¿Cómo configurar planos en Zoho CRM?

Cada negocio tiene una forma bien definida de hacer las cosas. Hay flujos de trabajo que sirven como vía para completar diferentes tareas y proyectos. La forma en que transcurren los flujos de trabajo contribuye como un factor importante al decidir los requisitos del software, ya que el software debe ser robusto para ofrecer una gran cantidad de capacidades que manejen procesos comerciales únicos.

Ahora, Zoho comprende estos diferentes requisitos hasta la médula y hace todo lo posible para implementarlos correctamente. Zoho CRM Blueprint es, de hecho, un método en el que el proceso de ventas se puede dividir en etapas individuales. A medida que hacemos la transición entre cada etapa, es posible solicitar a los usuarios y al personal que ingresen información relevante para que nada pase desapercibido.

A continuación, primero comprenderemos qué es Blueprint en detalle para obtener un contexto claro sobre cómo podemos configurarlo en Zoho CRM y qué puede hacer.

Plan de Zoho CRM

Desde el momento en que se captura un cliente potencial en el sistema CRM hasta el momento en que se sigue y más allá, hay muchos procesos de ventas que lleva a cabo una organización en función. Por ejemplo, hay una empresa llamada Explore Electronics Pvt. Ltd. que ofrece aparatos técnicos a los clientes.

Ahora, además de los pedidos en línea que esta empresa podría recibir, también pueden tener un equipo de ventas dedicado que se supone que debe hacer un seguimiento de los clientes potenciales que se generan a través de demostraciones, fuentes fuera de línea y eventos. Los representantes de ventas de Zoho CRM Blueprint pueden comenzar llamando a un conjunto de clientes potenciales y programando demostraciones de productos con estos clientes potenciales.

Al final de esta demostración, cuando los prospectos se interesan en comprar los proyectos, se genera una cotización, que luego puede convertirse en un pedido una vez que se aprueba. Luego, los productos pueden enviarse y entregarse a los clientes.

Problemas de ventas en Explore Electronic Pvt. Limitado.

Ahora bien, este proceso del que acabamos de hablar puede sonarle muy simple cuando lo lea. Sin embargo, cuando se trata de la ejecución de este proceso, uno puede enfrentar muchos problemas debido a ciertos obstáculos y lagunas. Veámoslos con todo detalle.

• A menudo, los gerentes de ventas pueden dedicar la mayor parte de su tiempo a capacitar a nuevos representantes de ventas, lo que significa que no tienen suficiente tiempo para concentrarse en su trabajo.
• El producto y todo lo que puede ofrecer no siempre está claro en la mente de todos los comerciales. Muchas veces, los representantes de ventas pueden no estar al tanto de los detalles importantes del producto solicitados por los clientes potenciales durante una llamada, lo que también puede decepcionar al cliente potencial y provocar la pérdida de ventas.
• En otras ocasiones, puede faltar información importante del cliente. Es solo durante el proceso de un pedido cuando el equipo de entrega puede darse cuenta de que la información del cliente o la dirección son incorrectas, y esto claramente puede retrasar la entrega del pedido.
• Pueden ser ocasiones en las que no se sigan las políticas de descuento. Explore Entertainment puede tener una política de que los descuentos no pueden superar el 20%, pero en algunos casos, se pueden procesar cotizaciones con descuentos más altos, lo que puede escapar a la atención de los gerentes de ventas.

Las instancias mencionadas anteriormente son algunas de las formas más clásicas en las que se pueden encontrar problemas cuando se tiene un gran equipo para ejecutar un proceso, pero falta un sistema bien definido para ejecutarlo de manera eficiente. En este caso, el principal problema siempre gira en torno a la ausencia de una clara orientación y validación de CRM.

Soluciones que ofrece Zoho CRM Blueprint

Zoho CRM Blueprint puede permitir que una organización diseñe y ejecute un proceso de manera organizada y sin lagunas. Con la configuración de Zoho Blueprint , se pueden capturar casi todos los detalles del proceso fuera de línea dentro de CRM y, por lo tanto, el proceso de optimización se vuelve muy fácil.

Es posible definir cada etapa en un proceso y vincular personas con cada etapa. Puede guiar a sus equipos junto con la ejecución de un proceso, validar información importante contextualmente y también automatizar acciones de rutina.

• Calificación de plomo

  Para asegurarse de que se cumpla el objetivo de calificación del cliente potencial, Zoho CRM Blueprint ayuda a que el guión del agente que llama sea bastante lineal. El software guía a los representantes de ventas en cada paso de la programación de una demostración del producto. El Blueprint actúa como un guión del agente de llamadas y ayuda a los representantes de ventas con las descripciones de los productos mientras hablan por teléfono con un posible cliente. Esto puede resolver el problema de cualquier inconsistencia en el mensaje que se comunica a los representantes de ventas.

• Siguiendo

  Con la configuración de Zoho Blueprint , casi todos los pasos pueden regularse en el proceso de seguimiento, que consiste en enviar y revisar una cotización. En esto, el CRM puede validar el descuento ofrecido a los clientes y garantizar que el equipo de ventas se adhiera a las políticas de la empresa. Las notificaciones por correo electrónico se automatizan a los gerentes de ventas cada vez que alguien acepta la cotización para que nada pase por alto su atención.

