Mejores prácticas: priorizar la experiencia del solicitante

Una serie mensual para ayudarle a aumentar su experiencia, utilizar la plataforma en su máximo potencial y, en última instancia, mejorar sus programas.

Esta publicación se publicó originalmente en mayo de 2024.

Este mes hablaremos de las experiencias de los solicitantes . Sabemos que construir y mantener relaciones sólidas con los solicitantes es una prioridad absoluta para la mayoría de los clientes de Submittable, y estamos comprometidos a brindarle las herramientas para que la experiencia del solicitante sea cada vez mejor.

Por eso, este mes queremos señalar algunas funcionalidades clave que hemos introducido recientemente en varias de nuestras herramientas favoritas y que están diseñadas especialmente para los solicitantes, con algunos recordatorios clave sobre las acciones que debe tomar para que puede estar disponible para sus solicitantes. Abróchate el cinturón... ¡éste es importante!

¿Listo para ver grandes experiencias de solicitantes en acción? Desplácese hasta el final de este correo electrónico para conocer cómo Capital Impact Partners utiliza Submittable para crear experiencias de aplicaciones equitativas y accesibles.

Ponga a sus solicitantes en primer lugar con Submittable

Consulte estas actualizaciones publicadas recientemente sobre funciones clave para los solicitantes y vea cómo puede implementarlas en sus propios programas hoy.

Guardado automático y borradores de envíos

• Qué es para los solicitantes: la capacidad de guardado automático de Submittable facilita que sus solicitantes completen su solicitud inicial a su propio ritmo, sin el riesgo de perder ningún trabajo en el camino. Los borradores también permiten a los solicitantes recibir mensajes suyos con recordatorios o sugerencias.
• Novedades para los solicitantes: ahora los solicitantes conservan el acceso a sus borradores incluso después de la expiración del proyecto, por lo que nunca perderán su trabajo. También se beneficiarán de la divulgación dirigida y de sus plantillas personalizadas para ayudarlos a completar su solicitud.
• Hazlo disponible: desde la navegación superior de Submittable, selecciona Más > Envíos de borradores para revisar los borradores y/o interactuar con tus posibles solicitantes. Obtenga más información sobre el guardado automático y los borradores aquí.

Perfiles de organizaciones + Búsqueda

• Qué es para los solicitantes: Los solicitantes que presenten su solicitud en nombre de una organización pueden buscar su organización utilizando el ID de entidad único correspondiente para ahorrar tiempo y minimizar los errores de entrada de datos. Luego, su solicitud se vinculará a un perfil de organización, capturando la relación histórica de la entidad con el otorgante y los datos obtenidos de nuestra integración directa con Candid y SAM.gov.
• Novedades para los solicitantes: durante el último año, agregamos UEI como un identificador único y una indicación visual de en nombre de qué organización se presentó una solicitud (que luego se puede ver a lo largo de la experiencia de solicitud y desde el portal del solicitante en Presentable).
• Haga que esté disponible: los administradores pueden activar esta capacidad de 'Búsqueda de organización' accediendo a la configuración a nivel de proyecto de su programa. Al seleccionar 'Permitir búsqueda de organizaciones', los administradores pueden elegir qué fuente de datos les gustaría que sus solicitantes envíen en nombre de, o hacerlo opcional. Una vez que el proyecto haya recopilado las solicitudes, los administradores podrán ver el perfil de la organización asociado consultando el panel vinculado tipo CRM desde la vista Lista de envíos o Detalles de envío. Obtenga más información sobre los perfiles de la organización y los flujos de trabajo de búsqueda aquí.

Seguimiento de fondos

• Qué es para los solicitantes: los solicitantes pueden ver y realizar un seguimiento de sus premios y pagos y recibir comunicaciones suyas sobre ellos a través de Submittable.
• Novedades para los solicitantes: la pestaña Premios y pagos es nueva, al igual que la posibilidad de incluir una nota para cada transacción dedicada a sus solicitantes.
• Hágalo disponible: desde la configuración a nivel de proyecto, los administradores deberán activar la configuración Visibilidad de premios y pagos para que los solicitantes puedan tener acceso a la pestaña Premios y pagos en el portal de solicitantes en Submittable. Obtenga más información sobre el uso del seguimiento de fondos aquí.

