Los 11 mejores software de sistema de seguimiento de archivos para empresas en 2023

Publicado: 2023-02-08

Resumen: los usuarios pueden rastrear y mantener un archivo de archivos digitales para que accedan los usuarios autorizados a través del software de rastreo de archivos. ¿Cuál es el mejor software para rastrear y administrar sus archivos digitales? ¡Encuentra debajo!

Mantener un depósito físico de todos los archivos y documentos es difícil, ya que se pueden perder fácilmente o se pueden robar los datos. Además, hay una gran cantidad de conjuntos de datos que deben capturarse y almacenarse periódicamente. Por lo tanto, ingresar manualmente estos conjuntos de datos puede ser abrumador y llevar mucho tiempo.

Sin embargo, con el software de seguimiento de archivos, todos estos problemas se pueden resolver. Simplifica el proceso de compartir y rastrear archivos, capturar datos y digitalizar archivos en papel.

Además de eso, viene con varios protocolos de seguridad como protección con contraseña para mantener los archivos seguros y evitar el acceso no autorizado. Por lo tanto, invertir en un software de seguimiento de archivos es una inversión que vale la pena.

¿Qué más obtendrá con una solución de seguimiento de archivos y cuáles son las mejores opciones? Obtenga más información sobre el software de seguimiento de archivos a continuación.

Tabla de contenido

¿Qué es un sistema de seguimiento de archivos?

Un sistema de seguimiento de archivos ayuda a los usuarios a rastrear, mantener y almacenar archivos de datos importantes. Este software simplifica la tarea de rastrear quién ha accedido a los archivos, editado o eliminado algo. El sistema también permite a los usuarios administrar archivos individuales y comerciales que incluyen datos, documentos, registros, etc. Con él, los usuarios pueden trabajar en varios archivos con diferentes usuarios en tiempo real.

11 software gratuito de sistema de seguimiento de archivos para pequeñas empresas

  • Envío de documentos
  • Rastreador de CMW
  • DocuWare
  • ProofHub
  • Google Drive
  • Al aire libre
  • Archivos M
  • Documentos de ONLYOFFICE
  • Doc lógico
  • dokmee
  • cola alta

Aquí está la lista de algunos de los software de sistema de seguimiento de archivos gratuitos más populares que puede considerar para almacenar y rastrear sus archivos digitales.

  • Enviar documento

buzón

DocSend es un software de seguimiento de archivos que ayuda a compartir y rastrear los documentos compartidos a través de enlaces. A través de estos enlaces, los usuarios pueden realizar un seguimiento de las actividades de los archivos en tiempo real, generar y compartir archivos firmables, crear salas de datos para compartir archivos, etc.

Características generales de DocSend

  • Colaboración de archivos en tiempo real
  • Establecer permisos granulares para archivos
  • Soporte para compartir archivos zip y de audio
  • Restringir el acceso de los usuarios a los archivos

Ventajas y desventajas de DocSend

  • Integre fácilmente con Gmail, Outlook o Dropbox
  • Los usuarios pueden compartir múltiples archivos a través de un solo enlace
  • Docsend puede convertir todos los documentos en formato CSV
  • No tiene plan gratuito
  • Admite solo 50 GB de espacio de almacenamiento, incluso en el plan empresarial

Precios: El plan gratuito no está disponible | El plan pago comienza desde INR 819.54/usuario/mes

  • Rastreador de CMW

CMW Tracker permite a los usuarios compartir, mantener y almacenar de forma segura todos los documentos digitales. Desde el control de documentos hasta la gestión de archivos legales y la verificación de archivos, este software ayuda a las empresas con la gestión general de documentos.

Características generales de CMW Tracker

  • Cambios en tiempo real en procesos y documentos
  • Seguimiento avanzado del flujo de trabajo
  • Cotejo y verificación de documentos
  • Procesamiento automatizado de documentos

Pros y contras del rastreador CMW

  • Puede asignar permisos para todos los documentos.
  • Ofrece la capacidad de OCR (reconocimiento óptico de caracteres) para escanear archivos de texto y convertirlos en un formato de archivo editable.
  • Los usuarios pueden guardar versiones editadas de un documento mediante el control de versiones de documentos.
  • El software se retrasa a veces durante la automatización de tareas.
  • Procedimiento complicado para crear un flujo de trabajo personalizado.

