Comparación completa de ERP: Odoo vs. SAP

Si su empresa sufre de ineficiencias operativas, datos y sistemas dispares, retrasos y falta de comunicación entre departamentos, la implementación de un sistema ERP puede convertirse en un remedio. Pero elegir el correcto es similar a elegir un medicamento. Depende del diagnóstico. El software ERP es extremadamente diverso y ofrece una gran cantidad de posibilidades de personalización. ¿Qué sistema ERP se adaptará a sus procesos comerciales, ambiciones y tamaño de la organización? En este artículo, comparamos Odoo con SAP, dos de los ERP más populares que existen.

Nueve preguntas que debe hacerse antes de elegir Odoo vs. SAP ERP

La mejora en la generación de informes y la planificación, una mayor visibilidad de los procesos y la reducción de costos son beneficios universales de los sistemas ERP. Sin embargo, del mismo modo que no existe un tamaño adecuado para todos, no existe un ERP que sea igualmente perfecto para cualquier organización. Es por eso que, junto con un analista comercial y un desarrollador líder de equipo con experiencia en la implementación de ERP, hemos preparado una lista de preguntas y las acompañamos con las respuestas para ayudarlo a determinar finalmente qué ERP es adecuado para usted, o al menos cuál es no.

1. ¿Cuántos pedidos tiene que procesar diariamente?

Odoo es una solución óptima si no tiene más de cien pedidos por día y no necesita recopilar y almacenar una cantidad alucinante de datos. Pero si instaló Odoo cuando era una empresa emergente y desde entonces su empresa ha crecido, los desarrolladores experimentados pueden personalizar el ERP para manejar la cantidad de datos que opera.

SAP está diseñado sobre un principio diferente. Es capaz de almacenar y manejar una gran cantidad de datos para empresas que procesan miles o incluso millones de pedidos diariamente. Por ejemplo, Amazon usa SAP ya que tiene que manejar más de 66 mil pedidos por hora. Sin embargo, lleva una eternidad procesar tales volúmenes de información: la lentitud de SAP incluso se ha convertido en un meme.

2. ¿Le gustaría obtener la funcionalidad ERP lista para usar de forma gratuita, o está listo para desembolsar el efectivo desde el principio por una solución básica?

Odoo tiene una versión Community, que es totalmente gratuita pero tiene algunas limitaciones en módulos particulares. Sin embargo, tomemos la versión completa de Odoo Enterprise para comparar. Es una opción más económica incluso si al otro lado de la balanza está SAP Business One (SBO), la alternativa de SAP para las pequeñas y medianas empresas. El costo del software depende de la cantidad de usuarios y módulos que necesite. En promedio, pagará $13.50 por usuario mensualmente si su empresa tiene 50 usuarios de Odoo. Entonces, en términos de costos, en la competencia Odoo ERP vs. SAP, Odoo es el ganador.

Los costos anuales y de implementación de SAP son altos. Incluso en el caso de la implementación de SBO en una empresa con no más de 50 empleados, debe pagar $ 199 por usuario mensualmente, esto es casi 14 veces el precio de Odoo desde el principio. Hablando de la aplicación de una versión de SAP a gran escala como S/4HANA, los costos son mucho más altos ya que este ERP está orientado a grandes organizaciones con miles de empleados. Tenga en cuenta que incluso la implementación de la funcionalidad básica requiere tener mucho dinero, por no hablar de la personalización, que es más probable que necesite.

3. ¿La supervivencia de su negocio depende de su flexibilidad?

Odoo ayuda a las pequeñas y medianas empresas que pueden operar de una manera hoy y cambiarla mañana para mantenerse competitivas. Este ERP es como un constructor, donde puede ensamblar fácilmente todo el sistema a partir de los bloques y, si es necesario, cambiar los componentes. Por ejemplo, si la empresa cambia de proveedor, sus procesos, como la cadena de suministro, también cambian. La flexibilidad es la base para la supervivencia en este tipo de empresas.

SAP está diseñado para organizaciones cuya supervivencia depende del cumplimiento estricto de los procesos, no de la flexibilidad. Cuando tiene oficinas o subsidiarias con cientos o miles de empleados en diferentes países, seguir procesos comerciales claros es la clave para el buen funcionamiento de toda la empresa. Por ejemplo, Coca-Cola tiene que administrar marketing, publicidad, instalaciones de fabricación y oficinas de representación en más de 70 países en diferentes continentes. Es imposible que la empresa cambie drásticamente sus procesos.

