La automatización de informes ayudó a esta agencia a escalar de 25 a más de 500 cuentas en solo unos pocos años

Cuando su cartera de clientes es pequeña, usar Google Drive (Docs, Sheets y Slides) o Excel para crear informes de marketing manualmente es una práctica común. Estas herramientas gratuitas reducen los costos y funcionan bien para hacer el trabajo hasta cierto punto. Pero a medida que comienza a crecer y atraer a más clientes, este proceso puede volverse rápidamente inmanejable, lo que lo lleva a pasar horas solo en informes.

Las agencias que no resuelven este problema terminan teniendo menos tiempo para dedicarlo a las acciones que realmente generan valor para sus clientes y su propio negocio. Por ejemplo:

• Trabajando en la planificación estratégica y optimizaciones técnicas de campañas para sus clientes.
• Hacer su propio marketing para atraer nuevos clientes potenciales para su agencia.
• Tener llamadas de ventas con prospectos y mejorar su proceso de ventas.

En un entorno competitivo, la capacidad de una agencia para concentrarse en las cosas que generan el mayor ROI para ellos y sus clientes es lo que los mantiene en el negocio. Es por eso que creamos ReportGarden para proporcionar una manera fácil de crear y automatizar informes.

En este artículo, revisaremos una historia sobre cuán agotadores pueden ser los informes de un manual de ejercicios y luego describiremos cómo una agencia ha crecido de 25 a más de 500 cuentas en el transcurso de solo 4 años mientras utiliza nuestro producto para la automatización de informes.

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La realidad de los informes manuales a medida que crece

Los informes semanales, quincenales y mensuales para la mayoría de las agencias significan dedicar horas a ejecutar informes internamente de forma manual. Cuando hablamos con Sven de Koia, compartió que dedicaba al menos tres horas a la semana a la generación de informes. Son tres horas en las que no se enfoca en la estrategia de marketing o el crecimiento, solo se esfuerza por obtener números de cada fuente de datos e ingresarlos en una hoja de cálculo.

Cuando se tiene en cuenta el tiempo acumulado que dedican los administradores de cuentas a compilar un solo informe, es preocupante considerar cuánto tiempo se quita del trabajo que realmente genera valor.

Esto se desarrolla de diferentes maneras para diferentes agencias:

• Para agencias de PPC: sus especialistas de PPC recopilan datos para informes cuando podrían estar monitoreando y optimizando campañas de PPC, realizando análisis de datos, configurando audiencias de remarketing u optimizando embudos de página de destino.
• Para agencias de SEO: sus especialistas en optimización de motores de búsqueda extraen manualmente números de Google Analytics y Google Search Console cuando podrían estar investigando palabras clave, monitoreando el deterioro del contenido, reoptimizando contenido antiguo o haciendo backlink outreach.
• Para agencias de redes sociales: su equipo de redes sociales está ingresando nuevos datos en hojas de cálculo cuando podrían estar escribiendo contenido nuevo, elaborando estrategias para sus campañas utilizando información de datos e interactuando directamente con las audiencias de los clientes.

¿Y si una de estas personas responsable de los informes de su equipo comete un error al ingresar sus datos? Un simple error humano puede generar horas de trabajo adicionales para crear un nuevo informe, incluida la búsqueda y solución del problema. O, lo que es peor, generar gastos excesivos o informes erróneos de las cifras a sus clientes.

En lugar de permitir que los informes pongan una pausa en su capacidad de escalar, los informes automatizados le permiten liberar el tiempo de su equipo para tareas que crean valor y superan a la competencia.

Cómo ReportGarden ayudó a este cliente a pasar de 25 a más de 500 cuentas sin comprometer los informes ni la satisfacción del cliente

Hablamos con Sam, nuestro líder de equipo para el éxito del cliente, sobre una agencia que llegó a ReportGarden hace unos años, casi al mismo tiempo que comenzó con nosotros. Eran una pequeña agencia de solo 5 personas que ayudaban a sus clientes con Google Adwords y SEO. En ese momento, les establecimos una membresía que cubría paneles e informes para 25 cuentas.

Nuestro equipo de éxito del cliente trabajó con ellos para configurar y crear paneles de clientes para los casos de uso común de su agencia. Esto incluía conectar sus fuentes de datos y proporcionar a sus clientes acceso a cada uno de sus paneles.

Para crear sus primeros informes, utilizaron como base una de nuestras plantillas de informe diseñadas profesionalmente. A partir de ahí, los datos de sus tableros se completaron automáticamente en cada informe de cliente, y pudieron refinar y personalizar según fuera necesario en función de las necesidades y los KPI de cada cliente. También aprovecharon el programador fácil de usar de ReportGarden para automatizar el envío de informes comerciales semanales y mensuales, ahorrando a su equipo incontables horas de extracción y envío de informes cada semana.

Crecimiento asombroso en solo 4 años

En el transcurso de sus 4 años con ReportGarden, esta agencia ha actualizado 9 veces para adaptarse a su crecimiento. Al liberar su tiempo para tareas más enfocadas y generadoras de ingresos, han podido agregar un puñado de nuevos servicios. Además de sus primeras ofertas de Adwords y SEO, ahora ofrecen amplios servicios de marketing digital, que incluyen marketing de motores de búsqueda, redacción de textos publicitarios, diseño de sitios web, retargeting, seguimiento de llamadas y redes sociales.

Si bien su plantilla total aumentó a 15-20 personas desde que se unieron a nosotros, solo se necesitan 3 personas para manejar los informes de su base de clientes en constante crecimiento. En la actualidad, elaboran informes para más de 500 cuentas mediante ReportGarden, muchos de los cuales se han automatizado por completo.

A medida que la agencia crece, las solicitudes de funciones han ayudado a ReportGarden a seguir atendiendo sus necesidades

A medida que su equipo nos conoció, también hicieron solicitudes y ofrecieron comentarios que nos llevaron a realizar ciertas mejoras. Por ejemplo, expresaron su necesidad de una integración Wildjar, y finalmente pudimos entregarla.

Si bien sopesamos cuidadosamente cada solicitud de función y no siempre podemos acomodarlas, siempre nos esforzamos por satisfacer las necesidades de nuestros usuarios lo mejor que podemos.

El uso de herramientas de informes automatizados es una forma rentable de escalar su agencia

Como hemos visto en el ejemplo que se muestra arriba, la automatización de informes hace que escalar su agencia de marketing sea mucho más eficiente. Este simple cambio en su proceso de generación de informes puede generar beneficios en cascada para su agencia y su resultado final.

Para resumir los beneficios de la historia de éxito de nuestro cliente:

• Escale sin necesidad de aumentar el número de empleados.
• Evite los errores humanos que pueden generar gastos excesivos y pérdida de tiempo en la reelaboración de informes.
• Inicie sesión en un lugar, una vez. No más iniciar sesión en múltiples fuentes de datos para extraer datos relevantes de múltiples plataformas.
• Programe informes cada semana para: ejecutar informes personalizados, enviar actualizaciones semanales en PDF a sus clientes y configurar sus plantillas/programas en ReportGarden.
• Integre fácilmente fuentes de marketing externas mediante una integración con Hojas de cálculo de Google.
• Soporte 24/7, si las cosas no van bien, alguien puede ayudarte en 15 minutos.

Si está listo para simplificar los informes, optimizar su automatización de marketing y hacer que la molestia de los informes manuales sea cosa del pasado, puede probar ReportGarden gratis con nuestra prueba gratuita de 7 días .