Precios: planes de precios personalizados según el número de licencias de usuario

  • DocuWare

sistema de seguimiento de archivos docware
sistema de seguimiento de archivos docware

DocuWare es un software de gestión de documentos diseñado para gestionar y compartir documentos. Captura y procesa datos y permite a los usuarios compartirlos a través de un archivo seguro.

Características generales de DocuWare

  • Cifrado y separación de documentos
  • Indexación inteligente impulsada por IA
  • Versionado de documentos
  • Automatización del flujo de trabajo
  • Digitalización de documentos

Ventajas y desventajas de DocuWare

  • Mantiene todos sus documentos y datos seguros con el cifrado (AES)
  • Cambie fácilmente las imágenes o anotaciones sin alterar el contenido original.
  • Puede exportar datos o archivos a otras plataformas como ERP o CRM para la sincronización.
  • Dificultad para crear flujos de trabajo automatizados
  • No hay suficiente documentación para solucionar problemas

Precios: el precio está disponible previa solicitud en el sitio web de DocuWare

  • ProofHub

ProofHub , un software de gestión de proyectos que permite a los usuarios enviar, compartir o colaborar en archivos en tiempo real. Ha facilitado que las empresas colaboren en proyectos con su opción de compartir archivos en tiempo real. Además, también puede anotar sus archivos simultáneamente con los miembros del equipo a través de ProofHub.

Características generales de ProofHub

  • Gestión del historial de tareas
  • Informes de proyectos
  • Marca blanca
  • Creación de marcadores para localizar archivos y documentos
  • Exportación de proyectos
  • Control de versiones de archivos

Ventajas y desventajas de ProofHub

  • Permite a los usuarios restringir las direcciones IP para evitar el uso no autorizado
  • Los usuarios pueden visualizar tareas y eventos a través de un calendario personalizado
  • Con ProofHub, también puede crear un flujo de trabajo personalizado
  • La navegación de los tableros Kanban se retrasa mucho
  • ProofHub no tiene funciones de presupuesto de proyectos

Precios: No hay plan gratuito disponible | El plan pagado comienza desde INR 3,708.07 por mes.

  • Google Drive

Gmail

Google Drive permite a los usuarios almacenar, compartir y colaborar en archivos de datos. Ayuda a mantener seguros todos los archivos almacenados al proporcionar protección contra ataques de malware. Con funciones de colaboración en tiempo real, los usuarios pueden trabajar fácilmente simultáneamente en archivos y documentos.

Características generales de Google Drive

  • Compatibilidad con el control de versiones del historial
  • Almacene y edite más de 100 documentos adicionales
  • Admite múltiples formatos de archivos
  • Guarde fácilmente archivos adjuntos grandes en Gmail

Pros y contras de Google Drive

  • Convierta fácilmente archivos PDF en documentos.
  • Google Drive permite a los usuarios trabajar en documentos en modo sin conexión
  • Permite a los usuarios traducir documentos
  • Solo hay 15 GB de espacio de almacenamiento disponible en el plan gratuito.
  • Los usuarios pueden cargar archivos de hasta 750 GB en un día

Precios: Plan gratuito disponible | El plan pagado comienza desde INR 130 por mes

  • Al aire libre

El software de administración de documentos de Alfresco ayuda a las empresas a administrar y compartir contenido y archivos. Con él, los usuarios pueden mantener automáticamente todos los registros de documentos, administrar el contenido entre plataformas, agrupar archivos, escanear y capturar documentos y buscar contenido a través de filtros relevantes.

Características generales de Alfresco

  • Filtrado de archivos
  • Gestión de carpetas de archivos
  • Revisión y aprobación de documentos
  • Flujo de trabajo automatizado para tareas repetitivas
  • Seguridad de nivel empresarial para la protección de datos

Pros y contras de aire libre

  • Los usuarios pueden escanear y capturar datos con Alfresco
  • Viene con una funcionalidad de reversión completa para obtener la versión anterior del archivo.
  • Los usuarios pueden mover el contenido o los archivos a través de diferentes etapas de una tarea con modelos de metadatos.
  • Curva de aprendizaje empinada
  • La función de edición en tiempo real no funciona correctamente.

Precios: Plan comunitario gratuito disponible| Precio a consultar para planes de pago

  • Archivos M

Archivos M

M-Files es una suite integral con muchas funciones avanzadas para la gestión de documentos y el seguimiento de archivos en línea. Es un software basado en IA para categorizar, almacenar y encontrar documentos y archivos. Con él, los usuarios pueden compartir archivos a través de archivos adjuntos o URL, obtener una vista previa de los archivos, administrar las versiones de los archivos, administrar los permisos para cada archivo, detectar archivos duplicados, etc.

