Procesamiento automático de documentos | IA en los negocios #6

El procesamiento automático de documentos es posible mediante la combinación de dos potentes tecnologías: NLP (procesamiento del lenguaje natural) e IA (inteligencia artificial). Lo que sale cubre mucho más que simplemente generar facturas con la fecha correcta y los números secuenciales, por lo que algunos lo llaman también procesamiento inteligente de documentos (IDP).

Procesamiento automático de documentos – índice:

1. Introducción
2. ¿Qué documentos puedes gestionar automáticamente?
3. ¿Qué puede hacer la IA con los documentos de la empresa?
4. Procesamiento automático de documentos: resumen

Introducción

El procesamiento automático de documentos significa principalmente ahorrar tiempo y evitar que los empleados realicen tareas tediosas y repetitivas que requieren alta precisión. Comencemos simplemente con la transcripción de datos de documentos en papel a programas de servicio al cliente. Lleva horas pasar la vista de una mesa en blanco y negro a la pantalla de un monitor o poner contratos en papel en un escáner y posiblemente manejar ambigüedades y excepciones.

Sin embargo, existen muchas más soluciones que combinan inteligencia artificial (IA) , procesamiento de lenguaje natural (NLP) y procesamiento inteligente de documentos (IDP) o automatización cognitiva (CA) . Y su combinación funcional es posible gracias a la automatización de procesos robóticos (RPA), que es un software dedicado capaz de automatizar el paso de documentos manejados a través de varios programas. Es por la inmensa variedad y la creciente gama de aplicaciones que la automatización en el manejo de documentos se volvió tan popular.

¿Qué documentos puedes gestionar automáticamente?

Este problema se refiere a determinar qué tipos de documentos manejar con sistemas automatizados. Éstos incluyen:

• documentos internos
• documentos salientes
• documentos entrantes

Los documentos internos suelen ser una parte subestimada o incluso desapercibida del trabajo de una empresa. Sin embargo, puede hacer que operar dentro de una organización sea más eficiente y transparente al aplicar la creación de documentos automatizados y la gestión de flujos de trabajo de documentos internos. Por ejemplo, con los sistemas de reconocimiento de voz de voz a texto (STT), la IA puede generar resúmenes escritos y notas y luego distribuirlos a los participantes de la reunión de forma personalizada.

Puede confiar una parte igualmente importante de las tareas a AI hoy, es decir, la gestión de documentos emitidos por la empresa. Esta opción se adapta particularmente bien al comercio electrónico . Con bases de datos, plantillas de documentos listas para usar, procedimientos de seguridad y personalización de marketing del contacto con el cliente, las soluciones basadas en IA pueden mejorar significativamente el rendimiento de un negocio en línea.

Sin embargo, AI también puede asumir la lectura y el procesamiento de documentos entrantes. Esto puede parecer una tarea muy difícil de automatizar debido a la variedad de documentos que debe incorporar al flujo de trabajo de una empresa. Desde facturas, documentos de seguros y contratos hasta solicitudes de préstamos. Cada uno de estos documentos tiene un formulario completamente diferente y, además, es posible que no se complete en su totalidad o sea parcialmente ilegible.

Los sistemas automatizados manejan estos problemas a la perfección, lo que da lugar al desarrollo actual de métodos de procesamiento de imágenes (visión por computadora) que se combinan con la automatización cognitiva. Con esta combinación, la automatización es posible incluso con datos inciertos o no estructurados. Sin embargo, esto implica enseñarle al modelo las formas correctas de responder, es decir, contratar a un especialista para adaptar la inteligencia artificial a las necesidades de la empresa.

¿Qué puede hacer la IA con los documentos de la empresa?

AI puede administrar documentos en una empresa a través de:

• leer y procesar documentos
• crear y apoyar la creación de documentos
• gestión de documentos

A continuación nos centraremos en la lectura, el procesamiento y la creación de documentos. Por otro lado, hablaremos de la gestión de documentos cuando hablemos de BPM o Business Process Management.

Muy a menudo, el punto de partida para automatizar el procesamiento y circulación de documentos en una empresa es OCR (reconocimiento óptico de caracteres), que es una solución antigua y comprobada para escanear y reconocer el texto contenido en documentos en papel. Con la creciente digitalización, cada vez más empresas están ansiosas por optar por los documentos electrónicos. Sin embargo, en muchos casos, los requisitos legales hacen necesario mantener y procesar bases de datos en papel. Por lo tanto, OCR sigue siendo una herramienta ampliamente aplicada.

El siguiente paso en el procesamiento automático de documentos es la identificación de los datos digitalizados. Una parte importante de la comprensión de la máquina de lo que se ha escaneado es distinguir los datos relevantes de los irrelevantes. Es decir, reconocer información importante de, por ejemplo, la marca de la empresa que envió el documento, o distorsiones o suciedad accidentales.

Los documentos reconocidos o la información extraída de ellos se envían a una base de datos digital, donde pueden proporcionar información para acciones posteriores. Esto podría ser, por ejemplo, ingresar la fecha de una reunión en los calendarios digitales de los invitados a un concierto benéfico, o enviar un correo electrónico personalizado a un cliente alentando la retroalimentación después de un proceso de queja completado.

También puede crear instantáneamente documentos de la empresa de acuerdo con las plantillas y los datos ingresados ​​en la base de datos. Otro enfoque inteligente más es apoyar la creación de documentos por software con inteligencia artificial. Una de las herramientas más sencillas pero útiles en el campo de la automatización de documentos es un corrector de pruebas automático (corrector ortográfico automático). No solo puede corregir la ortografía y la gramática, sino también asesorar sobre la legibilidad del texto contando palabras y oraciones.

Procesamiento automático de documentos: resumen

El procesamiento automático de documentos combina soluciones de inteligencia artificial, procesamiento de lenguaje natural y optimización de procesos comerciales. El software ya realiza una gran cantidad de tareas tediosas de forma rápida y precisa. Sin embargo, para ello se requiere una comprensión de la naturaleza de los problemas a resolver, así como una buena definición de las dependencias y condiciones para la creación, circulación y acceso a los documentos de la empresa.

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Autor: Robert Whitney

Experto en JavaScript e instructor que entrena a los departamentos de TI. Su objetivo principal es aumentar la productividad del equipo enseñando a otros cómo cooperar de manera efectiva mientras codifican.

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