Las 10 mejores aplicaciones para mejorar la productividad del equipo (y por qué funcionan)

En su nivel más fundamental, puede determinar la productividad del equipo por la cantidad de tareas o proyectos asignados que un equipo puede completar dentro de un período específico sin sacrificar la calidad.

En algunos departamentos, como atención al cliente o ventas, la productividad del equipo se basa en la cantidad de conversaciones, tickets y llamadas manejadas con éxito en un tiempo determinado.

Atajos:

• ¿Por qué es tan importante la productividad del equipo?
• ¿Qué frena la productividad del equipo?
• Tecnología útil: 10 aplicaciones que aumentan la productividad del equipo
• Consejos gratuitos para la productividad del equipo

Si los departamentos de una empresa son productivos, la pequeña empresa alcanzará sus objetivos en muy poco tiempo, a diferencia de una empresa con equipos improductivos.

Sin embargo, la productividad del equipo depende de muchos factores, incluida la cultura, la comunicación y la colaboración de la empresa, de las que algunas empresas carecen.

Afortunadamente, existen herramientas tecnológicas que ayudan a crear el entorno y la cultura necesarios para mejorar la productividad del equipo.

En este artículo, aprenderá qué ralentiza la productividad del equipo, las herramientas que puede utilizar para aumentar la productividad en el lugar de trabajo y algunas medidas que puede tomar para garantizar que la productividad de su empresa sea óptima.

¿Por qué es tan importante la productividad del equipo?

La productividad óptima del equipo es lo que mantiene a flote una empresa.

Cuando los equipos cumplen constantemente los plazos y brindan excelentes resultados para sus clientes, lo más probable es que la empresa experimente una bendición, tanto en términos de número de clientes como de ingresos mensuales (o anuales).

Este nivel de productividad ayuda a una empresa a construir una excelente reputación y moral, por lo que no tiene que hacer demasiado para convencer a la gente de que compre sus productos o contrate sus servicios.

De manera óptima, la productividad del equipo aumenta la satisfacción laboral al permitir que los empleados maximicen su potencial en un ambiente de trabajo propicio y de apoyo.

Esto no solo reduce la rotación de empleados/clientes y ahorra dinero a la empresa, sino que también anima a quienes buscan empleo de alta calidad a postularse para puestos dentro de la empresa.

¿Qué frena la productividad del equipo?

Como propietario de una empresa, naturalmente desea crear un entorno de trabajo que fomente la productividad óptima del equipo. Sin embargo, algunos factores ralentizan a su equipo y reducen la productividad a gran escala. Aquí hay cinco de ellos:

• Mala comunicación: cuando los empleados no se comunican abiertamente con sus colegas, tendrán dificultades para comprender sus funciones, responsabilidades y objetivos.
  
  Lo mismo se aplica cuando el gerente o líder del equipo necesita brindar retroalimentación integral a los miembros del equipo sobre un proyecto.
  
  Una mala comunicación puede provocar enfrentamientos, malentendidos, retrasos y errores que afectan negativamente a la productividad del equipo.

• Silos: los silos se forman cuando diferentes equipos de una organización no se comunican, colaboran ni comparten datos de manera efectiva.
  
  Trabajar en silos significa que los empleados o departamentos enteros están completamente aislados del resto de la empresa.
  
  Es perjudicial para la productividad del equipo porque el trabajo de un departamento a menudo influye en el trabajo de otro departamento.
  
  Por ejemplo, el equipo de marketing tiene que trabajar con los equipos de producto y de servicio al cliente para crear activos de marketing que resalten las características estrella del producto y atraigan prospectos de alta calidad.
  
  Cuando hay un silo, estos equipos no pueden influir entre sí en el trabajo de los demás, lo que puede llevar a la creación y ejecución de una campaña fuera de lugar que le costará dinero a la empresa y producirá escasos resultados.

• Reuniones innecesarias: si bien las reuniones permiten a los miembros del equipo ponerse al día y discutir el progreso de los proyectos, demasiadas reuniones pueden resultar contraproducentes.
  
  El 71% de los altos directivos cree que las reuniones podrían ser más productivas. Y por una buena razón también.
  
  Las reuniones pueden llevar mucho tiempo y, con cada hora que pasa, la atención y el interés de los asistentes disminuyen.
  
  Después de una reunión de tres horas, se necesita trabajo para que los empleados se dediquen lo más posible a sus tareas y produzcan resultados.
  
  Esta reducción de la productividad se vuelve muy notoria cuando los empleados participan en varias reuniones por día (o semana).

