Lo mejor de su clase frente a todo en uno. ¿Cuál es el adecuado para usted? | Digitalizando tu negocio #17

¿Alguna vez te has preguntado cómo elegir herramientas tecnológicas para apoyar a tu empresa? La decisión entre una plataforma todo en uno que maneja múltiples áreas de negocios digitales y el mejor enfoque de su clase, que se enfoca en usar herramientas especializadas para propósitos específicos, puede impactar significativamente en el éxito de su empresa. Echemos un vistazo más de cerca a las ventajas y desventajas de cada solución. Sigue leyendo para saber más.

Elige herramientas tecnológicas para apoyar a tu empresa

Muchos empresarios comienzan a usar software basado en suscripción a medida que la empresa se expande. Comienzan a buscar soluciones en la nube o sistemas CRM. Primero, necesitan digitalizar la gestión financiera y los procesos contables. Entonces, la formación digital y la gestión eficiente de equipos se vuelven imprescindibles. En última instancia, los empresarios buscan automatizar las tareas rutinarias para mejorar el flujo de trabajo.

¿Existe una plataforma única que pueda manejar todas estas tareas? Tal vez. Sin duda sería una solución conveniente. Sin embargo, ¿vale la pena pagar por todas las funciones que no usa y depender de un solo proveedor?

¿Quizás es mejor confiar en herramientas especializadas? Si bien este enfoque requiere más tiempo y esfuerzo para la selección e implementación, ofrece la posibilidad de crear un sistema personalizado que se adapte perfectamente a las necesidades de la empresa.

Echemos un vistazo más de cerca a los proveedores más populares, así como a las ventajas y desventajas de ambas soluciones.

Las soluciones de software todo en uno más populares

1. Microsoft Dinámico 365

Microsoft Dynamics 365 es una solución empresarial integral que integra los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y gestión de recursos empresariales (ERP). Como resultado, las empresas pueden utilizar varios módulos adaptados a sus necesidades comerciales, como:

• ventas,
• Servicio al Cliente,
• finanzas,
• análisis de datos

Esta plataforma es muy popular principalmente por su capacidad de integración con otros productos de Microsoft, como Office 365 y Microsoft Azure.

2. SAP S/4 HANA

SAP S/4HANA es un sistema ERP avanzado que combina funcionalidades esenciales para administrar todos los aspectos de un negocio. Ofrece módulos que le permiten administrar de manera efectiva las finanzas, la logística, las ventas, la producción y los recursos humanos. Es importante destacar que SAP S/4HANA es altamente escalable y adecuado para empresas de todos los tamaños.

3. NetSuite de Oracle

Oracle NetSuite es un software empresarial basado en la nube que integra funciones clave como la gestión de recursos empresariales (ERP), la gestión de relaciones con los clientes (CRM), la gestión de la cadena de suministro y la automatización de servicios. Es especialmente popular entre las empresas que buscan soluciones flexibles y escalables. Oracle NetSuite también ofrece numerosas aplicaciones complementarias que se pueden integrar con la plataforma para satisfacer necesidades específicas.

4. Fuerza de ventas

Salesforce es líder entre los proveedores de software de CRM, pero también ofrece una solución todo en uno para empresas con su plataforma Salesforce. Esta plataforma le permite administrar las ventas, el servicio al cliente, el marketing, el análisis de datos y otros aspectos de su negocio, así como integrarse con muchas aplicaciones externas. Salesforce es conocido por su innovación y flexibilidad, lo que lo convierte en la opción más popular entre los empresarios que buscan hacer crecer sus negocios en un entorno que cambia rápidamente.

Los beneficios de las soluciones todo en uno

Las soluciones de software todo en uno brindan muchos beneficios, tales como:

1. Integración : todas las herramientas están interconectadas, lo que permite un intercambio de datos fluido. Por ejemplo, un sistema CRM puede integrarse con el sistema de contabilidad.
2. Gestión más sencilla : con una única plataforma, hay menos sistemas que supervisar y actualizar. Tener un proveedor de software para todas las necesidades simplifica la administración.
3. Coherencia de los datos : evitar problemas relacionados con el uso de diferentes formatos de datos garantiza una forma unificada de almacenar la información del cliente.
4. Ahorro de costos : una plataforma todo en uno generalmente significa menores gastos relacionados con su implementación y mantenimiento que una solución de primera debido, por ejemplo, a los descuentos para clientes que usan múltiples productos del mismo proveedor.

Los inconvenientes de las soluciones todo en uno

Sin embargo, una solución todo en uno también puede tener algunas limitaciones, como:

1. Funcionalidad limitada : no todas las plataformas pueden cubrir todas sus necesidades, por ejemplo, la falta de una herramienta avanzada para el análisis de datos puede significar que necesitará una herramienta adicional y su uso requerirá la migración manual de datos entre sistemas.
2. Dependencia de un proveedor : depender demasiado de un solo proveedor puede generar mayores costos, por ejemplo, al no poder integrar la plataforma con las ofertas de la competencia en el mercado. Esto sucede, por ejemplo, cuando la plataforma solo permite exportar en un formato exclusivo que es propietario y no es compatible con otros proveedores.
3. Falta de innovación : es posible que una sola plataforma no siempre esté actualizada con las últimas tendencias y tecnologías, y como es difícil cambiar de proveedor de software todo en uno, no se apresuran a introducir nuevas funciones.
4. Dificultad para cambiar de proveedor : si hay algún problema con una plataforma todo en uno, cambiar a otra puede ser costoso y llevar mucho tiempo, por ejemplo, mover datos entre sistemas.

