Una mirada interna a las donaciones corporativas

Este año en Submittable nos propusimos revivir nuestro programa de donaciones corporativas. Habíamos realizado inversiones comunitarias en el pasado, pero después de un par de años de cambios, incluido un rápido crecimiento, era hora de reimaginar el proceso.

Queríamos un programa que marcara una diferencia significativa en la vida de los miembros de la comunidad. Y queríamos que los empleados tuvieran una voz fuerte en la dirección y ejecución.

Honestamente, cuando buscamos ayuda, encontramos mucha información sobre por qué las donaciones corporativas son importantes, pero no encontramos mucha de las personas que realmente habían hecho el trabajo. Y construir un programa en teoría es muy diferente a construir uno en la realidad.

Entonces, ahora que hemos pasado por todo el proceso de concesión de subvenciones, nos gustaría compartir lo que aprendimos. Hubo éxitos y errores en el camino; ambos influirán en cómo haremos las cosas la próxima vez.

Un compromiso de dar de abajo hacia arriba

Una de las mejores partes de trabajar para una empresa de impacto social es que todo el equipo está pensando en el bien social. Todos estamos comprometidos en hacer del mundo un lugar mejor. Y ese compromiso se mostró. Los empleados fueron un gran impulsor de este programa desde el principio. En toda la empresa, los empleados expresaron su deseo de un programa de donaciones corporativas.

Los líderes de la empresa escucharon. No solo estaban vagamente de acuerdo con la idea. Tomaron medidas haciendo espacio en el presupuesto, creando una estructura para un programa de subvenciones y formando un equipo de propósito corporativo.

Se envió una invitación abierta a toda la empresa, en busca de voluntarios. Los empleados se presentaron. En total, 11 personas se unieron para formar el equipo de propósito corporativo, con miembros de todos los departamentos de la empresa. Esta difusión fue esencial. Al crear un comité como este, desea que represente a todos los empleados. Si se siente como una extensión de recursos humanos o marketing, es probable que tenga dificultades para inspirar y mantener un amplio apoyo.

“Se sintió increíble ser parte de un grupo que pudo retribuir a nuestras comunidades, y de una manera que la mayoría de las empresas no necesariamente lo hacen”.

— Stephanie Dunlap, asistente ejecutiva

La filantropía basada en el lugar profundiza la conexión de los empleados con la comunidad

Tomamos un enfoque basado en el lugar para dar. En lugar de centrarnos en una causa específica, nuestro objetivo era animar a la comunidad local apoyando a las organizaciones de base que fortalecen el tejido social. Elegimos organizaciones dedicadas a la equidad, la sostenibilidad y la construcción de relaciones.

Adoptar un enfoque basado en el lugar significaba que podíamos limitar nuestro enfoque a las áreas locales (Missoula y Seattle para nosotros) y podíamos ayudar a conectar a los empleados más profundamente con sus comunidades. Dado que sabemos que la tecnología está lamentablemente subfinanciada en las organizaciones sin fines de lucro, redujimos nuestro enfoque a TI, lo que permitió a los beneficiarios de subvenciones gastar el dinero en cualquier necesidad tecnológica.

Al final, financiamos cuatro organizaciones sin fines de lucro diferentes: dos en Missoula y dos en el área de Seattle. Nuestros socios de subvenciones son:

• Be:Seattle: desarrollar el poder y el liderazgo de los inquilinos y las personas sin hogar.
• Alianza Comunitaria para la Justicia Global: fortalecer el movimiento mundial de soberanía alimentaria a través de la educación y movilización comunitaria.
• EmpowerMT: desarrollo de líderes jóvenes y adultos que trabajan para acabar con el maltrato, corregir las desigualdades sistémicas y fortalecer las comunidades.
• Soft Landing Missoula: dando la bienvenida y brindando servicios de apoyo a refugiados e inmigrantes.

“Fue un honor contribuir al proceso de Retribución de Sometable a las organizaciones locales del sector. Esperamos mover la aguja en el futuro y brindar aún más apoyo a las organizaciones benéficas en nuestra región”.

— Nathan McDonough, ejecutivo de cuentas

8 lecciones que aprendimos en el proceso de dar

La creación de un programa de donaciones corporativas impactante requiere planificación, iteración y la voluntad de hacer las preguntas difíciles. Bien hecho, puede mejorar la cohesión del equipo y tener un impacto significativo para los miembros de la comunidad.

1. Los empleados deben impulsar la toma de decisiones

El liderazgo de la empresa debe establecer el apoyo y la infraestructura para un programa de donaciones, pero los empleados deben ser los que establezcan las prioridades y tomen las decisiones finales.