• Mala gestión: en organizaciones donde los gerentes y líderes de equipo tienen una actitud indiferente o microgestionan a sus empleados, a menudo hay una baja productividad del equipo.
  
  Una mala gestión frustra a los empleados y los desmotiva a la hora de esforzarse al máximo en su trabajo.

• Multitarea frecuente: si bien trabajar en varias tareas a la vez es una buena manera de hacer las cosas más rápido, puede reducir la productividad en el lugar de trabajo.
  
  Hacer demasiadas cosas simultáneamente hace que los empleados dividan su atención y concentración, por lo que no pueden completar las tareas lo mejor que pueden.

• Estrés y agotamiento: las organizaciones, especialmente las de rápido crecimiento, a menudo necesitan más trabajo y tiempo para lograr las cosas.
  
  Crea un ambiente de trabajo estresante ya que los empleados deben dedicar más tiempo y recursos para completar el trabajo mientras descuidan sus preocupaciones personales, educativas y familiares.
  
  Cuando las cosas llegan a un punto crítico, los empleados experimentan agotamiento, lo que reduce la concentración, la eficacia, la atención y la productividad del equipo.

• Mala gestión del tiempo: en una organización de rápido crecimiento, los empleados deben gestionar bien su tiempo para mantener la productividad.
  
  Desafortunadamente, muchos empleados luchan por administrar bien su tiempo, priorizar las tareas y equilibrar su vida laboral y personal.
  
  Puede provocar incumplimiento de plazos, aumento del estrés y disminución de la productividad.

Tecnología útil: 10 aplicaciones que aumentan la productividad del equipo (y lo que hacen)

1. sunsama
2. Flojo
3. Asanas
4. Haga clic arriba
5. Evernote
6. Noción
7. Zapier
8. gramaticalmente
9. calendario
10. HubSpot

Las herramientas de productividad son una excelente manera de ayudar a los equipos empresariales a gestionar proyectos de manera más eficiente, optimizar sus flujos de trabajo y realizar más trabajo en menos tiempo.

Estas herramientas pueden ayudar a los equipos de diferentes maneras: desde tomar notas y organizar una lista de tareas diarias hasta automatizar tareas repetitivas y optimizar la gestión del tiempo.

A continuación se muestran 10 de las mejores aplicaciones de productividad que los equipos pueden utilizar para hacer que sus procesos sean más eficientes y productivos.

1. Sunsama

Sunsama es una agenda diaria digital que te ayuda a gestionar el tiempo y lograr el equilibrio entre la vida personal y laboral planificando tu día con una rutina paso a paso.

En la intuitiva interfaz de usuario de Sunsama, puedes crear una vista diaria unificada extrayendo tareas de herramientas de gestión de proyectos como Asana y Trello.

También puedes recopilar correos electrónicos de Gmail y Outlook y organizar reuniones desde tu calendario. Puedes decidir cuánto tiempo quieres trabajar en cada tarea y programar tareas futuras en tu calendario.

Precio: prueba gratuita de 14 días. Los planes pagos comienzan en $16/mes, facturados anualmente.

2. flojo

Slack es una herramienta de comunicación y colaboración que facilita que los miembros del equipo se conecten y trabajen de manera eficiente.

La aplicación tiene un sistema centralizado que permite mensajería instantánea, compartir archivos, llamadas de voz y video e integración con varias herramientas de terceros.

Slack tiene una estructura basada en canales que le permite categorizar la comunicación de su equipo o proyectos/temas específicos en diferentes canales.

De esta manera, las personas pueden encontrar fácilmente en qué están trabajando y de qué interacciones forman parte.

Los empleados también podrán ver en qué está trabajando cada equipo sin pasar por obstáculos ni leer innumerables correos electrónicos.

En cuanto a la integración, Slack se integra perfectamente con innumerables herramientas que las empresas utilizan en sus procesos, incluidas Google Workspace, Zoom, Zapier, Salesforce e incluso Twitter.

Permite a los equipos crear flujos de trabajo personalizados, automatizar sus procesos y centralizar archivos, datos y notificaciones de otras herramientas en su pila tecnológica.

Precios: Plan gratuito disponible. Los planes pagos comienzan en $7.25/mes. Existe el plan Enterprise Grid personalizado para empresas que necesitan funciones más potentes que las que ofrecen los planes habituales.

3. Asanas

Asana es una herramienta de gestión de proyectos que ayuda a equipos de todos los tamaños a organizar el trabajo, centrarse en sus objetivos y cumplir con los plazos sin comprometer la calidad.

