Áreas de actividad del proyecto | #8 Primeros pasos con la gestión de proyectos

Un proyecto siempre debe terminar con la entrega de un producto valioso o la realización de un objetivo empresarial. Sin embargo, ¿podemos definir las áreas de actividad del proyecto? ¿A quién afecta el proyecto ya través de qué etapas progresa o cicla si consideramos la duración total del proyecto?

Áreas de actividad del proyecto – índice:

1. Áreas de actividad del proyecto – introducción
2. Fases del proyecto
3. personas en el proyecto
4. Gestión de proyectos formales
5. Áreas de actividad del proyecto – resumen

Áreas de actividad del proyecto – introducción

El PMBOK 2021 destaca hasta ocho áreas cuya interacción es crucial para la totalidad de cualquier proyecto. Estos son:

• partes interesadas
• equipo
• método
• planificación
• ejecución
• entrega
• medición y análisis, y
• riesgos de implementación del proyecto.

Los campos anteriores se entremezclan y están interrelacionados. Durante el ciclo de vida del proyecto, la importancia asignada a cada uno también cambia. Sin embargo, ninguna queda excluida o cerrada definitivamente antes de la finalización del proyecto. Esta afirmación parece obvia cuando se piensa en la importancia de la participación del equipo del proyecto para cada fase del proyecto. Sin embargo, vale la pena tenerlo en cuenta al pensar en las fases de un proyecto. Después de todo, la planificación no se completa antes de pasar a la etapa de ejecución. Se lleva a cabo cíclicamente a medida que se detalla más trabajo y se acuerdan los detalles de su ejecución con las partes interesadas.

Ahora, veamos las áreas del proyecto desde una perspectiva más amplia. ¿Cuáles son los temas y problemas a resolver en cada uno de ellos?

Fases del proyecto

La dimensión temporal de un proyecto está vinculada principalmente a su planificación, ejecución y entrega. Sin embargo, cómo se interrelacionan estas fases, cuántas veces y en qué ciclos se suceden está estrechamente relacionado con el método de implementación del proyecto, que determina su ciclo de vida.

En PMBOK, una fase del proyecto se define como un conjunto de actividades relacionadas lógicamente que conducen a uno o más entregables. El ciclo de vida de un proyecto es simplemente una serie de fases que van desde la visión hasta la finalización del proyecto.

Por ejemplo, en el método de cascada (Waterfall), las fases del proyecto se suceden secuencialmente y solo una vez. Si, por el contrario, el proyecto se implementa en una de las metodologías ágiles, se suceden varias veces, tomando cada vez el resultado entregado en la iteración anterior como punto de partida.

Por ejemplo, supongamos que el objetivo del proyecto es desarrollar una aplicación móvil personalizada para monitorear la actividad física de las personas mayores. En la primera aproximación a la planificación, establecemos el marco general del proyecto y elegimos una metodología ágil. En primer lugar, necesitamos definir el alcance del proyecto. En otras palabras, averigüe:

• Que tiempo y presupuesto tenemos disponible,
• ¿Qué tipo de equipo necesitamos y
• ¿Cuáles son las expectativas de las partes interesadas, es decir, por un lado, el cliente y, por el otro, las personas mayores que utilizarán la aplicación?

Sin embargo, en el primer enfoque de la planificación, escribimos en detalle solo las tareas que se pretende completar en la secuencia inmediata. Es decir, generalmente los relacionados con la planificación en sí, pero que terminan con un resultado específico, por ejemplo, la creación de un equipo. Recién en la segunda y posteriores rondas, ya con la participación del equipo de proyecto, profundizaremos en las tareas relacionadas con la división del trabajo y ejecución de tareas propias del proyecto.

personas en el proyecto

Las personas cruciales para el proyecto son las partes interesadas y el equipo del proyecto. Las partes interesadas pueden denotar organizaciones, grupos e individuos, entre otros:

• cliente o clientes
• Compañeros de negocio
• beneficiarios del proyecto, por ejemplo, las personas mayores del proyecto que describimos anteriormente.

Por lo tanto, la palabra "partes interesadas" describe a todos aquellos que están o pueden verse afectados por la implementación del proyecto.

Un equipo de proyecto, por otro lado, está formado por especialistas que realizan tareas asignadas conjuntamente que conducen a la realización del objetivo del proyecto. En el ejemplo con la aplicación móvil, habría al menos cuatro roles para cumplir en el equipo:

• programador – responsable del aspecto técnico de la solución móvil,
• investigador: cuyo trabajo sería contactar a las personas mayores y evaluar cómo se puede monitorear de manera óptima su actividad utilizando un dispositivo móvil,
• Diseñador UX/UI - la persona responsable del contenido y funcionamiento de la aplicación desde el punto de vista del usuario, así como de su diseño visual.

El responsable del equipo y del proyecto es el Project Manager, también llamado Project Lead. Depende de él manejar tanto las dimensiones interpersonales como las formales de la gestión de proyectos.

Gestión de proyectos formales

El aspecto formal de la gestión de proyectos, del que son responsables los Project Managers, incluye:

• selección e implementación del método de gestión,
• planificar y mantener la documentación, estadísticas y mediciones necesarias, como monitorear el progreso del proyecto,
• gestión de riesgos.

Estas son áreas clave desde el punto de vista empresarial. De hecho, la elección de un método de gestión adaptado a las tareas en cuestión es un factor importante que puede determinar el éxito o el fracaso de todo el proyecto. La planificación, el seguimiento de proyectos y el análisis de riesgos continuamente actualizados son esenciales no solo por los beneficios de la gestión de proyectos basada en el conocimiento, que permite el aprendizaje consciente de los propios errores. También son cruciales debido a los requisitos de las partes interesadas, a menudo exigidos formalmente, para el acceso continuo a los documentos que muestran el estado actual del proyecto.

Áreas de actividad del proyecto – resumen

Cada proyecto consta de ocho áreas de acción, que incluyen temas relacionados con: el marco temporal para la implementación del proyecto, las personas que se ven afectadas por él de diferentes maneras y el marco de gobernanza formal. Todos ellos son relevantes a lo largo del proyecto y se influyen mutuamente apoyando o dificultando el objetivo.

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Autora: Carolina Becker

Como Project Manager, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo la presión del tiempo la convierten en la mejor persona para convertir proyectos complicados en realidad.

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Introducción a la gestión de proyectos:

1. ¿Qué es un proyecto?
2. ¿Qué es la gestión de proyectos?
3. ¿Cómo gestionar proyectos?
4. Métodos de gestión de proyectos
5. tipos de proyectos
6. 4 ejemplos de proyectos
7. Priorización de proyectos
8. Áreas de actividad del proyecto