Construya una estructura que permita a los empleados tener una voz fuerte. La mejor manera de hacer esto es crear un equipo o comité dedicado a impulsar el proceso. Este equipo debe tener una estructura plana. Dentro de ella, no debe haber jerarquía. Todos dejan sus títulos en la puerta.

En nuestro equipo de propósito corporativo, el vicepresidente de impacto social, Sam Caplan, dirigió el equipo dirigiendo la conversación, planteando preguntas y estableciendo objetivos. Luego, hizo espacio para que todos opinaran.

Al final, los empleados tuvieron que tomar decisiones sobre qué tipo de organizaciones apoyar y cómo estructurar los procesos de solicitud y revisión. El equipo de 11 decidió involucrar a toda la empresa y le dio a cada empleado de Submittable la oportunidad de revisar y calificar a las organizaciones sin fines de lucro locales que habían presentado su solicitud.

Incluir a toda la empresa permitió que todos los empleados se sintieran involucrados y conectados con el programa. Pero para la próxima ronda, buscaremos simplificar el proceso y ser más claros sobre lo que queremos en cada etapa de la revisión.

“Establecer y servir en el equipo se sintió como la manera perfecta de poner en acción nuestros valores compartidos y nuestro propósito corporativo”.

— Sam Caplan, vicepresidente de impacto social

2. La objetividad no es el objetivo

Los procesos de solicitud y revisión para las organizaciones sin fines de lucro deben ser justos y equitativos. Pero no confundas eso con objetividad. De hecho, es posible ser justo y equitativo y dejar que los empleados canalicen sus propios valores personales en este trabajo.

Una de las mejores maneras de ayudar a los empleados a sentirse involucrados en un programa de donaciones corporativas es permitirles honrar sus propias experiencias. Los empleados necesitan sentir que pueden aportar todo su ser a este trabajo. Si sienten pasión por una causa, empoderarlos para canalizar ese entusiasmo hacia su función.

Aceptar la subjetividad inherente al proceso puede ser bastante liberador. Permite que las personas sean honestas acerca de su conexión personal con un problema. Esa honestidad crea un diálogo mucho más saludable y productivo que si alienta a las personas a expresar sus preferencias como un hecho objetivo.

En nuestro grupo, varias personas expresaron conexiones personales con ciertas causas. Eso no significaba que pudiéramos financiar cada una de esas causas. Pero dio espacio para que las personas hablaran sobre esas experiencias y se sintieran escuchadas. Y provocó una discusión importante sobre la objetividad y los sesgos que aún continúa.

Apoyarse en la subjetividad significa que puede tener muchas perspectivas distintas sobre lo que es mejor para la comunidad. La clave es ayudar a las personas a encontrar dónde se superponen sus valores y dónde se cruzan con la misión de la empresa.

3. El diálogo es parte del proceso

Crear espacio y tiempo para que los empleados hablen es un componente esencial de la toma de decisiones en colaboración. Les permite profundizar en las complejidades del trabajo de impacto social y explorar las perspectivas de los demás.

Dado que las personas aportan una variedad de experiencias y valores personales al trabajo, es probable que haya algunos desacuerdos. Eso es natural. Los empleados necesitan un foro para discutir las decisiones juntos.

Hacer espacio para el diálogo también permite a los empleados reconocer prejuicios y puntos ciegos. Tan importante como es incorporar valores personales en el proceso, también vale la pena comprender las limitaciones de la experiencia personal. El diálogo puede ayudar a las personas a ver esos puntos ciegos y sesgos y pensar en cómo afectan su propio proceso de toma de decisiones. No siempre es un trabajo cómodo, pero es muy importante, especialmente en el contexto del impacto social.

Cuando surgieron desacuerdos para nosotros, Sam planteó preguntas y guió la conversación hacia objetivos comunes. Animó a todos a compartir sus pensamientos. Juntos, trabajamos para encontrar soluciones.

Como cualquier toma de decisiones grupal, se requirió honestidad y gracia. A veces había espacio para el compromiso, ya veces no. Aquí es donde la estructura plana del equipo realmente valió la pena. Todos pudieron opinar y la gente escuchó perspectivas que diferían de las suyas.

Construir el diálogo en el proceso y ser explícito sobre las intenciones de ese diálogo ayudará a su equipo a profundizar en los aspectos más complejos de las donaciones corporativas.