Con Asana, puedes crear tareas, asignarlas al miembro correcto del equipo, establecer fechas de vencimiento y estipular los pasos para ejecutar cada tarea.

También puede agregar archivos adjuntos, descripciones y subtareas para proporcionar contexto para cada tarea.

Como administrador, Asana te enviará notificaciones sobre cualquier comentario, actualización de tareas y cambios realizados por los miembros del equipo, lo que garantiza que siempre estés al tanto del progreso de un proyecto.

Para optimizar los flujos de trabajo, Asana se integra con herramientas como Google Drive, Canva, Dropbox y Slack.

Precio: prueba gratuita de 30 días. Los planes pagos comienzan en $10,99 por usuario/mes, facturados anualmente.

4. Haga clic arriba

ClickUp es una potente herramienta de gestión de tareas con una interfaz de usuario intuitiva y funciones de fácil navegación.

Esta herramienta permite a los equipos crear un lienzo visual que muestra todos los aspectos de un proyecto en un solo lugar; esto les ayuda a mantenerse centrados en sus objetivos.

Si está trabajando en varios proyectos, ClickUp le permite personalizar las vistas de tareas y las dependencias para organizar y priorizar su trabajo.

Esta plataforma admite metodologías ágiles, incluidas Kanban y Scrum, y tiene características como paneles Agile, Burndown Charts y Sprint Boards.

También se integra con herramientas MarTech de terceros como Slack, Figma, HubSpot y Loom.

Precios: Plan gratuito disponible. Los planes pagos comienzan en $7 por miembro/mes. Hay un plan Enterprise disponible para empresas que necesitan un plan personalizado.

5. Evernote

Se acabaron los días de pegar post-its en un espejo o en la pantalla de la computadora. Ahora, los equipos pueden tomar y organizar notas digitalmente y sincronizarlas en todos los dispositivos a través de Evernote .

Esta herramienta permite a los miembros del equipo acceder, editar, cargar y compartir notas y archivos desde cualquier dispositivo.

También pueden crear listas de tareas pendientes, escanear documentos, agregar imágenes, recortar páginas web y artículos, sincronizar sus calendarios y grabar mensajes de voz cuando se les ocurra una gran idea.

El tablero de anuncios visual de Evernote te permite filtrar información innecesaria para concentrarte en tareas esenciales.

Precios: Plan gratuito disponible. Los planes pagos comienzan en $10,83/mes, facturados anualmente.

6. Noción

Notion es una herramienta integral de productividad todo en uno que le permite tomar notas, organizar el trabajo, colaborar con equipos y gestionar proyectos.

Es para personas y equipos de todos los tamaños en diversas industrias, incluida la creación de contenido, el marketing y el desarrollo de software.

Notion tiene un espacio de trabajo flexible y personalizable donde puede crear páginas, tableros y bases de datos para organizar la información que se adapte a sus procesos y flujo de trabajo.

Puede crear listas de tareas pendientes, calendarios, tareas y notas y compartirlas con otros miembros del equipo.

También puede trabajar en documentos y proyectos con los miembros de su equipo simultáneamente, lo que facilita una colaboración fluida y mejora la productividad.

Notion se integra con otras herramientas comerciales, incluidas Asana, Canva, ClickUp, Figma y GitHub.

Precios: Plan gratuito disponible. Los planes pagos comienzan en $8 por usuario/mes, facturados anualmente.

7. Zapier  

Zapier es una herramienta de automatización basada en web que ayuda a los profesionales de negocios a automatizar tareas repetitivas y actúa como puente entre aplicaciones.

Esta herramienta se integra con miles de aplicaciones, incluidas Airtable, Calendly, Gmail, Mailchimp , HubSpot y Notion, y puede ser utilizada por especialistas en marketing, gerentes de proyectos, vendedores, desarrolladores y similares.

Zapier permite a los usuarios crear "zaps" (acciones automatizadas desencadenadas por eventos específicos) sin necesidad de experiencia previa en codificación.

Por ejemplo, podrías configurar un zap que envíe un tweet cada vez que publiques una nueva entrada de blog en tu sitio web.

O puede agregar automáticamente a su lista de correo electrónico nuevos clientes potenciales que recopile a través de páginas de destino y plataformas de redes sociales. Libera tiempo para que puedas concentrarte en proyectos más críticos.

Zapier también permite a los desarrolladores crear aplicaciones personalizadas basadas en las necesidades del usuario y conectarlas a su otro software.

