8 formas de maximizar su jornada laboral con la comunicación asíncrona

¿Por qué tanto alboroto en torno a la comunicación asincrónica? Patty Yan de RingCentral explica por qué es más efectivo y le muestra cómo usted también puede usarlo dentro de su negocio.

Los patrones de trabajo se han alejado del típico horario de nueve a cinco en la oficina. En cambio, han sido reemplazados por un trabajo híbrido y horarios flexibles que se adaptan a la vida de los empleados.

A medida que nos adaptamos a esto, nuestra fuerza laboral enfrenta ciertos desafíos. Uno de ellos es la gestión de comunicaciones eficaces. Esto puede generar largos días en reuniones en línea improductivas, dificultad para entregar el trabajo y malentendidos.

La comunicación asíncrona puede resolver estas dificultades.

Quita a los empleados la presión de estar constantemente disponibles y les permite la libertad de continuar con su trabajo. Esto puede hacer que su negocio sea más productivo. Reduces la repetición de la misma información y das a los empleados autonomía sobre sus horas de trabajo.

En la era del trabajo híbrido, la comunicación asincrónica también es esencial para maximizar la productividad y ahorrar tiempo.

¿Qué es la comunicación asíncrona?

La mayoría de las empresas ya utilizan métodos asincrónicos dentro de la comunicación empresarial. Aquí es donde el personal envía un mensaje sin esperar una respuesta instantánea, dejando información para que el destinatario llegue en su propio tiempo.

Los ejemplos de comunicación asincrónica incluyen correos electrónicos, tableros de mensajes, herramientas de gestión de proyectos y portales para compartir documentos.

Esto difiere de los métodos de comunicación síncrona, que requieren respuestas instantáneas. Estos incluyen llamadas en línea, videoconferencias y mensajería instantánea. Si bien estos pueden ser beneficiosos con moderación, cuando se usan en exceso, distraen a los empleados de su flujo de trabajo y evitan que se concentren profundamente en las tareas.

Por otro lado, la comunicación asincrónica significa que los empleados pueden responder a los mensajes cuando se ajuste a su horario y no sea una interrupción.

Ejemplos de comunicación asincrónica y mejores prácticas: 8 formas de maximizar la productividad

Priorizar la comunicación asíncrona puede tener beneficios de productividad. Esto incluye:

• mayor flexibilidad para sus equipos
• comunicaciones más completas que proporcionan toda la información a la vez
• y una gestión más sencilla de los proyectos que realiza un seguimiento orgánico de los pasos dados.

Todo esto te ayuda a aprovechar al máximo tus días de trabajo. Además, limita el número de reuniones planificadas y espontáneas para que tú y tu equipo puedan continuar con su trabajo.

Aquí hay ocho ejemplos de comunicación asíncrona para ayudarlo a maximizar su producción diaria.

#1. Herramientas de gestión de equipos.

El uso de un calendario de equipo o una herramienta alternativa de administración de equipos ayuda a los empleados a adaptarse a los horarios de los demás. Anime al personal a reservar tiempo en su jornada laboral cuando esté disponible para respuestas instantáneas y comunicación sincrónica, creando un espacio para el horario de oficina.

Fuera de este horario, su equipo puede continuar con su trabajo sin preocuparse de perderse algo o anticipar interrupciones.

Las herramientas de gestión de equipos pueden trazar horarios de trabajo flexibles. Al saber cuándo ya no están trabajando, los empleados no sentirán la necesidad de trabajar las 24 horas ni de adaptarse a las comunicaciones fuera de sus horas de trabajo.

Esto asegura que el resto del equipo sepa cuándo esperar respuestas sin requerir una disponibilidad constante. También ayuda a los empleados a mantener un buen equilibrio entre el trabajo y la vida personal, mejorando así su productividad general.

#2. Documentos de Google

En lugar de confiar en los comentarios en vivo sobre los documentos, puede anotar los documentos de Google para permitir que la colaboración se lleve a cabo de forma asíncrona.

