3 herramientas de procesamiento automatizado de documentos en tu empresa para mejorar tu flujo de trabajo | IA en los negocios #6

Las empresas actuales procesan enormes volúmenes de documentos, por lo que merece la pena plantearse automatizarlo también. El procesamiento automatizado de documentos, o Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP), es la respuesta a estas necesidades. Con IDP podemos escanear, reconocer texto, clasificar y buscar información en documentos. Pero, ¿qué herramientas deberíamos elegir para que el proceso sea lo más eficiente posible? ¡Sigue leyendo para descubrirlo!

¿Qué es el procesamiento automatizado de documentos (IDP)?

El procesamiento automatizado de documentos no es solo escaneo u OCR. Se trata de todo un conjunto de técnicas que le permitirán gestionar eficazmente los documentos de su empresa. Estas son las principales ventajas de utilizar herramientas IDP:

• Ahorro de tiempo: la automatización de tareas repetitivas, como la extracción de datos de documentos, permite a los empleados centrarse en tareas más estratégicas.
• Mejorar la precisión: las herramientas IDP ayudan a reducir los errores en el procesamiento de documentos, lo que se traduce en ahorros y evita problemas de cumplimiento.
• Fortalecimiento del cumplimiento: las herramientas IDP se pueden programar para cumplir con reglas y regulaciones específicas para ayudar a las organizaciones a cumplirlas.
• Aumento de la eficiencia: las herramientas IDP pueden ayudar a optimizar el procesamiento de documentos, lo que lleva a un trabajo más eficiente.
• Mejorar el servicio al cliente: un procesamiento de documentos más rápido se traduce en un mejor servicio al cliente.

¿Qué documentos se pueden tramitar?

No sólo se pueden procesar automáticamente facturas o contratos. IDP puede manejar muchos tipos de documentos. Entre ellos están:

• Contratos: por ejemplo, contratos de trabajo o contratos con clientes.
• Facturas: tanto facturas entrantes como salientes.
• Informes, como informes de ventas o informes financieros.
• Correspondencia: cartas, correos electrónicos y otras formas de comunicación escrita.
• Formularios: encuestas, solicitudes, envíos.
• Documentos médicos: historias clínicas de pacientes, resultados de pruebas.
• Documentos financieros: extractos bancarios, balances.
• Documentos jurídicos – actos jurídicos, decisiones administrativas.

4 técnicas de procesamiento automatizado de documentos

El procesamiento inteligente de documentos (IDP) no es solo un escáner para transferir documentos en papel a una computadora. Son varias las técnicas que nos permiten procesar documentos de manera eficiente. Entre ellos cabe mencionar:

1. OCR, reconocimiento óptico de caracteres : una técnica básica para leer texto de documentos en papel. Suele ser el punto de partida para automatizar el procesamiento y la circulación de documentos en una empresa. Es una solución antigua y probada para escanear y reconocer el texto contenido en documentos en papel. Con la creciente digitalización, cada vez más empresas utilizan documentos electrónicos. Sin embargo, en muchos casos, los requisitos legales hacen necesario mantener y procesar bases de datos en papel. Por tanto, el OCR sigue siendo una herramienta ampliamente aplicada.
2. Reconocimiento de texto : análisis de la estructura del texto en documentos. El siguiente paso en el procesamiento automático de documentos es identificar los datos digitalizados. Una parte esencial de la comprensión mecánica de lo que se ha escaneado es distinguir los datos relevantes de los irrelevantes. Es decir, reconocer la información clave de, por ejemplo, la marca de la empresa que envió el documento, o distorsiones o suciedad accidental.
3. Clasificación de documentos : asignación automática de documentos a categorías. A continuación, los documentos reconocidos, o la información procedente de ellos, se envían a una base de datos digital. Se clasifican según el tipo de documento o la actuación a realizar en base a ellos. Esto podría ser, por ejemplo, poner la fecha de una reunión en los calendarios digitales de los invitados a un concierto benéfico, o enviar un correo electrónico personalizado a un cliente fomentando el feedback tras un proceso de reclamación.
4. Búsqueda de documentos : encuentre rápidamente información en la base de datos de documentos. Gracias a IDP, encontrar una factura de un contratista específico, o un boleto comprado por un monto específico, es tan simple como escribir una palabra en la ventana de búsqueda.

¿Cómo funciona el software de procesamiento automático de documentos?

El software de procesamiento de documentos es una herramienta que utiliza técnicas IDP para automatizar los procesos de la empresa. Se ejecuta tanto en ordenadores como en la nube y puede integrarse con otros sistemas, como ERP (Enterprise Resource Planning) o CRM (Customer Relationship Manager).

Documento AI de Google

Document AI es un servicio basado en la nube de Google que presenta el procesamiento automático de documentos. Aprovecha el aprendizaje automático para extraer datos estructurados de documentos no estructurados.