Precios: Plan gratuito disponible. Los planes pagos comienzan en $19,99/mes, facturados anualmente. Existe un plan empresarial para organizaciones que desean automatización con funciones de seguridad sólidas y capacidades de supervisión.

8. Gramaticalmente

Grammarly es un asistente de escritura basado en inteligencia artificial que ayuda a las personas a mejorar su ortografía, gramática y estilo de escritura.

Esta herramienta utiliza algoritmos complejos para analizar contenido escrito y proporcionar comentarios en tiempo real, incluyendo señalar errores ortográficos y gramaticales y sugerir mejores estructuras de oraciones.

En su plan premium, Grammarly brinda comentarios sobre la claridad de la escritura, el tono de voz y la participación, que son útiles para los usuarios que no son hablantes nativos de inglés.

Esta herramienta se integra con Google Docs, Gmail y Slack, entre otras herramientas, y con varias plataformas, incluidos navegadores web, aplicaciones de escritorio y dispositivos móviles.

Precios: Plan gratuito disponible para individuos. Prueba gratuita de 7 días para Grammarly Business. Los planes pagos comienzan en $15 por usuario/mes, facturados anualmente.

9. Calendario

Calendly es una herramienta de programación que empresas de todos los tamaños pueden utilizar para automatizar la programación de reuniones con clientes, clientes y miembros del equipo.

Esta herramienta se sincroniza con su calendario y le permite configurar eventos y bloquear los momentos en que está ocupado.

Cuando alguien quiere reservar una cita o reunión con usted, puede elegir un horario disponible en Calendly sin tener que ir y venir con usted o enviar una solicitud de calendario por correo electrónico. Le libera tiempo para que pueda concentrarse en otras tareas.

Una gran característica que tiene Calendly es la funcionalidad de almacenamiento en búfer.

Le permite configurar tiempos de amortiguación entre reuniones, como un descanso de 15 minutos para reagruparse o estirarse o una barrera para reuniones de último momento.

Evita que las personas agreguen demasiadas citas a su agenda con poca antelación.

Calendly se integra con varias herramientas de productividad de terceros de esta lista, incluidas ClickUp, HubSpot, Notion y Slack.

Precios: Plan gratuito disponible. Los planes pagos comienzan en $8 por asiento/mes.

10. HubSpot

HubSpot es una plataforma de marketing de relaciones con el cliente (CRM) todo en uno que comprende herramientas de inbound marketing, servicio al cliente , ventas, CMS , operaciones y comercio que ayudan a las empresas a atraer, involucrar y satisfacer a los clientes.

Todas estas herramientas dentro de una plataforma ayudan a las empresas a optimizar sus procesos, flujos de trabajo, campañas y comunicación.

HubSpot CRM organiza perfiles e interacciones de cliente/cliente en un repositorio donde todos los miembros del equipo pueden ver lo que está sucediendo.

También brinda una descripción detallada de las actividades operativas de una empresa a través de paneles y métricas personalizados, lo que facilita la sincronización de diferentes equipos y evita la formación de silos de datos.

Precios: los precios de HubSpot dependen de las herramientas que desees utilizar. Cada herramienta, o "Hub", tiene un plan básico gratuito disponible. Los planes pagos son los siguientes (facturados anualmente):

Centro de marketing

• El plan inicial comienza en $18/mes
• El plan profesional comienza en $800/mes
• El plan empresarial comienza en $3600/mes

Centro de ventas

• El plan inicial comienza en $18/mes
• El plan profesional comienza en $450/mes
• El plan empresarial comienza en $1,500/mes

Centro de atención al cliente

• El plan inicial comienza en $18/mes
• El plan profesional comienza en $450/mes
• El plan empresarial comienza en $1,200/mes

Centro CMS

• El plan inicial comienza en $23/mes
• El plan profesional comienza en $360/mes
• El plan empresarial comienza en $1,200/mes

Centro de operaciones

• El plan inicial comienza en $18/mes
• El plan profesional comienza en $720/mes
• El plan empresarial comienza en $2,000/mes

Consejos gratuitos para la productividad del equipo

1. Realizar reuniones de pie
2. Premia a tus empleados
3. Fomentar una comunicación adecuada.
4. Priorizar el bienestar de los empleados

Además de utilizar herramientas de productividad, existen otras medidas que puede tomar para aumentar la productividad del equipo. Aqui hay cuatro de ellos:

1. Celebrar reuniones de pie

Celebrar varias reuniones cada semana consume todo el tiempo de sus empleados y no favorece la productividad del equipo.