• Gestión de pedidos

  Para guiar a los representantes de ventas en cada paso del proceso de gestión de pedidos, Zoho CRM Blueprint juega un papel importante. Se encarga de la verificación de inventario, el envío e incluso la entrega. Aquí, también se solicita a los representantes de ventas que ingresen la información de CRM, como la dirección del cliente. Esto asegura que no haya retrasos en la entrega del producto.

Bloques fundamentales de Zoho CRM Blueprint

Blueprint en Zoho CRM está diseñado básicamente para ejecutar un proceso comercial de manera sistemática y bien definida. Con este Blueprint, se puede definir cada etapa de un proceso y asociar a las personas adecuadas con cada etapa. También puede ayudar a guiar a los equipos a lo largo de la ejecución de un proceso. Además, también ayuda a ordenar y validar información importante contextualmente mientras automatiza acciones de rutina.

Un Blueprint se diseña creando un orden secuencial de las etapas contadas en un proceso. En el lenguaje CRM, los bloques de construcción principales de un Blueprint son Estados y Transiciones.

Estado

En una configuración de Blueprint, un "Estado" es la condición en la que se encuentra algo en un momento específico. Por ejemplo, cualquier trato en un CRM pasa por diferentes etapas hasta que ocurre el seguimiento, que incluye calificación, negociación y aprobación de descuentos. Todas estas etapas se denominan Estado. Los estados deben arrastrarse y soltarse en el Blueprint Editor para diseñar el flujo del proceso.

Transición

Una Transición no es más que un vínculo entre dos Estados que vienen en un proceso. Prescribe las condiciones necesarias para que un documento pase de un tipo de Estado a otro. Por ejemplo, las condiciones y acciones requeridas para que un registro pase de Calificación a Negociación generalmente se prescriben en el bloque Transición.

Diseño de un plano

El proceso de configuración o creación de un proceso es en realidad un procedimiento de tres pasos. Incluye:

1. Ingresar información básica

Aquí puede especificar el módulo, el diseño y el campo para los que se debe crear el proceso.

Puede ir a "Configuración", luego a "Automatización" y luego a "Blueprint".

• A continuación, puede hacer clic en crear un Blueprint.
• En esta ventana emergente Create Blueprint, puede elegir el módulo, el diseño y el campo para el que se supone que se debe crear el proceso.
• Digamos que el proceso es el de Seguimiento de leads. En este caso, puede elegir el módulo Acuerdos con un diseño estándar y un campo Etapa.
• Para mayor claridad, también puede especificar criterios porque si no lo hace, todos los registros creados en el diseño entrarán en el proceso.
• Finalmente, haga clic en Siguiente.

2. Definición del flujo del proceso

En Blueprint Editor, puede definir el flujo del proceso desde el comienzo del estado predeterminado hasta el estado de salida.

En el Blueprint Editor, puede arrastrar y soltar todos los Estados que forman parte del proceso.

• También puede establecer el flujo de proceso entre Estados conectando diferentes nodos en los botones de Estado.
• Debe tener en cuenta que el estado de Inicio es equivalente a ningún valor del campo de lista de selección elegido.
• Puede crear transiciones haciendo clic en el botón + entre dos estados. Para eliminar una transición, todo lo que tiene que hacer es hacer clic derecho en la línea de transición y hacer clic en Eliminar transición.

3. Configure los ajustes de transición

Puede configurar los ajustes Antes, Durante y Después de la transición entre diferentes estados del proceso, según sea necesario. Por ejemplo, podemos mirar la Transición entre los Estados.

A esto lo podemos denominar “Cierre”. En el ejemplo de Explore Electronics mencionado anteriormente, las siguientes pueden ser algunas de las pautas que deben observarse al momento de la configuración.

• Para completar la transición de negociación, un representante de ventas en Explore Electronics puede ingresar el porcentaje de descuento y la fecha de cierre.
• Según la política de la empresa, el descuento de un producto no puede ser superior al 20%.
• Justo cuando se ejecuta la transición de cierre, se puede automatizar una notificación por correo electrónico al gerente del representante de ventas mientras se le informa sobre el envío del trato.

Por lo tanto, se puede decir fácilmente que Blueprint le permite crear una réplica de procesos comerciales fuera de línea en su CRM. Desde la generación de prospectos hasta el cierre del trato, una organización sigue muchos procesos comerciales. Los Blueprints se pueden usar para brindarles a los usuarios de Zoho CRM una guía detallada sobre cómo llevar a cabo todos los pasos en un proceso comercial.

Por ejemplo, uno necesita recopilar algunos documentos antes de enviar una cotización a un cliente. Se puede configurar una etapa dentro de un modelo que ordene la carga de documentos y permita que el registro pase a la siguiente etapa justo después de que se hayan cargado los documentos.

Conclusión

Cuando el proceso que sigue fuera de línea no se captura con precisión en la aplicación de software, nunca hay garantía de que se seguirá de la manera correcta. Puede haber algunas inconsistencias y posibles lagunas en el proceso, y este es el problema que resuelve Blueprint.

Zoho CRM Blueprint es como una réplica en línea de un proceso comercial. Puede capturar todos los detalles de un proceso fuera de línea en el software. La implementación de Zoho CRM Blueprint poniéndose en contacto con un consultor experto de Zoho puede garantizar la automatización, la validación y la colaboración eficaz del equipo, lo que hace que el proceso sea aún más eficiente y libre de cualquier tipo de lagunas.