Document AI ofrece muchas características que la convierten en una herramienta poderosa para el procesamiento de documentos, como alta precisión, escalabilidad, flexibilidad y seguridad. Con la tecnología Google Cloud AI y un conjunto de modelos previamente entrenados o modelos personalizados en Workbench, Document AI puede procesar una variedad de tipos de documentos con alta precisión y velocidad. Sus indudables ventajas son:

• Una plataforma única para el procesamiento de documentos : el uso de una plataforma única permite un acceso rápido a todos los modelos y herramientas, incluidos modelos previamente entrenados para el procesamiento de documentos, como OCR y Form Parser, así como modelos especializados para industrias específicas.
• Tecnología de inteligencia artificial de Google : Document AI utiliza tecnología de reconocimiento de imágenes (incluido OCR) y procesamiento de lenguaje natural (NLP) de Google para crear modelos previamente entrenados para documentos de gran volumen y alto valor.
• Enriquecimiento de datos : la capacidad de verificar y enriquecer la información procesada utilizando la tecnología de gráficos de conocimiento de Google, que le permite verificar nombres de empresas, direcciones y otros datos basados ​​en la información disponible en Internet.
• Agregar verificación humana al proceso : una nueva función de IA Human-in-the-Loop logra una mayor precisión en el procesamiento de documentos al agregar el momento de aceptación humana a los procesos seleccionados.

El punto fuerte de Document AI de Google es su integración con otros servicios de Google Cloud, lo que le ayuda a crear flujos de trabajo avanzados. Pruébelo en línea en esta dirección.

Rossum

Si bien Document AI de Google es mejor para empresas que desean aprovechar las tecnologías avanzadas de la nube e integrar el procesamiento de documentos con otros servicios en la nube, Rossum es una excelente opción para empresas que necesitan una solución flexible y escalable que se pueda personalizar para satisfacer necesidades comerciales específicas. .

Fuente: Rossum.ai

En otras palabras, Rossum es una herramienta un poco menos sofisticada pero más sencilla de usar que emplea inteligencia artificial para extraer datos de documentos. Puede eliminar los procesos de entrada manual de documentos y mejorar la precisión de los datos. Gracias a la nube, Rossum es rápido, preciso y fácil de usar. Funciona bien para procesar diferentes tipos de documentos, como facturas, contratos y formularios.

• Captura automática de datos : La herramienta clasifica automáticamente los documentos, eliminando errores de ingreso de datos que pueden generar tarifas y sanciones. Puede procesar datos de documentos en todos los formatos y canales, automatizar las comunicaciones para eliminar el seguimiento manual, filtrar el spam y los documentos duplicados, y enrutar y procesar documentos con un sistema de colas flexible.
• Funciones avanzadas : Rossum ofrece funciones como preprocesamiento, validación, posprocesamiento e informes. Esto hace que la herramienta sea versátil y adaptable a una variedad de necesidades comerciales.
• Soluciones personalizadas : Rossum ofrece soluciones personalizadas para diversas industrias y necesidades, como contabilidad, incorporación, gestión de la cadena de suministro, gestión de pedidos y control de calidad.

Docsumo

Docsumo es mejor para empresas que desean procesar documentos de manera rápida y eficiente sin tener que participar en complejos procesos de capacitación de modelos. Es una plataforma para procesar fácilmente datos de grandes volúmenes de documentos no estructurados con una precisión de más del 99%. Ofrece muchas funciones, como clasificación automática de documentos, categorización de datos, OCR inteligente, validación de datos en tiempo real y mucho más.

Fuente: Docsumo.com

Docsumo es ideal para pequeñas y medianas empresas que quieran agilizar el procesamiento de sus documentos.

• Versatilidad: Docsumo puede procesar una variedad de formatos de documentos, como facturas, extractos bancarios, contratos, conocimientos de embarque, facturas de energía y más.
• Extracción inteligente: gracias a la avanzada tecnología de inteligencia artificial, Docsumo puede extraer y revisar con precisión solo los campos que necesita de documentos tan complejos.
• Validación de datos: cree reglas y fórmulas similares a Excel para validar los datos extraídos dentro de un documento, entre documentos o con una base de datos.
• Clasificación automática: Docsumo puede distinguir automáticamente entre diferentes documentos antes de procesarlos, lo que permite que los datos se transfieran a la base de datos adecuada.
• Integración con sistemas: independientemente de la industria (seguros, finanzas, logística), Docsumo ofrece una API lista para usar que se puede integrar fácilmente en los sistemas existentes.
• Seguridad: la plataforma cumple con GDPR, tiene certificación SOC2 y HIPAA, lo que garantiza que los datos empresariales estén seguros y bajo su control.

Docsumo ha recibido elogios de muchas empresas de todo el mundo, incluidas empresas como Arbor Realty Trust y National Debt Relief, que cuenta con una tasa de procesamiento sin contacto del 95 % y una precisión del 99 % gracias a su automatización integral.

Resumen

El procesamiento automatizado de documentos es la clave para agilizar el trabajo en muchas empresas. Con herramientas como Document AI de Google, Rossum y Docsumo, las empresas pueden acelerar los procesos comerciales, aumentar la precisión de los datos y mejorar el servicio al cliente. La elección de la herramienta adecuada depende de las necesidades específicas de una empresa, pero todas estas soluciones ofrecen funciones avanzadas que ayudan a las empresas a tener éxito en el mundo digital actual.

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Autor: Robert Whitney

Experto en JavaScript e instructor que capacita a los departamentos de TI. Su principal objetivo es mejorar la productividad del equipo enseñando a otros cómo cooperar eficazmente mientras codifican.

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