Solicitar formularios y colaboración

• Qué es para los solicitantes: los formularios de solicitud permiten a los solicitantes y adjudicatarios enviar rápidamente solicitudes a los administradores de programas desde Submittable para todas sus necesidades de aprobación, desde informes de progreso hasta plazos de extensión, de acuerdo con sus necesidades y cronograma. Mientras tanto, la colaboración permite a los solicitantes trabajar con colegas y otras personas en tiempo real en un formulario que están completando.
• Novedades para los solicitantes: desde que lanzamos por primera vez los formularios de solicitud, hemos agregado colaboración para que los solicitantes puedan trabajar con otros en sus solicitudes. Además, al colaborar, los solicitantes pueden enviar correos electrónicos a sus colaboradores invitados desde Submittable para proporcionar contexto e indicar las partes del formulario que les gustaría que el colaborador posea.
• Hacer que esté disponible : para comenzar, los administradores pueden optar por activar la colaboración navegando a Configuración general de un proyecto > Habilitar colaboración. Luego se puede desactivar y volver a activar en cualquier momento. Luego, los administradores pueden crear formularios de solicitud específicos de programas o etapas a través de la pestaña Formularios en la plataforma utilizando el generador de formularios de arrastrar y soltar de firmas. Una vez agregados a un proyecto, los administradores pueden seleccionar los criterios de disponibilidad (basados ​​en cronograma, basados ​​en estado de envío o basados ​​en etiquetas) que se activarán cuando los formularios estén disponibles para los solicitantes. Consulte este blog para obtener más información sobre esta función o aprenda cómo implementarla en su programa aquí.

Bonificación: permanezca atento a una invitación para unirse al equipo de marketing de productos de Submittable este trimestre para recibir una capacitación profunda sobre todo lo relacionado con el perfil de la organización y la búsqueda.

Las nuevas herramientas de inteligencia artificial de Submittable

Hemos trabajado arduamente en nuestras primeras funciones impulsadas por IA, desarrolladas como parte de nuestra asociación estratégica con Microsoft. Consulte estas funciones centradas en los solicitantes lanzadas recientemente, obtenga más información sobre la IA en Submittable en nuestro sitio web o únase a la conversación en nuestro próximo seminario web.

Importación inteligente

• Qué es para los solicitantes: El campo del formulario Smart Import les brinda a sus solicitantes una manera fácil de completar automáticamente los campos del formulario solicitando información W-2 o 1099-NEC (¡próximamente habrá más!). El campo del formulario solicitará al solicitante que cargue su documento y extraerá automáticamente la información en los campos del formulario. Esta característica no solo elimina la carga de los solicitantes, sino que también ayuda a los administradores con datos eficientes para verificación, revisiones e informes.
• Haga que esté disponible: al crear un formulario inicial, adicional o de solicitud, arrastre y suelte el campo del formulario de importación inteligente en su formulario. Una vez disponible, se pedirá a los solicitantes que carguen la documentación solicitada, seguido de la oportunidad de revisar la información analizada antes de enviarla. Tendrá la oportunidad de revisar la información y los documentos enviados a través de las herramientas de informes y detalles del envío. Obtenga más información sobre esta interesante capacidad aquí.

Autocompletar formulario

• Qué es para los solicitantes: creada específicamente para los solicitantes que completan formularios con frecuencia, la herramienta Form Autofill es una extensión del navegador Chrome que guarda las respuestas del usuario a las indicaciones comunes de solicitud de subvenciones. Las respuestas guardadas se pueden utilizar para autocompletar los campos del formulario, eliminando la necesidad de volver a escribir las respuestas repetidamente. Aún mejor, las respuestas guardadas de esta extensión de Chrome se pueden usar en CUALQUIER aplicación, incluso fuera de su propio programa.
• Ponlo a disposición: si lo deseas, puedes informar a tus solicitantes que este recurso está disponible para ellos. Deberán descargar la extensión de Chrome Store. Considere vincular este recurso en las pautas de su programa.

Soporte técnico para solicitantes rápido y amigable

¡Siempre estamos aquí para apoyar a sus solicitantes también! Desde preguntas como "¿Cómo puedo solicitar una edición de un envío" hasta "Olvidé mi contraseña", nuestro increíble equipo de soporte está aquí para ayudarlo. Recuerde que estos recursos siempre se pueden vincular dentro de las pautas de su programa para facilitar el acceso.

• Submittable ofrece un centro dedicado lleno de artículos de ayuda diseñados específicamente para sus solicitantes. Esto es accesible las 24 horas, los 7 días de la semana. Échale un vistazo
• Los solicitantes pueden optar por enviar una pregunta a nuestro equipo de soporte técnico y recibirán una respuesta dentro de las 24 horas hábiles. Échale un vistazo.

Experiencias impactantes para los solicitantes en acción

Capital Impact Partners, que siempre aborda sus programas desde una perspectiva equitativa, optó por utilizar Submittable para poder ahorrar tiempo, garantizar la accesibilidad y, en última instancia, aumentar su impacto. Al optar por implementar un proceso uniforme de solicitud y revisión de sus subvenciones y programas educativos, Capital Impact descubrió que le estaban ahorrando a cada solicitante más de 30 minutos durante todo el proceso de solicitud.
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Lea la historia para ver cómo forjaron un camino eficiente hacia la justicia social y cómo Submittable les brindó la tecnología para administrar su programa exactamente como lo imaginaron.