Características generales de M-Files

  • Sugerencias de metadatos con tecnología de IA
  • Conversión de archivos en múltiples formatos
  • Coautoría de archivos
  • Representación avanzada de documentos

Pros y contras de los archivos M

  • Permite a los usuarios compartir archivos externamente a través de enlaces públicos.
  • Con el control de versiones forzado, los usuarios pueden guardar cambios en todas las versiones
  • M-Files permite a los usuarios ver todas las tareas a través de la vista de diagrama de Gantt
  • Solo se admiten 100 caracteres para establecer el nombre de un archivo.
  • Lleva tiempo compartir documentos por correo electrónico.

Precios: El precio está disponible bajo petición

  • Documentos de ONLYOFFICE

solooficina

ONLYOFFICE Docs, es un editor en línea para editar documentos de texto, presentaciones, formularios, etc. También viene con funcionalidades de seguimiento de archivos junto con colaboración de archivos, coedición, seguimiento de cambios, historial de versiones de archivos, comparación de documentos y mucho más. Además, viene con un lector y convertidor de PDF para convertir archivos PDF a diferentes formatos.

Características generales de ONLYOFFICE Docs

  • Chat incorporado para comentarios en tiempo real
  • Compartir documentos públicos
  • Gestión de permisos de archivos
  • Soporte para la publicación de contenido de WordPress

Documentos de ONLYOFFICE Pros y contras

  • Los usuarios pueden agregar varias formas de dibujo en documentos y archivos
  • Permite a los usuarios obtener una vista previa de los archivos después de editarlos.
  • Puede editar documentos incluso en la versión sin conexión
  • Funciones limitadas de protección de documentos
  • La función de coedición no funciona correctamente

Precios: No hay plan gratuito disponible | El plan pago comienza desde INR 659.68/usuario/mes

  • Doc lógico

LogicalDoc es un software de administración de documentos para administrar, compartir, colaborar y exportar archivos o documentos. Puede enviar archivos por correo electrónico, exportar documentos a CSV, administrar el control de versiones de documentos, generar metaetiquetas específicas para el contenido, etc. También ofrece varias integraciones para compartir archivos sin problemas con otros usuarios.

Características generales de LogicalDoc

  • Marcador de documentos
  • Conversión de archivos en diferentes formatos
  • Soporte para firmas digitales
  • Importación de archivos desde archivos ZIP
  • Anotaciones de documentos en tiempo real

Pros y contras de LogicalDoc

  • Le permite automatizar flujos de trabajo centrados en documentos.
  • Puede crear calendarios para todas las tareas y proyectos.
  • LogicalDoc cifra los archivos para la seguridad de los datos
  • Los archivos grandes pueden ralentizar el sistema.
  • La implementación es un complejo de bots

Precios: el plan comunitario es gratis | Precio a consultar en la web oficial de LogicalDoc para otros planes

  • dokmee

dokmee

El software ECM de Dokmee está diseñado para una variedad de propósitos que incluyen compartir archivos, capturar y almacenar documentos, recuperar archivos, etc. Es un excelente software de gestión de contenido y seguimiento de archivos para compartir archivos globalmente, crear flujos de trabajo personalizados, administrar permisos de archivos y cifrar estos archivos

Características generales del software ECM de Dokmee

  • Sellado automático de documentos
  • Seguimiento del historial de archivos
  • Admite múltiples formatos de archivos
  • creación de firma electrónica
  • Recuperación de archivos a través de palabras clave

Pros y contras del software ECM de Dokmee

  • Agregue fácilmente sellos personalizados, notas adhesivas o firmas electrónicas a las imágenes
  • Elimina archivos automáticamente después de un período específico configurado
  • Con Dokmee, múltiples usuarios pueden trabajar y editar archivos en tiempo real
  • Gestión de flujo de trabajo complicada
  • El software se retrasa a veces mientras se trabaja en varios archivos.

Precios: el precio de ECM de Dokmee está disponible a pedido

  • cola alta

Hightail es un sistema de seguimiento de archivos en línea para compartir fácilmente archivos de big data y verificar la accesibilidad del contenido a través de la entrega de archivos y el seguimiento de envío. Junto con eso, se puede usar para previsualizar archivos, sincronizar documentos con plataformas en la nube, compartir archivos a través de enlaces, proteger archivos a través de contraseñas, etc.