Los beneficios de las mejores soluciones de su clase

El mejor enfoque de su clase le permite beneficiarse de las mejores soluciones en el campo y la industria. Las principales ventajas de elegir la mejor solución son:

1. Especialización : la capacidad de elegir software dedicado a una industria específica, por ejemplo, un sistema de gestión de producción para empresas manufactureras en lugar de un sistema general de gestión empresarial o de equipos.
2. Innovación : acceso a las últimas tecnologías y soluciones, como herramientas basadas en la nube para el análisis de datos.
3. Flexibilidad : fácil adaptación a las cambiantes necesidades y requisitos comerciales, por ejemplo, agregando nuevas funciones e integraciones a medida que la empresa crece utilizando API.
4. Competitividad : dado que existen múltiples proveedores, puede negociar términos favorables, como precios más bajos o mejor soporte técnico, y pagar solo por las funciones que utiliza.

Los inconvenientes de las mejores soluciones

Sin embargo, el enfoque de lo mejor de su clase también implica algunos desafíos, tales como:

1. Integración : dificultades en la comunicación entre diferentes sistemas, como el intercambio de datos entre un CRM y un sistema de contabilidad.
2. Complejidad de la gestión : la gestión de una gran cantidad de sistemas requiere más tiempo y esfuerzo, incluida la posible necesidad de contratar personal adicional específicamente para la gestión del software.
3. Costos : mayores costos de adquisición, implementación y mantenimiento, por ejemplo, tarifas de licencia variables de múltiples proveedores.
4. Variedad de formatos de datos : pueden surgir problemas relacionados con la incompatibilidad de datos, por ejemplo, la necesidad de conversión de datos entre diferentes sistemas.

Ejemplos de las mejores soluciones

Debido a la variedad de aplicaciones e integraciones de las mejores soluciones, no caeremos en la tentación de crear aquí una lista del mejor software para empresas digitales. Presentaremos solo algunos pares de plataformas que han sido probadas por varios empresarios.

1. Slack y Trello

Slack es una herramienta popular para la comunicación interna dentro de una organización, mientras que Trello es una plataforma de gestión de proyectos basada en tableros Kanban. La combinación de estas dos herramientas permite una colaboración en equipo efectiva y una comunicación eficiente sobre el progreso de los proyectos.

2. Asana y Zapier

Asana es un sistema de gestión de proyectos que funciona perfectamente con Zapier, una herramienta de automatización de procesos comerciales. Gracias a esta combinación, los usuarios pueden crear flujos de trabajo automatizados entre Asana y otras aplicaciones, lo que aumenta la productividad y ahorra tiempo.


3. HubSpot y Mailchimp

HubSpot es una plataforma de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y Mailchimp es una herramienta de marketing por correo electrónico. La combinación de estas dos soluciones le permite crear y administrar campañas de correo electrónico de manera efectiva, así como realizar un seguimiento de su efectividad e impacto en las relaciones con los clientes.

Criterios de elección

Al elegir entre una plataforma todo en uno y la mejor solución, vale la pena considerar criterios como la industria, los requisitos comerciales, la disponibilidad de recursos o situaciones en las que una solución es mejor que la otra. Antes de tomar una decisión, hágase las siguientes preguntas:

1. ¿Mi industria tiene requisitos específicos que solo una de las soluciones puede cumplir?
2. ¿Qué características son cruciales para mi negocio? ¿Están todas disponibles en una sola plataforma?
3. ¿Cuál es mi presupuesto para implementar y mantener los sistemas de TI? ¿Puedo cubrir los posibles costos adicionales asociados con la integración de las mejores soluciones?
4. ¿Cuento con los recursos internos y la experiencia necesarios para administrar un ecosistema complejo de primer nivel, o preferiría confiar en un solo proveedor que satisfaga la mayoría de mis necesidades?
5. ¿Cuáles son mis planes para el futuro? ¿Será más fácil el crecimiento de la empresa con una sola plataforma o con el mejor enfoque de su clase?
6. ¿Qué importancia tienen para mí la escalabilidad y la flexibilidad de los sistemas de TI?
7. ¿Cuáles son mis expectativas con respecto al soporte técnico y al desarrollo continuo de software?

Responder a estas preguntas lo ayudará a tomar una decisión acertada entre una plataforma y la mejor solución, adaptada a las necesidades y capacidades de su empresa.

Resumen

Tanto las plataformas todo en uno como las mejores soluciones tienen sus pros y sus contras, que deben tenerse en cuenta al tomar una decisión. Es esencial encontrar la solución adecuada para satisfacer todas las necesidades y capacidades de su empresa. Ya sea que elija una herramienta todo en uno u opte por el mejor software de su clase, es clave tener una estrategia bien pensada y adaptarse a las cambiantes realidades del mercado.

Vale la pena considerar los criterios de elección prácticos y preguntarse: ¿mi empresa necesita la flexibilidad y la innovación que ofrece el mejor software de su clase, o sería mejor una plataforma todo en uno, que garantice la simplicidad de la administración y la consistencia de los datos? Al tomar su decisión, también es importante tener en cuenta aspectos técnicos como la escalabilidad del sistema, las capacidades de integración con otras herramientas y la disponibilidad de soporte técnico. En última instancia, elegir el enfoque correcto es crucial para planificar el crecimiento de su empresa en el mundo digital.

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Autor: Andy Nichols

Un solucionador de problemas con 5 grados diferentes y reservas infinitas de motivación. Esto lo convierte en un perfecto propietario y gerente de negocios. Cuando busca empleados y socios, la apertura y la curiosidad del mundo son las cualidades que más valora.

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