4. ¿Cuánto tiempo y esfuerzo está dispuesto a invertir en su proyecto ERP?

Odoo es el ERP de código abierto escrito en Python y compuesto por módulos. Puede hacer uso de los que necesita y mantenerse flexible al explorar nuevas funciones y soluciones de Odoo. El popular lenguaje de programación y la estructura modular facilitan la búsqueda de desarrolladores con un nivel adecuado de conocimientos y experiencia. En esta comparación entre Odoo y SAP, Odoo ocupa el primer lugar en términos de velocidad de implementación de ERP.

SAP, aunque consta de módulos, tiene una estructura más enredada ya que atiende las necesidades de las grandes empresas internacionales de la lista Fortune 1000. El ERP está escrito en C, C++, Java y ABAP (un lenguaje de programación de alto nivel inventado por SAP). En general, no es un caso en el que los desarrolladores puedan captar la estructura y la lógica del sistema de un simple vistazo: este ERP requiere especialistas con al menos cinco años de experiencia específicamente en SAP, y encontrarlos puede ser complicado.

Tenga en cuenta que la velocidad de cualquier implementación de ERP depende de la fuente de datos inicial, desde donde transferirá la información al nuevo sistema. La transferencia de datos desde sistemas de terceros puede ser difícil debido a su estructura de datos. Llevará tiempo analizar la lógica de los sistemas de terceros, compararla con la lógica del ERP y escribir un script para transferir los datos. Por ejemplo, si la organización es una empresa de fabricación, deberá transferir procesos técnicos, productos, facturas, etc.

— Dzmitry Murauka, analista comercial, *instinctools

5. ¿Cuáles son sus preferencias de servidor de alojamiento para el sistema ERP?

Tanto Odoo como SAP se pueden instalar en las instalaciones, en una nube privada alojada y en una nube pública.

Odoo ofrece una solución gratuita si desea instalarla en sus servidores. No hay tarifa de licencia.

Al optar por SAP, tendrá que pagar una tarifa de licencia, excepto por el mantenimiento de los servidores. Puedes elegir un modelo de suscripción perpetua, anual o pago por consumo.

6. ¿Está listo para ajustar sus procesos comerciales al sistema ERP? ¿Qué tan importante es para usted la simplicidad y el bajo costo de personalización?

Odoo es más flexible para adaptarse a los procesos de su organización. Este ERP es más fácil y económico de personalizar. Sin embargo, Odoo y SAP tienen diferentes capacidades de personalización. Como una talla nunca sirve para todos, no es de extrañar que la funcionalidad lista para usar de ambos no sea suficiente. En Odoo, modificar los pasos de cualquier proceso, ya sea la entrega, el cambio o la devolución de un producto, es más fácil que en SAP, donde sería imposible o muy lento y agotador. SAP requiere un vínculo muy estricto con sus procesos. En este sentido, Odoo supera con creces a su rival.

SAP ERP vs. Odoo está mucho más enredado. Ofrece personalización detallada pero también intrincada, por ejemplo, si necesita funcionalidad de múltiples monedas, revisiones de productos en varias etapas y logística enredada. Tal enfoque puede ser necesario si su organización es una corporación global. Pero al mismo tiempo, este ERP requiere un cumplimiento más estricto de sus procesos.

Con SAP, debe aceptar sus requisitos para los procesos comerciales como dogma. SAP no se ajusta a sus procesos de negocio. Indica cómo debe cambiar para poder ejecutar SAP. No significa que la personalización sea imposible, pero requerirá muchos más recursos y experiencia.

—Dzmitry Murauka, analista comercial, *instinctools

Si no está listo para reorganizar sus procesos comerciales según los requisitos de un ERP listo para usar, puede elegir la opción alternativa: el desarrollo de un sistema personalizado. Requerirá más tiempo e inversión que afinar el existente pero obtendrá el ERP, creado inicialmente para sus necesidades y procesos.

7. ¿Está listo para comenzar el proceso de migración de datos rápidamente y modificar potencialmente su forma de trabajar nuevamente cuando salga una nueva versión de ERP?

Odoo le proporciona los scripts para una transferencia de datos más sencilla, pero aún tiene que manejar la migración de datos y código por sí mismo.