Características generales de Hightail

  • Control de versiones de archivos
  • Gestión avanzada de tareas
  • Colaboración de documentos en tiempo real
  • Personalización de notificaciones por correo electrónico

Pros y contras de cola alta

  • Puede establecer fechas de caducidad para los archivos y documentos.
  • Le permite archivar las versiones anteriores de archivos y documentos
  • Puede elegir decidir quién puede ver los comentarios en los documentos
  • Solo límite de envío de 100 MB de tamaño de archivo en el plan gratuito.
  • Los archivos se eliminan automáticamente después de 1 semana en el plan gratuito.

Precios: Plan gratuito disponible | El plan pagado comienza desde INR 991.01 por mes

Beneficios de los sistemas de seguimiento de archivos

El uso de sistemas de seguimiento de archivos puede ser ventajoso de varias maneras, como por ejemplo:

  • Mejora el procedimiento de almacenamiento y recuperación de archivos.
  • Ayuda a evitar el uso no autorizado de archivos a través de permisos controlados.
  • Elimina el riesgo de pérdida de información al mantener un registro de cada archivo.
  • Ayuda a administrar el historial de versiones de cada archivo.
  • Ayuda a mejorar la seguridad de los archivos a través de la protección con contraseña.
  • Establezca fácilmente las fechas de caducidad de los enlaces de archivos compartidos.

Características principales de los sistemas de seguimiento de archivos

Una solución de seguimiento de archivos viene con múltiples funciones para almacenar, compartir o rastrear archivos de forma segura. Algunas características comunes incluyen el uso compartido y el control de versiones de archivos, la configuración de la fecha de vencimiento del enlace, la protección de archivos, etc. Otras funcionalidades importantes del software de seguimiento de archivos son:

  • Control de versiones de archivos: la mayoría de los sistemas de seguimiento de archivos vienen con una función de control de versiones de archivos que guarda todas las versiones editadas de los archivos. Por lo tanto, facilita el seguimiento de los cambios.
  • Uso compartido de archivos: el software permite a los usuarios compartir uno o varios archivos dentro y fuera de la organización a través de un enlace. Este enlace también se puede utilizar para restringir el acceso a los archivos.
  • Seguimiento de archivos en tiempo real: el sistema de seguimiento de archivos permite a los usuarios realizar un seguimiento de un archivo en tiempo real para las personas que trabajan en él y los cambios realizados.
  • Creación de salas de datos: con este software, las empresas pueden crear múltiples salas de datos para compartir y colaborar en diferentes archivos.
  • Administración de carpetas de archivos: puede crear carpetas de archivos para categorizar, clasificar o administrar archivos.
  • Gestión de permisos de archivos: asigne fácilmente roles y permisos a los usuarios para acceder a los archivos y documentos.
  • Seguridad de datos: con este software, los usuarios pueden usar múltiples métodos de seguridad para mantener todos los datos presentes en los archivos seguros y protegidos.

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preguntas frecuentes

  1. ¿Qué es el seguimiento de archivos?

    El seguimiento de archivos es el procedimiento de seguimiento de archivos físicos y digitales. Incluye el seguimiento de las ubicaciones de los archivos, las personas que trabajan en diferentes archivos, los cambios realizados, etc.

  2. ¿Se pueden rastrear los archivos?

    Sí, tanto los archivos digitales como los físicos se pueden rastrear y mantener fácilmente a través de tecnologías como RFID y software de rastreo de archivos.

  3. ¿Cómo utilizar el sistema de seguimiento de archivos?

    Los sistemas de seguimiento de archivos se pueden utilizar para rastrear y mantener archivos y documentos. Los usuarios pueden agregar etiquetas RFID a archivos físicos para almacenar su información y rastrear la ubicación de almacenamiento. Para archivos digitales, los usuarios pueden crear un enlace que también se puede usar para compartir y rastrear archivos.

  4. ¿Cómo funciona un sistema de seguimiento?

    Un sistema de seguimiento de archivos funciona creando un enlace específico para cada archivo almacenado. Luego, este enlace se usa para compartir documentos, rastrear la ubicación de un archivo, verificar el historial, administrar los permisos de los archivos, etc.

  5. ¿Por qué es importante monitorear la integridad de los archivos?

    El monitoreo de la integridad del archivo es importante ya que ayuda a rastrear los detalles de un archivo, como los permisos y los detalles de modificación. Este monitoreo es importante ya que cualquier modificación en los archivos o cambios en los permisos de los archivos pueden hacerlos susceptibles a amenazas cibernéticas y violación de datos.