Ya sea que se trate de generar informes sobre sus sistemas de existencias o de obtener esquemas de proyectos listos para la aprobación, las anotaciones permiten a los empleados completar la tarea en el momento que se ajuste a su cronograma. Pueden dejar notas para que usted u otros miembros del equipo respondan más tarde.

Esto es particularmente útil para las empresas que tienen empleados que trabajan en diferentes zonas horarias. Organizar reuniones sincrónicas puede ser complicado, lo que hace que el personal trabaje horas extra para obtener los comentarios que necesitan.

Las anotaciones ayudan a que los proyectos sigan avanzando, reduciendo la cantidad de tiempo perdido esperando las reuniones de entrega. En cambio, los equipos de todo el mundo pueden trabajar juntos en archivos. Además, pueden adherirse a la política y mantener estándares de alta calidad mientras trabajan (en lugar de alrededor) de sus horarios.

#3. Bases de conocimiento

Parte de la reducción de la cantidad de comunicación síncrona en su empresa es permitir que los empleados encuentren respuestas e información por sí mismos.

Crear una base de conocimientos o un panel de información centralizado significa que todos los empleados pueden encontrar un significado de IVR o documentos relacionados con un proyecto en el que están trabajando. Esto evita que la información se aísle o se restrinja a miembros específicos de su equipo.

Categorice esta información por tema o proyecto, ayudando a los empleados a encontrar todo lo que necesitan en un solo lugar. Esto hace que su base de conocimientos sea más fácil de navegar para el personal y menos intimidante, lo que significa que es más probable que la utilicen con regularidad.

Mantenga la información actualizada y relevante, con enlaces a otras páginas o documentos de información relacionados. Esto crea una cultura de verificar primero la base de conocimientos de su negocio antes de molestar a otros miembros del equipo.

#4. Hilos de chat

Uno de los temores que rodean a la comunicación asincrónica es que reduce la oportunidad de enviar mensajes rápidos de aclaración. Esto podría retrasar los proyectos debido a que los empleados esperan respuestas que solo toman un momento.

Sin embargo, al hacer que su equipo se acostumbre a usar hilos de chat para temas particulares, se asegura de que cualquier información esté claramente presentada, sin dejar nada para que adivinen.

Al anticipar cada pregunta que puedan tener los miembros de su equipo, hace que la comunicación sea mucho más efectiva. Esto evita que los empleados confíen en los mensajes de seguimiento y las aclaraciones. En cambio, tienen toda la información que necesitan al alcance de su mano.

La categorización de estos hilos de chat por tema puede facilitar la navegación y la búsqueda de la información deseada. Por lo tanto, permite que el personal encuentre explicaciones completas sin tener que molestar a los demás.

#5. Correos electrónicos

Aunque son una excelente forma de comunicación comercial, debe tener cuidado con los correos electrónicos. No todos los usan con la misma intención. Algunos los usan para confirmar rápidamente una decisión. Otros esperan que los correos electrónicos sean más informativos y tengan tiempos de respuesta más largos.

Aclarar qué tipo de mensajes deben transmitir los correos electrónicos y el tiempo de respuesta esperado evita que su equipo se sienta frustrado y confundido. Eso puede conducir a mensajes repetitivos y pérdida de tiempo.

Otros canales son mejores para respuestas más sensibles al tiempo, mientras que los correos electrónicos son adecuados para entregar información o establecer expectativas. Los correos electrónicos deben incluir cómo el remitente quiere que el destinatario responda (si es que responde) para evitar que las cadenas de correo electrónico no deseadas distraigan a todos.

#6. Compartir archivos en la nube

Los diferentes canales de comunicación se prestan a varios propósitos y roles dentro de su negocio. Si es posible que ya tenga correo electrónico, teléfono y plataformas de reuniones en línea para mantenerse en contacto con sus equipos híbridos, asegúrese de tener también canales que puedan compartir y almacenar archivos.