“Servir en este equipo fue una oportunidad fantástica para aprender diferentes formas de abordar las donaciones y la concesión de subvenciones y leer sobre tantas organizaciones valiosas que realizan un trabajo importante. Recopilamos mucha información valiosa sobre cómo hacer esto aún mejor el próximo año”.

— Caroline Simms, gerente de habilitación de ventas

4. El tamaño importa

El tamaño de su fondo de subvención determinará cuántas organizaciones puede apoyar de manera significativa, qué tamaño se beneficiarán las organizaciones sin fines de lucro y qué debe pedir a los socios de subvención.

Hay tantas causas valiosas y organizaciones sin fines de lucro sólidas, pero no desea distribuir el dinero tan poco que cada subvención no tenga un gran impacto.

Nuestro presupuesto total fue de $20,000. Decidimos financiar cuatro subvenciones de $5,000. Esto significaba que podíamos distribuir el impacto sin diluirlo demasiado. Dado que $5000 podrían marcar una gran diferencia para una pequeña organización sin fines de lucro local (pero se sentiría como una gota en el océano para organizaciones más grandes), decidimos centrarnos en organizaciones sin fines de lucro con presupuestos operativos más pequeños. Priorizamos organizaciones con presupuestos operativos inferiores a $500,000.

También pensamos en el tamaño de la subvención en términos de cómo se relacionaba con el proceso de solicitud. Una subvención de $ 5,000 no debería requerir una solicitud grande y larga. Nuestro objetivo era reducir las preguntas a la información más esencial para poder minimizar la carga sobre el personal sin fines de lucro.

A medida que aclara el presupuesto con el que está trabajando, utilícelo para tomar decisiones sobre cómo dividir sus recursos y crear un proceso de solicitud que se alinee con el tamaño de su subvención.

5. El compromiso de los empleados depende de los detalles

La mayoría de los empleados solo se involucrarán y entusiasmarán con las donaciones corporativas si les resulta fácil hacerlo. Depende de los organizadores del programa facilitar la participación de las personas.

Debe comunicar claramente los objetivos y las solicitudes. Tener un vocero designado y un nombre para el programa puede ayudar a reducir el ruido para los empleados. Utilice los canales que utilizan los empleados para comunicar otros anuncios de la empresa, como el correo electrónico y Slack. Pida a los líderes y gerentes que destaquen el trabajo como parte de las reuniones periódicas de toda la empresa y del equipo.

En retrospectiva, este es un lugar donde podríamos haber hecho un mejor trabajo. Queríamos que todos en la empresa tuvieran la oportunidad de opinar sobre la decisión final. Pero mirando hacia atrás, nos dimos cuenta de que pedimos demasiado e hicimos el proceso un poco complicado.

Tómese el tiempo necesario para aclarar las funciones y responsabilidades dentro del equipo de donaciones corporativas. Dado que esta era una nueva iteración de nuestro programa, confiamos en las personas para que se ofrecieran como voluntarios a medida que surgían las necesidades. Esto hizo que el trabajo fuera un poco desigual, con algunos miembros del equipo asumiendo más de lo que les correspondía en la carga de trabajo.

Para ayudar a aliviar la carga de trabajo, use una herramienta de revisión y calificación que simplifica el proceso para aquellos que desean participar. No le pidas a la gente que trabaje con una hoja de cálculo gigante o que descargue un montón de archivos.

“Participar en nuestro esfuerzo de donaciones corporativas fue un poderoso recordatorio de por qué estoy feliz de trabajar en Submittable, porque puedo hacer el bien mientras me va bien”.

— Jackson Crawford, ejecutivo de cuentas

6. Las organizaciones sin fines de lucro no necesitan más trabajo

Su solicitud de subvención y el proceso de adjudicación no deberían agregar más trabajo a los platos, a menudo ya llenos, del personal sin fines de lucro.

Estas organizaciones están ocupadas haciendo un trabajo esencial de construcción de la comunidad, y cuanto más involucrada esté su aplicación, más las alejará de ese trabajo.

Adopte un enfoque basado en la confianza. Configure sus procesos y aplicaciones para minimizar la carga que impone a esos equipos. Solicite solo la información que realmente usará para tomar una decisión, y no solicite a las organizaciones sin fines de lucro que envíen información disponible públicamente que pueda encontrar por su cuenta.

A medida que creamos nuestra aplicación, hicimos un esfuerzo por pensar en ella desde la perspectiva de las organizaciones sin fines de lucro, pero nos quedó una gran lección. No importa qué tan bajo fuera el aumento, algunas organizaciones dedicaron tiempo a completar la solicitud y no obtuvieron nada a cambio. Dado que solo financiamos cuatro subvenciones, tuvimos que decir no a docenas de organizaciones sin fines de lucro que no fueron seleccionadas.