Afortunadamente, herramientas de comunicación como Loom y Slack han permitido a los equipos, especialmente a los remotos, comunicarse de forma asincrónica.

Si bien estas herramientas eliminan las reuniones innecesarias, los miembros del equipo deben celebrar reuniones al menos una vez al mes para conectarse entre sí y discutir en qué están trabajando. Ahí es donde entran las reuniones de pie o de pie.

En estas breves reuniones, diferentes miembros del equipo brindan una actualización sobre el trabajo que han completado, el trabajo que aún están haciendo y el trabajo que aún deben comenzar.

Estas reuniones permiten a las personas obtener diferentes perspectivas, opiniones y comentarios sobre su trabajo.

A continuación se ofrecen algunos consejos sobre cómo celebrar reuniones permanentes correctamente:

• Mantenga la reunión breve. 15-20 minutos es tiempo suficiente para una reunión permanente.
• Cree una agenda y envíe puntos de conversación a los asistentes con anticipación para que puedan venir preparados y listos para participar.
• Realizar la reunión a la misma hora del día que la tenga. Si necesita ayuda para cumplir con el cronograma, infórmeselo a la gente de antemano.
• Si su equipo es remoto, utilice herramientas de videoconferencia como Google Meet y Zoom para realizar la reunión.

2. Recompense a sus empleados

No hay mejor sentimiento que el reconocimiento después de poner todo de tu parte en una tarea o proyecto. Un buen líder o gerente de equipo debe tomarse el tiempo para reconocer y recompensar el esfuerzo y el trabajo duro que realizan los miembros de su equipo.

Este reconocimiento puede ocurrir durante reuniones permanentes o eventos anuales de la empresa.

Una cosa que debes recordar es que debes recompensar primero la calidad, no la cantidad.

Por ejemplo, digamos que el representante de atención al cliente A responde 100 tickets en un mes pero tiene una puntuación de satisfacción del cliente (CSAT) del 62 %, y el representante de atención al cliente B responde 45 tickets en un mes con una puntuación de CSAT del 96 %.

En este escenario, debe elogiar/recompensar al representante de atención al cliente B por su trabajo de mayor calidad.

Esto no sólo resalta la importancia de la calidad, sino que también incentiva a los demás empleados a realizar tareas teniendo en cuenta la satisfacción del cliente.

3. Fomentar una comunicación adecuada

Para crear un ambiente de trabajo propicio, anime a sus empleados a hablar entre ellos sobre su trabajo .

De esta manera, pueden obtener las diversas opiniones, comentarios y apoyo que necesitan para crear y ejecutar campañas y proyectos de alta calidad.

Dicho esto, la comunicación no debería ocurrir sólo entre los miembros del equipo sino también entre departamentos.

Los miembros de equipos multifuncionales, como los equipos de marketing, productos, ventas y éxito del cliente, deben poder comunicarse entre sí y saber qué sucede en otros departamentos en todo momento.

Esto no sólo reduce las posibilidades de formación de silos, sino que también mejora la productividad del equipo.

4. Priorizar el bienestar de los empleados

Los empleados no viven sólo para mejorar los resultados de su empresa. Fuera de la oficina, son personas con vida y responsabilidades reales, y debes crear un ambiente de trabajo que priorice su bienestar.

Para saber qué enfoque adoptar, hable con sus empleados y pídales que compartan sus objetivos de bienestar personal.

Estos objetivos le ayudarán a determinar si preferirían menos reuniones, pausas para el almuerzo más largas, sesiones de meditación/yoga, tiempo libre remunerado o algo completamente distinto.

Cuando sus empleados compartan las mejores formas de mantener su bienestar, intente realizar controles periódicos para ayudarlos a priorizar esos objetivos y mantenerlos encaminados.

Genera responsabilidad y apoyo al equipo y fomenta la formación de hábitos saludables, todo lo cual contribuye a la productividad del equipo.

Conclusión: aumente la productividad del equipo un factor a la vez

Cuando intente aumentar la productividad de su equipo, tómese las cosas con calma. Primero, identifique los factores negativos que frenan la productividad y piense en formas de solucionarlos.

Tenga cuidado de no ejecutar todas sus ideas simultáneamente, o correrá el riesgo de confundir y agotar a sus empleados. En su lugar, ejecute las ideas individualmente e involucre a todos sus empleados en el proceso.

Con el tiempo, podrá crear un entorno de trabajo en el que los empleados se comuniquen entre sí, prioricen las tareas esenciales, gestionen el tiempo de forma eficaz y ejecuten proyectos a tiempo sin comprometer la calidad.

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