Incluso si no ha cambiado mucho los módulos básicos de Odoo, la migración requerirá la participación de un desarrollador, sin mencionar los casos en los que hubo muchas modificaciones. Los scripts ayudan a transferir la funcionalidad estándar, pero si los módulos estuvieran muy personalizados, tendría que pasar mucho tiempo comparando los cambios en el módulo para tenerlos en cuenta en los scripts para que la nueva versión de ERP funcione correctamente. La funcionalidad personalizada requiere scripts de migración personalizados.

— Aleh Haidash, desarrollador líder del equipo de Odoo, *instinctools

SAP tiene compatibilidad con versiones anteriores: la función le permite evitar la migración de código o datos cada vez que se implementa una nueva versión. A la escala de empresas como BMW, que operan terabytes de información diariamente, este enfoque no solo ahorra toneladas de energía, sino que permite migrar en el tiempo sin un impacto tremendo en la velocidad de los procesos.

Considere que cada ERP tiene su estructura de datos, por lo que, en cualquier caso, debe realizar un mapeo correcto de sus datos al modelo de datos utilizado en Odoo o SAP.

8. ¿Qué tan preparado está para lidiar con la corrección de errores?

Odoo es un ERP de código abierto con una gran comunidad, y eso es una ventaja importante.

Cuantos más desarrolladores usen ERP, menos probable es que los errores pasen desapercibidos. Con Odoo, si alguien encuentra un error, crea un problema al respecto en GitHub, describe cómo solucionarlo o pide ayuda. Entonces, cuando otros desarrolladores encuentran un error similar, pueden encontrar una solución rápida y fácilmente.

— Aleh Haidash, desarrollador líder del equipo de Odoo, *instinctools

SAP, por el contrario, es un ERP de código cerrado. En tal situación, debe confiar completamente en la experiencia de su equipo de desarrollo y en el soporte técnico de SAP.

9. ¿Tiene un socio tecnológico que adaptará rápidamente los módulos a las nuevas regulaciones?

Independientemente del ERP que elija, los módulos requerirán modificaciones cuando cambien las regulaciones. Por ejemplo, si cambian los requisitos de facturación o gestión de facturas, deberá modificar su módulo de contabilidad en consecuencia.

La flexibilidad del sistema Odoo le permite adaptarse rápidamente a las nuevas condiciones y requisitos de las diferentes autoridades. Con expertos dedicados que respaldan y mantienen su sistema ERP, todos los cambios necesarios se pueden abordar de forma rápida y sin problemas.

Aquí hay un ejemplo de mi práctica de implementación de Odoo para un cliente europeo. Cuando Alemania redujo el IVA del 19 % al 16 % durante la pandemia de COVID-19 en 2020, nuestro equipo tuvo que reconfigurar la configuración de impuestos para evitar problemas con la carga de DATEV.

— Aleh Haidash, desarrollador líder del equipo de Odoo, *instinctools

Los módulos de SAP tienen una estructura más compleja, por eso es complicado ajustarlos para cumplir con las nuevas regulaciones. Como se mencionó anteriormente, este ERP tiene un umbral de entrada más alto para los desarrolladores: solo los expertos con 5 a 10 años de experiencia relevante pueden cambiar el código.

Comparación entre Odoo y SAP

No existe el “ERP bueno o malo”, puede ser “para ti o no para ti”

Como puede ver, la comparación entre Odoo y SAP es ambigua. Es imposible decir qué ERP es mejor. Ambos tienen sus fortalezas y debilidades. Los parámetros clave a los que se debe prestar atención al elegir un sistema son el tamaño de la organización y la cantidad de datos que debe manejar el sistema.

Odoo se adapta a las pequeñas y medianas empresas con procesos comerciales no demasiado complicados. Una empresa puede tener varias oficinas, pero sus procesos son aproximadamente los mismos, y el objetivo principal de la implementación de ERP es pasar de hojas de cálculo dispares a un sistema unificado, que se convertirá en un único punto de verdad. Los módulos de Odoo permiten cubrir casi cualquier proceso estándar de trabajo dentro de ERP: almacenamiento, contabilidad, etc. SAP es un sistema más sofisticado diseñado para empresas Fortune 1000 con procesos comerciales más complicados. Este ERP está diseñado para almacenar y procesar una gran cantidad de datos.

De todos modos, elegir un ERP adecuado entre Odoo y SAP es solo la mitad de la batalla. No menos importante es el nivel de experiencia del equipo responsable de su implementación. Póngase en contacto con nosotros para encontrar aliados técnicos expertos.

El artículo fue publicado originalmente aquí.