En el futuro, podríamos repensar la estructura de este proceso. Tal vez en lugar de solicitar solicitudes, los miembros del equipo de propósito corporativo identificarán posibles socios de subvenciones sin requerir una solicitud. O, si mantenemos una aplicación abierta, la reduciremos aún más.

Independientemente de cómo estructure su solicitud, querrá pensar en ella desde la perspectiva de las organizaciones sin fines de lucro. Evite solicitudes duplicadas y haga preguntas simples y directas. Sea tan flexible como pueda. En lugar de pedirles a los solicitantes que coloquen su información en un formato específico, considere permitirles enviar informes que ya hayan creado para otro propósito.

“Disfruté la oportunidad de estar tan involucrado en el proceso de donaciones corporativas de este año. Me hizo darme cuenta de lo importante que es el acceso a la tecnología para que las organizaciones sin fines de lucro se conecten completamente con otros”.

— Jessica Waltz, especialista en soporte técnico

7. La tecnología puede agilizar los procesos para todos

Encuentre una solución tecnológica que facilite el proceso de concesión de subvenciones para los empleados y las organizaciones comunitarias. Esto mantiene a todos más comprometidos y hace que todo el programa sea más efectivo.

Con Submittable, nuestro equipo pudo recopilar, revisar y votar las solicitudes, todo en un solo lugar. Las organizaciones sin fines de lucro pudieron enviar fácilmente su información, colaborar con sus colegas y obtener actualizaciones instantáneas.

La plataforma también centralizó la comunicación. Nada se perdió en los hilos de correo electrónico ni pasó de una persona a otra. En cambio, todos podíamos ver las interacciones y extraer cualquier información que necesitáramos.

Tener todo en un solo lugar fue importante para el proceso de revisión y decisión. También ayudó a agilizar el trabajo en el backend. Pudimos notificar a los beneficiarios de las subvenciones de inmediato y solicitar información adicional, como detalles bancarios y logotipos de organizaciones.

El uso de la distribución de fondos digitales nos permitió recibir el dinero lo más rápido posible. No queríamos otorgar una subvención y luego hacer que los beneficiarios esperaran por un cheque en papel. Una vez que las organizaciones enviaron sus datos bancarios, con el clic de un botón pudimos entregarles los fondos directamente.

Si bien la tecnología facilitó las cosas, nos damos cuenta de que existen oportunidades para aprovechar la plataforma de manera aún más estratégica. De la misma manera que ayudamos a los clientes a optimizar su concesión de subvenciones año tras año, seguiremos ajustando y experimentando para encontrar nuevas formas de simplificar y agilizar el proceso para todos.

8. Dar es parte de una relación continua

La subvención es el comienzo de una relación con los socios de la comunidad. Una vez que financia una organización sin fines de lucro, desea encontrar otras formas de brindar apoyo y continuar la conversación.

La clave de estas relaciones es que se basan en la confianza y el respeto mutuo. A medida que forme estas asociaciones, querrá hacerlo respetando el tiempo y la autonomía del personal sin fines de lucro. El proceso de concesión puede establecer este tono. Si configura su aplicación para minimizar la carga que representa para las organizaciones sin fines de lucro, está sentando las bases para una asociación sólida.

Ahora que tenemos una relación con estas cuatro organizaciones, continuaremos buscando más formas de mantenernos comprometidos. Eso podría significar más fondos en el futuro, pero también podría incluir oportunidades de voluntariado para nuestro personal o usar nuestra voz para correr la voz sobre lo que están haciendo estas organizaciones sin fines de lucro.

Para empezar, estamos ansiosos por lanzar una serie Almuerzo y aprendizaje, invitando a las organizaciones a hablar con nuestro personal sobre su trabajo comunitario. Y durante nuestra reciente Impact Audio Conference, la compañía se comprometió a donar $2 por cada inscripción a la conferencia que se destinaría a nuestros socios de subvenciones. En total, esto nos dio $3,200 adicionales para distribuir.

Evolución de las donaciones corporativas para el futuro

Internamente, estamos tomando estas lecciones aprendidas y usándolas para dar forma a futuros programas. Para nosotros, eso significa tomarse el tiempo para discutir los resultados y aclarar dónde encaja la tecnología en el proceso.

La concesión de subvenciones nunca debe ser estática. Todos deberíamos apuntar a evolucionar continuamente para ser más eficientes y más impactantes. Estamos emocionados de ser parte de la evolución.