir mejor a las comunidades.

La IA realmente puede hacer del mundo un lugar mejor, especialmente con humanos responsables y motivados por una misión al mando.