Estos deben ser fácilmente accesibles y sus empleados deben estar seguros de usarlos, aumentando la disponibilidad de sus archivos sin tener que preguntar a otros.

El uso compartido de archivos en la nube puede significar que ciertos documentos o archivos de uso común estén disponibles para su equipo, independientemente de su ubicación o dispositivo. Esto significa que diferentes miembros de un equipo pueden trabajar de forma asíncrona en el mismo documento sin tener que solicitar una copia.

También significa que los archivos comerciales clave están disponibles para que cualquiera pueda buscar y obtener información, lo que reduce la necesidad de una comunicación sincrónica.

#7. Comunicaciones grabadas

Por mucho que la comunicación completamente asíncrona sea deseable, hay circunstancias en las que no se ajusta a los requisitos. El trabajo en equipo se basa en un nivel de colaboración en tiempo real, y la gestión de los empleados requiere reuniones e individuales en ocasiones.

Sin embargo, estas reuniones y llamadas se pueden grabar para que la información que cubren se pueda acceder nuevamente en situaciones futuras similares.

Esto aprovecha al máximo la comunicación síncrona cuando es necesaria, al mismo tiempo que se agrega a la información almacenada a la que pueden acceder los empleados. Al almacenar estas grabaciones, no necesita repetir preguntas o discusiones similares varias veces.

Este enfoque limita la cantidad de llamadas y reuniones espontáneas y ayuda a organizar los recursos para que los empleados los usen antes de tener que interrumpir a los colegas.

#8. Vídeos instructivos

Cuando se comunique con otros miembros del equipo, asegúrese de que entiendan completamente su significado. Evite las suposiciones de que todos están en la misma página y explique sus intenciones. El uso de videos instructivos es una excelente manera de garantizar esto. Incluso puede mostrar ejemplos de respuestas apropiadas o cómo hacer una tarea.

Por lo tanto, use instrucciones claras en sus videos instructivos. Por lo tanto, minimiza la necesidad de explicaciones de seguimiento y se asegura de que el espectador haga lo que se supone que debe hacer. Esto ahorra tiempo a todos los involucrados, eliminando la necesidad de una conversación en tiempo real.

En cambio, los miembros de un equipo pueden interactuar con los videos instructivos cuando los necesitan sin requerir que otros en el equipo les hablen sobre la tarea.

Haz que tu comunicación sea asíncrona

Al adaptar su flujo de trabajo comercial para que sea más asincrónico, puede mejorar la productividad de los empleados y acomodar mejor el trabajo en equipo en horarios de trabajo flexibles.

Estos métodos permiten una comunicación efectiva, explican completamente cualquier información o expectativa, y reducen las aclaraciones necesarias y el impulso a la mensajería instantánea. De esta forma, reduce el tiempo que los empleados dedican a la gestión del correo electrónico, etc., lo que les permite trabajar sin interrupciones.

Pasar a la comunicación asíncrona no sucede de la noche a la mañana. Es un cambio de cultura laboral y significa introducir nuevos canales y formas de interactuar. Establecerse a propósito para depender menos de las respuestas y conversaciones instantáneas requiere algo de práctica para acostumbrarse.

Sin embargo, estas formas asincrónicas de comunicación beneficiarán a su equipo a largo plazo. Ya sea que administre una fuerza laboral híbrida, trabaje en diferentes horarios o simplemente desee comunicarse de manera más efectiva, es una estrategia ganadora.

Autor: Patty Yan es directora de marketing de productos de EMEA para RingCentral Office, el líder en soluciones de comunicaciones en la nube y sistema telefónico PBX virtual. A Patty le apasiona crear valor y diferenciación, asegurando una mejor experiencia para clientes y socios. Obtuvo una gran cantidad de experiencia en marketing internacional de productos, gestión de productos, GTM y desarrollo de mercado en una gama de SaaS de alta tecnología. Ella no es nueva en UC, comenzó en Tandberg, luego Cisco, impulsando el lanzamiento de servicios y colaboración de video, y Enghouse con responsabilidades globales para CCaaS alojado.